Office Manager

vor 1 Tag

Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

**Responsibilities**:
**Office Management**
- Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables.
- Ensure the smooth running of the office and general facilities requests
- Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc.
- Purchasing office supplies and equipment and maintaining proper stock level

**Relationship Management**
- Communicating with key suppliers, customers, both UK and globally, to schedule meetings and trips in conjunction as and when required.
- Interaction with potential customers of the Firm - meeting schedules, printing marketing packs/materials, greeting in reception and escorting professionally

**Organizing Events**
- Events include team events and client entertainment. Researching options, budgeting, gaining approval. **Travel**:

- Complex travel itineraries requiring good knowledge of travel networks.
- Flights, hotels, accommodation, currency, visas.
- Coordinating domestic and international travel, including flight, hotel, and car rental reservations.
- Liaising with Executive Assistants in other locations to arrange meetings, hotel desk, etc.

**Other administrative duties**
- Processing expenses and invoices (adhoc) whilst adhering to Employer’s policies.
- Meeting and catering bookings, including conference calls and video conferences.
- Couriering documents and Mail distribution.
- Holiday and absence monitoring using tracking spreadsheet for management review.
- Archiving documents.

**Requirements**:

- Proven experience of 5 years as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant
- Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures
- Excellent interpersonal and communication skills (English and German), both written & verbal. Swiss German would be a plus
- Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular)
- Hands on experience with office machines (e.g. fax machines and printers)
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Attention to detail and problem solving skills
- Excellent written and verbal communication skills
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment
- A creative mind with an ability to suggest improvements
- High School degree: additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus

**About ArrowResources AG**:
ArrowResources is a global commodity trading group active in sourcing, storing, transporting, financing and trading metals, minerals, concentrates, ores, natural gas, LNG, power, crude oil and oil products. Guided by a strong commitment to ESG our business is at the forefront of the global energy transition to a low carbon economy. Arrow Metals and Trading is strategically embedded into the supply chain fostering access to critical raw materials. We provide a wide range of financial, logístical and risk management infrastructure allowing our mining and processing partners to focus on what they do best. AOT Energy is a global leader in energy trading, covering crude oil and derivatives, renewables, petrochemicals, natural gas, and LNG. Our global business activity is conducted out of trading hubs located in Asia, Europe, Africa and North America, with industry experts covering all aspects of the business ranging from origination, transport, storage, blending, finance to marketing.

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    **Office Manager - EN / DE - 60%** **Overview** We are looking for an Office Manager to oversee the day to day running of a leading Investment Management Advisory firm. The role will be based in Zug and has a workload of 60% **Main responsibilities** - Maintaining office accounts and assisting with the preparation of quarterly and annual financial...

  • Office Managerin

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz Kanton Zug Vollzeit

    Wir suchen dich per sofort oder nach Vereinbarung als unsere neue / unser neuer Office Managerin / Office Manager mit Organisationstalent (80 - 100 %) Wir suchen dich per sofort oder nach Vereinbarung als unsere neue / unser neuer Office Managerin / Office Manager mit Organisationstalent (80 - 100 %) Wir suchen dich per sofort oder nach Vereinbarung als...

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz MET Group Vollzeit

    Company Description **MET Group **is an integrated European energy company, headquartered in Switzerland, with activities in natural gas and power, focused on multi-commodity wholesale, trading and sales, as well as energy infrastructure and industrial assets. **MET Group **is represented in 14 European countries, with 700+ permanent staff in Austria,...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz pGfeller Consulting & Partner AG Vollzeit

    Unsere Mandantin ist in der Schweiz und in Europa ein führendes Unternehmen im Bereich von Batterie-Energiespeichersystemen. Sie unterstützt, plant, finanziert und betreibt industrielle Anlagen für die Energiespeicherung. Um das weitere Wachstum zu organiseren suchen wir im Auftrag der Geschäftsleitung für den Standort in der Region Zug eine...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Zug, Schweiz IQ PLUS AG Vollzeit

    Ambitionierte IT-Projekte für Informatik-Spezialisten auf Zeit Suchen Sie nach einem IT-Projekt auf Zeit, das Ihren Ambitionen und Fähigkeiten entspricht? Dann sind Sie bei IQ PLUS richtig: Als spezialisiertes Unternehmen für Informatiker*innen auf Zeit lösen wir Kapazitäts - und Know-how-Engpässe beim Kunden vor Ort. Und das für kurz-, mittel - oder...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    **The position encompasses the following tasks**: **Office Management** - Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables. - Ensure the smooth running of the office and general facilities requests. - Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc. - Purchasing...

  • Office / Workplace Manager Zug

    Vor 7 Tagen

    Zug, Schweiz Partners Group Vollzeit

    **What it's about** **Office organization** - Responsibility for the smooth day-to-day operation of the headquarters in Zug and actively ensure that the Professional Excellence Policy is adhered to. - Maintain an organized and fully supplied office i.e. point person for office space planning, supplies, equipment, maintenance, bills and errands; - Ensure...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant / Office Manager - 60%** **Overview** We are looking for an Executive Assistant / Office Manager to oversee the day to day running of the office of a leading Investment Management Advisory firm. The role will be based in Zug and has a workload of 60% **Main responsibilities** - Supporting the investment team (travel booking and...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Tiger Recruitment is delighted to support an international Gas & Power Trading Company in their search for an exceptional Office Manager for their newly established office in Zug, Switzerland. As an Office Manager, you will report directly to the Country Director and be responsible for ensuring the efficient functioning of the office. This position offers...

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz Impuls Personal AG Vollzeit

    **Great opportunity for Personal Assistant with native English! **Für eine international erfolgreich tätige Investmentgesellschaft **im Zentrum der Stadt Zug **suchen wir zur Erweiterung des kollegialen Teams einen flexiblen, einsatzfreudigen, selbstständigen, kunden - und dienstleistungsorientierten **Office Manager / Assistent*in Geschäftsleitung 100%...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Tiger Recruitment freut sich, ein internationales Gas - und Stromhandelsunternehmen bei der Suche nach einem/einer herausragenden Office Manager/in für ihr neu gegründetes Büro in Zug, Schweiz, zu unterstützen. Als Office Manager/in berichten Sie direkt an den Country Director und sind verantwortlich für die effiziente Funktionsweise des Büros. Diese...

  • Executive Assistant

    vor 9 Stunden

    Zug, Schweiz Canada Goose Vollzeit

    **Location**: Zug Address: Zug, Zug 6300 Switzerland Job Title: Executive Assistant & Office Manager (6 Month Contract) Canada Goose isn't like anything else. We've built something great, something special - an iconic lifestyle brand with an inspirational and authentic story. At the heart of it is our promise to inspire and enable all people to thrive in...

  • Allein-sekretär/in / Office Manager/in D/e 100%

    vor 1 Woche

    Zug, Schweiz Impuls Personal AG Vollzeit

    **Abwechslung und Selbstständigkeit sind Ihnen wichtig! **Für das kleine Zuger Team der Tochtergesellschaft eines amerikanischen Konzerns mit Büros im Zentrum der Stadt Zug suchen wir per 1. Oktober oder nach Vereinbarung einen guten Teamplayer als **Allein-Sekretär/in / Office Manager/in D/E 100%** Direkt dem Geschäftsführer unterstellt und...

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Unser Kunde ist ein globales Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung innovativer Lösungen in verschiedenen Branchen spezialisiert. Für ihren Hauptsitz in Zug, suchen wir eine/n engagierte/n Office Manager & HR Administrator 60%.StellenbeschreibungSie werden direkt an den Business HR Director berichten und die folgenden Verantwortungen haben: Office...

  • Praktikum Office Manager in

    vor 9 Stunden

    Zug, Schweiz Vinivia AG Vollzeit

    Dein Fokus liegt auf der Unterstützung aller Businessaktivitäten im Office. Du kümmerst dich um das geschäftliche Agenda Management und die Inbox-Verwaltung stehen dem Management-Team bei allen Anliegen zur Seite. Neben der Terminadministration, der Organisation von Meetings, obliegt Dir die Vor - und Nachbereitung von Sitzungen sowie die Erstellung von...

  • Manager/in Front Office D/F

    Vor 4 Tagen

    Zug, Schweiz adecco Vollzeit

    Für einen Kunden im Finanzbereich suchen wir exklusiv per sofort oder nach Vereinbarung eine/nManager/in Front Office D/F (m/w/d) 80-100%Ihre HerausforderungHerzlicher Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und GeschäftspartnernEffiziente Koordination von TerminenOrganisation von Meetings / EventsBedienung der TelefonzentraleKorrespondenz in Deutsch und...

  • Junior Recruiting Manager Fachbereich SPA Und Sport

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz sea chefs - Jobs im Office Zug Vollzeit

    sea chefs ist ein internationaler Dienstleister in den Bereichen Hotel-, Gastronomie - und Crew-Management an Bord von Hochsee - und Fluss-Kreuzfahrtschiffen im Premium-, Luxus - und Expeditions-Bereich. Für den reibungslosen Ablauf an Bord stärken unsere mehr als 200 Mitarbeitenden an den Standorten in der Schweiz, Deutschland, Malta und Zypern den ca....

  • Office Administrator

    Vor 6 Tagen

    Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    **The position encompasses the following tasks**: **Office Assistance**: - Answering and redirecting calls. - Sorting, distributing mail and arranging courier services. - Monitoring office inventories and ordering office consumables. - Ensure the smooth running of the office and general facilities requests-including, but not limited to: reporting faults on...

  • Technical Project Manager

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz Videresoft Vollzeit

    Technical Project Manager (QualtricsCX) to be in the Zug, Switzerland office.. Job Responsibilities - Business Analyst/Product/Project Manager - Manage Priorities of Support, Change and Feature Requests - Define and groom change and feature request requirements as pertaining to business outcomes - Act as a liaison between business groups and vendor in...

  • Senior Office Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Randstad Vollzeit

    **Overview:**We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive support to our management team at Randstad. This role will encompass a blend of project management, coordination, and data processing tasks in a dynamic and fast-paced environment.Key Responsibilities:Manage calendars, appointments, and meetings for...