Verwaltungsassistent:in / Administrative Assistant (Bereich Drittmittel)

Vor 2 Tagen

Zürich, Schweiz Universität Zürich Vollzeit

**Englisches Seminar**
**Verwaltungsassistent:in / Administrative Assistant (Bereich Drittmittel) 40 - 50 %**: Stellenantritt 1. April 2025 oder nach Vereinbarung, unbefristet

Das Englische Seminar der Universität Zürich befindet sich in zentraler und ruhiger Lage auf dem Züriberg. Mit etwas mehr als 50 Mitarbeitenden und rund 900 Studierenden ist es das grösste Institut für die Literaturen, Sprachvarietäten und Kulturen des englischsprachigen Raums in der Deutschschweiz. Dennoch ist unser Institut von einer familiären Atmosphäre geprägt, mit einem regen Austausch zwischen Mitarbeitenden und Studierenden. Dem Administrationsteam kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Die verantwortliche Person übernimmt Aufgaben in der Verwaltung und Betreuung von Drittmittelprojekten und unterstützt bei Bedarf (z.B. Ferienabwesenheiten) das Institutssekretariat bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

**Aufgaben**:

- Am Englischen Seminar werden in den kommenden Monaten mehrere bedeutende Drittmittelprojekte in den Bereichen Englische Literatur
- und Sprachwissenschaft gestartet, während weitere Projekte sich in der Vorbereitungs
- oder Begutachtungsphase befinden. Die für Drittmittel zuständige Verwaltungsassistenz unterstützt die Forschenden bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmitteln und fungiert als zentrale Kontaktperson bei institutsinternen Fragen zu Forschungsprojekten. Der Aufgabenbereich umfasst ausserdem allgemeine administrative Tätigkeiten und Stellvertretungsfunktionen für das Institutssekretariat. Im Stellenprofil sind folgende Zuständigkeitsbereiche enthalten:

- institutsinterne Auskunftstelle für Fragen zur Forschungsfinanzierung auf verschiedenen Ebenen (national und international)
- administrative Unterstützung bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
- Mitarbeit bei der Antragsstellung (z. B. Unterstützung bei der Kommunikation mit universitätsinternen und -externen Stellen)
- Operatives Drittmittelmanagement für alle Lehrstühle am Institut (z. B. Projekteingabe und Pflege in der Drittmitteldatenbank (AVA), Unterstützung Rekrutierung Personal, Eingabe Personalmutationen beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) und Koordination mit der Personalverantwortlichen des Instituts).
- Finanzmanagement von Drittmittelprojekten und Vertretungsfunktion für universitäre Mittel (Zahlungsaufträge, Erfassung Lenkungsabgabe für externe Forschende, Fakturierungen, Rechnungsfreigabe, Überblick über Zahlungsein
- und ausgänge, Berichterstattung)
- Unterhalt Webauftritt Forschungsprojekte
- Mithilfe bei der Planung und Organisation von Anlässen, wie z.B. Mitarbeitendenversammlungen und Konferenzen
- Protokollieren von Sitzungen (Stellvertretungsfunktion)
- Korrespondenz mit anderen Abteilungen der UZH sowie mit externen Stellen wie dem SNF, in englischer und deutscher Sprache (mündl. und schriftl.)
- allgemeine Verwaltungsaufgaben nach Bedarf (Stellvertretungsfunktion Institutssekretariat)

**Profil**:

- Von unserem zukünftigen Teammitglied erwarten wir:

- eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine äquivalente Ausbildung und/oder mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise im akademischen Umfeld
- stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) in Wort und Schrift
- Sicherheit im Umgang mit Standardsoftware (Excel, Word, PowerPoint); von grossem Vorteil wären ferner SAP- und CMS-Kenntnisse sowie Grundkenntnisse in Gestaltungsprogrammen
- die Fähigkeit zu selbstständiger, sorgfältiger und zuverlässiger Arbeit
- eine belastbare, flexible und teamfähige Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz im Umgang mit verschiedenen Personengruppen und einem freundlichen und professionellen Auftreten

**Information zur Bewerbung**: Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplomen und Arbeitszeugnissen) bis 16. Februar 2025 in einer einzigen PDF-Datei ein. Die Bewerbungsinterviews werden am Dienstag, 4. März 2025 durchgeführt.

**Wir bieten**:
**Vereinbarkeit Beruf und Privatleben**
- Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
- Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH

**Lernen und Entwicklung**
- Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
- Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich

**Verpflegung**
- Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
- Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH

**Gesundheit**
- Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
- Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
- Entspannung im Relax Uniturm

**Vergünstigungen**
- Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
- Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
- Hotels buchen zu attraktiven Preisen

**Anstellungsbedingungen**
- Grundsätze der UZH
- Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH

**International Services**
- Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland

**Standor

  • Verwaltungsassistent:in Schwerpunkt Personal

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Verwaltungsassistent:in Schwerpunkt Personal, ZürichZürich, SwitzerlandIhre AufgabenPersonaladministration sowie Beratung und Unterstützung der Institutsangehörigen in sämtlichen PersonalbelangenKoordination von Anlässen, Catering, inklusive finanzielle KontrolleRaummanagementStellvertretung im Finanzwesen: Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,...

  • Verwaltungsassistent:in Mit Schwerpunkt Personal Und Finanzen

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Universität Zürich Vollzeit

    **Philosophisches Seminar** **Verwaltungsassistent:in mit Schwerpunkt Personal und Finanzen 80 %**: Stellenantritt 1. August 2025 oder nach Vereinbarung, unbefristet Die rund 80 Mitarbeitenden des Philosophischen Seminars setzen sich für eine international sichtbare Forschung und für ein attraktives und breites Lehrangebot für die über 800 Studierenden...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz IWC Schaffhausen Vollzeit

    Für unsere Boutique in Zürich suchen wir eine/n Administrative Assistant.Sie teilen unsere Begeisterung für hochwertige Produkte? Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und übernehmen gerne die Verantwortung für alle administrativen und organisatorischen Back Office Aufgaben?Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams!Ihr VerantwortungsbereichAls...

  • Administrative Assistant.

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Social network you want to login/join with:Your mission:Perform a variety of administrative functionsAdmin support for concur (Heads only), itravel-concur / travel booking, ATOSSOrganisation and support for Gipfelimeeting, seminars, webinars, visits, events, symposiumsCreate orders in Ariba / invoicing, manual payments, PCard ordersCoordinate employees with...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Universität Zürich Vollzeit

    Executive Education University of Zurich, European and Asian Business ManagementAdministrative Assistant 60 - 70 %Start of employment 1 May 2025 or upon agreementThe University of Zurich's European and Asian Business Management (EABM) offers one MAS, one DAS and two CAS programs as part of the executive education training of the University of Zurich....

  • Remote Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    8001 Zürich, ZH, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a Remote Administrative Assistant. This position is based in Zürich. Tasks - Organize and schedule meetings. - Maintain digital files and records. - Prepare reports and documents. - Assist with project coordination. - Support various administrative tasks. **Requirements**: - Administrative experience required. - High school diploma or...

  • Administrative Unterstützung in Zürich

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Switzerland GmbH Vollzeit

    **Zielsetzung**Als Assistant Administration bist du verantwortlich für die administrative Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern. Du koordinierst Meetings und Veranstaltungen, verfasst Briefings und Reportings und unterstützt bei Business Reviews.**Tätigkeitsbereiche**Koordinierung des TagesgeschäftsOrganisation von Meetings und...

  • Verwaltungsassistent:in Schwerpunkt Personal

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz University of Zurich Vollzeit

    Ihre Aufgaben Sie sind für die Personalgeschäfte des Instituts verantwortlich und unterstützen die Geschäftsführung und die Seminardirektion in allen administrativen und organisatorischen Belangen dieses Bereichs. Daneben führen Sie das Seminarsekretariat und sind erste Auskunftsstelle für Mitarbeitende wie auch Studierende. Die Aufgaben...

  • Administrative Assistant Generator circuit-breakers

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz Hitachi Vantara Corporation Vollzeit

    DescriptionThe opportunityHitachi Energy is a global technology leader that is advancing a sustainable energy future for all. We employ more than 40,000 people in 90 countries who each day work with purpose and use their different backgrounds to challenge the status quo.We welcome you to apply today and be part of a global team that appreciates a simple...

  • Administrative Koordinator im Bereich Legal

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Human Professionals Personalberatung AG Vollzeit

    **Ein wichtiger Punkt:**Als Assistenzmitarbeiter in der Rechtsabteilung werden Sie Teil eines Teams, das die administrative und organisatorische Arbeit unterstützt. Zu Ihren Aufgaben gehören:Planung und Organisation von Terminen und EventsVorbereitung von Meetings und Betreuung von GästenSelbstständige Organisation von Dienstreisen und...

  • Administrative Assistenz

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Eidgenössische Technische Hochschule Zürich Vollzeit

    Administrative Assistenz (m/w/d) im Labor für Regenerations- und Muskel BiologieDas Labor für Regenerations- und Muskel Biologie (RMB) ist eine multidisziplinäre und interaktive Gruppe engagierter Wissenschaftler, die sich für die Umsetzung von Ergebnissen der Grundlagenforschung in therapeutisch anwendbare Behandlungen einsetzen. Wir arbeiten an der...

  • Administrative Assistant Generator Circuit-breakers

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz HITACHI ENERGY LTD Vollzeit

    **Description** **The opportunity** Hitachi Energy is a global technology leader that is advancing a sustainable energy future for all. We employ more than 40,000 people in 90 countries who each day work with purpose and use their different backgrounds to challenge the status quo. **How you will make an impact** - Assisting the GCB and TC teams in...

  • Administrative Assistenz

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Department of Mechanical and Process Engineering (D-MAVT), ETH Zurich Vollzeit

    30%-40%, Zürich, unbefristetprint DruckenDas Labor für Regenerations- und Muskel Biologie (RMB) ist eine multidisziplinäre und interaktive Gruppe engagierter Wissenschaftler, die sich für die Umsetzung von Ergebnissen der Grundlagenforschung in therapeutisch anwendbare Behandlungen einsetzen. Wir arbeiten an der Schnittstelle von Molekular- und...

  • CEO Assistant

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Connect44 Vollzeit

    To strengthen our team, we are looking for a CEO Assistant to drive our projects forward with expertise and enthusiasm.Main Responsibilities:Handling emails, phone calls and other communication for the CEO.Researching and booking transportation and accommodation for any necessary travel.Receiving and delivering messages and information to relevant...

  • HR Operations Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Randstad Staffing Vollzeit

    Randstad Staffing is seeking a highly organized and detail-oriented individual to join our team as an Account Assistant. In this role, you'll support our clients and teams in various HR-related tasks, while continuously improving your skills and knowledge.About the JobThe Account Assistant will work closely with the Account Specialist and Talent Advisor to...

  • Assistant (m/w/d) mit 40-50 %

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz OLYMPUS EUROPA SE & CO. KG Vollzeit

    Assistant (m/w/d) mit 40-50 %Olympus Schweiz AG (OAG) | Corporate | Teilzeit | 40-50 %Rund 90 Mitarbeitende in der Schweizer Niederlassung in Volketswil betreuen die Kunden in der ganzen Schweiz.Ihre AufgabenAls Assistant (m/w/d) werden Sie sukzessive entwickelt, um am Anfang Aufgaben als Team Assistant zu übernehmen und letztendlich die rechte Hand der...

  • Senior oder Assistant Manager Wirtschaftsprüfung Financial Services im Bereich Wealth Managemen[...]

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Senior oder Assistant Manager Wirtschaftsprüfung Financial Services im Bereich Wealth Management (w/m/d) 100%, ZürichZürich, SwitzerlandSenior oder Assistant Manager Wirtschaftsprüfung Financial Services im Bereich Wealth Management (w/m/d) 100%Als Wirtschaftsprüfer bei der BDO unterstützt du unsere Kunden mit einer breiten Palette von verschiedensten...

  • Administrative Operations Coordinator

    vor 4 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz Randstad Staffing Vollzeit

    We are seeking a highly skilled and organized individual to fill the position of Executive Assistant.Responsibilities:Support the Managing Director and select members of the Management Team:Daily calendar management and schedulingMeeting preparation and coordinationLiaison with internal and external stakeholdersEfficient communication within the...

  • Administrative Assistant

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz Extendis AG Vollzeit

    Die Extendis AG ist eine renommierte Personalvermittlungsagentur in Zürich. Wir vermitteln Fach- und Führungskräfte an namhafte Firmen in der Schweiz. Unser langjähriges Know-how, unsere fundierten Branchenkenntnisse sowie eine exzellente Vernetzung im Grossraum Zürich, am Flughafen Zürich und in Zug zeichnen uns aus.Unsere Mandantin ist ein...

  • Medizinische:r Praxisassistent:in EFZ

    Vor 6 Tagen

    Zürich, Schweiz University Hospital Zurich Vollzeit

    Die Klinik für Infektionskrankheiten und Spitalhygiene leistet neben einem breiten klinischen wie auch interdisziplinären Aufgabengebiet, einen wichtigen Beitrag in der Forschung. In diesem vielschichtigen Arbeitsumfeld ist die ambulante Sprechstunde das Herz in der ambulanten, infektiologischen Versorgung und klinischen Forschung.Das Universitätsspital...