Office Manager Mit Executive Assistant Funktion

vor 3 Wochen


Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattform für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögenden Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten.

Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der Rekrutierung einer ausgewiesenen und kompetenten Fachperson als Office Manager/Executive Assistant beauftragt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für Sie, Teil eines kleinen, aber wachsenden internationalen Teams in einem dynamischen Unternehmen zu werden.

**Ihre Verantwortung als Office Manager**:

- Sie sind die erste Ansprechperson unserer Kundin und stellen sicher, dass im Büro alles reibungslos funktioniert
- Sie empfangen und begrüssen Klienten, externe Dienstleistungsunternehmen, Mitarbeitende, Management etc. und sorgen dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen
- Sie führen und überwachen die Dokumentationen in Bezug auf das Facility Management sowie anfallende Wartungsarbeiten und pflegen die Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und anderen externen Service Providern
- Sie planen und koordinieren bei Bedarf Reparaturen und Installationen/Austausch von Bürogeräten inkl. physischer Hardware wie Laptops, Monitore, Tastaturen etc. und sind verantwortlich für das Management, Bestellwesen und Wartung von Büromaterial, Inventar, Büroinfrastruktur etc.
- Zusammen mit dem Riskmanagement-Team arbeiten Sie an den Themen Gebäudesicherheit und führen Brandschutzübungen usw. durch
- Sie organisieren und koordinieren verschiedene Events für Mitarbeitende, Meetings mit Klienten (Lunches, Happy Hours etc.)

**Ihre Verantwortung als Executive Assistant**:

- Sie unterstützen die Managing Directors der Firma in administrativer Hinsicht und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen internen Stellen wie Compliance, Recht und Finanzen sicher
- Kalenderverwaltung: Sie planen Termine, Besprechungen und Veranstaltungen
- Sie planen und organisieren In
- und Auslandreisen der Managing Directors und Mitarbeitenden (Hotel, Flüge, Transfers etc.) und erstellen/überwachen die Spesenabrechnungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien
- Vielfältig administrative Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonanrufe und das Vorbereiten von Dokumenten, Führen der Ablage, Verwaltungsbudgets der Niederlassung, Erstellen von PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen, SharePoint etc.

**Was wir uns wünschen**:

- Abgeschlossene Berufsausbildung mit einigen Jahren Berufspraxis in einem ähnlichen Umfeld (Finanz
- / Versicherungsbranche, international agierendes Unternehmen, Hotellerie etc.)
- Ausgeprägte Kunden
- und Serviceorientierung sowie tadellose und einwandfreie Umgangsformen
- Pro-aktive Persönlichkeit mit Teamgeist, Esprit und dem Wunsch sich in einem kleineren, international agierenden Unternehmen aktiv und interessiert einzubringen
- Absolute Diskretion und Vertraulichkeit
- Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort - es kann allerdings vorkommen, dass Sie auch mal früher kommen müssen oder später gehen können
- Die Mittagspausen organisieren Sie gemeinsam mit dem Team
- Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office insbesondere PowerPoint Kenntnisse
- Neben Schweizer
- und Hochdeutsch sprechen Sie fliessend Englisch

Abgeschlossene Berufsausbildung


  • Office Manager

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    Zurich, Schweiz BW ESS Vollzeit

    COMPANY DESCRIPTION BW ESS is a dedicated energy storage business that is part of BW Group, a global energy and maritime infrastructure company. BW ESS has a globally diversified project portfolio comprising over 500 MWh under construction and over 1GW of ready-to-build projects. With a network of developer investments and partnerships, BW ESS supports the...


  • Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Office Assistant** **Overview** We are looking for an experienced Executive Assistant & Office Manager to join a global Private Equity firm in their recently opened Zurich office. The role will oversee all office and key admin functions across the Zurich office, provide administrative support to the local senior team and work closely with...


  • Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

    Are you an experienced Office Manager with Executive Assistant capacity, looking for a new opportunity? Look no further! Our client is a leading player in the alternative investment marketplace, revolutionizing how financial advisors and wealth management firms cater to high-net-worth clients. They are seeking a dynamic individual to join their team in...

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    Zurich, Schweiz ABB Vollzeit

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    **Executive and Office Assistant** **Overview** On behalf of our client, a global, market leading Investment firm, we are looking for an Office Manager to join their Zurich office. The role will assist with the daily office operations, support local senior management and provide office support to sales executives. The role will be based in Zurich on a...

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    Zurich, Schweiz Bank Vontobel Vollzeit

    Office Manager / Executive Assistant (100%) - Temporary (12 months) At Vontobel, we actively shape the future. We create and pursue opportunities with determination. We master what we do - and we only do what we master. This is how we get our clients ahead. We are a globally active investment firm with Swiss roots, specialized in wealth management, active...

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    Zurich, Schweiz Personal Knobel Vollzeit

    Zürich - ab sofort - 40-60 - Job - ID: 4938**Das Unternehmen**: Personal Knobel AG ist eine erfolgreiche, langjährige, traditionelle Dienstleistungsgesellschaft, die im Bereich der Personalvermittlung tätig ist. Wir unterstützen unsere Kunden partnerschaftlich mit langjähriger Facherfahrung und modernen Kommunikationsmitteln bei der Gewinnung neuer...


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    Executive Education_ **Program and Admissions Manager Executive MBA** **100 % **:The EMBA UZH with focus on Digital Transformation is an innovative executive education flagship program launched in 2019. This English language program offers senior executives a state-of-the-art and highly practice-oriented management and leadership education to help them...


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    Zurich, Schweiz Vontobel Vollzeit

    Your opportunity You will independently and professionally manage the secretariat of the Head WM Investments, Distribution & Client Management and support him in his day-to-day business by thinking independently and ahead. As an organizationally skilled assistant, you manage the demanding agenda and all appointments with overview and care, plan and...

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    **Executive Assistant** **(6 Month Contract)** Experis is the global leader in professional resourcing and project-based workforce solutions. **Overview of contract**: On behalf of our client, a large bank in Zurich, we are looking for an Executive Assistant to manage the calendar, meetings, agendas, travel, expenses, events and visitors for senior...

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    Zurich, Schweiz Experis Vollzeit

    Executive Assistant Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der IT-Branche. Zur Unterstützung unseres bekannten IT Kunden suchen wir eine motivierte und kompetente Executive Assistant. **Standort**: Zurich **Arbeitszeit**: Vollzeit **Pensum**: 100% **Vertrag**: 1,5 Jahr **Aufgaben und Verantwortlichkeiten**: - Effiziente Unterstützung der...

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    Switzerland - Zürich - Business management, administration and support - Investment Bank **Job Reference #** - 296784BR **City** - Zürich **Job Type** - Full Time **Your role** - Are you a multitasker? Do you know how to make sure things run smoothly? - We’re looking for an Executive Assistant to: - manage calendars, including scheduling external and...

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    **Executive Assistant**: **Take your next career step at ABB with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities, ethnicity and generations. Together, we are...

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    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

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    Zurich, Schweiz Poolside AG Vollzeit

    Für ein Unternehmen spezialisiert auf Compliance und Risk Management suchen wir ab sofort oder nach Absprache eine:n Office Manager:in bzw. Executive Assistant mit Marketingerfahrung für eine unbefristete Teilzeitstelle (Jobsharing). Das Pensum beträgt 40-60% (idealerweise Mittwoch bis Freitag) und der Arbeitsort ist in Zürich. **Aufgaben** -...

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    Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

    For our client, a global financial technology company based in Zurich, we are currently looking for an experienced office manager who will support the daily activities of the company and will serve as the face of our client’s Zurich office in the reception and hospitality areas, for a limited 6 months-period (maternity leave cover). You will be...

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    Zurich, Schweiz ORIOR Management AG Vollzeit

    ORIOR ist eine international tätige Schweizer Food & Beverage Gruppe mit rund 2000 Mitarbeitenden und Hauptsitz in Zürich. Sie besteht aus regional stark verankerten Unternehmen, die mit ihren bekannten Marken und Produktsortimenten führende Positionen in wachsenden Nischenmärkten im In - und Ausland halten. Motivierte Mitarbeitende, die Freude an ihrer...


  • Zurich, Schweiz SFP Vollzeit

    **Job Title: Executive Administrative Assistant** **Location**: UK and Switzerland (Expanding to Central Europe) **Job Type**: 12-Month Contract **Company Overview**: The Company a distinguished Private Equity company with a strong presence, now embarking on an expansion into Central Europe. In pursuit of our growth objectives, we are actively seeking a...