Office Manager

vor 2 Wochen

Zurich, Schweiz Vontobel Vollzeit

Your opportunity
You will independently and professionally manage the secretariat of the Head WM Investments, Distribution & Client Management and support him in his day-to-day business by thinking independently and ahead.
As an organizationally skilled assistant, you manage the demanding agenda and all appointments with overview and care, plan and coordinate internal meetings, external customer meetings, town halls, offsite workshops and other special events.
You accompany and coordinate business processes and projects as part of the assistant's duties, working closely with other departments and thus making a significant contribution to relieving the workload of the line manager.
You support the Head WM Investment Distribution & Client Management in creating and revising presentations and documents
You plan international business trips and book client meetings, suitable hotels, and restaurants.
You handle internal and external correspondence in German and English with style.
You take minutes during the meetings.
You perform other general administrative tasks (e.g. checking and allocating invoices, accepting expenses) efficiently and critically.

You bring
Similar experience within an international company
Commercial training or similar, ideally supplemented by further training as an executive assistant and/or assistant
Excellent MS Office skills (Word, Power Point, Excel, Outlook) and familiarity with modern communication tools are a must
Excellent written and spoken German and English skills are a must
Excellent communication stakeholders’ management skills You are
You are forward-thinking and proactive and bring with you a high degree of responsibility along with an ownership-driven mindset
You are an organizational talent with a strong service and client focus mentality, have a clear eye for priorities and are able to work under pressure
Highly motivated and with an entrepreneurial spirit
You work independently, efficiently, carefully, accurately and are a good team player
You are solution-oriented with a "can do" attitude and bring a networked way of thinking
You are quick on the uptake, assertive, flexible, and reliable
You are friendly and trustworthy with integrity What we offer
We work according to agile principles especially in our way of thinking and our methodology and we work with mutual trust

**Teamwork is important to us**: We always exchange valuable knowledge and skills with each other - One Vontobel
Our work culture is characterized by short communication channels and direct cross departmental contact and information exchange
We offer the option for home office (Flexible working times), diverse benefits and provide a first-class lunch menu when you work in the office

Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Vontobel. Wir werden Ihre Bewerbung sorgfältig prüfen und Ihnen zeitnah eine Antwort zukommen lassen.

Vontobel ist ein Unternehmen, das Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, körperlicher Einschränkungen oder Geschlechtsidentität.
Wir schätzen unterschiedliche Sichtweisen innerhalb unserer Teams und sind bestrebt, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder, der Teil unserer Leistungskultur sein möchte, sich selbst verwirklichen kann. Sie basiert auf gegenseitigem Respekt und null Toleranz gegenüber jeglicher Form von Diskriminierung.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns über unser Kontakt Formular.

Standort
Zürich / Gotthardstrasse 43

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    vor 16 Stunden

    Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Office Manager, der Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet. Wofür ist ein Office Manager zuständig? Zu...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz FlowBank Vollzeit

    **Position** **Office Manager** **Occupation rate** 100%, Full time **Location** Zurich **Reports to** **Scope** Chief Financial Officer FlowBank SA and Subsidiaries **Purpose & Mission** Independently takes care of the Zurich Office, coordinates client meetings/events and ensures correctness of the accounts payable process **Duties** -...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz EMA Partners Switzerland AG Vollzeit

    Unsere Mandantin, die EQT Partners AG, ist ein weltweit tätiges Private Equity Unternehmen mit langjähriger Erfolgsgeschichte, deren Aktivitäten sich auf Europa, Nordamerika und Asien konzentrieren. Für das Office in Zürich suchen wir eine motivierte, proaktive Persönlichkeit als Office Manager. - Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben: Office-,...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Yokoy Vollzeit

    Do you want to join us on the journey of disrupting the spend management business? Do you like to work in a fast-paced environment with a passionate and supportive team? Yokoy is growing! After closing our $80M Series B funding this spring, we are thriving in a fast-paced hypergrowth environment. We are now looking for a new colleague to become our Office...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Abilect SA Vollzeit

    Abilect is a fast-growing company that has over a short period of time become a market leader for property-related services in Switzerland. Our company provides the digital tools necessary for our customers to connect with the right service providers, manage and execute their service transactions. We are proudly in partnership with several major...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager** **Overview** We are looking for a German and English speaking Office Manager/ Assistant to ensure the smooth and efficient running of a busy office based in Central Zurich **Responsibilities**: - Assisting the busy office to run smoothly by helping to schedule appointments, meet & greet customers and ensure the working environment is...

  • Office Manager/in

    vor 3 Wochen

    Zurich, Schweiz Confinale AG Vollzeit

    Zürich ab sofort Für die Erweiterung des Bereichs Corporate Services suchen wir eine/n Office Manager. Wir freuen uns auf Ihre komplette Bewerbung per E-Mail mit Lebenslauf, Arbeitszeugnissen, Diplomen und Foto. Wir berücksichtigen nur Direktbewerbungen.

  • Office Manager/in

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz Volkswirtschaftsdirektion Vollzeit

    Generalsekretariat **Office Manager/in 80 - 100%**: Für unsere Abteilung Digitale Transformation und Organisation (DTO) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Office Manager/in als tatkräftige Unterstützung! **Deine Aufgaben**: - Betreuung und Koordination der Eingangsfenster sämtlicher DTO Services - Triage von Aufträgen zuhanden der...

  • Front Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    Zurück zur Übersicht PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Für ein 4* Hotel mit ca. 20 Zimmern im Kanton Zürich und unterschiedlichen...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Seervision Vollzeit

    **About Seervision**: We are currently seeking a proactive and highly organized Office Manager to join our team part time (40-60%) in Zurich. As the Office Manager at Seervision, you will play a crucial role in ensuring the smooth functioning of our offices in both Zurich and Athens. You will be responsible for overseeing various administrative tasks,...

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    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Sygnum Vollzeit

    **About Us** Sygnum is the world’s first bank for digital assets, founded in Switzerland and Singapore, and operating globally. We make digital assets bankable, secure, and convenient, empowering our clients to invest in the digital asset economy with complete trust. Sygnum’s diverse and talented team of banking, investment and DLT (Distributed Ledger...

  • Office & Event Manager

    Vor 2 Tagen

    Zurich, Schweiz Sixsentix Vollzeit

    **About us**: Sixsentix is a leading provider of software testing services and visual analytics and reporting solutions for DevOps, helping enterprises to accelerate their software delivery. Everyone says it, we live it: we are agile! If you like diversity and an international environment, then look no further! Sixsentix currently employs consultants in...

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    Zurich, Schweiz Crypto Finance AG Vollzeit

    The Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...

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    Zurich, Schweiz City Stay AG Vollzeit

    Als Betreiber von diversen möblierten Apartmenthäusern, wie auch Wohn - und Geschäftsliegenschaften in Zürich, Cham und Schaffhausen bewirtschaften wir total über 200 Objekte. Für unser Front Office Team suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n **Front Office Manager 100%** Als dienstleistungsorientierte und verantwortungsvolle...

  • Assistant Manager Itcs

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    Zurich, Schweiz Regional Office - EAME Vollzeit

    Summary **We open doors.** **At Hyatt, there’s a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...

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    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz H.I.E.C (Executive Consulting) Vollzeit

    H.I. Executive Consulting (H.I.E.C) is a leading global executive search firm focused on hiring Board, CEO and Senior-level executives globally. H.I.E.C was established by several senior partners from the leading global search firms to disrupt the traditional approach to executive search by placing a premium focus on hiring transformational leaders across...

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    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden, einem internationalem Asset Manager mit Büros in Zürich und Malta, suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunt eine/-n Office Manager. Aufgaben - Sie planen und organisieren internationale Geschäftsreisen und koordinieren Kundentreffen und Teamveranstaltungen - Zudem unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei administrativen...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Mazars Vollzeit

    (80-100%) Über diese Stelle Deine Leidenschaft ist unser wertvollstes Gut! Dich erwartet ein dynamisches, stark wachsendes Team sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalte die Zukunft von Mazars mit. Wir suchen Dich als Office Manager. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Deine Aufgabe - Teamleitung...

  • Family Office Manager/in

    vor 16 Stunden

    Zurich, Schweiz Frydenholm Invest AG Vollzeit

    Für unser exklusives Multi Family Office im Herzen von Zürich suchen wir langfristig eine gewinnende Persönlichkeit, die mit viel Engagement unsere Skandinavischen Inhaberfamilien unterstützt und unser dynamisches Team ergänzt. Unser Family Office zeichnet sich durch breite Aufgabengebiete und kurze Entscheidungswege aus. Wir suchen eine...

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    Zurich, Schweiz MACH Architektur GmbH Vollzeit

    MACH ist ein international tätiges Büro für Architektur und Interior Design in Zürich. Seit der Gründung im Jahre 2000 hat MACH zahlreiche Projekte für Kunden wie Andermatt Swiss Alps, das Bundesamt für Bauten und Logistik, Raiffeisen, IWC Schaffhausen und private Kunden realisiert. Wir haben langjährige Erfahrung im Entwurf und in der Planung von...