Office Manager

vor 2 Monaten

St Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit

An exciting opportunity has come available for an Office Manager in our beautiful St Gallen office.

Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland. Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe. You will work within an international environment (approx. 25 different nationalities) and within a professional management department. Your work will directly attribute to our success, and you will find plenty of opportunities for self-determination and development. Naturally, we provide a competitive salary and a top working place in the middle of St. Gallen’s old town.

As an** **Office Manager**, **you will be responsible for the smooth running and coordination of the administrative activities. You will provide timely proactive support to the business within set deadlines in a fast-paced changing environment. As a manager you will be responsible for general administration, purchasing, personnel, communications and accounts issues and the smooth running of the Swiss office.

**Requirements for the role**:
Confirmed experience in a Senior Assistant role or other strongly relevant experience

Completed vocational school, EFZ- or Para-Legal.

**Duties**:

- Be the first point of contact for the office - in person or on the telephone
- Running of the Swiss Office - HSE, bills, post, general administration, maintenance and overseeing general office operation
- Set up, maintain and evaluate the accounts with Swiss Suppliers
- Plan, coordinate, prioritize meetings, diaries, and travel arrangements
- Check deliveries and follow up payments to suppliers with the Finance Department
- Planning and executing of office audits
- Logistical Departmental support in all facets: raising shipping documents, liaising with international agents, tracking shipments
- Building management - liaising with Landlord’s agent
- Promotion of HSE and ensuring HSE requirement are adhered to
- Responsible for the quality of service to internal and external clients including interested parties
- Organize and coordinate the logistics of key events/workshops/conferences, office moves etc.
- Ensure accurate and quality information flow: lean and timely communication among key stakeholders
- Drive continuous improvement initiatives and bring proactive solutions to support decisions
- Purchasing office supplies and equipment and maintaining proper stock levels
- Maintaining the office condition and arranging necessary repairs
- Manage contract and price negotiations with office vendors, service providers and office lease
- Property management: first contact with vendors, suppliers, landlords and building management
- Liaise with facility management vendors, including cleaning, catering and security services
- Manage health and safety procedures
- Assist with office layout planning and office moves, and with managing and maintaining IT infrastructure
- Processing invoices and managing office budgets
- Any other duties deemed necessary, which are within the bounds of the incumbent’s competence and function

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit

    An exciting opportunity has come available for an Office Manager in our beautiful St Gallen office.Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland. Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe. You will...

  • Manager CEO Office

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Helvetia Versicherungen Vollzeit

    Manager CEO Office / Assistant CEO Group (w/m/d) Teilzeit/VollzeitSt. GallenMit Berufserfahrung50-100%Ziehst du gerne im Hintergrund die Fäden? Dann komm zu uns ins CEO Office: In der zentralen Planungs- und Koordinationsstelle findest du ein spannendes Umfeld vor und kannst dich im Rahmen einer grossen und abwechslungsreichen Aufgabenvielfalt...

  • Office Manager, 20-40 %

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ServiceOcean AG Vollzeit

    Blühst du auf, wenn es dank deines Einsatzes im Büro rund läuft?- Hast du Freude daran, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen?- Unterstützt du andere gerne in administrativen Tätigkeiten?- Dann freuen wir uns auf deine BewerbungWir bei ServiceOcean sind ein Team von kreativen Köpfen in Köln und St. Gallen, bei dem die Talente und der Input jedes...

  • Manager Front Office

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Kramer Gastronomie Vollzeit

    Work with us, grow with us. _Sie suchen in St. Gallen ein schönes, sehr zentral gelegenes und irgendwie aussergewöhnliches Hotel? Ein Ort, wo man etwas erleben und auch noch gut essen kann? Oder etwas ganz Neues erleben können, wie zum Beispiel in unserem brandneuen japanischen Restaurant "Moshi Moshi" dinieren? Oder einfach abschalten und Leute schauen?...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Meteomatics Vollzeit

    **Office Manager:in | % | St. Gallen, Schweiz**:**Der weltweit führende Anbieter von Wetterinformationen sucht dich**:Wie 140 Millionen Google-Suchergebnisse pro Jahr zeigen, gehört Wetter zu den Top 5 der Suchbegriffe, die bei Google gesucht wurden. Und dafür gibt es einen guten Grund Das Wetter kann einen großen Einfluss auf unser aller Leben haben,...

  • Office Manager, 20-40 %

    vor 2 Monaten

    St. Gallen, Schweiz ServiceOcean AG Vollzeit

    Blühst du auf, wenn es dank deines Einsatzes im Büro rund läuft? - Hast du Freude daran, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen? - Unterstützt du andere gerne in administrativen Tätigkeiten? - Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Wir bei ServiceOcean sind ein Team von kreativen Köpfen in Köln und St. Gallen, bei dem die Talente und der Input jedes...

  • Manager Front Office

    Vor 5 Tagen

    St. Gallen, Schweiz Kramer Gastronomie Vollzeit

    Work with us, grow with us. _ Sie suchen in St. Gallen ein schönes, sehr zentral gelegenes und irgendwie aussergewöhnliches Hotel? Ein Ort, wo man etwas erleben und auch noch gut essen kann? Oder etwas ganz Neues erleben können, wie zum Beispiel in unserem brandneuen japanischen Restaurant „Moshi Moshi“ dinieren? Oder einfach abschalten und Leute...

  • Business Office Manager

    Vor 5 Tagen

    St. Gallen, Schweiz LHH Vollzeit

    Für unseren Kunden ein International tätiges Unternehmen suchen wir zur Unterstützung des CEOs einen **Buisness Office Manager (m/w/d)100%.** In dieser Position unterstützen Sie täglich den CEO in den täglichen Buisness belangen. sie haben eine Assistentin die an Sie Rapportiert. **Ihre Aufgaben** - Monitoring der Einhaltung des Berichtprozesses...

  • Manager CEO Office

    Vor 6 Tagen

    St. Gallen, Schweiz Helvetia Versicherungen Vollzeit

    Manager CEO Office / Assistant CEO Group (w/m/d) Teilzeit/Vollzeit St. Gallen Mit Berufserfahrung 50-100% Ziehst du gerne im Hintergrund die Fäden? Dann komm zu uns ins CEO Office: In der zentralen Planungs - und Koordinationsstelle findest du ein spannendes Umfeld vor und kannst dich im Rahmen einer grossen und abwechslungsreichen Aufgabenvielfalt...

  • Front Office Manager

    Vor 3 Tagen

    St. Margrethen SG, Sankt Gallen, Schweiz ibis Styles St. Margrethen Bodensee Vollzeit

    #be_a_triSTAR Bilden Sie **nach Vereinbarung** einen Teil unseres Teams im ibis Styles St. Margrethen und bewerben Sie sich als**Front Office Manager (STARS)****_Die besonderen Herausforderungen eines Hotels sind Ihr Antrieb?_** _Sie verlieren nie den Fokus auf Ihre Gäste und deren Zufriedenheit? Sie verstehen sich als Leader und Motivator? Das Setzen und...

  • Assistant Office Management

    vor 2 Monaten

    St. Gallen, Schweiz CONTINUUM AG Vollzeit

    Zur Unterstützung unseres Teams in St. Gallen suchen wir per 01.08.2023 oder nach Vereinbarung **eine**: n Die CONTINUUM AG mit Standorten in St.Gallen, Zürich und Lenzbrug erarbeitet für und mit Familienunternehmen sowie Unternehmerfamilien langfristig tragfähige Lösungen - bei der Nachfolgeregelung, bei der Unternehmensentwicklung, bei Fragen zu...

  • Quality Manager

    vor 4 Wochen

    St. Gallen, Schweiz SGS Vollzeit

    Company Description **SGS is the world’s leading inspection, verification, testing and certification company. SGS is recognized as the global benchmark for quality and integrity. SGS is the global benchmark for sustainability, quality, and integrity. 97,000 employees operate a network of 2,650 offices and laboratories, working together to enable a better,...

  • Accountant (Swiss Office)

    vor 2 Monaten

    St. Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit

    An exciting opportunity has come available for a Accountant in our beautiful St Gallen office. Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland. Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe. You will...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    vor 2 Wochen

    St. Gallen, Schweiz Universität St.Gallen Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**: 80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung) **Ihre Aufgaben**: - In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende - Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Schweiz Universität St.Gallen Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**: 80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung) **Ihre Aufgaben**: - In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende - Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen...

  • Accountant (Swiss Office)

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit

    An exciting opportunity has come available for a Accountant in our beautiful St Gallen office. Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland. Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe. You will...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Universität St Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**:80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung)**Ihre Aufgaben**:- In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende- Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen Fragen...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Universität St Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**:80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung)**Ihre Aufgaben**:- In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende- Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen Fragen...

  • Personal Assistant to Cpo

    vor 3 Wochen

    St. Gallen, Schweiz Sportradar Vollzeit

    **Company Description** We’re the world’s leading sports technology company, at the intersection between sports, media, and betting. More than 1,700 sports federations, media outlets, betting operators, and consumer platforms across 120 countries rely on our know-how and technology to boost their business. **Job Description** OVERVIEW**: This exciting...

  • Key Account Manager Oem

    Vor 3 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Lohn - 100' '000**:** ROCKEN** bietet versierten Fachspezialisten viele interessante Positionen im Sales und Account Management, in den folgenden Berufsgruppen**:Regional **Sales Manager / Area Sales Manager / Global Sales Manager, Key Account Manager / Account Manager, Verkaufsleiter / Head of Sales, Verkaufsberater **sowie Technical Sales Manager**.**Wir...