Office Manager

Vor 7 Tagen

St Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit
An exciting opportunity has come available for an Office Manager in our beautiful St Gallen office.

Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland.

Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe.

You will work within an international environment (approx. 25 different nationalities) and within a professional management department. Your work will directly attribute to our success, and you will find plenty of opportunities for self-determination and development. Naturally, we provide a competitive salary and a top working place in the middle of St. Gallen's old town.

As an
Office Manager
, you will be responsible for the smooth running and coordination of the administrative activities. You will provide timely proactive support to the business within set deadlines in a fast-paced changing environment.

As a manager you will be responsible for general administration, purchasing, personnel, communications and accounts issues and the smooth running of the Swiss office.


Requirements for the role:

Confirmed experience in a Senior Assistant role or other strongly relevant experience

Completed vocational school, EFZ- or Para-Legal.

Duties:

  • Be the first point of contact for the office in person or on the telephone
  • Running of the Swiss Office
  • HSE, bills, post, general administration, maintenance and overseeing general office operation
  • Set up, maintain and evaluate the accounts with Swiss Suppliers
  • Plan, coordinate, prioritize meetings, diaries, and travel arrangements
  • Check deliveries and follow up payments to suppliers with the Finance Department
  • Planning and executing of office audits
  • Logistical Departmental support in all facets: raising shipping documents, liaising with international agents, tracking shipments
  • Building management liaising with Landlord's agent
  • Promotion of HSE and ensuring HSE requirement are adhered to
  • Responsible for the quality of service to internal and external clients including interested parties
  • Organize and coordinate the logistics of key events/workshops/conferences, office moves etc.
  • Ensure accurate and quality information flow: lean and timely communication among key stakeholders
  • Drive continuous improvement initiatives and bring proactive solutions to support decisions
  • Purchasing office supplies and equipment and maintaining proper stock levels
  • Maintaining the office condition and arranging necessary repairs
  • Manage contract and price negotiations with office vendors, service providers and office lease
  • Property management: first contact with vendors, suppliers, landlords and building management
  • Liaise with facility management vendors, including cleaning, catering and security services
  • Manage health and safety procedures
  • Assist with office layout planning and office moves, and with managing and maintaining IT infrastructure
  • Processing invoices and managing office budgets
  • Any other duties deemed necessary, which are within the bounds of the incumbent's competence and function

  • Manager CEO Office

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Helvetia Versicherungen Vollzeit

    Manager CEO Office / Assistant CEO Group (w/m/d) Teilzeit/VollzeitSt. GallenMit Berufserfahrung50-100%Ziehst du gerne im Hintergrund die Fäden? Dann komm zu uns ins CEO Office: In der zentralen Planungs- und Koordinationsstelle findest du ein spannendes Umfeld vor und kannst dich im Rahmen einer grossen und abwechslungsreichen Aufgabenvielfalt...

  • Office Manager, 20-40 %

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ServiceOcean AG Vollzeit

    Blühst du auf, wenn es dank deines Einsatzes im Büro rund läuft?- Hast du Freude daran, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen?- Unterstützt du andere gerne in administrativen Tätigkeiten?- Dann freuen wir uns auf deine BewerbungWir bei ServiceOcean sind ein Team von kreativen Köpfen in Köln und St. Gallen, bei dem die Talente und der Input jedes...

  • Manager Front Office

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Kramer Gastronomie Vollzeit

    Work with us, grow with us. _Sie suchen in St. Gallen ein schönes, sehr zentral gelegenes und irgendwie aussergewöhnliches Hotel? Ein Ort, wo man etwas erleben und auch noch gut essen kann? Oder etwas ganz Neues erleben können, wie zum Beispiel in unserem brandneuen japanischen Restaurant "Moshi Moshi" dinieren? Oder einfach abschalten und Leute schauen?...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Meteomatics Vollzeit

    **Office Manager:in | % | St. Gallen, Schweiz**:**Der weltweit führende Anbieter von Wetterinformationen sucht dich**:Wie 140 Millionen Google-Suchergebnisse pro Jahr zeigen, gehört Wetter zu den Top 5 der Suchbegriffe, die bei Google gesucht wurden. Und dafür gibt es einen guten Grund Das Wetter kann einen großen Einfluss auf unser aller Leben haben,...

  • Front Office Manager

    Vor 7 Tagen

    St. Margrethen SG, Sankt Gallen, Schweiz ibis Styles St. Margrethen Bodensee Vollzeit

    #be_a_triSTAR Bilden Sie **nach Vereinbarung** einen Teil unseres Teams im ibis Styles St. Margrethen und bewerben Sie sich als**Front Office Manager (STARS)****_Die besonderen Herausforderungen eines Hotels sind Ihr Antrieb?_** _Sie verlieren nie den Fokus auf Ihre Gäste und deren Zufriedenheit? Sie verstehen sich als Leader und Motivator? Das Setzen und...

  • Accountant (Swiss Office)

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Geoquip Marine Vollzeit

    An exciting opportunity has come available for a Accountant in our beautiful St Gallen office. Become part of a fast-growing SME at one of the few marine enterprises in Switzerland. Work together with approximately 500 colleagues on our success story in providing ultimately 100% clean energy from renewables to various countries around the globe. You will...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Universität St Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**:80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung)**Ihre Aufgaben**:- In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende- Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen Fragen...

  • Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Universität St Vollzeit

    **Sachbearbeiter / Fachperson Dean's Advisory Office (m/w/d)**:80-100 % (unbefristet, Start nach Vereinbarung)**Ihre Aufgaben**:- In dieser Funktion sind Sie als Mitglied unseres Teams mitverantwortlich für die reibungslose Abwicklung des Studienbetriebs für Bachelor-Studierende- Sie erteilen als kompetente Ansprechperson Auskünfte zu allgemeinen Fragen...

  • Key Account Manager Oem

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Lohn - 100' '000**:** ROCKEN** bietet versierten Fachspezialisten viele interessante Positionen im Sales und Account Management, in den folgenden Berufsgruppen**:Regional **Sales Manager / Area Sales Manager / Global Sales Manager, Key Account Manager / Account Manager, Verkaufsleiter / Head of Sales, Verkaufsberater **sowie Technical Sales Manager**.**Wir...

  • Store Manager Assistant

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ONLY Stores Vollzeit

    Komm in unser ONLY Team - wir suchen Dich zur Unterstützung als**Store Manager Assistant (m/w/d)**Standort: Marktgasse 219000 St. Gallen**Wir bieten**:- ein marktkonformes Gehalt je nach Berufserfahrung und Ausbildung- cooperate Benefits- einen spannenden Arbeitsplatz mit Verantwortung- 50% Mitarbeiterrabatt - dir stehen immer die neusten Trends zur...

  • Project Manager

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz LIONSCOUT GROUP Vollzeit

    Are you an enthusiastic team player and do you put your heart and soul into the development of future-oriented services? Do you have a passion for the industrial environment and would like to contribute your experience to up-to-date projects?Tasks You will be in charge of managing, coordinating and planning internal projects and external relations. You will...

  • Local Office Manager St. Gallen

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz VISIONAPARTMENTS Vollzeit

    Ihre Aufgaben:Eigenverantwortliche Betreuung und Verwaltung unseres Gewerbe- und Wohnobjekts im Herzen von St Gallen mit 69 ApartmentsKorrespondenz mit Mietern, Dienstleistern und BehördenKoordination und Beauftragung von Unternehmungen nach Einholung von KostenangebotenVerhandlung von Dienstleistungsverträgen, Überwachung der Dienstleister und...

  • Store Manager Assistant

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz ONLY Stores Vollzeit

    Komm in unser ONLY Team - wir suchen Dich zur Unterstützung als**Store Manager Assistant (m/w/d)**Standort: St. GallenPensum: 100 %**Wir bieten**:- ein marktkonformes Gehalt je nach Berufserfahrung und Ausbildung- cooperate Benefits- einen spannenden Arbeitsplatz mit Verantwortung- 50% Mitarbeiterrabatt - dir stehen immer die neusten Trends zur Verfügung-...

  • Functional Safety Manager

    vor 3 Wochen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz IC Resources Vollzeit

    Are you passionate about tackling technical challenges? We are working with a client with offices across Switzerland, Germany, and China, working on cutting-edge power electronics for E-Mobility. Our client, is seeking a Functional Safety Manager to join their team, and take responsibility for planning, coordinating, and monitoring functional safety...

  • Functional Safety Manager

    vor 1 Monat

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz IC Resources Vollzeit

    Are you passionate about tackling technical challenges? We are working with a client with offices across Switzerland, Germany, and China, working on cutting-edge power electronics for E-Mobility. Our client, is seeking a Functional Safety Manager to join their team, and take responsibility for planning, coordinating, and monitoring functional safety...

  • Program Manager Für Firmenspezifische

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Universität St Vollzeit

    **(Junior) Program Manager für firmenspezifische Weiterbildungsprogramme DE EN (m/w/d)**:80-100 % (unbefristet ab oder nach Vereinbarung)**Ihre Aufgaben**:**Program Manager - eigenverantwortlich****Junior Program Manager - unterstützend**- Organisieren von firmenspezifischen Weiterbildungsprogrammen und aktives Mitwirken bei der Durchführung- Vor-Ort...

  • Functional Safety Manager

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz IC Resources Vollzeit

    Are you passionate about tackling technical challenges? We are working with a client with offices across Switzerland, Germany, and China, working on cutting-edge power electronics for E-Mobility. Our client, is seeking a Functional Safety Manager to join their team, and take responsibility for planning, coordinating, and monitoring functional safety...

  • Sales Account Manager

    vor 2 Monaten

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz KYOS SA Vollzeit

    Suechsch ä Stell mit Abwechslig und sinnvolle Ufgobe?Kyos SA ist ein führendes Schweizer Unternehmen für umfassende Cybersicherheit undinnovative Netzwerklösungen. Unsere 70 Sicherheitsspezialist*innen in Genf, Biel, Lausanneund St. Gallen sorgen tagtäglich für die Informationssicherheit bei über 500 Kunden in derSchweiz. Zu unseren Kunden zählen...

  • Sales Account Manager

    vor 3 Wochen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz KYOS SA Vollzeit

    Suechsch ä Stell mit Abwechslig und sinnvolle Ufgobe?Kyos SA ist ein führendes Schweizer Unternehmen für umfassende Cybersicherheit undinnovative Netzwerklösungen. Unsere 70 Sicherheitsspezialist*innen in Genf, Biel, Lausanneund St. Gallen sorgen tagtäglich für die Informationssicherheit bei über 500 Kunden in derSchweiz. Zu unseren Kunden zählen...

  • Category Manager Einkauf

    Vor 7 Tagen

    St. Gallen, Sankt Gallen, Schweiz Grossenbacher Systeme Vollzeit

    Die Grossenbacher Systeme AG ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in St. Gallen. Wir entwickeln neue Produkte und produzieren Elektronik sowie elektronische Geräte für namhafte Kunden aus den verschiedensten Branchen, unter anderem aus der Medizinaltechnik und Industrie. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir an unserem Hauptsitz...