Office Assistant

vor 22 Stunden

Luzern, Schweiz Summit Recruitment AG Vollzeit

**Office / Team Assistant - flexible working percentage from 40 - 100%**

**About Summit**
Summit Recruitment is quality led Technology and Change management Recruitment company looking for friendly, positive, motivated individuals to join our small, international, outgoing team.

Founded in 2017, and based in the heart of Lucerne, we focus on the IT and change management sector, providing the best in Software, Infrastructure, ERP, Project Management and Business Analysis talent (amongst others) to our Swiss client base on both a permanent and contract recruitment basis and we have our Swiss licences to perform both.

**Purpose of the job**:
As a growing company our administrative workload has been increasing, therefore we are looking for someone who enjoys administrative tasks to come in and relieve some of the load from the Director and Sales team, to enable them to focus on sales/client activities. As such, the tasks that you undertake will have a real impact on the success of the team/company.

**Responsibilities**:
Depending on the skill set of the person we hire you will be responsible for some/all of the following tasks:

- Creating new document templates
- Data entry into our system and Data cleansing / coding against certain criteria
- Uploading documents into client portals
- Updating out of date information
- Creating invoices
- Collating and processing of payroll data (we have an external payroll specialist)
- Updating and creating basic spreadsheets
- Creating target lists for the Director/ sales team to use
- Taking information in English and translating it into German (i.e. Advertisements, articles, etc)
- Taking notes from the team weekly meeting
- Office administration - keeping up office/kitchen supplies etc
- Expense management
- Opening and organising of post/bills
- Organising team lunches/events on a quarterly basis
- Point of contact for external suppliers/providers in both English and German
- Helping the Director of the business on Ad hoc projects, interacting with vendors/suppliers, etc
- There is also the potential to get involved in more marketing related topics, such as article writing, etc

**What are we looking for?**
- Firstly, and most importantly, a great attitude. ? Working as part of a small team it’s important to us that we have the right team fit
- Good presentation skills, with an eye for detail
- Basic knowledge of the Microsoft office suite, especially word and excel
- Ideal education background could include a KV qualification, but we are open to other backgrounds too
- English language skills (at least B2/C1 level - fluent preferred)
- Fluent German language skills (both written and spoken)

**Benefits**
- Salary CHF 4,000/month (x 12) for 100% (Pro rata depending on your percentage)
- 25 days holiday (pro-rata depending on your percentage)
- Flexible working hours/arrangements (we are open to people who want to work from 40-100%, also non-standard hour arrangements to accommodate child care etc are possible)
- Hybrid working set up. The team works Monday, Tuesday and Friday in the office, whilst working Wednesday and Thursday from home. Depending on the person we hire, we would ideally have the same arrangement for you in this job
- All employees benefit from one week free accommodation at a chalet in the resort of Fiesch, Valais
- Friday after work drinks, quarterly team events/lunches etc
- A fun, friendly and team focused environment
- Modern infrastructure and offices in the heart of Lucerne

**Office / Team Assistant - flexible working percentage from 40 - 100%**

**About Summit**
Summit Recruitment is quality led Technology and Change management Recruitment company looking for friendly, positive, motivated individuals to join our small, international, outgoing team.

Founded in 2017, and based in the heart of Lucerne, we focus on the IT and change management sector, providing the best in Software, Infrastructure, ERP, Project Management and Business Analysis talent (amongst others) to our Swiss client base on both a permanent and contract recruitment basis and we have our Swiss licences to perform both.

**Purpose of the job**:
As a growing company our administrative workload has been increasing, therefore we are looking for someone who enjoys administrative tasks to come in and relieve some of the load from the Director and Sales team, to enable them to focus on sales/client activities. As such, the tasks that you undertake will have a real impact on the success of the team/company.

**Responsibilities**:
Depending on the skill set of the person we hire you will be responsible for some/all of the following tasks:

- Creating new document templates
- Data entry into our system and Data cleansing / coding against certain criteria
- Uploading documents into client portals
- Updating out of date information
- Creating invoices
- Collating and processing of payroll data (we have an external payroll specialist)
- Updating and creating basic spreadsheets
- Creat

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Executive Housekeeper (Full time #525472) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland We’re looking for an **Assistant Executive Housekeeper **to join our team at Mandarin Oriental Palace, Luzern. The iconic Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is located in the heart of the...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a remote Administrative Assistant. This position is based in Lucerne, Switzerland. Tasks - Schedule and organize meetings. - Maintain digital records. - Assist in report preparation. - Support administrative projects. **Requirements**: - Proven experience in administration. - High school diploma or equivalent. - Strong organizational...

  • Front Office Supervisor

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Front Office / Rooms Division Reservierung Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n **Front Office Supervisor** für das Team des neuen Mandarin Oriental Palace, Luzern! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich im Herzen der Stadt Luzern, am Ufer des...

  • Remote Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a Remote Administrative Assistant. This position is based in Lucerne. Tasks - Organize and schedule meetings. - Maintain digital files and records. - Prepare reports and documents. - Assist with project coordination. - Support various administrative tasks. **Requirements**: - Administrative experience required. - High school diploma or...

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 8 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich...

  • HR-assistant

    vor 4 Monaten

    Luzern, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: - Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». - Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.Wir suchen wir per November oder nach Vereinbarung...

  • HR Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **HR Assistant & Berufsbildung 80% (w/m/d) **gesucht** - Für unseren Kunden, mit Sitz in der Stadt Luzern, suchen wir ab sofort einen HR Assistant & Berufsbildung 80% (w/m/d). Das Unternehmen beschäftigt ca 50-100 Mitarbeiter. Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    Unser Partner gehört mit seinen Standorten in der Schweiz und in Deutschland zu den führenden IT-Unternehmen der Schweiz. Mit mehr als 200 Mitarbeitenden bietet man Branchenübergreifend Informatik-Gesamtlösungen an, welche von der Software bis hin zur Betreuung der gesamten Infrastruktur vor Ort oder auch in einem der firmeneigenen Rechenzentren...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 7 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Restaurant Manager (m/w/d) (Full time #539663) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in...

  • Assistant Purchasing Manager

    vor 7 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Purchasing Manager (m/w/d) (Full time #539205) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir such**en **einen/eine Assistant Purchasing Manager **für das Mandarin Oriental Palace in Luzern**!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Luzern, Schweiz RMB Engineering Vollzeit

    **Executive Assistant | 80-100%**für unsere Niederlassung in Luzern Die inhabergeführte RMB Group AG vereint die RMB Engineering AG und die RMB Facility Management AG. Die Gruppe betreibt gleichnamige Niederlassungen in Luzern, Zürich, Lenzburg, Basel, Lausanne, Winterthur und Bern. Über rund 200 Mitarbeitende planen und realisieren auf Basis neuster...

  • Assistant Guest Relations Manager

    vor 2 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **We are looking for an Assistant Guest Relations Manager to join our iconic** **Mandarin Oriental Palace**, **Lucerne**!** The legendary Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is in the city on the shores of Lake Lucerne. After a complete renovation, the Mandarin Oriental Palace, Luzern reopened its doors in September 2022. It comprises 136 rooms and...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Unser Kunde ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das sich durch innovative Lösungen und einen exzellenten Kundenservice auszeichnet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Administrative Assistant, die uns in der täglichen Büroorganisation und -verwaltung unterstützt.Administrative Assistant (m/w) 100%Ihre...

  • Assistant Guest Relations Manager

    Vor 4 Tagen

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Limited Vollzeit

    Assistant Guest Relations Manager (m/w/d)541265RoomsFull timeWe are looking for an Assistant Guest Relations Manager to join our iconic Mandarin Oriental Palace, Lucerne!The legendary Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is in the city on the shores of Lake Lucerne. After a complete renovation, the Mandarin Oriental Palace, Luzern reopened its doors...

  • Executive Assistant Group CEO

    vor 7 Monaten

    Luzern, Schweiz Jörg Lienert Vollzeit

    **Executive Assistant Group CEO (Uni/FH)**: - Auf Anfrage- Grossraum Luzern- 100 %- Mitarbeiter:in**Nah am Puls: Hier erwartet Sie ein facettenreiches Aufgabengebiet und bietet Ihnen viel Spielraum - in einer einzigartigen Unternehmensgruppe.** Unsere Auftraggeberin mit Sitz im Grossraum Luzern ist eine weltweit tätige Industriegruppe, die sich in der...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Evergreen Human Resources Vollzeit

    In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie diverse Tätigkeiten in der persönlichen Assistenz für ein Mitglied des Executive Boards/BU Leiter (Gruppenweit, International) und unterstützen diesen sowie den Verwaltungsrat in administrativen - sowie Projekt-Tätigkeiten. Sie führen das Reise - und Agendamanagement Ihres Vorgesetzten, koordinieren...

  • Assistant Exec. Housekeeper M/w/d

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz gastro S Howald GmbH Vollzeit

    **Assistant Exec. Housekeeper m/w/d**: **Ihr Profil** - Abgeschlossene Berufsausbildung in einem Hotel der gehobenen Kategorie - Organisationsstarke Führungspersönlichkeit - Mehrjährige Erfahrung in einer gleichen oder ähnlichen Position, von Vorteil 4-5* Hotellerie - Auge für Details - Flexibilität, Selbstständigkeit, Belastbarkeit und...

  • Front Office Agent

    Vor 7 Tagen

    Luzern, Schweiz Art Deco Hotel Montana Vollzeit

    Wir schaffen einen Wohlfühlort, wo Menschen glücklich sind. - Wir sind Gastgeber mit Herzblut: jeder Aufenthalt soll für unsere Gäste ein einzigartiges Erlebnis sein. Eintritt per 1. Februar 2025 **Deine Aufgaben sind**: - Bearbeiten von Reservationen via online Tools sowie E-Mail Korrespondenz - Selbstständiges Führen eines Dienstes, mit dem...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir ab sofort eine qualifizierte und engagierte Executive Assistant (m/w/d)Executive Assistant (m/w/d) 80-100%Ihre HerausforderungUmfassende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination und Organisation von Terminen, Meetings und...

  • Assistant Director of Food

    vor 2 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Wir suchen einen/eine Assistant Director of Food & Beverage für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen...