Office Manager

Vor 3 Tagen

Basel, Schweiz MCH Vollzeit

Job ID 545

**Your responsibilities**:

- Office Management_
- Post distribution to all departments
- Order office supplies: Coffee, pens, note books etc
- Ensure kitchen and stationery room are organized and properly arranged
- Facility Management contact, making sure information is shared with the team
- Meeting Minutes & Scheduling meetings
- Coordination of information/confirmation letter to galleries/artists
- Administration of info inbox
- Administrative support to Director R&F and Project Lead R&F for all projects and critical tasks.
- General Team Support_
- General Coordination of Communication for different MCH departments: ICT, HR, Facility/Office Management
- Signing e-documents on behalf and forwarding to respective person
- Support the Director R &F and AB management with their global exchange of the corporate strategy and maintaining information flow
- First contact person in case of minor ICT issues to the team
- Punctual support during the show for specific tasks
- Administration of On-Boarding new colleagues at Art Basel
- Travel, Expenses & Events_
- Organizing social team events
- Check of Travel Regulations & Restrictions
- Accommodation & Travel management for internal purposes dedicated to all our 4 shows
- Coordination and Handling of internal team hotel booking, specifically for Basel and Miami.
- Coordination of information/confirmation letter to galleries/artists

This list is not exhaustive and some tasks maybe added in relation to the development of our various platforms and our businesses

**Your profile**:

- Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant
- Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures
- Proficient in MS Office (MS Excel, PowerPoint and MS Outlook, in particular)
- Very high creativity to suggest improvements
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment
- Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
- Attention to detail and problem-solving skills
- Excellent written and verbal communication skills in English and German, French would be a big plus

**Your employer**:

- The MCH Group is a leading international live-marketing company with a comprehensive services network spanning the entire exhibition and event market
- We develop traditional trade fairs to modern platforms and communities.
- Our exhibition portfolio includes around 90 own and guest exhibitions, and we complete around 1800 projects worldwide each year
- Our nearly 700 colleagues are active all over the globe

What to expect? Flexible working hours, a modern infrastructure, good social security, appealing benefits and a dynamic environment. You will find more information on the MCH Group here.

  • Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Axalta Vollzeit

    Overview: For our EMEA HQ office in Basel we are looking for a motivated and welcoming personality as Office Manager (W/M/D) starting as soon as possible. **Responsibilities**: In this role you are responsible for reception and office management with following main tasks: - Provide a professional and representative reception of internal and external...

  • Front Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Riverside Luxury Team Vollzeit

    We are looking for a dedicated and experienced Front Office Manager to lead our front office team onboard our 5-stars luxury river cruise ship. The Front Office Manager is a key figure in ensuring the seamless operation of the ship's front office, providing exceptional guest services, and supervising a team of receptionists - Supervise daily front office...

  • Front Office Manager

    vor 8 Stunden

    Basel, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Front Office Manager für die Verwaltung unseres Empfangsbereichs. Sie fungieren als erste Kontaktperson für Besucher unseres Unternehmens und stellen sicher, dass sie angemessen begrüßt werden. Sie koordinieren auch alle Aktivitäten an der Rezeption, einschließlich Anrufe, Reservierungen und...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz Arcondis Vollzeit

    ABOUT ARCONDIS ARCONDIS is a global consulting company with an exclusive focus on the healthcare and life science industries, with their particularly demanding requirements on quality and regulatory aspects. We have been managing challenges and solving problems for our clients in the areas of compliance, business processes, information technology, and...

  • Office Manager

    vor 6 Monaten

    Basel, Schweiz Axalta Coating Systems Gm Vollzeit

    **Role** As office manager you will ensure smooth operations at Axalta European Headquarters in Basel when it comes to travel, equipment, internal meetings and events and the support for the assigned Vice Presidents with all round problem solving. This is a permanent on-site job, ideally for someone that can work full time, but suitable applicants able to...

  • Front Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Novotel Basel City Vollzeit

    Empfang / Rezeption Das Novotel Basel City ist ein 4-Sterne-Hotel mit 145 Zimmern. Das Hotel verfügt über 7 Tagungsräume, dem Restaurant „Gourmet Bar“ mit 80 Sitzplätzen, der Bar sowie einem Fitnessraum. Es befindet sich in einem Gesamthotelkomplex von 525 Zimmern, welcher 3 Hotelmarken von Accor (Novotel, Ibis Budget & ibis Styles) vereinigt. Das...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat

    Basel, Schweiz Ridgeline Discovery GmbH Vollzeit

    **Ridgeline Discovery**, a Versant Ventures Discovery Engine, creates and operates Versant-financed innovative biotech companies in partnership with entrepreneurs, industry, and leading academics across Europe. In recent years, Ridgeline has assembled an international team of >50 highly experienced drug discovery and industry professionals and built and...

  • Dynamic Office Manager and Community Ambassador

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Novartis Vollzeit

    We are seeking a highly skilled and organized individual to serve as our Office and Community Manager at Sandoz in Basel. As a key member of our team, you will be responsible for ensuring the office environment is efficient, welcoming, and aligned with our company's values.Key Responsibilities:Office Operations:Ensure the workspace is well-maintained,...

  • Front Office Manager

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz H-Hotels Vollzeit

    und Ausland einer der größten privat geführten Hotelbetreiber Deutschlands. Zu dem familiengeführten Unternehmen zählen die Marken HYPERION, H4 Hotels, H2 Hotels, H+ Hotels, H.omes und H.ostels. **Front Office Manager (m/w/d)**: **#hierbistdugoldrichtig | Vollzeit | unbefristet** **Benefits**: - Unbefristete Festanstellung - Mitarbeiter - und...

  • Front office manager

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz HYPERION Hotel Basel Vollzeit

    224 Hotelzimmer und Suiten 1 Restaurant, 2 Bars und 1 Lounge in der 30. Etage Perfekte Location für Events aller Art aufgrund der 8 Tagungs- und Veranstaltungsräume Direkt am Messegelände im 105m hohen Basler Messeturm gelegen Sauna, Dampfabad, Fitnessraum und Solarium H-Hotels.com ist mit über 60 Standorten im In- und Ausland einer der größten privat...

  • Front Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz HYPERION Hotel Basel Vollzeit

    H-Hotels.com ist mit über 60 Standorten im In- und Ausland einer der größten privat geführten Hotelbetreiber Deutschlands. Zu dem familiengeführten Unternehmen zählen die Marken HYPERION, H4 Hotels, H2 Hotels, H+ Hotels, H.omes und H.ostels. Zur Verstärkung unseres Teams in Basel suchen wir einen Front Office Manager (m/w/d)!, Wegweiser & Gastgeber. ...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Parkside Informationstechnologie Vollzeit

    **Office Manager (Front Office) - Teilzeit 70% (w/m/x)** Hi. Wir sind Parkside. Als Vorreiter in Software Development & Design entwickeln wir die digitalen Anwendungen von morgen - und freuen uns bereits auf dich! **Deine Rolle** Als unser neuer (Front-)Office Manager (w/m/x) schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in dem sich unsere Teams sowie...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Hyatt Place Zurich AirportThe Circle Vollzeit

    Summary Das Hyatt Place Zurich Airport The Circle liegt in der Nähe des Flughafens Zürich und ist Teil der brandneuen Destination The Circle. Gut angebunden an das Stadtzentrum mit allen öffentlichen Verkehrsmitteln sowie an die Hauptautobahn rund um Zürich, befinden wir uns im Herzen von The Circle, wo unsere Gäste den Komfort und die Bequemlichkeit...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    Basel, Schweiz HYPERION Hotel Basel Vollzeit

    224 Hotelzimmer und Suiten 1 Restaurant, 2 Bars und 1 Lounge in der 30. Etage Perfekte Location für Events aller Art aufgrund der 8 Tagungs- und Veranstaltungsräume Direkt am Messegelände im 105m hohen Basler Messeturm gelegen Sauna, Dampfabad, Fitnessraum und Solarium H-Hotels.com ist mit über 60 Standorten im In- und...

  • Knowledge Manager Home Office

    vor 6 Monaten

    Basel, Schweiz Callpoint Vollzeit

    Du bist... _ versiert in Kommunikation und Informationsdesign und kennst dich mit den aktuellen Entwicklungen im Bereich Knowledge Management aus. Ab dem 1. Juli suchen wir für unsere Marketingabteilung einen Knowledge Manager. - Wir sind... _ Callpoint - ein inhabergeführtes Schweizer Call Center - und kümmern uns mit Herzblut und Engagement um unsere...

  • Front Office Manager

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz H-Hotels AG Vollzeit

    #hierbistdugoldrichtig | Vollzeit| unbefristetBenefits✓ Unbefristete Festanstellung✓ Mitarbeiter- und Family-/Friends-Raten✓ Zuschuss zum Jobticket/ Fahrtkostenzuschuss✓ Kindergartenzuschuss✓ Kostenlose Trainings✓ Internationale Karrieremöglichkeiten✓ Rabatte für Shopping & Events✓ Prämien für Mitarbeiterwerbungen✓ Staffdeals bei der...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz HYPERION Hotel Basel Vollzeit

    224 Hotelzimmer und Suiten 1 Restaurant, 2 Bars und 1 Lounge in der 30. Etage Perfekte Location für Events aller Art aufgrund der 8 Tagungs- und Veranstaltungsräume Direkt am Messegelände im 105m hohen Basler Messeturm gelegen Sauna, Dampfabad, Fitnessraum und Solarium Anstellungsart: VollzeitAufgaben Wegweiser & Gastgeber. Du führst die Rezeption...

  • Business Support

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz Mundipharma Vollzeit

    Job title: Office Manager and Business Support AT & CH Job Type: Permanent Location: Basel, Switzerland Mundipharma is a global healthcare company with a presence across Africa, Asia Pacific, Canada, Europe, Latin America, and the Middle East. Mundipharma is dedicated to bringing innovative treatments to patients in the areas of Pain Management,...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Apleona HSG AG Vollzeit

    BASEL- 100 %- OFFICE MANAGER- Aufgaben - Ausführung abwechslungsreicher Backoffice-Aufgaben - Verantwortlichkeit für Auftrags; - Offert - und Bestellwesen - Koordination mit internen Stellen - Durchführung des operativen Empfangsdienstes, einschliesslich Besucherbetreuung, Vergabe von Zutrittsberechtigungen für Handwerker:innen, Abwicklung von...

  • Front Office Manager

    vor 7 Monaten

    Basel, Schweiz Beau-Rivage Hotel Vollzeit

    Front Office / Rooms Division Empfang / Rezeption Reservierung Membre des Relais & Châteaux et Swiss Deluxe Hotels, le 5 étoiles Supérieur Beau-Rivage Hotel à Neuchâtel est situé à un endroit paradisiaque, le long de la promenade du lac, appelée Esplanade du Mont-Blanc. Il propose 66 chambres et suites à une clientèle d’affaire ainsi qu’à des...