Personal Assistant Assistenz Privatsekretariat

Bei unserem Klienten handelt es sich um einen Wirtschaftsmanager und Multi-Verwaltungsrat. Für sein Büro im Kanton Zug suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit. Der Stellenantritt erfolgt nach Vereinbarung. Die Anwesenheit in Zug muss an mindestens zwei Tagen pro Woche möglich sein. Zudem kann im Home-Office bzw. remote gearbeitet werden.

**Personal Assistant | Assistenz Privatsekretariat (m|f|d)**
**Teilzeit, rund 50 % Pensum; Jahresarbeitszeit möglich**

Ihr Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Unterstützung der Familie in privaten Anliegen. Sie konzentrieren sich auf den Principal und seine Frau und bieten eine 360°-Betreuung bei der Planung und Koordination des privaten Alltags. Es handelt sich also nicht um eine klassisch ausgerichtete Sekretariatsfunktion, vielmehr agieren Sie als «Personal Affairs Manager». Vergleichbar mit einem VIP-Concierge Service kümmern Sie sich ich um Anliegen, die im Laufe des Tages pragmatisch und speditiv gelöst werden müssen. Wir suchen daher eine Person, die sich für genau so eine Aufgabe begeistert. Einmal pro Woche findet ein persönlicher Austausch mit dem Principal in Zug statt, ansonsten läuft der Informationsfluss mehrheitlich per E-Mail und Smartphone. Nicht unerwähnt lassen möchten wir, dass Sie vorwiegend auf sich allein gestellt sein werden, da Ihr Vorgesetzter aufgrund seiner mannigfaltigen Verpflichtungen viel unterwegs ist. Ihre Aufgaben im Überblick:

- Organisation von Termin
- und Reiseplanung
- Erledigung von persönlichen Belangen; Life-Style Management
- Private und geschäftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Schnittstelle zu externen Dienstleistern bspw. Einholung von Kostenvoranschlägen, Angebotsvergleiche und Auftragsvergabe, Unterstützung bei der Betreuung der privaten Liegenschaft
- Schnittstelle zum Family-Office in Deutschland
- Organisation von Einladungen und Events
- Recherche
- und Projektarbeiten; Kontrolle der «action items», Fristen, Terminen, etc.
- Gelegentliche Fahrten für Erledigungen (Kanton Zürich /Zug)
- Summa Summarum haben Sie haben Freude daran, eine erstklassige Dienstleistung zu bieten. Mit viel Eigeninitiative helfen Sie bei der Navigation durch den Alltag und stellen sicher, dass alles rund läuft
Ihre Einstiegsvoraussetzungen
- Kaufmännische | betriebswirtschaftliche Grundausbildung; idealer Erfahrungshintergrund: Luxus-Hotellerie; Airline/Privatfluggesellschaft, VIP Concierge Services; oder Privatassistenz Family-Office
- Vorausschauendes Agieren mit dem notwendigen Gespür für Zurückhaltung, wo diese angebracht ist
- Stilsicheres Deutsch und fliessende Englischkenntnisse
- Versierte MS-Office Kenntnisse; vertraut mit allen modernen Kollaborationstools
- Ihr Planungs
- und Organisationstalent geht Hand in Hand mit hoher Zuverlässigkeit, denn viele Aufgaben werden Sie eigenverantwortlich managen
- Mobilität und Flexibilität: Sie sind auch für gelegentliche kurzfristige Planänderungen erreichbar
- Selbständigkeit und Umsetzungsstärke; strukturiertes Arbeiten und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
- Eine gewinnende Wesensart, gute Umgangsformen mit Stil und Niveau
- Ein einwandfreies Leumundszeugnis und ein Führerschein Kategorie B
Besondere Anforderungen werden an Ihre Diskretion und gestellt - ein absolutes Muss für unseren Klienten. Sie kommunizieren offen, sind aber nicht redselig und gehen immer mit einer zuvorkommenden Art auf Ihr Gegenüber ein.

Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von Projekten im privaten Bereich der Familie. Sie dürfen sich auf eine sympathische Zusammenarbeit mit einem Vorgesetzten freuen, der über jahrzehntelange Vorstandserfahrung verfügt und Ihre Unterstützung zu schätzen weiss. Sie bekommen Freiraum zur Entfaltung und die Möglichkeit, sich eine echte Vertrauensposition zu erarbeiten. Einen respektvollen, freundlichen Umgang dürfen Sie ebenso voraussetzen wie einen modernen Arbeitsplatz. Es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Motiviert und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine längerfristige Perspektive zu sehen? Dann sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Kennziffer «Private-Office22» senden.

Barnickel & Fellows | Hofackerstrasse 32 | CH-8032 Zürich |
+41 44 269 50 25

Art der Stelle: Teilzeit, Pensum: 40-60%

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag
Leistungen:

- Firmennatel
- Homeoffice
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
Sonderzahlung:

- Bonuszahlung
Ausbildung:

- EFZ/EBA/FMS oder gleichwertig (Erforderlich)
Sprache:

- Deutsch (Erforderlich)
- Englisch (Erforderlich)