Office Assistant

Vor 3 Tagen

Bern, Schweiz VSL Vollzeit

VSL, filiale de Bouygues Construction, exerce dans le monde entier, dans 4 grands domaines d'activité : le cœur de métier, issu des innovations techniques brevetés par VSL (précontrainte, haubans, murs renforcés, levage lourd), la construction de ponts, les fondations spéciales et géotechniques, le positionnement sur les marchés stratégiques et le développement technique tout au long du cycle de vie des projets. Nous sommes engagés en faveur de la diversité et ouverts à tous les talents.

What’s the team like?
VSL is an international specialty construction company with a global presence. The main objective of our Finance, Controlling & admin team in Bern/Switzerland is to support our internal partners with financial knowledge and to oversee the budget controls for our various projects. We believe that preserving our built environment is a critical approach to reducing the carbon footprint of the infrastructure sector, and we see innovative engineering and high-quality execution as key to this. Together, we work in a multidisciplinary environment to improve our technologies and develop new, differentiating solutions. Our engineering teams combine the knowledge and experience of civil engineers, mechanical engineers, and data scientists. We work with multinational teams and strive to strongly promote diversity.
How will you make an impact?
VSL Switzerland is looking for a new Office Assistant in order to manage office administration in the Bern. Your main tasks will be:
Office Management
Tracking and ordering small office equipment
**Follow up on company cars**: leasing contracts, fuel cards, car insurance, speed fines
Logistic preparation for new starters with the manager (material, desk, IT access)
Support IT
Ordering, monitoring and managing stock of IT equipment and Swisscom subscriptions
Managing access to groupie and the group directory
Communication and Special events
Yearly events organization (Spring, Autumn events and Christmas Party)
Preparing and publishing Website / Intranet communication
Organizing guest visits and welcoming visitors
Liaising with reception to request any catering, booking meeting rooms or registering visitors
Finance
Purchase order creation and follow up
Invoice allocation and clearance
Checking and opening vendor accounts in the system
Provide support on other tasks upon request of manager
Who are we looking for?
Proven experience as an administrative assistant or office admin assistant
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular), SAP knowledge an advantage
Excellent time management skills and ability to prioritize work
Attention to detail and problem-solving skills
Excellent written and verbal communication skills
English and German fluent (French is a major plus)

  • Assistant Front Office Manager

    vor 17 Stunden

    Bern, Schweiz Gstaad Palace Vollzeit

    Welcome to one of Europe's top Resort Hotels! Ein Luxushotel mit grosser Tradition heisst Sie herzlich willkommen im Saanenland! Das Gstaad Palace ist ein innovativer Familienbetrieb, der seinen internationalen Gästen in 90 Zimmern und Suiten, 5 Restaurants, 2 Bars, einem Nightclub und vielem mehr einen exklusiven Service bietet. Einleitung Das Gstaad...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz Brain Quest Vollzeit

    Proven experience as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant - Knowledge of Office Administrator responsibilities, systems and procedures - Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular) - Hands on experience with office machines (e.g. fax machines and printers) - Excellent time management skills and ability to...

  • Office & Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz Bringme Vollzeit

    ✔Nauwkeuring ✔ Enthousiast ✔Plantrekker **_ Phished_**_ helpt bedrijven om hun medewerkers op te leiden op vlak van cybersecurity. In amper twee jaar tijd bouwden we een portefeuille uit van meer dan 1000 klanten. De virtuele receptionist en digitale conciërge van ons partnerbedrijf _**_Bringme_**_ veroveren de markt in sneltempo. Zodat we...

  • Office & Management Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Bringme Vollzeit

    ✔Nauwkeuring ✔ Enthousiast ✔Plantrekker **_ Phished_**_ helpt bedrijven om hun medewerkers op te leiden op vlak van cybersecurity. In amper twee jaar tijd bouwden we een portefeuille uit van meer dan 1000 klanten. De virtuele receptionist en digitale conciërge van ons partnerbedrijf _**_Bringme_**_ veroveren de markt in sneltempo. Zodat we...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of competence in the field of personnel services thanks to many years of successful experience. Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the...

  • Personal Assistant

    vor 2 Wochen

    Bern, Schweiz Aequor Consulting GmbH Vollzeit

    Lieben auch Sie Veränderungen und möchten die Zukunft eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen mitgestalten? Dann sind Sie bei unserem Kunden absolut richtig! Bewerben Sie sich jetzt für die Position als Personal Assistant / Team Assistant (m/w/d) am Standort Bern und wirken Sie mit. **Aufgabenbereich** - Sie unterstützen und entlasten ein...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of expertise in the field of personnel services thanks to many years of successful experience. Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the...

  • Office Manager:in

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz COI Partners AG Vollzeit

    Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz.Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt.Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)Sie sind Teil des...

  • Administrative Assistant

    vor 18 Stunden

    Bern, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a remote Administrative Assistant. This position is based in Bern. Tasks - Schedule and organize meetings. - Maintain digital records. - Assist in report preparation. - Support administrative projects. **Requirements**: - Proven experience in administration. - High school diploma or equivalent. - Strong organizational skills. - Proficiency...

  • Assistant Front Office Manager 100%

    Vor 2 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Schweizerhof Bern & Spa Vollzeit

    Mit seiner mehr als 165-jährigen Geschichte ist das Hotel Schweizerhof Bern & Spa das traditionsreichste Hotel der Stadt. Als Mitglied der Bürgenstock Collection überzeugt unser Hotel mit exzellentem Service und erstklassigen Dienstleistungsangeboten für Gäste aus aller Welt.Unsere Unternehmenskultur wird vor allem durch unsere flache Hierarchie,...

  • Assistant Front Office Manager 100%

    Vor 6 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Schweizerhof Bern & Spa Vollzeit

    Mit seiner mehr als 165-jährigen Geschichte ist das Hotel Schweizerhof Bern & Spa das traditionsreichste Hotel der Stadt. Als Mitglied der Bürgenstock Collection überzeugt unser Hotel mit exzellentem Service und erstklassigen Dienstleistungsangeboten für Gäste aus aller Welt.Unsere Unternehmenskultur wird vor allem durch unsere flache Hierarchie,...

  • Lead Management Assistant

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz Johnson & Johnson Vollzeit

    **Lead Management Assistant** **Full-time, unlimited contract, Location: Bern (Switzerland)** Janssen Vaccines is recruiting for a Lead Management Assistant, located in Bern. Performing numerous diversified administrative, secretarial and coordination tasks in all FH areas to support managers, departments, and the site. Take over deputy duties of...

  • Lab Assistant

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH ist ein national in der Schweiz agierendes Unternehmen, welches dank langjähriger und erfolgreicher Erfahrung über eine hohe Kompetenz im Personaldienstleistungsbereich verfügt. Konzentration der Vermittlertätigkeiten auf die Kernbereiche Industrie, Technik, Büro/Administration, Engineering, Pharma und Informatik. Die We...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Department of Clinical Research Employment at the earliest opportunity (starting November 1st or upon agreement) The Department of Clinical Research (DCR) is an academic center and umbrella organization supporting clinical researchers at the University of Bern and the University Hospitals consisting of strong Research Unit, the Clinical Trial Unit (CTU),...

  • Assistant Front Office Manager 100%

    Vor 6 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Schweizerhof Bern & Spa Vollzeit

    Leidenschaft, Engagement und Freude sind unsere Leitwerte. Ein rund 145-köpfiges Team ist im Schweizerhof Bern um das Wohl des Gastes besorgt. Mit vollem Einsatz und persönlichem Service, vor und hinter den Kulissen. Wir leben nach dem Motto: Zufriedene Mitarbeitende begeistern Gäste. Mit unserem Talentmanagement setzen wir einen Schwerpunkt auf...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bern, Schweiz We make it GmbH Vollzeit

    We make it GmbH is a nationally active company in Switzerland with a high level of expertise in the field of personnel services thanks to many years of successful experience. Concentration of placement activities on the core areas of industry, technology, office/administration, engineering, pharmaceuticals and IT. We make it GmbH places the highest demands...

  • Executive Assistant

    vor 5 Stunden

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst. Stell...

  • Front Office Agent

    vor 17 Stunden

    Bern, Schweiz VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa Vollzeit

    TLNT1_CH Ihr Aufgabenbereich beinhaltet: Für unser Receptionsteam suchen wir ein Front Office Agent oder Front Office Supervisor. Eine Weiterentwicklung zum Front Office Supervisor ist ebenfalls möglich: Ihre Aufgaben als Front Office Agent: Professioneller Empfang der Gäste, Check-In und Rooming mit Erläuterungen zum Hotel Durchführung von Check-Outs,...

  • Executive Assistant Fr/eng/ger

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz LHH Vollzeit

    For one of our clients in the watch industry located in Bienne, we are looking for a multilingual Executive Assistant FR/ENG/GER (F/H) for a permanent contract at 100%. Your responsabilities: - Coordinate meetings, draft correspondence in French, German and English - Manage the agenda and organise travels for the dedicated team - Prepare presentations and...

  • Sales Assistant

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz Mango Vollzeit

    Wir bei Mango inspirieren und vereinen uns durch unsere Leidenschaft für Stil und Kultur. Wir sind in mehr als 115 Ländern vertreten und unsere Online-Präsenz erstreckt sich auf mehr als 110 Länder. Unser Team besteht aus Mitarbeitern mit 112 Nationalitäten, 78% von ihnen sind Frauen. Wir sind auf der Suche nach ein/er SALES ASSISTANT **WIE SIEHT EIN...