Executive Assistant

vor 3 Monaten

Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

Department of Clinical Research
Employment at the earliest opportunity (starting November 1st or upon agreement)

The Department of Clinical Research (DCR) is an academic center and umbrella organization supporting clinical researchers at the University of Bern and the University Hospitals consisting of strong Research Unit, the Clinical Trial Unit (CTU), the Clinical Investigation Unit (CIU), and two new subunits in 2024/5, a Medical Data Science Unit and a Gender Medicine Unit.
DCR is a diverse department that provides central organization for expertise, innovation, leadership, contemporary pedagogy, and centralized facilities for supporting clinical researchers. DCR offers clinical researchers full support from study design to study implementation. DCR works across multiple collaborations with the Medical Faculty of the University of Bern and the University Hospitals.

We are looking for an Executive Assistant starting November 1st or upon agreement.

Tasks

**Executive Assistant Responsibilities**:

- Manage administrative processes and the Director's calendar.
- Prepare meeting documents (agendas, presentations, minutes) in English and German.
- Coordinate with meeting participants and maintain close contact with the Director.
- Organize travel and accommodation.
- Manage inboxes, correspondence, and archiving system in German and English.
- Meeting management and financial assistance for the Director
- Assist with research grants, publications, and administrative tasks.
- Participate in leave cover for other administrative staff

**Event Management**:

- Plan and manage events (small and large scale).
- Coordinate logistics, registrations, and stakeholders.
- Work with the communications officer to promote events.
- Organize travel and accommodation for speakers.
- Collaborate closely with the communication manager to ensure DCR events are well publicized.

**Communications**:

- Contribute to the DCR Annual Report and other publications.
- Reporting of DCR activity in liaison with Business Office

**Requirements**:

- Significant experience in the field of executive assistance and administration (preferably in the Swiss medical system)
- Demonstrated mature sense of responsibility and independence, with ability to initiate actions and innovations where appropriate
- Strongly service-oriented, excellent organizational skills and track record as a team-player
- Excellent communication skills in both German and English (written and oral)
- Careful and systematic approach to administrative tasks
- Ability to occasionally stay late for DCR events
- Ability to work full time in the DCR office (no home office available)

We offer
- An interesting and versatile role in a growing clinical trials unit, contributing to the successful development of the DCR.
- An international and dynamic environment with a motivated and diverse team, dedicated to high quality research.
- Further training opportunities and programs within the University and a wide range of sports activities through 'Uni Sport'
- Salary and comprehensive social benefits according to cantonal guidelines.

Contact
- Legal Notice

  • Executive Assistant Fr/eng/ger

    vor 6 Monaten

    Bern, Schweiz LHH Vollzeit

    For one of our clients in the watch industry located in Bienne, we are looking for a multilingual Executive Assistant FR/ENG/GER (F/H) for a permanent contract at 100%. Your responsabilities: - Coordinate meetings, draft correspondence in French, German and English - Manage the agenda and organise travels for the dedicated team - Prepare presentations and...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Bern, Schweiz CSL Behring Vollzeit

    CSL Behring ist ein weltweit führendes Biotech-Unternehmen, das sich seinem Versprechen verpflichtet hat, Leben zu retten. In Bern entwickeln und vertreiben wir mit über 1’800 Mitarbeitenden lebensrettende Therapien für Menschen mit schweren und seltenen Krankheiten weltweit. Für unseren Standort Bern, suchen wir ein/e **Executive Assistant** Als...

  • Executive Associate

    vor 1 Monat

    Kanton Bern, Schweiz Gi Group Aarau Vollzeit

    Dein AufgabengebietKoordinieren von Gremienläufen (langfristige Terminplanung, GL- und VR-Sitzungen etc.)Koordinieren sowie Vor- und Nachbereiten von Geschäften (politische Beurteilungen, Reporting, Geschäfts- und Quartalsberichte, Protokolle, etc.)Vorbereiten von Entscheidungsgrundlagen (Erarbeiten von Hintergrundinformationen sowie...

  • Berufliche Unterstützung als Executive Associate

    vor 3 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Gi Group SA Vollzeit

    Der Arbeitgeber Gi Group SA, ein globaler Ökosystem für Personaldienstleistungen und Beratung, sucht per sofort oder nach Vereinbarung eine ehrgeizige, proaktive und analytische Persönlichkeit als Executive Associate / Executive Assistant (100%) w/m/d.Ihre AufgabenKoordination von Gremienläufen (langfristige Terminplanung, GL- und VR-Sitzungen...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 5 Stunden

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Mitverantwortung der Leitung des gesamten Bereiches Housekeeping, Lingerie, Reinigung öffentlicher Bereich und Floristik. Bei Abwesenheit des Executive Housekeepers die Gesamtverantwortung dieser Bereiche. - Führen des Teams von ungefähr 25 Mitarbeitenden - Mithilfe bei der Arbeitsplanung und Zeitbewirtschaftung - Mithilfe bei der Ausbildung der...

  • Assistant executive housekeeper

    vor 8 Stunden

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Tag

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf...

  • Projektmanager Sekretariat

    vor 4 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Gi Group SA Vollzeit

    Gi Group SA sucht einen ehrgeizigen und analytischen Mitarbeiter als Executive Associate / Executive Assistant.Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt dieser Person die Geschäftsleitung bei der Koordinierung von Gremienläufen, politischen Beurteilungen und anderen geschäftlichen Aufgaben. Des Weiteren ist die Vorbereitung von...

  • Personal Assistant

    vor 1 Monat

    Bern, Schweiz Rolos Vollzeit

    Founded in 2019 by tech and education entrepreneur Dr. Serg Bell, Constructor Group is a global institution dedicated to revolutionizing education and driving innovation in Machine Intelligence, Quantum Technology, Intelligent Materials, Hybrid Reality, and Life Engineering. Our ecosystem includes Constructor Knowledge, offering education tools and services...

  • Hotel Manager

    vor 6 Monaten

    Bern, Schweiz Stay Wellbeing & Lifestyle Resort Vollzeit

    As a Hotel Manager, you will lead our resort’s day-to-day operations, ensuring guest satisfaction and service excellence. This includes managing the Front Office, Housekeeping, LeSpa by Stay, STAY FIT Gym, IT, Landscape and Wellness Departments. If you are passionate about delivering an excellent guest's service and leading a team to success, we want to...

  • Gl-assistentin (W/m/d) D/f/e

    vor 2 Monaten

    Kanton Bern, Schweiz dasteam ag Vollzeit

    **Firmenbeschreibung** Für ein Schweizer Gesundheits-und Logistikunternehmen in der Region Bern, suchen wir Sie, eine berufserfahrene, leidenschaftliche und gewinnende Persönlichkeit im Management Support **Stellenbeschreibung** **Ihre Aufgaben**: - als GL-Assistentin unterstützen Sie Führungspersonen auf Geschäftsleitungsebene - Ausführen von...

  • Front Office Manager

    vor 3 Wochen

    Bern, Schweiz Hotelis SA (Bern) Vollzeit

    EINFÜHRUNGHOTELIS ist das wichtigste Schweizer Unternehmen, aktiv in der Rekrutierung und Selektion von Talenten für Dauer- und Temporärstellen in der Hotellerie und Restauration. Unsere Kompetenzen erlauben uns, den privilegierten Partner von zahlreichen Hotels erstklassiger Kategorien, Restaurants, Cateringunternehmen ( Events, Stadien und...

  • Excecutive Assistant

    vor 2 Monaten

    Bern, Schweiz CSL Behring Vollzeit

    Responsibilities: - Provides high level secretarial and administrative support for one or more executives - Manages appointments, schedules and travel arrangements to make best use of time - Gathers and compiles information for use in documents such as memos/letters, reports, presentations and news releases - Screens and responds to incoming correspondence,...

  • Sorgfältige Unterstützung als Senior Business Assistant

    vor 3 Wochen

    Bern, Bern, Schweiz Gi Group Aarau Vollzeit

    Ein aussichtsreicher Job in der Branche Personalvermittlung bietet sich dir bei Gi Group Aarau an.BeschreibungIn deiner Funktion als Executive Associate unterstützt du den Leiter der Business Unit bei ausgewählten Sitzungen und Anlässen. Du koordinierst Geschäfte, erstellst Entscheidungsgrundlagen und verfolgst den aktuellen wissenschaftlichen Diskurs.Zu...

  • Sachbearbeiter:in Energy Markets

    vor 3 Monaten

    Bern, Schweiz BKW Energie AG Vollzeit

    **Träumst du von einer Position, die dich täglich herausfordert und in der kein Tag dem anderen gleicht? Dann bist du als Sachbearbeiter:in von Energy Markets genau richtig!** **Deine Aufgaben** - Als Sachbearbeiter:in unterstützt du die Assistentin des Leiters Energy Markets sowie deren Stakeholder bei den täglichen Herausforderungen - Du bist...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat

    3011 / Bern, Schweiz Hotelis SA (Bern) Vollzeit

    EINFÜHRUNGHOTELIS ist das wichtigste Schweizer Unternehmen, aktiv in der Rekrutierung und Selektion von Talenten für Dauer- und Temporärstellen in der Hotellerie und Restauration. Unsere Kompetenzen erlauben uns, den privilegierten Partner von zahlreichen Hotels erstklassiger Kategorien, Restaurants, Cateringunternehmen ( Events, Stadien und...

  • Front Office Manager

    vor 2 Monaten

    3011 / Bern, Schweiz Hotelis SA (Bern) Vollzeit

    EINFÜHRUNGHOTELIS ist das wichtigste Schweizer Unternehmen, aktiv in der Rekrutierung und Selektion von Talenten für Dauer- und Temporärstellen in der Hotellerie und Restauration. Unsere Kompetenzen erlauben uns, den privilegierten Partner von zahlreichen Hotels erstklassiger Kategorien, Restaurants, Cateringunternehmen ( Events, Stadien und...

  • Assistant Professorship: Support for Snsf Starting

    vor 4 Monaten

    Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    80-100% What we offer We provide access to in-house state-of-the-art microscopy facilities, resources for computational analysis, and biosafety facilities. Members of the ICB have access to core facilities of the University of Bern, including NGS and proteomics platforms. We welcome a diversity of model systems. However, we do not have resources to support...

  • Assistentin der Abteilungsleitung

    vor 3 Wochen

    Bern, Schweiz Careerplus Group AG Vollzeit

    Sind Sie eine proaktive Assistenzkraft mit Organisationstalent und technischer Affinität? Bewerben Sie sich jetzt für eine verantwortungsvolle Position in einem innovativen Technologieunternehmen!Ein international tätiges Technologieunternehmen bietet individuelle Lösungen im Bereich des Untertagebaus an. Es zeichnet sich durch eine innovative...

  • Administrative & Project Management Assistant

    Vor 2 Tagen

    Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Department of Clinical Research Employment at the earliest opportunity (starting March 1st or upon agreement) The Department of Clinical Research (DCR) is an academic center and umbrella organization supporting clinical researchers at the University of Bern and the University Hospitals consisting of strong Research Unit, the Clinical Trial Unit (CTU), the...