Office Manager

vor 3 Wochen

Basel, Schweiz Global Infrastructure Basel Foundation Vollzeit

**Job Vacancy Announcement - Office Manager (Executive Assistant) | Part-time**
Are you looking for an opportunity to advance the world’s transition to sustainable and resil
- ient infrastructure? Join our team
About Global Infrastructure Basel Foundation (GIB)
GIB is a Swiss foundation based in Basel active since 2008. GIB’s vision is a world in which investments in social, economic and physical infrastructure lead to inclusive, sustainable and resilient communities and ecosystems.

**Job Profile**

**Start date**:1 February 2023 or by mutual agreement.
**Location**:Basel, Switzerland (on-site)
**Percentage**:60%
**Travel requirements**: some travel within Switzerland may be required.
**Other requirements**:Swiss/EU passport or Swiss work permit is a requirement.

**Salary range**: 60,000 - 75,000m CHF (gross) for 100%, to be scaled down based on work percentage.

**About the position - Office Manager (Executive Assistant)**

The GIB team is expanding, and we welcome the additional expertise and support an organised and motivated office manager can bring to the team. If selected for this position, you will be working alongside a multicultural and diverse team, you will be supporting global and sustainability-oriented projects in their logistics and admin efforts, and contributing to maintaining an organised and welcoming office environment.

**Your main responsibilities will include**:

- General office management duties including, but not limited to:

- welcoming guests and colleagues
- handling incoming and outgoing correspondence and calls, distributing mail,
- managing conference room calendar and office-wide invitations
- managing general GIB contractors such as the cleaning crew
- ensuring all office spaces are properly aired, plants are watered, common ar
- eas are fully stocked and orderly o replenishing office supplies
- reconciling and preparing expense reports
- General logistics duties, including but not limited to:

- making reservations (travel, workshops, team outings)
- ensuring refreshments and printouts are ready for meetings and workshops
- Support to backoffice and management:

- supporting the HR lead in administrative tasks such as filing documents, keeping HR database updated o supporting the CEO and COO as required o preparing meetings for high-level attendees
- General project support
- supporting project managers as needed

**You meet the following professional criteria**:

- At least 2 years of experience in an office manager or administrative assistant role (relevant commercial internships count as experience as well)
- Completed education relevant for office management education (e.g. “KV”, höheres Fachdiplom or Bachelor or similar)
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Excellent organisational skills
- Fluent in English and German/Swiss German, other languages such as French are an asset
- Strong skills in Teams, MS Outlook. Word, Excel and Powerpoint
- Ability to work from the office most days of the week is a requirement
- Experience in event organisation and coordination is an asset
- Some experience or track record in sustainability, international organisations, is an asset
- Responsible, reliable and proactive
- Open-minded personality and positive attitude
- Team-player
- Flexibility to adapt quickly to changing priorities and environment
- Ability to multi-task, and manage time
- Detail-oriented

**Application Process**
- CV in English
- Brief Motivation letter in English (1 page max.)
- Reference to your work-permit status
- Where you saw the job advertisement.

If you have any questions or comments, please do not hesitate to contact **Vicky Vouleli.**

**Job Types**: Part-time, Permanent
Part-time hours: 24 per week

Schedule:

- Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

- Basel, BS: Reliably commute or planning to relocate before starting work (required)

**Experience**:

- Work: 2 years (preferred)

License/Certification:

- swiss work permit (preferred)

Application Deadline: 08/01/2023
Expected Start Date: 01/02/2023

  • Office Manager/in

    vor 4 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz AL Solutions Vollzeit

    We are seeking an experienced and highly organized Office Manager to join our CRO Clients team in Basel. In this vital role, you will be responsible for ensuring the smooth operation of our office, managing various administrative tasks, and supporting our Regulatory Affairs, Safety, and Quality teams.Key Responsibilities: Collaborate with the Global...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Novotel Basel City Vollzeit

    Empfang / Rezeption Das Novotel Basel City ist ein 4-Sterne-Hotel mit 145 Zimmern. Das Hotel verfügt über 7 Tagungsräume, dem Restaurant „Gourmet Bar“ mit 80 Sitzplätzen, der Bar sowie einem Fitnessraum. Es befindet sich in einem Gesamthotelkomplex von 525 Zimmern, welcher 3 Hotelmarken von Accor (Novotel, Ibis Budget & ibis Styles) vereinigt. Das...

  • Animal Welfare Officer

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Universität Basel Vollzeit

    Animal Welfare Officer / Breeding Manager(40-80%)The Institute of Molecular and Clinical Ophthalmology Basel (IOB) is seeking for an Animal Welfare Officer / Breeding Manager (40-80%).IOB is a research institute combining basic and clinical research. Its mission is to drive innovations in understanding vision and its diseases and develop new therapies for...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Basel-Stadt, Schweiz Axalta Vollzeit

    Description : Role As office manager you will ensure smooth operations at Axalta European Headquarters in Basel when it comes to travel, equipment, internal meetings and events and the support for the assigned Vice Presidents with all round problem solving. This is a permanent on-site job, ideally for someone that can work full time, but suitable...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Für unseren Kunden suchen wir einen **Office Manager (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Sicherstellung einheitlicher Office Prozesse - Organisation von Versammlungen, Konferenzen und Geschäftsmeetings - Verantwortlich für Organisation von Mitarbeiterevents in der ganzen Schweiz - Empfang und Betreuung von Gästen - Bestellen von...

  • Front Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Mövenpick Hotel Basel Vollzeit

    Empfang / Rezeption (Ueli Prager, Founder of Mövenpick) Gehen Sie auch gerne den besonderen Weg, um durch Qualität in Ihrer täglichen Arbeit zu überzeugen? Dann suchen wir Sie per sofort oder nach Vereinbarung als... **Front Office Manager (m/w/d) 100%** Ihr Lächeln verzaubert jeden Gast und lässt Herzen höherschlagen. Sie haben die seltene Gabe,...

  • Animal Welfare Officer

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz The Biozentrum, University of Basel Vollzeit

    Your position Animal Welfare Officer •Central processing of animal experiment applications •Supporting and advising researchers on the planning, execution of animal experiments and application processes •Tracking continuing education •Monitoring compliance with legal requirements in laboratory animal husbandry and research •Interfacing...

  • Back Office Manager Investment Management 80-100%

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz CPS Personal AG Vollzeit

    Arbeitsort: Basel Festanstellung, 80 - 100% **Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung im Back Office im Bereich Investment Management mit Entwicklungspotenzial?** Unsere Mandantin ist ein ** etablierter Vermögensverwalter eines Family Offices mit Sitz im Basel.** Zur Etablierung des Back Office suchen wir für eine **neugeschaffene Stelle,...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Hotz + Koch Informatik AG Vollzeit

    Für das weitere Wachstum unserer Firma suchen wir ein Office Manager:in **Deine Aufgaben**: Du bist verantwortlich für das interne Funktionieren unseres Unternehmens und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Als Teil des Office Management-Teams kümmerst du dich um eingehende Anrufe und bearbeitet die zentralen E-Mail-Postfächer. Du...

  • Animal Welfare Officer

    Vor 5 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Universität Basel Vollzeit

    Animal Welfare Officer / Breeding Manager(40-80%)The Institute of Molecular and Clinical Ophthalmology Basel (IOB) is seeking for an Animal Welfare Officer / Breeding Manager (40-80%).IOB is a research institute combining basic and clinical research. Its mission is to drive innovations in understanding vision and its diseases and develop new therapies for...

  • Office Manager/in

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz Innobit AG Teilzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtig!Wir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager/in

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz innobit ag Vollzeit

    **Das suchen wir...**: Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 - 80% **Das sind deine...

  • BASEL OFFICE

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Viking Vollzeit

    Viking was founded in 1997 and provides destination-focused voyages on oceans, rivers and lakes around the world. Designed for experienced travelers with interests in science, history, culture and cuisine, Chairman Torstein Hagen often says Viking offers experiences for The Thinking Person®. Viking has more than 250 awards to its name, including being...

  • BASEL OFFICE

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz Viking Vollzeit

    Viking was founded in 1997 and provides destination-focused voyages on oceans, rivers and lakes around the world. Designed for experienced travelers with interests in science, history, culture and cuisine, Chairman Torstein Hagen often says Viking offers experiences for The Thinking Person®. Viking has more than 250 awards to its name, including being...

  • 2. Front Office Manager in Jahresstelle

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz GAIA Hotel Basel - das nachhaltigste Hotel in Basel Vollzeit

    Das GAIA HOTEL Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer als Familienunternehmen in vierter Generation geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der Online-Bewertungsplatform TripAdvisor ist das Haus unter den...

  • Stellvertretender Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Basel, Schweiz GAIA Hotel Basel Vollzeit

    Front Office / Rooms Division Empfang / Rezeption Das **GAIA HOTEL** Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer **als Familienunternehmen in vierter Generation** geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der...

  • 2. Front Office Manager in Jahresstelle

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz GAIA Hotel Basel - das nachhaltigste Hotel in Basel Vollzeit

    Das GAIA HOTEL Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer als Familienunternehmen in vierter Generation geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der Online-Bewertungsplatform TripAdvisor ist das Haus unter den...

  • 2. Front Office Manager in Jahresstelle

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz GAIA Hotel Basel - das nachhaltigste Hotel in Basel Vollzeit

    Das GAIA HOTEL Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer als Familienunternehmen in vierter Generation geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der Online-Bewertungsplatform TripAdvisor ist das Haus unter den...

  • 2. Front Office Manager in Jahresstelle

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz GAIA Hotel Basel - das nachhaltigste Hotel in Basel Vollzeit

    Das GAIA HOTEL Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer als Familienunternehmen in vierter Generation geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der Online-Bewertungsplatform TripAdvisor ist das Haus unter den...