Office Manager

vor 2 Wochen

Basel, Schweiz GIB Foundation Vollzeit

**Global Infrastructure Basel**

Elisabethenstrasse 22

CH-4051 Basel, Switzerland

**Stellenausschreibung - Office Manager (DE/EN) | Teilzeit (60%)**

Sind Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit, den Übergang der Welt zu einer nachhaltigen und resilienten Infrastruktur voranzutreiben? Kommen Sie in unser Team

**Über die Stiftung Global Infrastructure Basel (GIB)**

GIB ist eine Schweizer Stiftung mit Sitz in Basel, die seit 2008 aktiv ist. Die Vision von GIB ist eine Welt, in der Investitionen in soziale, wirtschaftliche und physische Infrastrukturen zu integrativen, nachhaltigen und widerstandsfähigen Gemeinschaften und Ökosystemen führen.

**Stellenprofil**
- **Art**: Unbefristeter Vertrag (vorbehaltlich einer 3-monatigen Probezeit)
- **Anfangsdatum**: 1. März 2023, oder im gegenseitigen Einvernehmen.
- **Ort**: Basel, Schweiz (vor Ort)
- **Arbeitssprache**: Englisch/Deutsch
- **Prozentsatz**: 60%
- **Reisebedarf**: Einige Reisen innerhalb der Schweiz können erforderlich sein.
- **Einsendeschluss für Bewerbungen**: 18. Februar 2023
- **Sonstige Anforderungen**: Schweizer/EU-Pass oder Schweizer Arbeitsbewilli
- gung ist erforderlich.
- **Gehaltsspanne**: 60'000 - 75'000 CHF (brutto) für 100%, kann je nach Arbeits
- prozent reduziert werden.

**Über die Position - Office Manager (Executive Assistant)**

Das GIB-Team wächst, und wir freuen uns über die zusätzliche Expertise und Unterstützung, die ein organisierter und motivierter Office Manager in das Team einbringen kann. Wenn Sie für diese Stelle ausgewählt werden, arbeiten Sie mit einem multikulturellen und vielfältigen Team zusammen, unterstützen globale und nachhaltigkeitsorientierte Projekte bei ihren logis
- tischen und administrativen Aufgaben und tragen zur Aufrechterhaltung einer organisierten und einladenden Büroumgebung bei.

Unser/e ideale/r KandidatIn sollte eine starke Leidenschaft für Nachhaltigkeit sowie ausge
- zeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten mitbringen und die Grundwerte von GIB teilen.

Bei GIB nehmen wir Inklusivität und Gleichberechtigung sehr ernst. Wir ermutigen alle Men
- schen jeden Geschlechts, Menschen mit Behinderungen und Menschen jeden Alters, sich zu bewerben, und wir versprechen, dass wir Ihre Bewerbung sorgfältig und fair prüfen werden.

**Zu Ihren Hauptaufgaben werden gehören**:
Allgemeine Bürotätigkeiten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

- Begrüssung von Gästen und ArbeitskollegInnen
- Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz und Anrufe, Vertei
- lung der Post, Verwaltung des Konferenzraumkalenders und der büroweiten Ein
- ladungen
- Verwaltung allgemeiner GIB-AuftragnehmerInnen wie z. B. das Reinigungsteam
- Sicherstellung, dass alle Büroräume ordnungsgemäss gelüftet, die Pflanzen gegos
- sen und die Gemeinschaftsräume vollständig und ordentlich ausgestattet sind
- Auffüllen des Büromaterials
- Abgleich und Vorbereitung von Spesenabrechnungen
- Allgemeine logistische Aufgaben, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:

- Reservierungen vornehmen (Reisen, Workshops, Teamausflüge)
- Erfrischungen und Ausdrucke für Sitzungen und Workshops bereitstehen
- Unterstützung des Backoffice und des Managements:

- Unterstützung der Personalleiterin bei administrativen Aufgaben wie der Ablage von Dokumenten und der Aktualisierung der Personaldatenbank
- Unterstützung des CEO und COO bei Bedarf o Vorbereitung von Sitzungen für hochrangige Teilnehmende
- Allgemeine Projektunterstützung
- Unterstützung der Projektleiter, nach Bedarf.

**Sie erfüllen die folgenden beruflichen Kriterien**:

- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer Office Manager
- oder Sachbearbeitertä- tigkeit (einschlägige kaufmännische Praktika zählen ebenfalls als Erfahrung)
- Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement (z.B. KV, höheres Fach
- diplom oder Bachelor o.ä.)
- Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
- Fliessend Englisch und Deutsch/Schweizerdeutsch, weitere Sprachen wie Franzö- sisch sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse in Teams, MS Outlook. Word, Excel und PowerPoint
- Anwesenheit im Büro ist eine Voraussetzung
- Erfahrung in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen ist von Vorteil
- Erfahrung im Bereich Nachhaltigkeit und internationale Organisationen sind von Vorteil

**Unser/e ideale/r KandidatIn hat die folgenden persönlichen Eigenschaften**:

- Verantwortungsbewusst, zuverlässig und initiativ
- Aufgeschlossene Persönlichkeit und positive Einstellung
- Teamfähigkeit
- Flexibilität zur schnellen Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Rahmenbe
- dingungen
- Multitasking-Fähigkeit und gutes Zeitmanagement
- Detailorientiert

**Bewerbungsprozess**:
Wenn Sie die oben genannten Anforderungen erfüllen, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung in englischer Sprache vor Ablauf der Frist **per E-Mail an recruitment[at]gib-foundation.org** ein.

Ihre

  • Office Manager/in

    Gefunden in: beBee jobs CH - vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz Axalta Coating Systems Gm Vollzeit

    **Role** As office manager you will ensure smooth operations at Axalta European Headquarters in Basel when it comes to travel, equipment, internal meetings and events and the support for the assigned Vice Presidents with all round problem solving. This is a permanent on-site job, ideally for someone that can work full time, but suitable applicants able to...

  • Office Manager

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 4 Tagen

    Basel-Stadt, Schweiz Axalta Vollzeit

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    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Für unseren Kunden suchen wir einen **Office Manager (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Herausforderung** - Sicherstellung einheitlicher Office Prozesse - Organisation von Versammlungen, Konferenzen und Geschäftsmeetings - Verantwortlich für Organisation von Mitarbeiterevents in der ganzen Schweiz - Empfang und Betreuung von Gästen - Bestellen von...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Global Infrastructure Basel Foundation Vollzeit

    **Job Vacancy Announcement - Office Manager (Executive Assistant) | Part-time** Are you looking for an opportunity to advance the world’s transition to sustainable and resil - ient infrastructure? Join our team! About Global Infrastructure Basel Foundation (GIB) GIB is a Swiss foundation based in Basel active since 2008. GIB’s vision is a world in which...

  • Animal Welfare Officer

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz The Biozentrum, University of Basel Vollzeit

    Your position Animal Welfare Officer •Central processing of animal experiment applications •Supporting and advising researchers on the planning, execution of animal experiments and application processes •Tracking continuing education •Monitoring compliance with legal requirements in laboratory animal husbandry and research •Interfacing...

  • Office Manager Le Booster Bâle

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz CCI France Suisse Vollzeit

    Office Manager Le Booster Bâle Premier réseau d'affaires franco-suisse, la CCI France Suisse est une institution qui regroupe plus de 850 entreprises membres, représentant la grande majorité des implantations françaises recensées en Suisse et de nombreuses sociétés helvétiques entretenant des relations commerciales avec la France. Forte d’une...

  • Contract Office Manager

    Gefunden in: Talent CH C2 - Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz AL Solutions Vollzeit

    Schedule: 100%Duration: 6 month contractStart Date: ASAPLocation: Onsite, BaselMy client, a global CRO, are looking for an Office Manager to join their team. Fluent English and German is a must, it would be a bonus if you can speak French. Industry experience not an essential, but prior experience as an Office Manager for a larger organisation is compulsory....

  • Office Manager, Teilzeit

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Parkside Interactive Vollzeit

    Hi. Wir sind Parkside. Als Vorreiter in Software Development & Design entwickeln wir die digitalen Anwendungen von morgen - und freuen uns bereits auf dich! Aufgaben Als unser Office Manager (w/m/x) schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in der sich unser Team sowie Kundinnen und Kunden wohlfühlen. - Als erste Ansprechperson für all unsere Kund:...

  • Office Assistant for Family Office in Boettstein, Ar

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Heredium Immobilien AG Vollzeit

    Perfect role for a conscientious, hard-working, self-motivated and precise person **Office Assistant for family office in Böttstein, AR** We are looking for a hard-working and precise person to join our small family office in Böttstein, working under the direction of the Office Manager. Your title will be Office Assistant, and you will support the Office...

  • BASEL OFFICE

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    Basel, Schweiz Viking Vollzeit

    Viking was founded in 1997 and provides destination-focused voyages on oceans, rivers and lakes around the world. Designed for experienced travelers with interests in science, history, culture and cuisine, Chairman Torstein Hagen often says Viking offers experiences for The Thinking Person®. Viking has more than 250 awards to its name, including being...

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  • Deputy Branch Manager Office

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    The Adecco Group Schweiz ist Schweizer Marktführer im Bereich Human Resources. Mit über 600 Mitarbeitenden an über 50 Standorten in allen Sprachregionen verhelfen wir jährlich rund 23'000 Fachkräften zu neuen beruflichen Herausforderungen. Unsere Marken sind in ihrem jeweiligen Fachgebiet spezialisiert. The Adecco Group Schweiz bietet massgeschneiderte...

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  • BASEL OFFICE

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  • Stellvertretender Front Office Manager

    Gefunden in: beBee jobs CH - vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz GAIA Hotel AG Vollzeit

    Ab Juni/spätestens Juli oder nach Vereinbarung:Ihre AufgabenUnterstützung des Front Office Managers in allen Belangen Stellvertretung des Front Office Managers bei Abwesenheit Gewährleistung des höchstmöglichen Servicestandards Optimale Auslastung der Gästezimmer Aufbau und Pflege der Kundenkontakte Kontrolle der Erledigung aller gängigen...

  • BASEL OFFICE

    Gefunden in: Talent CH C2 - vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Viking Vollzeit

    Viking was founded in 1997 and provides destination-focused voyages on oceans, rivers and lakes around the world. Designed for experienced travelers with interests in science, history, culture and cuisine, Chairman Torstein Hagen often says Viking offers experiences for The Thinking Person®. Viking has more than 250 awards to its name, including being...

  • Grants Office: Research Manager with Focus On

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Universität Basel Vollzeit

    To join our small international team, we are currently looking for a Research Manager with focus on Innovation Funding. An important part of your daily work is coordinating between researchers, internal and external stakeholders. As an “Euresearch Company Advisor”, you will also be responsible for consulting local companies. **Your position** - Advise...

  • Assistant Front Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz Radisson Blu Hotel, Basel - Rooms Vollzeit

    Wir, die Radisson Hotel Group, sind eine der größten Hotelketten der Welt mit neun unverwechselbaren Hotelmarken und über 1,600 Hotels in 120 Ländern. Angetrieben von unserer “Yes I Can!”-Servicementalität leben wir unser Markenversprechen „Every Moment Matters” Tag für Tag und haben Spaß bei allem, was wir tun! Das Team des Radisson Blu...