Office & Project Administrator

Vor 4 Tagen

Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

Position Responsibilities:
**Office - / Projekt Administrator (m/w/d)**

Stellenbeschreibung

Teilzeit oder Vollzeit, 100 %

IPS-Integrated Project Services GmbH ist ein in Basel ansässiges Beratungs
- und Planungsunternehmen für alle Phasen von ingenieurtechnischen Ausführungsprojekten von Anlagen zur Herstellung von pharmazeutischen Produkten mit Schwerpunkt auf Biopharmazeutika. IPS ist mit über 1.800 Mitarbeitern weltweit in über 23 Büros und 10 Ländern führend in der Planung und Ausführung von komplexen Einrichtungen der pharmazeutischen Industrie. Wir suchen Personen, die daran interessiert sind sich unserem partizipativen und tatkräftigen lokalen Team in der Schweiz anzuschliessen.

IPS bietet eine interessante Herausforderung in unserem wachsenden Schweizer Unternehmen und eine flache Organisationsstruktur und ein kollaboratives, transparentes Arbeitsumfeld.

**Ihre Aufgaben**

Erledigung aller gängigen administrativen Büroaufgaben, allgemeine Betreuung der Teams sowie die administrative Betreuung der Projekte (Projektadministration) in enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und dem zentralisierten Support in Grossbritannien und den USA.

Ihre Aufgaben gemäss Aufgabengebiet:
**Office Administration**:

- Empfang, Postbearbeitung
- Meeting Management (Begrüssung/Führung der Gäste, Catering, Getränke, etc.)
- Erfassung von Stundenzetteln, Spesenabrechnungen, etc.
- Allgemeine Bestellungen, Abrechnungen und Lieferantenüberprüfungen

**Projekt Administration**:

- Verwaltung von Projektdokumenten und deren Ablage, Projektanlage in Systemen
- Unterstützung und Erstellung von Projektunterlagen hinsichtlich Vollständigkeit, Qualität und termingerechter Lieferung
- Planen und Teilnahme an Projektbesprechungen, erstellen und verteilen von Sitzungsprotokollen, Aktionslisten und mehr.
- Hilfe bei der Dokumentenkontrolle und formeller Projektkommunikation mit Hilfe von spezifischen Softwareprogrammen (Sharepoint, Procore)
- Kommunikation mit lokalen Kunden, Partnern, Subunternehmern und Lieferanten

Qualifications & Requirements:
**Ihr Profil**
- Abgeschlossenes Studium zum BSc in Business Administration, kaufmännische Ausbildung oder ähnlicher Abschluss
- Berufserfahrung in Büroadministration/Projektassistenz
- unternehmerisches Denken, Fähigkeit in einer neuen Büroumgebung arbeiten zu können
- Flexible, belastbare und zuverlässige, freundliche Persönlichkeit
- Teamplayer, sowie kundenfreundliches und kundenorientiertes Verhalten
- Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Sprachen: Fliessend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich, Französisch von Vorteil
- Freude an präzisem, strukturiertem und selbständigem Arbeiten
- Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, Outlook)

Company Overview:
**About Us**

**Specialties**

Process Architecture, Process Design, Engineering, Construction, Commissioning, Qualification, LEAN Project Delivery, Strategic Master Planning, Energy Conservation Management, Project Controls, Program/Project Management, Operations/Logistics Strategy and Planning, EPCMV and Staffing Services.

IPS is an equal opportunity, affirmative action employer of protected veterans (M/F/D/V).

  • Project Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz Quanta Consultancy Services Ltd Vollzeit

    Project Administrator / Executive AssistantBasel, Switzerland - 12 months+We're representing a top-tier global pharmaceutical company situated in multiple locations near Germany. With significant capital investment and numerous ongoing projects, our client seeks a skilled Project Controls Manager to strengthen their team.Responsibilities and...

  • Project Administrator 100%

    vor 9 Stunden

    Basel, Schweiz CRB Vollzeit

    Company Description **Job Description**: - The Project Administrator is responsible for coordination and document control for assigned project(s). Time spent both in the office as well as the job site are required. - Administrative assistance with all aspects of project support, including coordination of both internal and external client and project...

  • Project Administrator 100%

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz CRB Vollzeit

    Company Description Are you a highly organized young professional with a solid flair for details and sense of urgency? would you like to support a highly successful team of engineers in life science projects on a sustained growth path and be part of our adventure? CRB is a leading provider of sustainable engineering, architecture, construction and...

  • Office Administrator

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Deciphex Vollzeit

    **About the Company** Through the work that we do, the team at Deciphex helps pharma to accelerate the process of essential drug development and helps cancer patients get timely and accurate diagnosis. Founded in Dublin in 2017, Deciphex has scaled rapidly to a team of over 100 people and counting who are providing software solutions to address the...

  • Project Manager Biopharma Switzerland

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

    Position Responsibilities: Our business in Switzerland continues to grow! We, IPS Integrated Project Services, are a US-headquartered global leader in the leadership and execution of advanced facilities engineering and design. Globally represented in 17 countries, with 45 offices and 3000+ professionals worldwide, IPS provides technical consulting,...

  • Cash Administrator Europe

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Richemont Vollzeit

    Code de référence: 71342**Cash Administrator Europe - Richemont Europe - Fixed Term**: - Richemont- Villars-sur-Glâne, FR, CH- Fixed TermRichemont, l’un des leaders mondiaux dans le secteur du luxe, possède différentes Maisons spécialisées dans la joaillerie, l’horlogerie et les accessoires haut de gamme. Chaque Maison incarne fièrement une...

  • Compliance Officer

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz CM-CIC Gruppe Vollzeit

    StellenCompliance Officer (100 %)Arbeitsort: BaselGeschäftsbereich: Compliance ProjectsFunktion: OfficerAls Compliance Officer mit Projektfokus sind Sie eine Schlüsselfigur bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Compliance-Prozesse. Mit Ihrem Know-how gestalten Sie innovative Lösungen, die unsere Prozesse effizienter und zukunftssicher...

  • Customer Service Administrator

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Lonza Vollzeit

    **Arxada **is a pioneering leader with a powerful legacy**:O **ver 120 years **of creating specialty chemicals and solutions that potentiate the performance of our customers and their products. Our solutions, our expertise and our support help them to perform better - to be more efficient, more effective and more sustainable. We are passionate about...

  • Customer Service Administrator

    vor 9 Stunden

    Basel, Schweiz Arxada Vollzeit

    Arxada is a pioneering leader with a powerful legacy: Over 120 years of creating specialty chemicals and solutions that potentiate the performance of our customers and their products. Our solutions, our expertise and our support help them to perform better - to be more efficient, more effective and more sustainable. We are passionate about empowering high...

  • Global Project Manager

    vor 10 Stunden

    Basel, Schweiz We make it Vollzeit

    Beschreibung: We make it GmbH ist ein national in der Schweiz agierendes Unternehmen, welches dank langjähriger und erfolgreicher Erfahrung über eine hohe Kompetenz im Personaldienstleistungsbereich verfügt. Konzentration der Vermittlertätigkeiten auf die Kernbereiche Industrie, Technik, Büro/Administration, Engineering, Pharma und Informatik. Die We...

  • Customer Service Administrator

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Arxada Vollzeit

    Switzerland, Visp **Arxada** is a pioneering leader with a powerful legacy**:O**ver 120 years **of creating specialty chemicals and solutions that potentiate the performance of our customers and their products. Our solutions, our expertise and our support help them to perform better - to be more efficient, more effective and more sustainable. We are...

  • Project Scheduler

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz Global Kader Personal Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: As a preferred supplier for Roche in Basel, we are looking for an individual as **Project Scheduler**: (contract for 1 year, with possible extension). The earliest start date is within 2 months. Remote/Home office: On-site work is required for this role. Some home-office opportunities will be possible upon discussion with the...

  • Program Officer – HDP Nexus

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Innovation Office University of Basel Vollzeit

    Program Officer – HDP Nexus & Conflict Sensitivity 80-100%Starting date: 1 April 2025 (or by agreement)swisspeace is a practice and research institute dedicated to advancing effective peacebuilding. It supports and advises local, national, and international actors relevant for peacebuilding, researches topics particularly relevant for peacebuilding...

  • Windows Systemengineer

    vor 9 Stunden

    Basel, Schweiz HEJUBA Vollzeit

    **ab sofort**: Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt: **einen Systemengineer / Administrator 60-100%** **Unternehmen**: Die HEJUBA GmbH ist ein IT-Dienstleister mit Sitz in Basel und berät und betreut seit 2013 vorangig KMUs in und um Basel. Unsere Kunden dürfen sich hierbei auf fundierte IT-Kenntnisse, ein grosses Netzwerk und absolute...

  • Program Officer – Impact in Complexity 80-100%

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Innovation Office University of Basel Vollzeit

    Starting date: 1 April 2025 (or by agreement)swisspeace is a practice and research institute dedicated to advancing effective peacebuilding. It supports and advises local, national, and international actors relevant for peacebuilding, researches topics particularly relevant for peacebuilding practice, provides spaces for exchange and dialogue, and shapes...

  • Master Data Administrator

    vor 9 Stunden

    Basel, Schweiz Richemont Vollzeit

    Reference Code: 90601**Master Data Administrator - Europe (1-year contract)**: - Richemont- Villars sur Glane, FR, CH- Fixed Term- Richemont owns some of the world’s leading luxury goods Maisons, with particular strengths in jewellery, fine watches and premium accessories. Each Maison represents a proud tradition of style, quality and craftsmanship and...

  • Procurement Manager

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

    **Job Description**: IPS is hiring! We are looking for a talented** Procurement Manager** to join our industry leading Project Delivery and Construction team at our growing **Basel, Switzerland** office. The Procurement Manager oversees and directs activities associated with corporate and project-related procurement and contracts administration of...

  • Payroll Administrator

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    For an international company in the global Agribusiness market in Basel we are looking for a Payroll Administrator (f/m/d) - temporary assignment, 100%, min 12 monthsResponsibilities* Verification and checks of all salary-relevant entries in the SAP payroll system, based on legal, tax and social security regulations as well as company policies.* Assistance...

  • Design - Architect I-ss

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

    Position Responsibilities: IPS Switzerland is hiring! We are looking for an experienced and talented **Junior Architect **to join our continuously growing Basel-based planning and construction business with a focus on pharmaceutical and biopharmaceutical engineering. IPS Integrated Project Services is a US-headquartered global leader in the leadership and...

  • Administrator m/w/d 100%

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    Fehlen dir Perspektiven in deiner aktuellen Anstellung? Möchtest du mehr? Wir bieten dir eine spannende Stelle als Administrator!AufgabenVerwaltung von diversen AktenUnterstützung bei der Erstellung und Einholung neuer Verträge und InformationenErstellung von DeckblätternEingabe und Pflege von StammdatenÜberwachung von Aktivitäten nach...