Office Administrator

vor 3 Wochen

Basel, Schweiz Deciphex Vollzeit

**About the Company**

Through the work that we do, the team at Deciphex helps pharma to accelerate the process of essential drug development and helps cancer patients get timely and accurate diagnosis.

Founded in Dublin in 2017, Deciphex has scaled rapidly to a team of over 100 people and counting who are providing software solutions to address the pathology gap in research pathology and clinical areas. We have offices in Dublin, Exeter and Chicago and are expanding our team throughout the world.

We are software developers, clinical specialists, artificial intelligence engineers, operations professionals and so much more, all working as one team to support our customers and patients.

We are looking for highly motivated & individuals who are excited to take on challenges and value making a difference in their day-to-day work to join our team

Read more about Deciphex here and more about our incredible team on our Careers Page here

We are now hiring for an **Office** **Administrator** **to join our team based out of Switzerland.

**About this Role (Responsibilities)**:

- Receive, accession, scan and digitise all stained slides and upload to the hub in preparation for pathologist review and reporting- QA all samples, transcription of data.
- Register and maintain referring clinician and patient information related to a given referred case and institute
- Return all physical materials (Blocks, slides, paper reports) to the referring laboratory upon issue of the individual case final report.
- Ensure compliance with GDPR/CQC regulations, and maintain patient records in accordance with all data protection protocols
- QC and review scan slides before upload to the Diagnexia hub ensuring documentation and formatting is correct.
- Maintenance of the scanning document library.
- Basic troubleshooting of customer support problems
- Track and document technical problems
- Escalate technical issues to other team members when appropriate
- Assist with out of office hours support when required
- Assist with Research Pathology technical support as required
- Comply with applicable health and safety requirements

**About You (Skills and Experience)**:

- Scientific diploma, or relevant certification a distinct advantage.
- Experience in transcription of documents, microsoft word, excel.
- Basic IT troubleshooting experience is an advantage
- Experience with digital pathology is an advantage
- Experience working with an electronic documentation system is highly desirable.
- Organised and diligent with activities
- Motivated and independent worker
- Good customer service skills and ability to work with various groups (internal and external customer base).
- Experience with GLP regulations or software will be ‘a distinct advantage.’
- Good time keeping skills and ability to meet timelines
- Proactive with improving document control and training process.
- Willing to learn and be proactive in developing skills & experience
- You will have shown leadership skills in previous positions and are keen to develop these skills further.
- You bring a sense of urgency to the work that you do and are able to execute on tasks by using your initiative.
- You enjoy innovating and bringing new ideas to the table.
- You like to have autonomy in your role and the independence to manage your own time and workload.
- You are highly collaborative and enjoy working with lots of different teams and people.
- You have great written and oral English language skills.

**Work Environment**:

- This position is Office Based; Basel, Switzerland. Travel may be required on an ad hoc basis to client sites, for client onboarding and system demonstrations.
- Working Hours: Shiftwork. Total 37.5 actual working hours per week, or 7.5 hours per day (not including a 1 hour break). You will be required to work evenings and weekends, depending on the shift schedule and company needs. Variable schedules are available.
- You may be requested to work overtime for special program events.

**What are the benefits of working with Deciphex?**
- A true sense of meaning in your work by contributing to better patient outcomes.
- The opportunity to work alongside a world-class high performing team in a hyper-growth startup environment with.
- A chance to work on exciting and challenging unique projects.
- Regular performance feedback and significant career growth opportunities.
- A flexible working model.
- Employees have the potential to work abroad for up to 1 month maximum per year with Line Manager and HR approval (T&Cs apply)
- Competitive salary with performance based annual increments.
- Competitive annual leave.
- A highly collaborative and supportive multi cultural team.

Deciphex is an equal opportunities employer and we are committed to the principle of equality. All qualified applicants will be considered for employment without regard to age, race, religious beliefs, political views, gender identity, affectional or sexual orientation, national origin, f

  • Office Administrator 80%-100%

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz MDPI AG Vollzeit

    We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland. **Tasks & Responsibilities** - Organizing the office and assisting...

  • Office Administrator 80%-100%

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz MDPI Switzerland Vollzeit

    We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland. **Tasks & Responsibilities** - Organizing the office and assisting...

  • Back Office Sales Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Arjo Vollzeit

    Empowering movement at ArjoBei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach etwas, das auch Dich bewegt? Dann ist hier Deine ChanceZu Verstärkung...

  • System Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Lohn - 95' '000**:Egal ob in Systems Engineering & Operations, Software Development, Customer Service oder in einer der anderen Funktionen, hier darf deine Neugier gegenüber neusten technologischen Entwicklungen mit Leidenschaft verkörpert werden. Dieser ROCKEN Partner setzt als renommierter Webhoster stetig neue Massstäbe. Um dies zu erreichen, braucht...

  • Operations Administrator

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz Thermo Fisher Scientific Vollzeit

    Thermo Fisher Scientific Inc. ist der weltweit führende Partner für die Wissenschaft mit einem Umsatz von 40 Mrd. USD und mehr als 100.000 Mitarbeitern in 55 Ländern. Unsere Mission ist es, unsere Kunden in die Lage zu versetzen, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen. Fisher Clinical Services GmbH ist eine Tochtergesellschaft von Thermo...

  • Administrator/in

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz Das Staatssekretariat für Migration SEM Vollzeit

    **Migration bewegt** Als Administrator/in haben Sie die Möglichkeit, eine wichtige Koordinationsfunktion auszuüben und ein motiviertes Team zu unterstützen, das die ausländerrechtliche Praxis auf Bundesebene umsetzt! **Ihre Aufgaben**: - Einfache Entscheide im Bereich der Migration (illegale Einreise in die Schweiz) ausstellen - Fakturierungen...

  • Operations Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Thermo Fisher Scientific Vollzeit

    Thermo Fisher Scientific Inc. ist der weltweit führende Partner für die Wissenschaft mit einem Umsatz von 40 Mrd. USD und mehr als Mitarbeitern in 55 Ländern. Unsere Mission ist es, unsere Kunden in die Lage zu versetzen, die Welt gesünder, sauberer und sicherer zu machen.Fisher Clinical Services GmbH ist eine Tochtergesellschaft von Thermo Fisher...

  • Administrator/in

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Das Staatssekretariat für Migration SEM Vollzeit

    **Migration bewegt**Als Administrator/in haben Sie die Möglichkeit, eine wichtige Koordinationsfunktion auszuüben und ein motiviertes Team zu unterstützen, das die ausländerrechtliche Praxis auf Bundesebene umsetzt**Ihre Aufgaben**:- Einfache Entscheide im Bereich der Migration (illegale Einreise in die Schweiz) ausstellen- Fakturierungen erstellen (SAP)...

  • Back Office Sales Administrator

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz Arjo Vollzeit

    Empowering movement at Arjo Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach etwas, das auch Dich bewegt? Dann ist hier Deine Chance! Zu Verstärkung...

  • Back Office Sales Administrator

    vor 1 Tag

    Basel, Schweiz Arjo Vollzeit

    Empowering movement at Arjo Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das nach etwas, das auch Dich bewegt? Dann ist hier Deine Chance! Zu Verstärkung...

  • System Administrator

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Lohn - 95'000 - 125'000**: Egal ob in Systems Engineering & Operations, Software Development, Customer Service oder in einer der anderen Funktionen, hier darf deine Neugier gegenüber neusten technologischen Entwicklungen mit Leidenschaft verkörpert werden. Dieser ROCKEN Partner setzt als renommierter Webhoster stetig neue Massstäbe. Um dies zu...

  • Salesforce Administrator

    Vor 6 Tagen

    Basel, Schweiz Genedata Vollzeit

    Genedata transforms data into intelligence with innovative software solutions that incorporate extensive biopharma R&D domain knowledge. Multinational biopharmaceutical organizations and cutting-edge biotechs around the globe rely on Genedata to digitalize and automate data-rich and complex R&D processes. From early discovery all the way to the clinic,...

  • Service Backoffice Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Carrier Vollzeit

    **Country**:Switzerland**Location**:Pratteln, Pratteln, Switzerland**Rolle: Service Backoffice Administrator (m/w/d)****Standort: Pratteln****Vertragsart: Vollzeit****Eine Karriere mit Selbstvertrauen aufbauen**Hier bei CARRIER arbeiten Sie beim Weltmarktführer für gesunde, sichere, nachhaltige und intelligente Gebäude- und Kältelösungen. Wir schaffen...

  • Security Operations Administrator

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Security Operations AdministratorFür unseren Kunde, eine öffentliche Institut in Basel-Stadt, suchen wir eine:n motivierte:n und aufgeschlossene:n Mitarbeiter:in im Bereich der Security Operations. Die Stelle kann vollkommen im Home-Office bzw. Remote ausgeführt werden.**Ihre Aufgaben**:- Reaktiv: Security Events untersuchen, Risiken bewerten, Massnahmen...

  • Ict System-administrator

    vor 3 Wochen

    Basel, Schweiz persona service AG & Co. KG Vollzeit

    **Herzlich willkommen bei persona service GmbH!**: Wir sind spezialisiert auf die Rekrutierung von ehrgeizigen und ambitionierten Fach - und Führungskräften und unterstützen unsere Kunden bei der Besetzung ihrer Dauerstellen in den Bereichen Office & Management und Technik & Industrie. Als moderner und innovativer Personaldienstleister verfügen wir über...

  • Legal Operations Administrator

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    Our client, a leading provider of agricultural science and technology, seeks a Legal Operations Administrator to provide administrative support to senior leaders in the Legal Department. Commencement Date: May 1st Location: Basel Workload: Full-time (100%) Duration: 8 months (with potential for extension) Your mission: - Manage calendars using MS...

  • Administrator / Planer (M/w)

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz KERNKRAFTWERK GÖSGEN-DÄNIKEN Vollzeit

    **Klimafreundliche Energie? Finden wir sympathisch. Im Kernkraftwerk Gösgen produzieren wir rund 13 Prozent des Strombedarfs der Schweiz, sicher, zuverlässig und wirtschaftlich. Unser Arbeitsort fasziniert: Hier trifft Technik auf Know-how. Sorgfalt auf Teamgeist. Und Sie auf 590 andere Profis.** In der Abteilung Maschinentechnik suchen wir im Rahmen...

  • Sharepoint Administrator

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz Genedata Vollzeit

    **Point Administrator, Cloud and On-premises**: - Switzerland, Basel - 100% - Corporate ITShare Genedata transforms data into intelligence with innovative software solutions that incorporate extensive biopharma R&D domain knowledge. Multinational biopharmaceutical organizations and cutting-edge biotechs around the globe rely on Genedata to digitalize and...

  • Administrator / Planer (M/w)

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz KERNKRAFTWERK GÖSGEN-DÄNIKEN Vollzeit

    **Klimafreundliche Energie? Finden wir sympathisch. Im Kernkraftwerk Gösgen produzieren wir rund 13 Prozent des Strombedarfs der Schweiz, sicher, zuverlässig und wirtschaftlich. Unser Arbeitsort fasziniert: Hier trifft Technik auf Know-how. Sorgfalt auf Teamgeist. Und Sie auf 590 andere Profis.**In der Abteilung Maschinentechnik suchen wir im Rahmen...

  • Security Operations Administrator

    vor 2 Monaten

    Basel, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit

    Security Operations Administrator Für unseren Kunde, eine öffentliche Institut in Basel-Stadt, suchen wir eine:n motivierte:n und aufgeschlossene:n Mitarbeiter:in im Bereich der Security Operations. Die Stelle kann vollkommen im Home-Office bzw. Remote ausgeführt werden. **Ihre Aufgaben**: - Reaktiv: Security Events untersuchen, Risiken bewerten,...