Office Administrator 80%-100%

Vor 2 Tagen

Basel, Schweiz MDPI AG Vollzeit

We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland.

**Tasks & Responsibilities**
- Organizing the office and assisting associates to optimize processes. For example, working collaboratively with office functional staff.
- Project coordination for different departments.
- Property management including maintenance of office equipment.
- Assisting with event administration.
- Coordinating the ordering and inventory management of office, kitchen, grocery, and stationery supplies.
- Assist Office Manager on labor and administrative matters.
- Perform receptionist duties when needed, e.g. greeting and welcoming visitors, answering the office phone and handling incoming and outgoing mail, customer supports, prioritizing as appropriate
- Photocopying, scanning, and filing appropriate documents.
- Providers set up and invoices administration.
- Coordinating travel arrangements for team members.
- Assist with ad-hoc tasks.

**Requirements**:

- Business apprenticeship.
- 2~4 years experience in roles such as Office Administrator, Administrative Assistant. Or experience in similar positions is a plus.
- Ability to take initiative.
- Experience with Word and Excel Microsoft packages and Google Sheet.
- Experience working in an office.
- Excellent written and spoken English & German skills.
- Team player with the capability to work in a dynamic and international environment.
- Organization, planning and problem-solving skills.
- Swiss driving license is a plus.

**About MDPI**

A pioneer in scholarly open access publishing, MDPI has supported academic communities **since 1996**. Our mission is to foster open scientific exchange in all forms, across all disciplines. We operate more than **400 diverse, peer-reviewed**, open access journals supported by over **66,000 academic editors**. We serve scholars from around the world to ensure the latest research is openly and broadly available.

**MDPI is headquartered in Switzerland with additional offices in Europe, Asia and North America**. We are committed to ensuring that high quality research is made available as quickly as possible. We also support sustainability projects, with sustainability as a key theme in many journals and through the MDPI Sustainability Foundation.

**Initiatives**

At MDPI, we develop and maintain various platforms in order to better serve the scientific community.
- Locations- MDPI Headquarters, Basel**Diversity & Inclusion**:

  • Office Administrator 80%-100%

    vor 23 Stunden

    Basel, Schweiz MDPI Switzerland Vollzeit

    We are looking for an **Office Administrator** to support the Office Manager in the daily tasks as well as the management of the company’s properties. The position of Office Administrator is full-time (80 - 100%) and permanent position based in our city center office in Basel, Switzerland. **Tasks & Responsibilities** - Organizing the office and assisting...

  • Office & Project Administrator

    Vor 7 Tagen

    Basel, Schweiz IPS-Integrated Project Services Vollzeit

    Position Responsibilities: **Office - / Projekt Administrator (m/w/d)** Stellenbeschreibung Teilzeit oder Vollzeit, 100 % IPS-Integrated Project Services GmbH ist ein in Basel ansässiges Beratungs - und Planungsunternehmen für alle Phasen von ingenieurtechnischen Ausführungsprojekten von Anlagen zur Herstellung von pharmazeutischen Produkten mit...

  • Cad-administrator (a) 80-100%

    vor 23 Stunden

    Basel, Schweiz Caliqua AG Vollzeit

    Die Caliqua AG mit Sitz in Basel ist in der Schweiz die führende Anbieterin im thermischen Anlagenbau. Wir erstellen schlüsselfertige Energiezentralen in Biomassekraftwerken und Müllverbrennungsanlagen sowie Heizkraftwerke und Fernwärmesysteme. Die Caliqua AG befindet sich in Basel an zentraler Lage am Bahnhof SBB und ist ein Tochterunternehmen der...

  • Office Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Deciphex Vollzeit

    **About the Company** Through the work that we do, the team at Deciphex helps pharma to accelerate the process of essential drug development and helps cancer patients get timely and accurate diagnosis. Founded in Dublin in 2017, Deciphex has scaled rapidly to a team of over 100 people and counting who are providing software solutions to address the...

  • Administrator Purchasing

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Littlebit Technology AG Vollzeit

    Werde ein Bit der Littlebit als **Administrator Purchasing (m/w/d) 100%**: am Standort in Hünenberg Als Administrator Purchasing wirst du täglich mit neuen, interessanten und spannenden Herausforderungen konfrontiert. Als Bindeglied zwischen Einkauf, Herstellern und Verkauf arbeitest du eng mit den Product Managern zusammen. Mit deinen täglichen...

  • Datenbank Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Deine Verantwortung**: - Du übernimmst den **1st **und **2nd Level Support** von **Oracle **Datenbanken. - Du als **Datenbank Administrator** führst Analysen durch, behebst Fehler und stellst Workarounds sowie **nachhaltige Lösungen **bereit. - Du führst periodische **Wartungsarbeiten **an der **Infrastruktur **durch. - Du bist verantwortlich für das...

  • Oracle Database Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Deine Verantwortung**: - Du übernimmst die Betreuung des **1st - **und **2nd-Level-Supports **für **Oracle Datenbanken**: - Du als** Oracle Database Administrator **entwickelst **Sicherheits**: - und **Überwachungsrichtlinien**: - Du aktualisierst und erstellst **Unterlagen**: - Du engagierst dich in diversen** IT-Projekten**: - Du analysierst...

  • Junior Administrator Jira

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Favoris AG Vollzeit

    Unser Kunde**, die Comet Gruppe,** ist ein weltweit führendes Unternehmen, das mit hochwertigen Komponenten, Systemen und Dienstleistungen die Produkte und Prozesse ihrer Kunden im Bereich Röntgen-, Vakuum - und Hochfrequenz-Technologie optimiert. Die Abteilung Business Applications ist Teil der zentralen Dienstleitungen, die die marktorientierten...

  • System Administrator

    vor 2 Wochen

    Basel, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    **Lohn - 85'000 - 115'000**: Unser Rocken Partner ist einer der Technologie-Partner des Bundes und ein essenzieller Bestandteil der Schweiz. In einem eingespielten und dynamischen Team geht unser Partner Herausforderungen in faszinierenden Aufgabenbereichen an und bieten dir dabei vielfältige Möglichkeiten zu deiner professionellen...

  • Recruiting Administrator

    vor 1 Woche

    Basel, Schweiz Viking Cruises Vollzeit

    Viking is a strong and dynamic company - with a growing fleet of more than 80 river ships, seven ocean vessels, two explorer ships and a Mississippi River ship. Our guests experience all the comfort and elegance of our award-winning fleet cruising over 100 itineraries around the world. The Recruiting Administrator supports the Recruiting team with all...

  • Project Administrator

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz Quanta Consultancy Services Ltd Vollzeit

    Project Administrator / Executive AssistantBasel, Switzerland - 12 months+We're representing a top-tier global pharmaceutical company situated in multiple locations near Germany. With significant capital investment and numerous ongoing projects, our client seeks a skilled Project Controls Manager to strengthen their team.Responsibilities and...

  • Program Officer – HDP Nexus

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Innovation Office University of Basel Vollzeit

    Program Officer – HDP Nexus & Conflict Sensitivity 80-100%Starting date: 1 April 2025 (or by agreement)swisspeace is a practice and research institute dedicated to advancing effective peacebuilding. It supports and advises local, national, and international actors relevant for peacebuilding, researches topics particularly relevant for peacebuilding...

  • Back Office Manager Investment Management 80-100%

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz CPS Personal AG Vollzeit

    Arbeitsort: Basel Festanstellung, 80 - 100% **Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung im Back Office im Bereich Investment Management mit Entwicklungspotenzial?** Unsere Mandantin ist ein ** etablierter Vermögensverwalter eines Family Offices mit Sitz im Basel.** Zur Etablierung des Back Office suchen wir für eine **neugeschaffene Stelle,...

  • Program Officer – Impact in Complexity 80-100%

    Vor 4 Tagen

    Basel, Schweiz Innovation Office University of Basel Vollzeit

    Starting date: 1 April 2025 (or by agreement)swisspeace is a practice and research institute dedicated to advancing effective peacebuilding. It supports and advises local, national, and international actors relevant for peacebuilding, researches topics particularly relevant for peacebuilding practice, provides spaces for exchange and dialogue, and shapes...

  • Windows Systemengineer

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz HEJUBA Vollzeit

    **ab sofort**: Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt: **einen Systemengineer / Administrator 60-100%** **Unternehmen**: Die HEJUBA GmbH ist ein IT-Dienstleister mit Sitz in Basel und berät und betreut seit 2013 vorangig KMUs in und um Basel. Unsere Kunden dürfen sich hierbei auf fundierte IT-Kenntnisse, ein grosses Netzwerk und absolute...

  • Payroll Administrator

    vor 23 Stunden

    Basel, Schweiz Adecco Vollzeit

    For an international company in the global Agribusiness market in Basel we are looking for a Payroll Administrator (f/m/d) - temporary assignment, 100%, min 12 months Responsibilities • Verification and checks of all salary-relevant entries in the SAP payroll system, based on legal, tax and social security regulations as well as company policies. •...

  • Linux Administrator Webserver Und Virtualisierung

    vor 2 Stunden

    Basel, Schweiz HEJUBA Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt: **Eine/einen Webspezialisten / Linux Administrator Webserver und Virtualisierung** 60-100%** **mit Berufserfahrung** **Unternehmen**: Die HEJUBA AG ist ein IT-Dienstleister mit Sitz in Basel und berät und betreut seit 2013 vorangig KMUs in und um Basel in der Grössenordnung von 5-500 Mitarbeitern. Unsere Kunden...

  • Office Coordinator

    Vor 2 Tagen

    Basel, Schweiz CPS Personal AG Vollzeit

    Arbeitsort: Basel Festanstellung, 80 - 100% Unsere Mandantin ist ein international tätiger Konzern der im Bereich Ernährung tätig ist. Für ihre europäische Niederlassung in Basel, suchen wir einen unkomplizierten und freundlichen **Office Coordinator (m/w/d) 80-100%**: **Ihre Aufgaben**: - Zuständig für das Tagesgeschäft und die Infrastruktur des...

  • Export Administrator

    Vor 5 Tagen

    Basel, Schweiz glaus personal gmbh Vollzeit

    Ort: Pfäffikon SZ Möchten Sie zusammen mit Ihrem Team den internationalen Markt weiter ausbauen? Hierzu suchen wir für die Verkaufs & Exportabteilung eine erfahrene und dynamische Persönlichkeit als Export Administrator (m/w) 100% Ihre Aufgaben beinhalten folgendes: - Sie sind für die selbständige Exportabwicklung zuständig, dabei beschafffen und...

  • Project Administrator 100%

    Vor 3 Tagen

    Basel, Schweiz CRB Vollzeit

    Company Description **Job Description**: - The Project Administrator is responsible for coordination and document control for assigned project(s). Time spent both in the office as well as the job site are required. - Administrative assistance with all aspects of project support, including coordination of both internal and external client and project...