Executive Assistant

vor 8 Stunden

Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs
- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In
- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.
Stell dir vor, du bist Teil eines dynamischen Teams, das für Innovation und Kreativität steht. Bei VAC SYSTEMS AG glauben wir daran, dass grossartige Ideen nur dann Wirklichkeit werden, wenn sie von Menschen mit Leidenschaft umgesetzt werden. Wenn du als Executive Assistant talentiert und bereits erfahren bist, in einem inspirierenden Umfeld arbeiten möchtest, wo deine Fähigkeiten geschätzt werden und deine Ideen Gehör finden sollen, dann bist du bei uns genau richtig. Du arbeitest Hand-in-Hand mit dem Geschäftsleiter/Unternehmer und kannst dir je nach Eignung vorstellen, mittel
- oder langfristig in die Rolle als Koordinationsstelle in der erweiterten Geschäftsleitung hineinzuwachsen und die zentralen Dienste zu vertreten (z.B. die Bereiche HR / Rechnungswesen / Legal/Compliance).
Bei dieser neu geschaffenen Position im Zuge des Firmenausbaus suchen wir dich als Executive Assistant (w/m/d) 80-100% per sofort oder nach Vereinbarung.
Aufgaben
**Kernaufgaben**:

- Persönliche Assistenz des Geschäftsleiters und Koordinationsstelle der Geschäftsleitungsbereiche in einer breiten Aufgabenpalette sowie Übernahme von Teilaufgaben in selbständiger Verantwortung
- Durchführung von Rekrutierungsprozessen, Mithilfe bei der HR-Administration (ggf. Betreuung der Social-Media-Kanäle) sowie Ausbau einer internen HR-Abteilung (Ressourcenstrategie)
- Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner, insbesondere Abwicklung von vertraulichen Themen und Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Proaktiver Sparringspartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und Pendenzennachverfolgung
- Vertretung des Geschäftsleiters in definierten Kompetenzbereichen / Stellvertretung bei Abwesenheit

**Nebenaufgaben**:

- Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die Geschäftsleitung
- Organisation von Events und Messeauftritten, Kundenterminen und interne Schulungen
- Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
- Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
- Organisation und Bewirtschaftung von vereinzelten Immobilien / Wasserversorgung in der ganzen Breite (Mieter, Mietobjekte, Administration, Kreditorenverarbeitung)
- Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).

Qualifikation
**Das bringst du mit**:

- Ausbildung/Studium im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Bereich, mit Interesse und/oder Weiterbildung in HR und Technik (HR-Fachperson / Technischer Kaufmann) oder ähnlichem
- Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion (vorzugsweise im B2B Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Baubranche / Service-Dienstleister)
- HR-Erfahrung mit Fokus Recruiting und ausgezeichnete MS Office 365, Excel und PowerPoint Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse in ERP Abacus, CRM HubSpot
- Aussergewöhnliche Organisations
- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von Vorteil
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprüfung
- Deutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
- Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und Planungskompetenz

**Benefits**:
**Das bieten wir dir**:

- Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
- Optional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz
- und prozessbasiert zu steuern
- Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisieren
- Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
- Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem Teamspirit
- Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und Entlöhnung
- Top modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhanden
- Offene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und Initiativen
- Möglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen Weiter

  • Executive Assistant

    vor 8 Stunden

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die **VAC SYSTEMS AG** aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs - Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In - und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum...

  • Executive Assistant

    vor 19 Stunden

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst. Stell...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    Department of Clinical Research Employment at the earliest opportunity (starting November 1st or upon agreement) The Department of Clinical Research (DCR) is an academic center and umbrella organization supporting clinical researchers at the University of Bern and the University Hospitals consisting of strong Research Unit, the Clinical Trial Unit (CTU),...

  • Executive Assistant Fr/eng/ger

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz LHH Vollzeit

    For one of our clients in the watch industry located in Bienne, we are looking for a multilingual Executive Assistant FR/ENG/GER (F/H) for a permanent contract at 100%. Your responsabilities: - Coordinate meetings, draft correspondence in French, German and English - Manage the agenda and organise travels for the dedicated team - Prepare presentations and...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Bern, Schweiz CSL Behring Vollzeit

    CSL Behring ist ein weltweit führendes Biotech-Unternehmen, das sich seinem Versprechen verpflichtet hat, Leben zu retten. In Bern entwickeln und vertreiben wir mit über 1’800 Mitarbeitenden lebensrettende Therapien für Menschen mit schweren und seltenen Krankheiten weltweit. Für unseren Standort Bern, suchen wir ein/e **Executive Assistant** Als...

  • Executive Assistant for Clinical Research and Operations

    vor 1 Woche

    Bern, Bern, Schweiz Universität Bern Vollzeit

    This is a unique opportunity to work as an Executive Assistant for Clinical Research and Operations in a dynamic and growing department at Universität Bern.The salary for this role is CHF 60,000 - 80,000 per year, depending on experience.About the RoleWe are seeking a highly organized and detail-oriented individual to provide administrative support to our...

  • Gra Executive Assistant Cmc

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Hays Vollzeit

    **My duties** - Manage and maintain executive schedules, including scheduling travel and conferences, making appointments, and making changes to appointments - Manage and prepare correspondence, communications, presentations and other documents - Filing and retrieval of documents and reference materials - Processing of invoices and purchase orders - Answer...

  • Office Manager:in

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz COI Partners AG Vollzeit

    Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz.Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt.Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)Sie sind Teil des...

  • Lead Management Assistant

    vor 7 Monaten

    Bern, Schweiz Johnson & Johnson Vollzeit

    **Lead Management Assistant** **Full-time, unlimited contract, Location: Bern (Switzerland)** Janssen Vaccines is recruiting for a Lead Management Assistant, located in Bern. Performing numerous diversified administrative, secretarial and coordination tasks in all FH areas to support managers, departments, and the site. Take over deputy duties of...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Bern, Schweiz Bellevue Palace Vollzeit

    Das BELLEVUE PALACE bietet spannende Entwicklungsmöglichkeiten in einem traditionsbewussten Ambiente mit einem jungen, dynamischen und innovativen Team. Mögen Sie es, Verantwortung zu übernehmen, den Gästen die Wünsche von den Augen abzulesen und sind Sie ein Sprachtalent? Dann haben wir die passenden Stellen für Sie! Datum der Veröffentlichung:...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace AG Vollzeit

    Das BELLEVUE PALACE bietet spannende Entwicklungsmöglichkeiten in einem traditionsbewussten Ambiente mit einem jungen, dynamischen und innovativen Team. Mögen Sie es, Verantwortung zu übernehmen, den Gästen die Wünsche von den Augen abzulesen und sind Sie ein Sprachtalent? Dann haben wir die passenden Stellen für Sie!Datum der Veröffentlichung:...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Mitverantwortung der Leitung des gesamten Bereiches Housekeeping, Lingerie, Reinigung öffentlicher Bereich und Floristik. Bei Abwesenheit des Executive Housekeepers die Gesamtverantwortung dieser Bereiche. - Führen des Teams von ungefähr 25 Mitarbeitenden - Mithilfe bei der Arbeitsplanung und Zeitbewirtschaftung - Mithilfe bei der Ausbildung der...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf Instagram:...

  • Assistant executive housekeeper

    vor 4 Wochen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf...

  • Administrative Assistant

    vor 8 Stunden

    Bern, Schweiz CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    For our client, a leading Pharmaceutical company based in the Berne are, we are looking for a dynamic **Administrative Assistant 80% (5749)** in a hybrid contracting role 12 months initially, Swiss/EU work permit required. Role - The respective client team provides **proactive, professional, and high quality administrative support to several executives...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 4 Wochen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Muri b. Bern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Unser Kunde bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Schlüsselrolle in einem innovativen und wachstumsorientierten Unternehmen zu übernehmen. Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie das Management-Team in einer vielseitigen und verantwortungsvollen Position. Sie sind eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen und tragen aktiv zum reibungslosen Ablauf...

  • Assistant Property Management 70%

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Allianz Vollzeit

    Assistant Property Management 70% (m/w/d) Die Allianz Suisse Immobilien AG ist mit ihren schweizweiten Liegenschaften im Wert von rund CHF 5 Mrd. eine feste Grösse im Schweizer Immobilienmarkt.Als Assistant Property Management engagierst du dich gemeinsam mit dem Property Manager für die ganzheitliche Betreuung von Wohn - und Geschäftsliegenschaften....

  • Assistant Property Management 70%

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz Allianz Vollzeit

    Assistant Property Management 70% (m/w/d) Die Allianz Suisse Immobilien AG ist mit ihren schweizweiten Liegenschaften im Wert von rund CHF 5 Mrd. eine feste Grösse im Schweizer Immobilienmarkt.Als Assistant Property Management engagierst du dich gemeinsam mit dem Property Manager für die ganzheitliche Betreuung von Wohn - und Geschäftsliegenschaften....

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz Emergent Biosolutions Vollzeit

    Hauptaufgaben Administrative und organisatorische Unterstützung des lokalen Führungsteams Vorbereitung/Nachbearbeitung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen, aktive Bewirtschaftung des lokalen Intranets Koordination und aktive Zusammenarbeit mit allen lokalen Abteilungen (z.Bsp. Vorbereitung von Präsentationen, Protokollierung, Festhaltung von...