Office Manager
Vor 5 Tagen
**Who are we?**:
**The team**:
Smallpdf is seeking an **Office Manager** for a limited period of 12 months. We are looking for someone who is highly organized, with a curious mind and a passion for humans and technology. This person will join our People & Culture team in order to build a top-class experience in our Wiedikon Zürich office.
Your mission will be to ensure the smooth and efficient operation of our office by managing schedules, coordinating events and meetings, and maintaining our office supplies and equipment.
**Your responsibilities**:
- Ownership of the office amenity to promote a professional and welcoming office environment
- Managing day-to-day office needs, such as ordering drinks, food, and office supplies
- Being the main point of contact for the landlord and other third-party suppliers (maintenance, repair needs, etc.)
- Being the go-to person for employees when they need assistance with office-related matters
- Plan and organize the company’s social calendar, including events, such as team-building retreats, in-office events, hackathons, etc.—anything that increases team spirit.
- Providing support for special occasions such as Birthdays, anniversaries, onboarding, and relocations (send welcome package, gifts, organize lunch, etc).
- Coordinating onboarding sessions and welcoming new joiners
- Assisting with administrative tasks related to People Operations
- Supporting the maintenance of accurate and up-to-date employee records.
**Your profile**:
- Commercial apprenticeship or an equivalent degree
- Experience in office management is an advantage
- Excellent organizational and time management skills
- Willingness to learn and take on new responsibilities
- Strong communication and interpersonal skills
- Ability to work independently, proactively solve problems, adapt to changes, and handle unexpected situations.
- Fluent in English, good German skills (B2 level), and eager to work in a multicultural, international environment.
**Why Smallpdf?**:
You get to impact the way over 60 million people get work done every month.
Push boundaries and dare to fail—that’s how we learn
Enjoy the flexibility of a hybrid work environment: you can choose when to work from home and will meet with your team live 4 days per quarter
Unlimited vacation days—yep, you read that right—plus year-end company holidays.
16 weeks parental leave—100% of your salary—for all new parents
Don’t leave your four-legged friends at home, our offices are pet-friendly
A personal development budget of up to 2,000 CHF every year, plus 8 days off for courses or training.
Possibility of an employee stock ownership plan (ESOP). Conditions apply.
Hack days to challenge you and your team, plus build amazing things.
BBQs, game nights, meetups in the Swiss Alps, or in kayaks on Lake Zurich—we’re serious about great coffee, karaoke, and Mario Kart, too
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Office Manager
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit**Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Office Manager, der Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet. Wofür ist ein Office Manager zuständig? Zu...
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Office Manager/in
Vor 7 Tagen
Zurich, Schweiz Confinale AG VollzeitOffice Manager/inZürich ab sofort Für die Erweiterung des Bereichs Corporate Services suchen wir eine/n Office Manager. Wir freuen uns auf Ihre komplette Bewerbung per E-Mail mit Lebenslauf, Arbeitszeugnissen, Diplomen und Foto. Wir berücksichtigen nur Direktbewerbungen.
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Translation Manager
vor 7 Monaten
Zurich, Schweiz Communications Office UZH VollzeitCommunications Office UZH_ **Translation Manager** **60-80 % **:The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and...
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Office Manager
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz EMA Partners Switzerland AG VollzeitUnsere Mandantin, die EQT Partners AG, ist ein weltweit tätiges Private Equity Unternehmen mit langjähriger Erfolgsgeschichte, deren Aktivitäten sich auf Europa, Nordamerika und Asien konzentrieren. Für das Office in Zürich suchen wir eine motivierte, proaktive Persönlichkeit als Office Manager. - Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben: Office-,...
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Office Manager
vor 8 Monaten
Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit**Office Manager** **Overview** We are looking for a German and English speaking Office Manager/ Assistant to ensure the smooth and efficient running of a busy office based in Central Zurich **Responsibilities**: - Assisting the busy office to run smoothly by helping to schedule appointments, meet & greet customers and ensure the working environment is...
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Office Manager/in
Vor 4 Tagen
Zurich, Schweiz Confinale AG VollzeitZürich ab sofort Für die Erweiterung des Bereichs Corporate Services suchen wir eine/n Office Manager. Wir freuen uns auf Ihre komplette Bewerbung per E-Mail mit Lebenslauf, Arbeitszeugnissen, Diplomen und Foto. Wir berücksichtigen nur Direktbewerbungen.
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Office Manager/in
vor 7 Monaten
Zurich, Schweiz Volkswirtschaftsdirektion VollzeitGeneralsekretariat **Office Manager/in 80 - 100%**: Für unsere Abteilung Digitale Transformation und Organisation (DTO) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Office Manager/in als tatkräftige Unterstützung! **Deine Aufgaben**: - Betreuung und Koordination der Eingangsfenster sämtlicher DTO Services - Triage von Aufträgen zuhanden der...
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Front Office Manager
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz PermServ AG VollzeitZurück zur Übersicht PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Für ein 4* Hotel mit ca. 20 Zimmern im Kanton Zürich und unterschiedlichen...
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Front Office Manager
Vor 5 Tagen
Zurich, Schweiz Crowne Plaza Hotels & Resorts VollzeitAbout us Ihre Aufgaben: - Manager on Duty Einsätze - Sicherstellung der Funktionalität von Opera, FO, Interfaces, Kommunikation - und Weckanlage sowie Opera Datenbankmanagement. Verantwortliche Person bei Störungen in Zusammenarbeit mit EDV - Verantwortlichen. - Leitbild und Zielvereinbarung im Bereich Front Office in Zusammenarbeit mit dem Operation...
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Office Manager
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz FELFEL AG VollzeitStart: by arrangement Pensum: 100% Location: Zürich Wiedikon **ABOUT US** FELFEL is a family-owned, multi award winning company that has been revolutionizing the way people eat at the office within Switzerland since 2014. With FELFEL fridges, employees enjoy sustainable and healthy food every day, with an ever changing seasonal menu. In 2021 we also...
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Office Manager
vor 8 Monaten
Zurich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit**FE fundinfo** is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. Our HR & Office Management function centralises around the safety, development and engagement of our People across all of our office locations. We define...
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Office Manager
vor 7 Monaten
Zurich, Schweiz Sygnum Vollzeit**About Us** Sygnum is the world’s first bank for digital assets, founded in Switzerland and Singapore, and operating globally. We make digital assets bankable, secure, and convenient, empowering our clients to invest in the digital asset economy with complete trust. Sygnum’s diverse and talented team of banking, investment and DLT (Distributed Ledger...
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Assistant Manager Itcs
vor 7 Monaten
Zurich, Schweiz Regional Office - EAME VollzeitSummary **We open doors.** **At Hyatt, there’s a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...
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Office & Event Manager
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz Sixsentix Vollzeit**About us**: Sixsentix is a leading provider of software testing services and visual analytics and reporting solutions for DevOps, helping enterprises to accelerate their software delivery. Everyone says it, we live it: we are agile! If you like diversity and an international environment, then look no further! Sixsentix currently employs consultants in...
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Office Manager
vor 7 Monaten
Zurich, Schweiz Crypto Finance AG VollzeitThe Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...
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Office Manager/in
Vor 5 Tagen
Zurich, Schweiz Abilect SA VollzeitAbilect ist ein schnell wachsendes Unternehmen, das sich in kurzer Zeit zum Marktführer für immobilienbezogene Dienstleistungen in der Schweiz entwickelt hat. Unser Unternehmen stellt die digitalen Tools bereit, die unsere Kunden benötigen, um sich mit den richtigen Dienstleistern zu verbinden und ihre Dienstleistungstransaktionen zu verwalten und...
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Office Manager/in
vor 24 Stunden
Zurich, Schweiz Mazars Vollzeit(80-100%) Über diese Stelle Deine Leidenschaft ist unser wertvollstes Gut! Dich erwartet ein dynamisches, stark wachsendes Team sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalte die Zukunft von Mazars mit. Wir suchen Dich als Office Manager. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Deine Aufgabe - Teamleitung...
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Office Manager
Vor 5 Tagen
Zurich, Schweiz GalaTech GmbH VollzeitWir suchen eine erfahrene, innovative Persönlichkeit die selbstständig das ganze Büro einer 30- köpfigen Elektrounternehmung führt. **Office-Manager*in 100%** Aufgabenbereich - Sekretariat - Lohnwesen - Personaladministration - Unterstützung in der Buchhaltung - Flottenmanagement - Versicherungsmanagement - Unterstützung Projektleiter -...
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Family Office Manager/in
vor 2 Wochen
Zurich, Schweiz Frydenholm Invest AG VollzeitFür unser exklusives Multi Family Office im Herzen von Zürich suchen wir langfristig eine gewinnende Persönlichkeit, die mit viel Engagement unsere Skandinavischen Inhaberfamilien unterstützt und unser dynamisches Team ergänzt. Unser Family Office zeichnet sich durch breite Aufgabengebiete und kurze Entscheidungswege aus. Wir suchen eine...
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International Account Manager
Vor 5 Tagen
Zurich, Schweiz BOX OFFICE AGENCY VollzeitBOX OFFICE AGENCY a consulting agency (based in Paris) is looking for one of his client based in switzerland in Zurich: a global creative agency for advertising, with a wordwide implementation, PR, branding and all types of classic and digital communication.. A specialized health team consisting of several account managers, medical writers, PR and digital...
