Office Manager

Vor 7 Tagen

Zurich, Schweiz EMA Partners Switzerland AG Vollzeit

Unsere Mandantin, die EQT Partners AG, ist ein weltweit tätiges Private Equity Unternehmen mit langjähriger Erfolgsgeschichte, deren Aktivitäten sich auf Europa, Nordamerika und Asien konzentrieren. Für das Office in Zürich suchen wir eine motivierte, proaktive Persönlichkeit als Office Manager.
- Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben:
Office-, Facility
- und Reisemanagement
- Sicherstellung reibungsloser Büroabläufe und Anlaufstelle für administrative Belange im Office
- Verantwortlich für sämtliche Vorgänge an der Rezeption (z.B. Bearbeitung der ein
- und ausgehenden Post, Kurierdienste, Bedienung der Telefonzentrale, Empfang und Bewirtung von Gästen und Mitarbeitenden)
- Kalenderverwaltung für alle Konferenzräume sowie Terminkoordination
- Funktion als Hauptansprechpartner zwischen Zürich und dem globalen Hauptsitz
- Festlegung lokaler Richtlinien und Verfahren gemäss den globalen Leitlinien und Sicherstellung, dass alle Ziele im Einklang mit der lokalen Compliance sowie den Gesundheits
- und Sicherheitsvorschriften umgesetzt werden
- Kontaktaufnahme und -pflege mit Anbietern/Lieferanten (z.B. Vermieter, Versicherungen, Catering, Büromaterial, Reinigung, Gebäudewartung)
- Beziehungspflege zum lokalen Travel Manager, aushandeln von Vorzugspreisen mit Hotels und Taxiunternehmen
- Ad-hoc-Unterstützung des Back-Office-Assistententeams bei diversen Anliegen (Binden, Drucken, Teamveranstaltungen usw.)

Finanzen
- Verwaltung des Betriebsbudgets des Büros und monatlicher Bericht über die Leistung im Vergleich zum Budget
- Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem internen Finanzteam, der globalen Buchhaltungsfirma sowie dem Payroll & Benefit Manager in verschiedenen Aspekten
- Überprüfung und Kontrolle aller Rechnungen für das Zürcher Büro, Zuweisung zu laufenden Projekten und erste Instanz zur Freigabe
- Ausstellen und Stornieren von Kreditkarten
- Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, dem lokalen Dienstleister und der Steuerabteilung für die jährliche Rechnungsprüfung durch Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
- Zusammenarbeit mit Rechts
- und Steuerberatern, um sicherzustellen, dass die steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden
- Zusammen
- und Bereitstellung aller erforderlichen Informationen für den jährlichen Nachhaltigkeitsbericht

Compliance, Sicherheit und Schutz
- Umsetzung der Unternehmensrichtlinien auf lokaler Ebene gemäss den Vorgaben des Headquarters
- Sicherstellen der Einhaltung der Datenschutzgesetze
- Zuständige Person für Notfallsituationen und lokale Krisen
- Lokale Gesundheits
- und Sicherheitsbeauftragte - verantwortlich für das Management von Risiken am Arbeitsplatz sowie für die obligatorischen Schulungsprogramme und für Aktivitäten von Subunternehmern

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung und über mindestens 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung als Office Manager o.ä. im Finanzdienstleistungssektor, idealerweise in einem Private Equity Unternehmen oder bei einer Investmentbank. Sie arbeiten sehr selbständig und effizient, sind gut organisiert und äusserst versiert im Setzen der richtigen Prioritäten. Dadurch sind Sie in der Lage, verschiedene Aufgaben parallel zu bewältigen. Ihr Arbeitsverhalten ist geprägt durch eine "can-do"- Einstellung, hohe Flexibilität und Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem. Sie haben den Anspruch, erstklassige Arbeitsqualität abzuliefern und Ihr Wissen stets auf dem neusten Stand zu halten. Als Persönlichkeit zeichnen Sie sich durch ein hohes Verantwortungsbewusstsein, eine gute Durchsetzungsfähigkeit und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten aus. Intern wie extern treten Sie jederzeit professionell und sicher auf. Solide Kenntnisse der Standardanwendungen (MS Office, Google Workspace, Zoom, Slack, CRM-Software usw.) setzen wir ebenso voraus wie fliessende Deutsch
- und Englischkenntnisse. Home Office ist bei dieser Position aufgrund der Repräsentationspflichten nicht möglich.

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Office Manager, der Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet. Wofür ist ein Office Manager zuständig? Zu...

  • Office Manager

    vor 8 Monaten

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager** **Overview** We are looking for a German and English speaking Office Manager/ Assistant to ensure the smooth and efficient running of a busy office based in Central Zurich **Responsibilities**: - Assisting the busy office to run smoothly by helping to schedule appointments, meet & greet customers and ensure the working environment is...

  • Translation Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Communications Office UZH Vollzeit

    Communications Office UZH_ **Translation Manager** **60-80 % **:The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and...

  • Office & Facilities Manager

    vor 6 Monaten

    Zurich, Schweiz Helvetica Partners Vollzeit

    We are currently looking on behalf of one of our important clients for an Office & Facilities Manager in Zurich Canton. This role is on a contracting basis for 12 months with the possibility of extension. Your Role: - Hold responsibility for the Management & Operations of an office environment (approx. 25 employees), ensuring it is clean, safe, productive,...

  • Office Manager/in

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Volkswirtschaftsdirektion Vollzeit

    Generalsekretariat **Office Manager/in 80 - 100%**: Für unsere Abteilung Digitale Transformation und Organisation (DTO) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Office Manager/in als tatkräftige Unterstützung! **Deine Aufgaben**: - Betreuung und Koordination der Eingangsfenster sämtlicher DTO Services - Triage von Aufträgen zuhanden der...

  • Front Office Manager

    Vor 6 Tagen

    Zurich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    Zurück zur Übersicht PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Für ein 4* Hotel mit ca. 20 Zimmern im Kanton Zürich und unterschiedlichen...

  • Office Manager

    Vor 2 Tagen

    Zurich, Schweiz FELFEL AG Vollzeit

    Start: by arrangement Pensum: 100% Location: Zürich Wiedikon **ABOUT US** FELFEL is a family-owned, multi award winning company that has been revolutionizing the way people eat at the office within Switzerland since 2014. With FELFEL fridges, employees enjoy sustainable and healthy food every day, with an ever changing seasonal menu. In 2021 we also...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit

    **FE fundinfo** is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. Our HR & Office Management function centralises around the safety, development and engagement of our People across all of our office locations. We define...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Sygnum Vollzeit

    **About Us** Sygnum is the world’s first bank for digital assets, founded in Switzerland and Singapore, and operating globally. We make digital assets bankable, secure, and convenient, empowering our clients to invest in the digital asset economy with complete trust. Sygnum’s diverse and talented team of banking, investment and DLT (Distributed Ledger...

  • Communications- Und Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz ESSENCE RELATIONS AG Vollzeit

    **Wir suchen per sofort "Communications - und Office Manager (80-100%)"** Als Communications - und Office Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung strategischer und kreativer Projekte. Sie entlasten den CEO und das Team von Strategieexperten gezielt. Sie managen die Kommunikation von uns und unseren Kunden und vermitteln dadurch...

  • Office & Event Manager

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz Sixsentix Vollzeit

    **About us**: Sixsentix is a leading provider of software testing services and visual analytics and reporting solutions for DevOps, helping enterprises to accelerate their software delivery. Everyone says it, we live it: we are agile! If you like diversity and an international environment, then look no further! Sixsentix currently employs consultants in...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Crypto Finance AG Vollzeit

    The Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...

  • Assistant Manager Itcs

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Regional Office - EAME Vollzeit

    Summary **We open doors.** **At Hyatt, there’s a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...

  • Family Office Manager/in

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Frydenholm Invest AG Vollzeit

    Für unser exklusives Multi Family Office im Herzen von Zürich suchen wir langfristig eine gewinnende Persönlichkeit, die mit viel Engagement unsere Skandinavischen Inhaberfamilien unterstützt und unser dynamisches Team ergänzt. Unser Family Office zeichnet sich durch breite Aufgabengebiete und kurze Entscheidungswege aus. Wir suchen eine...

  • Front Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    Zurück zur Übersicht PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Für ein 4* Hotel suchen wir eine ambitionierte, strukturierte und...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 6 Monaten

    Zurich, Schweiz Marriott International, Inc Vollzeit

    **Stellenangebotsnummer** 24094307 **Tätigkeitskategorie** Rooms & Guest Services Operations **Standort** Zurich Marriott Hotel, Neumuehlequai 42, Zurich, Curych, Switzerland AUF KARTE ANZEIGEN **Beschäftigungsart** Full-Time **Nicht vor Ort?** N **Umzug?** N **Stellenart** Management **JOB ZUSAMMENFASSUNG** Unterstützt den Front Office Manager bei...

  • Spa Front Office Manager

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz Dolder Hotel AG ***** Zürich Vollzeit

    **Spa Front Office Manager**: Bewährten Luxus überraschend neu erleben - wir laden Sie herzlich ein. Das mehrfach international ausgezeichnete Dolder Grand Spa bietet ein einzigartiges Wohlfühlangebot auf 4’000 Quadratmetern. Europäische und japanische Einflüsse entführen in eine inspirierende Welt. Entwickelt nach einem Konzept der amerikanischen...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Boston Dynamics AI Institute Vollzeit

    **Our Mission** Our mission is to solve the most important and fundamental challenges in AI and Robotics to enable future generations of intelligent machines that will help us all live better lives. The AI Institute is seeking a self-motivated, organized and energetic professional, with superb interpersonal skills for our new office in Zurich. To succeed...

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Allfunds Bank Vollzeit

    **Location**: - Zurich AFB_ Type of job vacancy: - Permanent Employee_ No. Job vacancies: - 1_ **About us** **Allfunds - we give you the path, you blaze your trail!** *** Looking for your next challenge? Allfunds (AMS: ALLFG) is a fast-paced, dynamic, Wealthtech leader with 17* offices around the globe and our employees are the best at what they...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Genfit Vollzeit

    As Office Manager, you will be the first point of contact of our Swiss branch and for our Switzerland-based employees. You will partner with our headquarter teams on finance/legal/HR related matters and ensure the compliance of the related activities with GENFIT Group policies. Your role will be essential for the smooth operation of GENFIT’s Swiss...