Office Manager

vor 2 Wochen

Genf, Genf, Schweiz Page Group Switzerland Vollzeit

Nous sommes à la recherche d'une ou un Office Manager avec un bon niveau d'Allemand.

Office Manager (Français et Allemand)

Notre client est une société dans la communication.

Missions

Réception

  • Accueillir les visiteurs prévus et imprévus, les faire patienter avant accueil par leur interlocuteur, les aider à se déplacer/repérer dans les locaux, leur fournir des rafraîchissements, au besoin leur apporter soutien pour la connexion web et l'utilisation du matériel IT.

Gestion administrative et téléphonique

  • Se charger quotidiennement de la distribution du courrier & en cas d'absence organiser sa suppléance pour assurer une continuité.
  • Assurer un inventaire de timbres postaux et se charger d'envoi postaux spécifiques (paquets, recommandés, mailings etc.).
  • Gestion des appels : répondre, filtrer et diriger les appels entrants.
  • Être garant du bon fonctionnement de la centrale téléphonique, de l'application du processus interne par les collaborateurs de et le cas échéant résoudre les problèmes avec le prestataire IT externe.
  • Gestion du présentoir des journaux et magazines à l'accueil ainsi que des abonnements liés.

Support à la Direction

  • Procéder à des réservations de restaurants, hôtels, salles de meetings etc.
  • Réserver des salles de meetings internes/externes, parkings etc. et veiller à ce que les plannings soient respectés par les collaborateurs.
  • Organiser des réunions sur site (ex. Working-Lunchs ; formations, séances du Conseil d'Administration)
  • Organiser des déplacements
  • Soutien administratif : préparer des documents (lettres, présentations PowerPoint, scans/copies etc.)

Intendance

  • Faire des courses en début de semaine (café, fruits etc.) et plus si nécessaire.
  • Surveiller et s'assurer que le prestataire de nettoyage respecte toutes les exigences définies dans les termes contractuels selon la politique/procédure de nettoyage de bureau.

Sécurité

  • S'assurer de la sécurité des lieux : contrôles réguliers des diverses installations techniques et de santé (extincteur. défibrillateur etc.), signalétiques de secours.
  • Organisation des cours de 1er secours pour le personnel et actualisation des procédures/affiches en lien.

Gestion des installations

  • Assurer la liaison avec tous les prestataires de gestion des installations (ex. régie, concierge, nettoyage, IT, téléphonie) pour garantir le bon fonctionnement de l'agence.
  • Assurer la liaison avec tous les autres prestataires ou en cas de besoin, rechercher et présélectionner les fournisseurs, participer à la négociation des contrats de maintenance.
  • Maintenir et améliorer l'efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes, des agencements et des achats d'équipements.
  • Veiller à ce que les équipements de bureau soient en état de marche et appeler les fournisseurs pour effectuer des réparations si nécessaire (matériel IT, téléphonie, écran d'accueil, photocopieuse, luminaire, plomberie, électricité etc.)

Gestion du budget et des factures

  • Dispatch des factures entrantes par courrier, validation de la facture par la personne concernée et scan pour département Finance.
  • Gestion du budget dans le cadre de projets spécifiques confiés.
  • Gestion de la petite caisse : enregistrer et justifier les dépenses pour le département Finance.

Engagement durable

  • Être un soutien pour toutes les activités sur site et hors site comme les fêtes, célébrations et événements internes (en collaboration avec le département RH).
  • Soutenir la direction des RH lors de projets spécifiques tels que projets d'aménagement, gestion de travaux etc.
  • Soutenir la direction des RH & Administration dans toutes les tâches administratives : élaboration, organisation et coordination des procédures administratives pour une efficacité maximale et de la sécurité au sein de l'agence. S'assurer de la bonne mise en œuvre en interne des procédures ainsi que de l'alignement avec le département des RH.

Profil du candidat

  • Compétences techniques :
    • Une excellente maitrise de l'environnement Microsoft 365 (traitement de texte, Excel, présentation PowerPoint) est impérative et sera testée avant engagement. Bonne connaissance des logiciels de gestion d'entreprise. Le/la candidate devra idéalement avoir un attrait pour l'environnement IT / l'optimisation des processus internes et la gestion des outils appropriés
    • Gestion administrative: compétences en gestion des documents, en suivi des dossiers, en organisation de réunion et gestion de fournitures.
    • Connaissance des ressources humaines : connaissances de bases sont un plus pour le poste.
  • Capacités de gestion :
    • Communication : excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour interagir avec les employés, les clients et les fournisseurs. Maitrise courante de l'allemand (idéalement Suisse allemand). L'anglais est clairement un plus.
    • Gestion du temps et rigueur : capacité à gérer efficacement son temps et celui de l'équipe, à planifier et organiser les activités du bureau. Importance de la précision et du souci du détail dans la gestion des tâches administratives.
    • Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches et projets simultanément, à établir des priorités et à respecter les délais.
    • Polyvalence : Aptitude à s'adapter à différentes tâches et à gérer des situations variées.
  • Soft Skills :
    • Empathie et écoute : comprendre les besoins des employés et créer un environnement de travail harmonieux.
    • Proactivité : être capable d'anticiper les besoins du bureau et être force de proposition pour améliorer les processus.
    • Discrétion et confidentialité : capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion et intégrité.
    • Résolution de problèmes : Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions efficaces.

Conditions et Avantages

Poste permanent.

  • Taux d'activité 100% / présence à l'agence requise - pas de télétravail
  • 5 semaines de congés
  • Environnement de travail jeune et dynamique, proche gare de Genève et toutes commodités
  • Ce poste reporte directement à la direction des RH.

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Mantu Vollzeit

    Job description As an Office Assistant you will be in charge of supporting the local Office Manager in the following areas and activities within our office environment : Ensure we offer a welcoming experience to our employees, clients, and visitors. Keep track of visitor's information Support H&R and Office Management in the onboarding and offboarding ...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Mantu Vollzeit

    Who are we? :Mantu is an independent international consulting player, founded in 2007. Bringing together expert and complementary brands, Mantu stands out for the breadth of its spectrum, responding to all business transformation challenges.Its activities are divided into four practices:Leadership & Advocacy, Technology, Digital Marketing & Experience, Total...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Symbiotics Group Vollzeit

    Job LocationAbout usSymbiotics is the leading market access platform for impact investing in emerging and frontier markets, offering market research, investment advisory and asset management services. We are regulated by FINMA, the Swiss Financial Market Supervisory Authority and our daughter company Symbiotics (UK) Ltd has an investment firm license from...

  • Senior Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Page Group Switzerland Vollzeit

    Our client, a leading international trading company, is looking for a proactive and organized Senior Office Manager fluent in French and English to join their team in Geneva. The position is temporary for 3 months, with the potential for a permanent role. The candidate will need to be on-site daily to ensure the smooth operation of the office. Senior Office...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Arago Vollzeit

    Arago is an international leader in the implementation of the digital transformation of the HR function with innovative cloud HR solutions.We support our clients throughout their HRIS project, from the expression of needs to the implementation and post-go-live support by favoring the transfer of skills to the teams in the various countries deployed.With a...

  • Office Manager Junior

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Academic Work Vollzeit

    Tu es à la recherche d'une nouvelle opportunité en tant que Office Manager ? Tu as une appétence pour le domaine de l'immobilier ? Tu as une première expérience dans le domaine administrative ? Tu es une personne de serviable avenante, motivée, débrouillarde et flexible ? Tu as un très bon niveau d'anglais à l'écrit et à l'oral ? Tu es une...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz LS Partners Vollzeit

    Un client de la place Genevoise recherche un/e Office Manager pour son étude.**_Responsabilités:_**- Accueil physique et téléphonique.- Gestion du secrétariat et économat.- Facturation et suivi administratif.- Contribution à la constitution et au suivi de dossiers administratifs juridiques.- Rédaction dans les domaines du droit des sociétés, des...

  • Réceptionniste-office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Sigma Vollzeit

    Pour notre client basé à Genève, une société active dans le domaine financier, nous recherchons un.e Réceptionniste/Office Manager à 100% bilingue anglais-français.**Responsabilités**:Accueil physique et téléphonique des visiteursGestion du courrierOrganisation d'évènements internesCoordination de rendez-vousVeiller au bon fonctionnement du...

  • Conducteur de Travaux Tce

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz BOS MANAGER CONSTRUCTEUR Vollzeit

    BOS Manager Constructeur conçoit et réalise des bâtiments dans les secteurs: administratifs, commerciaux, industriels, logements collectifs ou individuels, recherche, santé, centres sportifs, publics.Nous intervenons sur de nouvelles constructions, des transformations ou rénovations comme un partenaire expérimenté et totalement impliqué.Au sein de...

  • Middle Office Manager

    vor 2 Monaten

    Genf, Genf, Schweiz Venture Search Vollzeit

    We are working with one of the largest oil trading firms globally seeking a Middle Office Manager to help with their growth in Switzerland:Validation of Prices & Curves• Conduct daily validation of forward curves and settled prices within the trading system against external assessments to maintain valuation integrity. Understand price volatilities and...

  • Portfolio Manager, Investment Office

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz AP Group Ltd Vollzeit

    Portfolio Manager Position in Geneva Our client, a private investment office based in Geneva, is seeking a skilled Portfolio Manager to join their team. The ideal candidate will have a minimum of 5 years experience managing multi-asset portfolios in reputable Swiss institutions and a deep understanding of financial markets. The position involves utilizing...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Marriott International, Inc Vollzeit

    Job Number Job Category Rooms & Guest Services OperationsLocation The Ritz-Carlton Hotel de la Paix Geneva, Quai du Mont-Blanc 11, Geneva, Switzerland, Switzerland VIEW ON MAPSchedule Full-TimeLocated Remotely? NRelocation? NPosition Type ManagementJOB SUMMARYAssists the Front Office Manager in administering front office functions and supervising staff on a...

  • Front Office Cash Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Interiman Vollzeit

    INTRODUCTION:For one of our clients, an international NGO based here in Geneva, we are looking for a:Front Office Cash ManagerTemporary mission - 100%DESCRIPTION DE LA MISSION:Purpose of the post:The Front Office Cash Manager is responsible for all aspects of financial risk management more specifically liquidity and FX, including accurate reporting of...

  • Office Manager Fr-ang 100%

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, un family office actif dans le monde de la finance, nous sommes à la recherche dans le cadre d'un poste fixe, d'un(e) Office Manager FR-ANG:_**Flexibilité exigée (certaines demandes peuvent arriver le soir et weekend)**:- Votre Mission:**Votre Profil**:- CFC d'employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente Expérience...

  • Front Office Business Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz UNION BANCAIRE PRIVÉE, UBP SA Vollzeit

    Front Office Business Manager:Description:Wealth Management (WM) As it plays such a major part in our strategy, we are investing significantly in Wealth Management to fuel our growth, particularly in Europe (onshore), the Middle East, Eastern Europe, Latin America and Asia. We provide a complete range of private banking products and services, including a...

  • Office Manager Pour Genève

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Academic Work Vollzeit

    L'aventure Academic Work a débuté avec un groupe d'amis qui ont un jour eu l'idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination, concentration, travail d'équipe ainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a...

  • Office Manager Fr-ang 100%

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz Multi Personnel Vollzeit

    Pour l'un de nos clients, un family office actif dans le monde de la finance, nous sommes à la recherche dans le cadre d'un poste fixe, d'un(e) Office Manager FR-ANG:_**FLEXIBILITÉ EXIGÉE (CERTAINES DEMANDES PEUVENT ARRIVER LE SOIR ET WEEKEND)**:- Votre Mission:**VOTRE PROFIL**:- CFC d'employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente Expérience...

  • security coordination officer

    vor 1 Monat

    Genf, Genf, Schweiz OHCHR - Office of the High Commissioner for Human Rights Vollzeit

    Org. Setting and ReportingThis position is located in the Office of the High Commissioner for Human Rights (OHCHR), Safety and Security Section in Geneva. The Security Coordination Officer reports directly to the Head of Security Information and Operations Centre (SIOC) under the overall supervision of OHCHR Senior Security Manager.ResponsibilitiesProvides...

  • Portfolio Manager, Investment Office

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz AP Group Ltd Vollzeit

    Our client is a privately owned investment office in Geneva specialising in long term portfolio solutions. To add to its team, they are looking for a portfolio manager with at least 5 years experience in managing multi-asset portfolios in respectable institutions in Switzerland and have significant exposure to financial markets. Our client uses state of the...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Genf, Genf, Schweiz JLL Vollzeit

    JLL supports the Whole You, personally and professionally.Office Manager / Assistant (h / f / d) (100%)**Jones Lang LaSalle (NYSE**: JLL) est une société de conseil internationale qui offre à ses clients des conseils avisés sur des questions spécifiques à l'immobilier dans le monde entier. Avec plus de 95'000 employés répartis sur 317 sites dans plus...