Verwaltungsassistent:in / Administrative Assistant (Bereich Drittmittel)

**Englisches Seminar**
**Verwaltungsassistent:in / Administrative Assistant (Bereich Drittmittel) 40 - 50 %**: Stellenantritt 1. April 2025 oder nach Vereinbarung, unbefristet

Das Englische Seminar der Universität Zürich befindet sich in zentraler und ruhiger Lage auf dem Züriberg. Mit etwas mehr als 50 Mitarbeitenden und rund 900 Studierenden ist es das grösste Institut für die Literaturen, Sprachvarietäten und Kulturen des englischsprachigen Raums in der Deutschschweiz. Dennoch ist unser Institut von einer familiären Atmosphäre geprägt, mit einem regen Austausch zwischen Mitarbeitenden und Studierenden. Dem Administrationsteam kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Die verantwortliche Person übernimmt Aufgaben in der Verwaltung und Betreuung von Drittmittelprojekten und unterstützt bei Bedarf (z.B. Ferienabwesenheiten) das Institutssekretariat bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.

**Aufgaben**:

- Am Englischen Seminar werden in den kommenden Monaten mehrere bedeutende Drittmittelprojekte in den Bereichen Englische Literatur
- und Sprachwissenschaft gestartet, während weitere Projekte sich in der Vorbereitungs
- oder Begutachtungsphase befinden. Die für Drittmittel zuständige Verwaltungsassistenz unterstützt die Forschenden bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmitteln und fungiert als zentrale Kontaktperson bei institutsinternen Fragen zu Forschungsprojekten. Der Aufgabenbereich umfasst ausserdem allgemeine administrative Tätigkeiten und Stellvertretungsfunktionen für das Institutssekretariat. Im Stellenprofil sind folgende Zuständigkeitsbereiche enthalten:

- institutsinterne Auskunftstelle für Fragen zur Forschungsfinanzierung auf verschiedenen Ebenen (national und international)
- administrative Unterstützung bei der Einwerbung und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
- Mitarbeit bei der Antragsstellung (z. B. Unterstützung bei der Kommunikation mit universitätsinternen und -externen Stellen)
- Operatives Drittmittelmanagement für alle Lehrstühle am Institut (z. B. Projekteingabe und Pflege in der Drittmitteldatenbank (AVA), Unterstützung Rekrutierung Personal, Eingabe Personalmutationen beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) und Koordination mit der Personalverantwortlichen des Instituts).
- Finanzmanagement von Drittmittelprojekten und Vertretungsfunktion für universitäre Mittel (Zahlungsaufträge, Erfassung Lenkungsabgabe für externe Forschende, Fakturierungen, Rechnungsfreigabe, Überblick über Zahlungsein
- und ausgänge, Berichterstattung)
- Unterhalt Webauftritt Forschungsprojekte
- Mithilfe bei der Planung und Organisation von Anlässen, wie z.B. Mitarbeitendenversammlungen und Konferenzen
- Protokollieren von Sitzungen (Stellvertretungsfunktion)
- Korrespondenz mit anderen Abteilungen der UZH sowie mit externen Stellen wie dem SNF, in englischer und deutscher Sprache (mündl. und schriftl.)
- allgemeine Verwaltungsaufgaben nach Bedarf (Stellvertretungsfunktion Institutssekretariat)

**Profil**:

- Von unserem zukünftigen Teammitglied erwarten wir:

- eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine äquivalente Ausbildung und/oder mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise im akademischen Umfeld
- stilsicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) in Wort und Schrift
- Sicherheit im Umgang mit Standardsoftware (Excel, Word, PowerPoint); von grossem Vorteil wären ferner SAP- und CMS-Kenntnisse sowie Grundkenntnisse in Gestaltungsprogrammen
- die Fähigkeit zu selbstständiger, sorgfältiger und zuverlässiger Arbeit
- eine belastbare, flexible und teamfähige Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz im Umgang mit verschiedenen Personengruppen und einem freundlichen und professionellen Auftreten

**Information zur Bewerbung**: Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplomen und Arbeitszeugnissen) bis 16. Februar 2025 in einer einzigen PDF-Datei ein. Die Bewerbungsinterviews werden am Dienstag, 4. März 2025 durchgeführt.

**Wir bieten**:
**Vereinbarkeit Beruf und Privatleben**
- Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
- Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH

**Lernen und Entwicklung**
- Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
- Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich

**Verpflegung**
- Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
- Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH

**Gesundheit**
- Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
- Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
- Entspannung im Relax Uniturm

**Vergünstigungen**
- Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
- Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
- Hotels buchen zu attraktiven Preisen

**Anstellungsbedingungen**
- Grundsätze der UZH
- Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH

**International Services**
- Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland

**Standor