Executive Assistant Office Management 80

vor 18 Stunden

Zurich, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

**Im Zuge einer Nachbesetzung suchen wir für unseren Klienten, ansässig in Zürich in der Nähe des Bahnhofs Enge, eine initiative und gewinnende Persönlichkeit, die ab sofort oder nach Vereinbarung das Schweizer Team verstärkt. Sie haben Freude daran, regelmässig auch allein im Office zu arbeiten, denn Ihre beiden Vorgesetzten sind beruflich eingespannt und oft unterwegs.**

**Executive Assistant | Office Management 80 - 100 %**:
**Ihr künftiger Arbeitgeber **ist seit über 40 Jahren im Beteiligungsgeschäft tätig und einer der führenden und aktivsten europäischen Eigenkapitalinvestoren. Die Gruppe ist international mit Büros in Deutschland, der Schweiz, den Niederlanden, Frankreich und Grossbritannien vertreten. Das Schweizer Team operiert eigenständig, hat aber vollen Zugriff auf die umfassenden europaweiten Ressourcen. Am intensivsten ist die Zusammenarbeit mit Deutschland. Flache Hierarchien, eine offene, transparente Führungskultur und schnelle Entscheidungswege erwarten Sie.

**Ihre Aufgaben & Verantwortlichkeiten**
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit klassischem Backoffice Support verknüpfen möchte. Denken Sie bei allen Tätigkeiten immer einen Schritt voraus und wenn nötig auch um die Ecke? Liegen Ihnen Planung und Kommunikation im Blut und fühlen Sie sich in einem dynamischen Alltag wohl? Dann könnte dies Ihre neue Herausforderung sein.
- Sie arbeiten weitgehend selbständig und sorgen täglich aufs Neue für eine perfekte Unterstützung Ihrer beiden Vorgesetzten. Sie führen zwei Kalender mit vollem Zugriff auf alle Informationen, was es Ihnen erlaubt, proaktiv Termine zu koordinieren, E-Mails zu triagieren sowie Meetings vor
- und nachzubereiten.
- Sie steuern die Administration und das operative Tagesgeschäft und behalten dabei stets den Überblick über alle laufenden Pendenzen.
- Neben ausgeprägten organisatorischen-Fähigkeiten benötigen Sie vor allem eine gute Intuition für Menschen und Situationen, was es Ihnen erlaubt, sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Konstellationen einzustellen. Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen, und Sie stellen sicher, dass der Kommunikationsfluss stets gewährleistet ist und Kontakte gepflegt werden.
- Sie sorgen dafür, dass der Firmenauftritt nach Aussen und Innen immer picobello stimmt. Das erfordert einwandfreie Abläufe und einen geschulten Blick für Details, denn es gilt, allen Tätigkeiten mit erstklassiger Qualität gerecht zu werden sowie Geschäftskontakte zuvorkommend, mit Stil und Niveau zu empfangen und zu betreuen.
- Allgemeine Büroorganisation, bspw. Koordination externer Dienstleister sowie Rechnungs-/Spesenmanagement.

Summa summarum sind Sie eine herzliche, humorvolle Persönlichkeit, mit der man einfach gerne arbeitet - jemand, der immer das grosse Ganze im Blick hat, vorausschauend agiert und gerne in einem kleinen Team die Administration an die Hand nimmt, so dass sich das restliche Team auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren kann.

**Das bringen Sie mit**
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran haben Sie bereits mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz gesammelt (Partner
- oder Team-Assistenz). Wir freuen uns insbesondere über Bewerberinnen und Bewerber aus dem Investment Banking, Private Equity, Venture Capital oder Consulting-Umfeld. Auch Berufserfahrung aus der 5* Hotellerie ist willkommen.
- Sie sind kommunikationsstark. Deutsch ist Ihre Muttersprache, und Sie haben ein Flair für sprachlichen Ausdruck - sei es im Gespräch mit internen und externen Stakeholdern oder wenn es darum geht, verbindliche, professionelle Korrespondenz zu verfassen.
- Englisch beherrschen Sie mindestens auf Stufe «Advanced» (B2/C1)
- Sie sind versiert in der Anwendung von MS-Office und Collaboration Tools (Teams, Zoom)
- Sie sind ausgesprochen engagiert, «sehen die Arbeit», und bringen sich ein, wenn es um Weiterentwicklung administrativer Prozesse geht -lösungsorientiert und hands-on.
- Sie haben eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und verfügen über ein gepflegtes Erscheinungsbild.
- Sie denken mit und sind es gewohnt, eigenständig pragmatische Lösungen zu finden.
- Ihr Arbeitsstil ist systematisch und strukturiert und auch unter Belastung verlässlich.
- Sie sind loyal und haben Spass an der Arbeit - da das Team am Standort Zürich klein ist, wünschen wir uns eine Person, die viel zum guten Arbeitsklima beiträgt.

**Ihr Gewinn**
Sie arbeiten mit zwei engagierten, wertschätzenden Vorgesetzten, die sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihnen freuen. Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit der Möglichkeit, einen Einblick in unterschiedliche spannende Unternehmen und Branchen zu gewinnen. Das Office befindet sich verkehrsgünstig gelegen an zentraler Lage mitten in Zürich. Das Vergütungspaket ist der Position angemessen. Ein Mobiltelefon und Laptop werden gestellt. Nun sind wir gespannt auf Ihre Bewerbungsunterlagen,

  • Personal Assistant

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz Bruker Vollzeit

    Ãberblick: As one of the world’s leading analytical instrumentation companies, Bruker covers a broad spectrum of advanced solutions in all fields of research and development. All our systems and instruments are designed to improve safety of products, accelerate time-to-market and support industries in successfully enhancing quality of life. We’ve been...

  • Executive and Office Assistant

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive and Office Assistant** **Overview** On behalf of our client, a global, market leading Investment firm, we are looking for an Office Manager to join their Zurich office. The role will assist with the daily office operations, support local senior management and provide office support to sales executives. The role will be based in Zurich on a...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Comlux Management Vollzeit

    Comlux is one of the leaders in Business Aviation and is made up of a large group of Companies which includes Comlux Aviation, Comlux Transactions and Comlux Completion. Headquartered in Switzerland with a global presence around the world, Comlux delivers World-class Swiss-made business aviation services at the highest standards of the industry. Comlux...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant - 80%** **Overview** We have an excellent opportunity for an experienced Executive Assistant to join the head office of a global Foundation in Zurich where you will provide day to day administrative support to 3 Directors. **Main responsibilities** - Work directly with the CEO, COO and CPO to support all aspects of their day to day...

  • Executive Assistant

    vor 18 Stunden

    Zurich, Schweiz Poolside AG Vollzeit

    Für ein Unternehmen spezialisiert auf Compliance und Risk Management suchen wir ab sofort oder nach Absprache eine:n Office Manager:in bzw. Executive Assistant mit Marketingerfahrung für eine unbefristete Teilzeitstelle (Jobsharing). Das Pensum beträgt 40-60% (idealerweise Mittwoch bis Freitag) und der Arbeitsort ist in Zürich. **Aufgaben** -...

  • Office Manager with Executive Assistant Capacity

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

    Are you an experienced Office Manager with Executive Assistant capacity, looking for a new opportunity? Look no further! Our client is a leading player in the alternative investment marketplace, revolutionizing how financial advisors and wealth management firms cater to high-net-worth clients. They are seeking a dynamic individual to join their team in...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    **Job Overview**: The Executive Assistant will support the EUCAN Heads of Ethics & Compliance and Patient Value & Access and their teams performing administrative tasks, extensive calendaring, booking travel, handling logistics, organizing events and electronic system maintenance. The Executive Assistant is a liaison role and acts as a partnership between...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Zurich Gruppe Deutschland Vollzeit

    Zurich Global Ventures is a collection of companies within Zurich Insurance Group that is focused on providing global services and product offerings that go beyond traditional insurance. We aim to get closer to our customers by offering customized, proactive and digital experiences that empower individuals and businesses to be better prepared for the future....

  • Office Manager

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz BW ESS Vollzeit

    COMPANY DESCRIPTION BW ESS is a dedicated energy storage business that is part of BW Group, a global energy and maritime infrastructure company. BW ESS has a globally diversified project portfolio comprising over 500 MWh under construction and over 1GW of ready-to-build projects. With a network of developer investments and partnerships, BW ESS supports the...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Experis Vollzeit

    **Executive Assistant** **(6 Month Contract)** Experis is the global leader in professional resourcing and project-based workforce solutions. **Overview of contract**: On behalf of our client, a large bank in Zurich, we are looking for an Executive Assistant to manage the calendar, meetings, agendas, travel, expenses, events and visitors for senior...

  • Office Manager Mit Executive Assistant Funktion

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

    Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattform für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögenden Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten. Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant - 12 Month contract** We are searching for a highly motivated Executive Assistant with 3 - 5 years' experience to support all levels (including MD) within Asset Management with in a leading Financial institute in Zurich. Previous experience in supporting senior executives and managing complex calendars is preferred as well as the...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Management (Executive) / Team Assistant 60-80%

    vor 18 Stunden

    Zurich, Schweiz Datahouse AG Vollzeit

    Vollzeit - Abteilung: Data, Analytics & Technology **Unternehmensbeschreibung**: **Wüest Partner **ist ein innovatives und unabhängiges Dienstleistungsunternehmen in der Immobilienwirtschaft. Seit 1985 schaffen wir fundierte Entscheidungsgrundlagen mittels Kombination von Expertise, Daten und digitalen Lösungen. Branchenführend mit umfassenden...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Avrios International AG Vollzeit

    **Your mission**: We’re looking for an experienced, extremely detail-oriented administrative professional in a high-visibility role, who will work closely with our CEO. As Executive Assistant, you will provide administrative and operational support to our leadership team. This role focuses on administrative support, external event coordination, project...

  • Executive Administrative Assistant

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz SFP Vollzeit

    **Job Title: Executive Administrative Assistant** **Location**: UK and Switzerland (Expanding to Central Europe) **Job Type**: 12-Month Contract **Company Overview**: The Company a distinguished Private Equity company with a strong presence, now embarking on an expansion into Central Europe. In pursuit of our growth objectives, we are actively seeking a...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zurich, Schweiz Oxygen at Work Vollzeit

    Company Description Oxygen at Work is a fast-growing prop-tech startup. We combine smart plant concepts with software to improve the air quality of thousands of workplaces at home and abroad, making them healthier, more sustainable, and more attractive. **Job Description**: The Executive Assistant will be the right hand to the Executive Management. The...

  • Management - Supporter:in (Executive Assistant)

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Wüest Partner AG Vollzeit

    Wüest Partner ist ein innovatives und unabhängiges Dienstleistungsunternehmen in der Immobilienwirtschaft. Seit 1985 schaffen wir fundierte Entscheidungsgrundlagen mittels Kombination von Expertise, Daten und digitalen Lösungen. Branchenführend mit umfassen-den Leistungen in den Bereichen Bewertung, Beratung, Daten & Analysen, Produkte, Software und...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Zurich, Schweiz SkyCell AG Vollzeit

    Working for SkyCell means a start-up spirit, international colleagues, very diverse tasks, a brand new office in Puls 5 in Zurich - all while supporting a good cause. We are looking for an experienced Executive Assistant (M/F/d) to support our founders with their daily management responsibilities. As part of this role, you need to be one step ahead, well...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Zurich, Schweiz ABB Vollzeit

    **Executive Assistant & Office Manager Switzerland**: **Take your next career step at ABB E-mobility with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB E-mobility, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities,...