Office Manager

vor 3 Wochen


Zurich, Schweiz Waelti Partners Vollzeit

Für unsere Klientin, ein kleineres, spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz im Zentrum von Zürich, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine(n) „Office Manager (100%)“. Die Vakanz wird wie folgt beschrieben (leicht bearbeitete Version der Job Description):
**Aufgabengebiete**:

- Berichterstattung an die Geschäftsleitung und Verantwortung für die administrative Unterstützung eines Unternehmens, welches Compliance-Dienstleistungen an Schweizer Klientinnen wie Vermögensverwalterinnen und andere Finanzdienstleisterinnen erbringt
- Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und teilweise der anderen Mitarbeitenden des Unternehmens, inkl. Vorbereitung von anspruchsvollen Korrespondenzen, Berichten, Präsentationen, Tabellen und Projektplänen. Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs der Tätigkeiten des Unternehmens
- Administrative Unterstützung von gesellschafts
- und vertragsrechtlichen Vorgängen, inkl. Handelsregister. Führen einer elektronischen und physischen Ablage für Verträge, Bewilligungen, interne Weisungen, Policies und andere rechtlich relevante Dokumente
- Vorbereitung, Prüfung und Veröffentlichung von (Presse-) Mitteilungen und Marketingmassnahmen, inkl. Bereitstellung und laufende Aktualisierung von Content für Webseite und Social Media
- Organisation von Geschäftsreisen, Events und Pressekonferenzen
- Unterstützung der internen Buchhaltung, inkl. Verarbeitung von Stundenrapporten und Spesenrechnungen, Vorbereitung von Rechnungen und Prüfung von Lieferantenrechnungen
- Planung und Unterstützung von Geschäftsleitungs
- und VR-Sitzungen sowie Generalversammlungen, inkl. Vorbereitung, Bearbeitung und Ablage der entsprechenden Dokumentationen, Protokolle und Korrespondenzen
- Unterstützung von HR-Prozessen, inkl. Onboarding, Mitarbeiterbeteiligung, Absenzen, Ferienplanung
- Unterstützung von internen Projekten
- Koordination der Tätigkeiten mit einer Kollegin

**Anforderungen**:

- Kaufmännische Lehre oder vergleichbarer Abschluss und Berufserfahrung, idealerweise ergänzt mit einer Zusatzausbildung wie z. B. Direktionsassistent(in) mit eidg. Fachausweis
- Einige Jahre Berufserfahrung, welche in einem Legal & Compliance-Umfeld wie z. B. bei einem Finanzinstitut, einer Anwaltskanzlei, einem anderen Beratungsunternehmen oder einer (externen) Vermögensverwaltung oder Fondsleitung erworben wurde. Kenntnisse in den Bereichen CH-Finanzmarktgesetzgebung wie FIDLEG und FINIG, Gesellschafts
- und allgemeines Vertragsrecht und/oder Risk Management wären von Vorteil
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (je mind. Niveau C1). Zusätzliche Sprachkenntnisse in Französisch, Italienisch, Spanisch oder Russisch wären von Vorteil
- Selbständige, gut organisierte, strukturierte, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise; Setzen von adäquaten Prioritäten und hohe Belastbarkeit
- Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, inkl. Word, Excel und PowerPoint; eine gewisse IT-Affinität wäre von Vorteil
- Dienstleistungsorientierte, teamfähige Persönlichkeit
- Ausgeprägte Diskretion und Loyalität; Fähigkeit, mit heiklen und vertraulichen Informationen umzugehen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Stufen, wie auch in interdisziplinären Teams
- Freude an einem engen Austausch im Compliance & Risk Management-Team und mit internen und externen, z. T. international vernetzten Stakeholdern, welche in einem unternehmerischen und dynamischen Umfeld arbeiten
- Initiative, engagierte, zuverlässige und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und einen aktiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten möchte
- EU/EFTA-Staatsangehörigkeit und Wohnsitz innerhalb eines pendelbaren Umkreises von Zürich

Arbeitsort: Zürich


  • Office Manager

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz Seervision Vollzeit

    **About Seervision**: We are currently seeking a proactive and highly organized Office Manager to join our team part time (40-60%) in Zurich. As the Office Manager at Seervision, you will play a crucial role in ensuring the smooth functioning of our offices in both Zurich and Athens. You will be responsible for overseeing various administrative tasks,...

  • Office Manager

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz Crypto Finance AG Vollzeit

    The Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...

  • Front Office Manager

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz City Stay AG Vollzeit

    Als Betreiber von diversen möblierten Apartmenthäusern, wie auch Wohn - und Geschäftsliegenschaften in Zürich, Cham und Schaffhausen bewirtschaften wir total über 200 Objekte. Für unser Front Office Team suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n **Front Office Manager 100%** Als dienstleistungsorientierte und verantwortungsvolle...

  • Office Manager

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz Barry Callebaut Vollzeit

    Office Manager **Location**:Zurich, ZH, CH, 8005At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world’s leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa...

  • Office Manager, 100%

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden, einem internationalem Asset Manager mit Büros in Zürich und Malta, suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunt eine/-n Office Manager. Aufgaben - Sie planen und organisieren internationale Geschäftsreisen und koordinieren Kundentreffen und Teamveranstaltungen - Zudem unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei administrativen...


  • Zurich, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Asstistant Front Office Manager (Full time #534794) **Property / Office**: Mandarin Oriental Savoy, Zurich **Location**: Zurich, Switzerland As an Assistant Front Office Manager, you will be responsible for the following **duties**: - Representing the Front Office Manager and be the contact person for the Front Office team - Support,...

  • Office Manager in

    Vor 7 Tagen


    Zurich, Schweiz MACH Architektur GmbH Vollzeit

    MACH ist ein international tätiges Büro für Architektur und Interior Design in Zürich. Seit der Gründung im Jahre 2000 hat MACH zahlreiche Projekte für Kunden wie Andermatt Swiss Alps, das Bundesamt für Bauten und Logistik, Raiffeisen, IWC Schaffhausen und private Kunden realisiert. Wir haben langjährige Erfahrung im Entwurf und in der Planung von...


  • Zurich, Schweiz Dolder Hotel AG ***** Zürich Vollzeit

    **Spa Front Office Manager**: Bewährten Luxus überraschend neu erleben - wir laden Sie herzlich ein. Das mehrfach international ausgezeichnete Dolder Grand Spa bietet ein einzigartiges Wohlfühlangebot auf 4’000 Quadratmetern. Europäische und japanische Einflüsse entführen in eine inspirierende Welt. Entwickelt nach einem Konzept der amerikanischen...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen


    Zurich, Schweiz Mediaschneider AG Vollzeit

    Die Mediaschneider AG ist die grösste unabhängige Schweizer Mediaagentur mit Sitz im Zürcher Seefeld. Zusammen mit der Digital-Marketing-Tochter Hoy AG vereinen wir Full-Service-Dienstleistungen einer klassischen Mediaagentur und einer Digitalagentur unter einem Dach. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in Zürich per sofort oder nach...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen


    Zurich, Schweiz AsstrA Vollzeit

    Office Manager (M/W) **Office Manager (M/W)** Wir bei AsstrA sind ein ambitioniertes Unternehmen, was in **22 Ländern** vertreten ist. Mit mehr als **1200 Mitarbeiter**, die über die EU, Asien, CIS und Amerikas verteilt sind, bieten wir unseren Kunden über **25 Jahre Branchenerfahrung an. Unsere Expertise verteilt sich über dem gesamten Spektrum von...


  • Zurich, Schweiz Asanti AG Vollzeit

    2015 eröffnete der dreifache Pizzaiolo-Weltmeister und erfolgreicher Unternehmer Raffaele Tromiro die Pizzeria «Napulé» in Meilen am Zürichsee. Mittlerweile gibt es bereits fünf «Napulé»-Pizzerien in Zollikon, Meilen, Netstal, Hasenberg und Locarno sowie zwei Take-aways am Zürcher Bahnhof Stadelhofen und an der Josefstrasse Zürich. «Napulé»...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz Genfit Vollzeit

    As Office Manager, you will be the first point of contact of our Swiss branch and for our Switzerland-based employees. You will partner with our headquarter teams on finance/legal/HR related matters and ensure the compliance of the related activities with GENFIT Group policies. Your role will be essential for the smooth operation of GENFIT’s Swiss...


  • Zurich, Schweiz Adecco Vollzeit

    Deine Bedürfnisse, deine Wünsche an den zukünftigen Arbeitgeber, werden wir für dich verwirklichen. **Front Office Manager mit Bürozeiten / ohne Zimmerstunde**: **Ihre Herausforderung** - Leitung vom gesamten Front Office Bereich - Führung von Mitarbeitenden und Lernenden - Weiterentwicklung der gesamten Abteilung auch in Bezug auf die...


  • Zurich, Schweiz Nomoko AG Vollzeit

    Hi, we are Nomoko. Google digitized search, Amazon digitized retail, Facebook digitized human connections, Nomoko is digitizing the physical world. We master the full pipeline of large-scale real-world 3D data creation, from drone data capture and processing, to streamlined web streaming. **We are looking for**: a cheerful and positive person who enjoys...

  • Executive Assistant

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz kessler.vogler GmbH Vollzeit

    For our client, a global financial technology company based in Zurich, we are currently looking for an experienced office manager who will support the daily activities of the company and will serve as the face of our client’s Zurich office in the reception and hospitality areas, for a limited 6 months-period (maternity leave cover). You will be...

  • Office Manager

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz Genfit Vollzeit

    As Office Manager, you will be the first point of contact of our Swiss branch and for our Switzerland-based employees. You will partner with our headquarter teams on finance/legal/HR related matters and ensure the compliance of the related activities with GENFIT Group policies. Your role will be essential for the smooth operation of GENFIT’s Swiss...


  • Zurich, Schweiz Adecco Vollzeit

    Für unseren Kunden in der Zürcher Innenstadt suchen wir von 02.03.2023 - 20.03.2023 (100%) eine/n **Receptionist / Office Manager 100% (m/w)**: **Ihre Herausforderung** - Gästeempfang - Betreeung der Meetingräume - Erledigung administrativer Aufgaben - Bestellung der Betriebsmittel **Ihre Kompetenz** - Erfahrung als Office Manager, Receptionist oder in...


  • Zurich, Schweiz International Association of the Recognized Police Officers - IARPO Vollzeit

    **Position**: Volunteer Office Manager (w) **Location**: Remote (with the possibility of in-person meetings or events). Person should be in Switzerland and have B, C or CH residence permit. **Duration**: 12 months with the possibility of extension **Hours**: 20 hours a week or more as needed **Salary**: This is a volunteer position, and as such, no...

  • Office Manager 80%

    vor 1 Monat


    Zurich, Schweiz PermServ AG Vollzeit

    Zurück zur Übersicht PermServ AG verbindet Menschen und Unternehmen. Die Erfahrung und Kompetenz unserer Consultants garantieren Ihnen eine exzellente, schnelle und individuelle Dienstleistung. Wir begleiten und betreuen Sie auf dem Weg zu Ihrem beruflichen Ziel. Wir sind ein erfolgreiches und gut etabliertes Jung-Unternehmen in der...


  • Zurich, Schweiz Bianchi&Partner AG Vollzeit

    Bianchi & Partner AG Zürich ist ein etabliertes Unternehmen im Bereich Executive Search. Zu unseren aktuellen Aufträgen die wir betreuen, zählt folgende Position: Mein Auftraggeber ist ein führender Anbieter innerhalb Private Markets Anlagen. Zur Stärkung des kleineren Teams in Zürich, suchen wir für eine neugeschaffene Stelle einen Office Manager...