Administrative Assistant 100%

Vor 2 Tagen


Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

At nemensis ag, we have connected thousands of applicants with their dream job and given them the opportunity to develop or re-enter the job market. For our client, an international pharmaceutical company in Luzern, we are looking for an Administrative Assistant.

**Your responsibilities**:

- Contract management of various events, such as Medical Education Events & Advisory Boards:

- Creation of contracts in correct template incl. Fair market value (FMV) check, FCPA check & ABC flow
- Healthcare provider (HCP) approval system submission and follow up of approval for Belgium, if applicable
- Contact with HCP's regarding event (contract signature, invoice,...)
- Logging of events into the system (Veeva CRM)
- Logistical support for various events such as MedEd events & Advisory Boards
- Budget management:

- including Purchase order (PO) creation, follow-up on invoices & payments,
- Proper documentation
- Support in training execution:

- File appropriate trainings on Teams/Sharepoint
- Make sure all training documentation is kept (slides, recording, training plan, list of attendees)
- Create tests on (products/Terapeutic areas) in either Forms/Mylearning and send it to the respective people
- Undertake admin support for the cluster medical directors:

- Calendar management
- Expense report management
- Travel management
- Meeting minutes of specific team meetings (e.g.Medical Gouvernance counsil (MGC))
- Be the digital steward (or chief administrator) for the cluster "medical affairs - Teams space" and its various channels
- Be the steward of local medical affairs repositories (digital or hardcopy)
- Systems to work with: COMET /APPIAN / Veeva Vault CRM (Customer relationship mgmt) / Concur (Travel and Expense tool)
- Clinical Training Program (CTP) Management (support for the organization on a regional level)
**Your Profile**:

- Administrative assistant or Management assistant
- English (B2 - C1) and German (B2 - C1)
Flexible and able to work in an internationally oriented environment
- Excellent communication skills
- Project management skills (strong asset)



  • Luzern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Unser Kunde ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das sich durch innovative Lösungen und einen exzellenten Kundenservice auszeichnet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Administrative Assistant, die uns in der täglichen Büroorganisation und -verwaltung unterstützt.Administrative Assistant (m/w) 100%Ihre...


  • Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Unser Kunde ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das sich durch innovative Lösungen und einen exzellenten Kundenservice auszeichnet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Administrative Assistant, die uns in der täglichen Büroorganisation und -verwaltung unterstützt.Administrative Assistant (m/w) 100%Ihre...


  • Luzern, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a remote Administrative Assistant. This position is based in Lucerne, Switzerland. Tasks - Schedule and organize meetings. - Maintain digital records. - Assist in report preparation. - Support administrative projects. **Requirements**: - Proven experience in administration. - High school diploma or equivalent. - Strong organizational...


  • Luzern, Schweiz VALOREM Vollzeit

    Join Valorem as a Remote Administrative Assistant. This position is based in Lucerne. Tasks - Organize and schedule meetings. - Maintain digital files and records. - Prepare reports and documents. - Assist with project coordination. - Support various administrative tasks. **Requirements**: - Administrative experience required. - High school diploma or...


  • Luzern, Schweiz Gi Life Sciences Vollzeit

    For our client, a global pharma company located in Lucerne, we are searching for a talented and motivated person as **Senior Associate, Administrative Services 100%** **Your tasks**: - Working closely with the Executive Assistant to provide administrative support, including calendar management, correspondence, expenses, travel management and ad hoc...

  • HR Assistant 80

    Vor 3 Tagen


    Luzern, Schweiz Spring Professional Vollzeit

    Für unseren Kunden, im Unterhaltungsbereich, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung einen HR Assistant 80 - 100% (m/w/d) im Herzen von Luzern. Ihre Aufgaben: - Personaladministration von Eintritt bis zum Austritt - Mitarbeit in verschiedenen HR-Projekten - Unterstützung bei der Lohnadministration inkl. Sozialversicherungswesen - Unterstützung der...

  • Virtual Assistant

    vor 1 Woche


    Luzern, Schweiz Jouyll Vollzeit

    **Luzern**: **Switzerland**: We are looking for a Virtual Assistant to provide administrative support to our team. For this role, a strong Internet connection is required, along with experience using communication tools. Ultimately, you should be able to handle administrative projects and deliver high-quality work under minimum...


  • Luzern, Schweiz LES AMBASSADEURS Vollzeit

    **Location**: Luzern **Job Type**:Permanent Les Ambassadeurs gehört zu den exklusivsten Adressen für erlesene, exquisite Uhren und Schmuckkreationen. Angesehene, internationale Marken finden seit 1964 mit Les Ambassadeurs in der Schweiz einen Ort, der als vertrauensvoller Partner und offizieller Händler mit drei edlen Boutiquen in Genf, Zürich und...

  • HR-assistant

    Vor 3 Tagen


    Luzern, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: - Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». - Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.Wir suchen wir per November oder nach Vereinbarung...


  • Luzern, Schweiz LHH Vollzeit

    Für unseren Grosskunden ein international tätiges Unternehmen mit dem Sitz im Grossraum Luzern suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung einen **Management Assistant CSO / CMO 80-100% (w/m/d)**. In dieser Funktion erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet. **Ihre Verantwortung**: - Sie unterstützen den Chief Sales Officer, Chief - Marketing...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Luzern, Schweiz Adecco Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir ab sofort eine qualifizierte und engagierte Executive Assistant (m/w/d)Executive Assistant (m/w/d) 80-100%Ihre HerausforderungUmfassende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination und Organisation von Terminen, Meetings und...


  • Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir ab sofort eine qualifizierte und engagierte Executive Assistant (m/w/d)Executive Assistant (m/w/d) 80-100%Ihre HerausforderungUmfassende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination und Organisation von Terminen, Meetings und...


  • Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Office Assistant 80-100% in ZugThis position will offer you a unique opportunity to enter an attractive and fast-growing area of the financial industry by joining one of the most successful private equity secondaries players.Your tasks:Assist two Managing Partners with their organizational tasks (calendar management, travel arrangements, CRM note filing,...

  • Office Assistant

    vor 1 Woche


    Luzern, Schweiz Summit Recruitment AG Vollzeit

    **Office / Team Assistant - flexible working percentage from 40 - 100%** **About Summit** Summit Recruitment is quality led Technology and Change management Recruitment company looking for friendly, positive, motivated individuals to join our small, international, outgoing team. Founded in 2017, and based in the heart of Lucerne, we focus on the IT and...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen


    Luzern, Schweiz Evergreen Human Resources Vollzeit

    In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie diverse Tätigkeiten in der persönlichen Assistenz für ein Mitglied des Executive Boards/BU Leiter (Gruppenweit, International) und unterstützen diesen sowie den Verwaltungsrat in administrativen - sowie Projekt-Tätigkeiten. Sie führen das Reise - und Agendamanagement Ihres Vorgesetzten, koordinieren...


  • Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...


  • Luzern, Schweiz gastro S Howald GmbH Vollzeit

    **Assistant Exec. Housekeeper m/w/d**: **Ihr Profil** - Abgeschlossene Berufsausbildung in einem Hotel der gehobenen Kategorie - Organisationsstarke Führungspersönlichkeit - Mehrjährige Erfahrung in einer gleichen oder ähnlichen Position, von Vorteil 4-5* Hotellerie - Auge für Details - Flexibilität, Selbstständigkeit, Belastbarkeit und...

  • Sales Assistant

    Vor 4 Tagen


    Luzern, Schweiz Guess Europe Sagl Vollzeit

    **GUESS** wurde 1981 als Jeans-Marke gegründet und hat sich seitdem zu einer erfolgreichen, globalen Lifestyle-Marke entwickelt. **GUESS** entwirft, vermarktet, vertreibt und lizenziert Lifestyle-Kollektionen stylisher und moderner Bekleidung, Denim, Handtaschen, Uhren, Brillen, Schuhe und vielem mehr. Aktuell betreiben wir weit über 1000 eigene Stores...


  • Luzern, Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    Bei nemensis ag suchen wir eine erfahrene Verwaltungsassistentin oder einen Verwaltungsassistenten mit hoher Professionalität, um als Excecutive Assistant zu fungieren. In dieser leitenden Funktion unterstützen Sie unsere Führungskräfte in Luzern und sind für die komplexe Agenda der beiden Führungskräfte verantwortlich.Als wichtiger Teil des CSO...


  • Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistenz / stellv. Leitung Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager:in** **für das Team des neuen Mandarin Oriental Palace, Luzern! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich im Herzen der Stadt Luzern, am Ufer des Vierwaldstättersees. Das...