Administrative Associate, 100%

vor 2 Wochen

Luzern, Schweiz Gi Life Sciences Vollzeit

For our client, a global pharma company located in Lucerne, we are searching for a talented and motivated person as

**Senior Associate, Administrative Services 100%**

**Your tasks**:
- Working closely with the Executive Assistant to provide administrative support, including calendar management, correspondence, expenses, travel management and ad hoc projects
- Manage executive's calendar and conserve executive's time by using discretion in setting up and accepting appointments;
gather pre-reads and background information when appropriate and follow-up on action points
- Liaise with other divisional support functions and stakeholders to ensure alignment and shared co-ordination of joint projects and meetings
- Manage complex schedules with internal & external stakeholders (such as Senior Leaders, Government organizations, Board members, NGO's and other high
- level groups)
- Coordination and preparation of the VP's speeches, working documents and presentations for internal and external events in close cooperation with the Chief of Staff/Executive Director Operations and the Communications Lead
- Arrange and coordinate teleconferences and internal/external meetings (small and large);
book meeting rooms, equipment, hospitality, etc.
- Working closely with the Executive Assistant and the Chief of Staff to schedule and handle logistics for internal and external meetings, off-sites, conferences and special purpose events as well as annual calendar planning
- Schedule and coordinate complex domestic and international travel;
create detailed itineraries and adjust in real time, as necessary
- Manage expense reporting, purchasing and budget tracking
- Manage third-party subscriptions and resources, including renewals and memberships
- Collaborate with other assistants on an ongoing basis to align strategies, improve processes and foster a sense of community
- Participation and active role in organizational committees of regional events by providing input, ideas and sharing experience
- Manage SharePoint Sites, Teams Sites and Distribution Lists
- Support and coordinate special projects, including preparing & editing executive presentations
- General Secretarial and Clerical duties

**Your qualification**:

- High School Diploma or Equivalent
- Several years of administrative experience, especially in supporting Senior Executives
- Extensive experience in performing administrative work that requires analysis, initiative, flexibility, tact and independent judgment
- Ability to work under pressure with little or no supervision to handle multiple tasks, as well as demonstrate accuracy and strong attention to detail
- Ability to handle sensitive data with discretion and confidentiality
- Organize, prioritize and coordinate multiple work activities with demonstrated ability to meet deadlines
- Excellent communication and organizational skills
- Proficiency in using MS Office Suite
- Tech savvy with experience with SAP (Ariba, Concur) preferred
- Work in a dynamic, fast-moving and collaborative environment
- Willingness to continuously acquire new competencies
- Good judgment, confidentiality and strong work ethics
- High degree of accountability
- Teamwork

Sector:
Pharmaceutical

Role:
Telephonist / Secretariat / General services

Will manage other people:
No

Job type:
Temporary job

  • Sales Associate

    Vor 4 Tagen

    Luzern, Schweiz INA KESS Vollzeit

    INA KESS ist eine Schweizer Luxusmarke für Frauen, die für perfekt geschnittene Designs, aussergewöhnliche Qualität und unvergleichlichen Komfort bekannt ist. Die Designs zeichnen sich durch hochwertige Materialien, Liebe zum intelligenten Detail und charakterstarke, feminine Silhouetten aus. INA KESS wird in der Schweiz designed und entwickelt und in...

  • Sales Associate

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Sales Associate / Samstagsaushilfe (m/w/d), LucerneDu begeisterst unsere Kund*innen mit deinem Sinn für Mode und Design.Das Verkaufen von Brillen und Accessoires nach optometrischen und ästhetischen Aspekten liegt dir am Herzen.Du stellst sicher, dass unsere Produkte top in Szene gesetzt sind.Administrative Tätigkeiten (Bestellungen, Inventur,...

  • Sales Associate Globus Luzern

    Vor 5 Tagen

    Luzern, Schweiz INA KESS Vollzeit

    INA KESS ist eine Schweizer Luxusmarke für Frauen, die für perfekt geschnittene Designs, aussergewöhnliche Qualität und unvergleichlichen Komfort bekannt ist. Die Designs zeichnen sich durch hochwertige Materialien, Liebe zum intelligenten Detail und charakterstarke, feminine Silhouetten aus. INA KESS wird in der Schweiz designed und entwickelt und in...

  • Associate Project Manager

    Vor 2 Tagen

    Luzern, Schweiz CBRE Vollzeit

    **Associate Project Manager** **Job ID** - 196207**Posted** - 06-Dec-2024**Service line** - GWS Segment**Role type** - Full-time**Areas of Interest** Consulting, Project Management **Location(s)** Luzern - Luzern - Switzerland **About the role** The Associate Project Manager provides advanced administrative support to senior project management team...

  • Associate Finance

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Bachmann Partner Vollzeit

    Wir sind ein Sachwalter - und Treuhandbüro in Luzern mit grosser Erfahrung und Leidenschaft. Seit 60 Jahren betreuen wir Unternehmens - und Privatkunden, häufig mit einem internationalen Umfeld. Nebst den Treuhand-Dienstleistungen sind wir Experten für Insolvenzrecht/Sanierungsprojekte, nehmen Revisionsmandate wahr und sind interessiert Lösungen...

  • Associate Finance

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz Bachmann Partner Vollzeit

    Wir sind ein Treuhand - und Sachwalterbüro in Luzern, Zug und Zürich mit grosser Erfahrung und Leidenschaft. Seit über 60 Jahren betreuen wir Unternehmens - und Privatkunden, häufig mit einem internationalen Umfeld. Nebst den Treuhand-Dienstleistungen sind wir Experten für Insolvenzrecht/Sanierungsprojekte, nehmen Revisionsmandate wahr und sind...

  • Sales Associate Svizzera tedesca

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Sales Associate Svizzera tedesca (Ebikon) 40 PT, LucerneGUESS è stata fondata nel 1981 come marchio di jeans e da allora è cresciuta fino a diventare un marchio lifestyle di successo a livello mondiale, che disegna, commercializza, distribuisce e concede in licenza collezioni lifestyle di abbigliamento elegante e moderno, denim, borse, orologi, occhiali,...

  • Sales Associate Sunglass Hut 40%

    Vor 4 Tagen

    Luzern, Schweiz EssilorLuxottica Vollzeit

    **Our Vision. Your Future.**: Aus Ideen werden Erfolge. Denn das Wir bewegt mehr. Kommen Sie ins #TeamEssilorLuxottica als **Sales Associate Sunglass Hut 40% - 100% Sunglass Hut Luzern** **in Luzern - Globus - Pilatusstrasse 4**: Wir sind EssilorLuxottica, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Design, Herstellung und Vertrieb von Brillengläsern,...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Unser Kunde ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das sich durch innovative Lösungen und einen exzellenten Kundenservice auszeichnet. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Administrative Assistant, die uns in der täglichen Büroorganisation und -verwaltung unterstützt.Administrative Assistant (m/w) 100%Ihre...

  • Sales Associate Sunglass Hut 40%

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Apollo Optik Holding GmbH & Co.KG Vollzeit

    Our Vision. Your Future.Aus Ideen werden Erfolge. Denn das Wir bewegt mehr. Kommen Sie ins #TeamEssilorLuxottica alsSales Associate Sunglass Hut 40% - 100% Sunglass Hut Luzern in Sunglass Hut GlobusWir sind EssilorLuxottica, ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Design, Herstellung und Vertrieb von Brillengläsern, Brillenfassungen und...

  • Sales Associate Svizzera Tedesca

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Guess Europe Sagl Vollzeit

    **GUESS**è stata fondata nel 1981 come marchio di jeans e da allora è cresciuta fino a diventare un marchio lifestyle di successo a livello mondiale, che disegna, commercializza, distribuisce e concede in licenza collezioni lifestyle di abbigliamento elegante e moderno, denim, borse, orologi, occhiali, scarpe e altro ancora. Attualmente gestiamo oltre...

  • Sales Associate

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz VIU Vollzeit

    **INTRO**: Als Sales Associate (m/w/d) besitzt du ein sicheres Gespür für Trends und Ästhetik. Du möchtest inspirieren und berätst unsere Kund*innen stilgerecht zur neuen Lieblingsbrille. Gemeinsam mit dem Team lebst du unsere Philosophie: **"We help people see the world more clearly, be individual, and confident with style."** **PENSUM**:20%...

  • Administrative/r Leiter/in der Geschäftsstelle des Tumorzentrums 80-100%

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Administrative/r Leiter/in der Geschäftsstelle des Tumorzentrums 80-100%, LucerneLuzerner KantonsspitalIhr WirkungsfeldAdministrative Leitung des Tumorzentrums und personelle Führung von rund 12 Patientenkoordinatoren, Qualitäts- und DatenmanagernDefinition und Überwachung von Prozessen und Kennzahlen zur Erreichung von (Re-)ZertifizierungenInitiierung...

  • Sales Associate

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz VIU Vollzeit

    **INTRO**: Als Sales Associate (m/w/d) besitzt du ein sicheres Gespür für Trends und Ästhetik. Du möchtest inspirieren und berätst unsere Kund*innen stilgerecht zur neuen Lieblingsbrille. Gemeinsam mit dem Team lebst du unsere Philosophie: **"We help people see the world more clearly, be individual and confident with style."** **PENSUM**:20%...

  • Sales Associate

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz VIU Vollzeit

    **INTRO**: Als Sales Associate (m/w/d) besitzt du ein sicheres Gespür für Trends und Ästhetik. Du möchtest inspirieren und berätst unsere Kund*innen stilgerecht zur neuen Lieblingsbrille. Gemeinsam mit dem Team lebst du unsere Philosophie: **"We help people see the world more clearly, be individual, and confident with style."** **PENSUM**:70-80%...

  • Sales Associate Svizzera tedesca

    Vor 2 Tagen

    Luzern, Schweiz Guess Europe Sagl Vollzeit

    GUESS è stata fondata nel 1981 come marchio di jeans e da allora è cresciuta fino a diventare un marchio lifestyle di successo a livello mondiale, che disegna, commercializza, distribuisce e concede in licenza collezioni lifestyle di abbigliamento elegante e moderno, denim, borse, orologi, occhiali, scarpe e altro ancora.Attualmente gestiamo oltre 1.000...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    At nemensis ag, we connected thousands of applicants with their dream jobs and gave them the opportunity to develop or re-enter the job market. For our client, an international company in Luzern, we are in search for an Administrative Assistant. **Responsibilities**: typing, filing, answering phones, scheduling, calendaring, record keeping, coordinating...

  • Sales Associate Svizzera tedesca

    vor 2 Wochen

    Luzern, Schweiz Guess Europe Sagl Vollzeit

    GUESS è stata fondata nel 1981 come marchio di jeans e da allora è cresciuta fino a diventare un marchio lifestyle di successo a livello mondiale, che disegna, commercializza, distribuisce e concede in licenza collezioni lifestyle di abbigliamento elegante e moderno, denim, borse, orologi, occhiali, scarpe e altro ancora.Attualmente gestiamo oltre 1.000...

  • Corporate Communications Associate

    Vor 3 Tagen

    Luzern, Schweiz TEAM Marketing AG Vollzeit

    **The team**: Our blend of dynamic personalities, stories and skills is one of our biggest sources of energy and pride. It defines our culture and makes our success attainable. The Communications team ensures TEAM’s story is told consistently and authentically. Externally, we showcase TEAM's unique culture, people and offering, while internally, we promote...

  • Administrative Assistant 100%

    vor 1 Woche

    Luzern, Schweiz nemensis ag Vollzeit

    At nemensis ag, we have connected thousands of applicants with their dream job and given them the opportunity to develop or re-enter the job market. For our client, an international pharmaceutical company in Luzern, we are looking for an Administrative Assistant. **Your responsibilities**: - Contract management of various events, such as Medical Education...