Executive & HR Assistant
vor 2 Monaten
**Über die GFT**
GFT ist ein Pionier der digitalen Transformation. Durch den Einsatz neuester Technologien ermöglichen wir unseren Kunden, ihre Produktivität mit intelligenten Softwarelösungen zu steigern. Unsere Schwerpunkte liegen auf Digital Finance, Enterprise AI & Data Solutions und Plattformmodernisierung.
GFT zeichnet sich durch tiefgehende technologische Exzellenz, ein starkes Partnernetzwerk und fundiertes Branchenwissen aus. Mit agilen Methoden unterstützen wir die digitale Transformation von Kunden aus den Bereichen Finanzen und Versicherungen sowie der Fertigungsindustrie. Die Talente bei GFT entwickeln, implementieren und verwalten Softwarelösungen, die innovative Geschäftsmodelle vorantreiben und gleichzeitig regulatorische Anforderungen erfüllen.
Mit Standorten in 20 Ländern weltweit stellt GFT die Nähe zu seinen Kunden sicher. Basierend auf über 35 Jahren Erfahrung und einem globalen Team von mehr als 12.000 engagierten Talenten bieten wir Karrierechancen in den innovativsten Bereichen des Software-Engineering.
**Deine Aufgaben**:
- **Terminkoordination und Reiseplanung**: Eigenständige Terminvereinbarung und effiziente Planung der Kalender für die Geschäftsleitung, inklusive Reisebuchungen und Vorbereitung von Reiseplänen. Sicherstellen einer reibungslosen Abwicklung aller Reisebedürfnisse und Organisation der entsprechenden Reisedokumente.
- **Spesenabrechnungen**: Abwicklung und Verwaltung von Spesenabrechnungen der Geschäftsleitung, inklusive sorgfältiger Prüfung und Einreichung der Abrechnungen, sowie Verwaltung der zugehörigen Belege.
- **Organisatorische und administrative Unterstützung**: Enge Zusammenarbeit mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung, um den operativen Tagesablauf optimal zu gestalten. Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, um die Effizienz und Effektivität des Führungsteams zu steigern.
- **Meeting
- und Event-Management**:Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Veranstaltungen, inklusive Raumbuchung, Vor
- und Nachbereitung der Unterlagen und Protokollführung. Planung und Durchführung von internen Events.
- **Korrespondenz in Deutsch und Englisch**: Erstellung und Bearbeitung von geschäftlicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch, sowie Koordination von E-Mail-Anfragen und interne Kommunikation für das Führungsteam.
- **Allgemeine Teamunterstützung und Projektmitarbeit**: Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie aktive Mitarbeit in abteilungsübergreifenden Projekten zur Erreichung gemeinsamer Ziele.
- **Personaladministration bis zur Lohnvorbereitung**:
- Unterstützung bei On
- und Offboarding-Prozessen, einschliesslich Vertragsmanagement, Bearbeitung von Bewilligungen und administrativer Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.
- Verwaltung von Krankheits
- und Unfallmeldungen, Anmeldungen für Mutterschaft und Kinderzulagen, sowie Ausstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und Zeugnissen.
**Was du mitbringst**:
- **Berufserfahrung**: Fundierte Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Team Assistant, vorzugsweise in der Unterstützung von Führungskräften. Erfahrung im Office Management und in der Personaladministration ist von Vorteil.
- **Flexibilität und Proaktivität**: Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld flexibel auf neue Anforderungen einzugehen, vorausschauend zu arbeiten und eigenständig Verantwortung zu übernehmen.
- **Organisationstalent**: Hohe organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise, um komplexe Abläufe wie Terminkoordination, Reiseplanung und Eventmanagement effizient und fehlerfrei abzuwickeln.
- **Sprachkenntnisse**: Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um eine reibungslose Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sicherzustellen und Korrespondenzen in beiden Sprachen zu bearbeiten.
- **Diskretion und Vertrauenswürdigkeit**: Diskretes und verantwortungsbewusstes Verhalten im Umgang mit vertraulichen Informationen und Dokumenten.
- **Technische Fähigkeiten**: Versierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
**Das bieten wir dir**:
- **Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit**: In unserer Schweizer Niederlassung erwartet dich eine vielseitige Position, in der Zusammenarbeit, ein „Can-Do“-Ansatz und Kundenzufriedenheit an erster Stelle stehen. Hier hast du die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und eng mit Kolleginnen und Kollegen weltweit zu kommunizieren und gemeinsame Projekte zu unterstützen. Die Rolle ermöglicht es dir, interessante und abwechslungsreiche Aufgaben zu übernehmen, bei denen kein Tag dem anderen gleicht.
- **Flexibilität und Home-Office-Option**: Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise im Home Office zu arbeiten. Damit hast du die Freiheit, Beruf und Privatleben gut zu vereinbaren und deinen Arbeitsalltag eigenständig zu gestalten.
- **Individu
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Executive Assistant
vor 3 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz SIX Group AG VollzeitSIX drives the transformation of financial markets. What sets us apart drives us ahead: between local roots and global relevance, we are a unique blend of tradition and future, of foundation and growth. We value bright minds and inspire them to grow with their ideas. Come and shape the future of finance with us. ***Executive Assistant****: Zurich | 80-100%...
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Executive Assistant
vor 4 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz Zurich Insurance VollzeitZurich Integrated Benefits brings together diverse businesses to deliver global employee benefits capabilities, encompassing cross-border corporate savings, group life and disability solutions and our expansive global network business. Our vision is to transform employee benefits into personalized experiences to help the workforce thrive. We are currently...
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Executive Assistant
vor 1 Monat
Zürich, ZH, Schweiz Talent Kick Vollzeit**Who are we?** Talent Kick is a Swiss-wide entrepreneurial program that supports the best global talents in forming interdisciplinary teams across Swiss universities and getting hands-on experience as entrepreneurs during their studies. We are looking for a highly motivated **Executive Assistant 100% **(f/m/d) to lead the back-office operations and...
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Executive Assistant
vor 2 Monaten
8002 Zürich, ZH, Schweiz AI BRAINVISUALS AG Vollzeit**JOB DESCRIPTION EXECUTIVE ASSISTANT** Company: AI-BRAINVISUALS AG Location: Zurich, Switzerland We are looking for a dedicated and dynamic Executive Assistant to support our management team and ensure smooth office operations. In this versatile role, you will be the central point of contact for administrative and organizational tasks, significantly...
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Executive Assistant
vor 3 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz AdNovum Vollzeit**Zurich** **What you're going to do**: Are you a natural organizer who can stay on top of things even in the most hectic of times? Then this could be your next challenge! In this role, you will be in charge of coordinating appointments, meetings, correspondence, travel, and other matters of the Adnovum CEO. You will prepare and/or check complex written...
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HR Assistant
vor 2 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz Qcentris AG VollzeitAs an **HR Assistant**, you will manage personnel files, advise employees, and support recruiting efforts. Your structured work approach and strong communication skills will contribute to the ongoing improvement of our HR processes. With **21 offices across 7 countries and over 900 employees**, we offer you the opportunity to work on exciting projects with...
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Executive Assistant
vor 1 Monat
Zürich, Schweiz Experis Schweiz VollzeitExecutive Administrative AssistantLocation: ZurichTeam: Reporting to Senior Management BoardDuration: 18 monthsStart: ASAPOverviewWe are seeking an experienced Executive Administrative Assistant to provide comprehensive administrative support to Management Board members in a dynamic, fast-paced international environment. In this role, you will be responsible...
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Executive Assistant
vor 4 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz FIFA Vollzeit**Executive Assistant**: **As the organiser of some of the biggest and most iconic sport events in the world, we lead the way in the sport and event industry.** **Join the team and support us on our mission.** **THE POSITION**: **These are your key tasks**: - Assist on all organisational, administrative and logístical matters - Ensure efficient...
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Executive Assistant
vor 4 Monaten
8004 Zürich, ZH, Schweiz H2 Energy Europe AG VollzeitH2 Energy Europe is a developer of large-scale green hydrogen ecosystems in Europe, majority owned by Trafigura. Our projects cover different parts of the green hydrogen value chain from production to distribution and consumption. Major green hydrogen production projects include a 1GW plant in Esbjerg, Denmark converting offshore wind power, and a 20MW plant...
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Executive Assistant
vor 4 Monaten
8008 Zürich, ZH, Schweiz Krisken Management Vollzeit**Assistant Position** You have the opportunity to join a global company that has been operating for over 20 years. Our company, a family-owned business with an international focus, is constantly expanding and is inspired by its diverse activities in the fields of sports, finance and media. You will be part of a team that shares a common passion for these...
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Executive Assistant
vor 4 Monaten
8050 Zürich, ZH, Schweiz HITACHI ENERGY LTD Vollzeit**Description** Your responsibilities: - Obtaining and organizing information for use in conferences, speeches, and reports as requested by the Executive - Editing, proofing, formatting, document design/production, form filling, and data entry. Scheduling/coordinating meetings, diaries, and travel arrangements - Receiving/relaying telephone messages from...
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Executive Assistant
vor 3 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz BAXTER Vollzeit**This is where you save and sustain lives** At Baxter, we are deeply connected by our mission. No matter your role at Baxter, your work makes a positive impact on people around the world. You'll feel a sense of purpose throughout the organization, as we know our work improves outcomes for millions of patients. Baxter's products and therapies are found in...
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Zürich, Zürich, Schweiz DasTeam VollzeitBeschreibung der PositionWir suchen eine Betriebswirtschaftliche Fachkraft als Executive Assistant, um Führungskräfte auf Geschäftsleitungsebene zu unterstützen. Die Stelle ist ideal für jemanden, der administrative und organisatorische Aufgaben sowie die Verwaltung des Terminkalenders und die Erstellung von Jahresplänen meistert.Aufgaben und...
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Executive Assistant
Vor 7 Tagen
Zürich, Schweiz Leica Geosystems AG Vollzeit**Committed and with passion for precision we create digital reality solutions combining sensor, software, and autonomous technologies to empower a sustainable future.**: As **Executive Assitant** you will support the President by managing their calendar, priorities, and communications for efficient decision-making, while handling administrative tasks like...
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Executive Assistant to the CEO
vor 4 Wochen
Zürich, Zürich, Schweiz Aryzta AG VollzeitAt Aryzta AG, we are seeking an exceptional Executive Assistant to the CEO to provide administrative support to our senior leadership team. This is a unique opportunity to join a dynamic and growing international food business.Company OverviewAryzta AG is a leading provider of frozen B2B bakery products in Europe and APAC. With a strong presence in 11...
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Junior Executive Assistant
vor 2 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz EFG International Vollzeit**Our Company** EFG International is a global private banking group, offering private banking and asset management services. We serve clients in over 40 locations worldwide. EFG International offers a stimulating and dynamic work environment and strives to be an employer of choice. EFG is committed to providing an equitable and inclusive working...
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Executive Chef Assistant
vor 1 Monat
Zürich, Zürich, Schweiz Barrio Peruano AG VollzeitWe are seeking a highly motivated and experienced Executive Chef Assistant to join our team at Barrio Peruano AG.The successful candidate will be responsible for supporting the Head Chef in managing the kitchen staff, ensuring smooth daily operations, and maintaining a clean and organized work environment.Key responsibilities include preparing and cooking...
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Office Manager
vor 3 Monaten
Zürich, ZH, Schweiz Baader Bank AG VollzeitBaader Helvea is the international arm of the Baader Bank Group. With offices in Munich, Frankfurt, Zurich, London and New York, Baader is one of the leading European partners for investment and banking services. It is active in Market Making, Capital Markets, Brokerage, Fund Services, Account Services and Research Services. Trading and banking are combined...
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Executive Assistant to The Managing Director
vor 2 Monaten
8001 Zürich, ZH, Schweiz Xebia Group VollzeitAls Executive Assistant bist du die rechte Hand der Geschäftsführung - der Profi für alles Organisatorische. Du managst Termine, hältst Kontakt zu Kunden und Partnern und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Mit deinem Service-Gen und kreativen Ideen meisterst du Projekte und bringst neuen Schwung ins Team. Xebia Switzerland geht über...
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Executive Pastry Chef Assistant
vor 4 Wochen
Zürich, Zürich, Schweiz Barrio Peruano AG VollzeitWe are seeking a highly skilled and motivated Executive Pastry Chef Assistant to join our team at Barrio Peruano AG.Job OverviewThis role is perfect for a culinary professional looking to gain experience in a fast-paced kitchen environment. As an Executive Pastry Chef Assistant, you will have the opportunity to work alongside our experienced Head Chef to...