Executive Assistant to The Managing Director

vor 11 Stunden

Zürich ZH, Schweiz Xebia Group Vollzeit

Als Executive Assistant bist du die rechte Hand der Geschäftsführung - der Profi für alles Organisatorische. Du managst Termine, hältst Kontakt zu Kunden und Partnern und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag. Mit deinem Service-Gen und kreativen Ideen meisterst du Projekte und bringst neuen Schwung ins Team.

Xebia Switzerland geht über herkömmliche Beratung hinaus. Wir sind technologiebegeisterte Pioniere, die Kunden engagiert unterstützen, ihre digitale Transformation voranzubringen. Unser Ansatz konzentriert sich auf eine kraftvolle Symbiose von Technologie, Mensch und Prozessen, um innovative Lösungen zu schaffen. Unser Hauptziel ist es, Kunden bei der Bewältigung ihrer bedeutendsten Herausforderungen zu unterstützen und sie in digitale Vorreiter zu verwandeln.

**Spiel deine Stärken aus und gestalte diese Bereiche mit deinem Wissen**:

- ** Executive Support und Terminmanagement**: Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen und Besprechungen, auch unter hohem Zeitdruck.
- ** Kontaktpflege und Kundenbetreuung**: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern sowie professionelle Kommunikation als Vertretung der Geschäftsführung.
- ** Office Management**: Verantwortung für den Büroalltag, Beschaffung Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und Gewährleistung eines angenehmen Arbeitsumfelds für das gesamte Team.
- ** Lösungsorientiertes Projekt
- und Multitasking-Management**: Unterstützung bei Projekten und eigenverantwortliches Management paralleler Aufgaben - mit einem Blick fürs Detail und Kreativität bei der Lösungsfindung.
- ** Sales
- und Kundenservice-Support**: Aktive Unterstützung bei Sales Aktivitäten durch Erstellung von Präsentationen, Organisation von Events und gezielte Kundenkommunikation.
- ** Reise
- und Eventorganisation**: Planung und Koordination von Dienstreisen sowie internen und externen Veranstaltungen.
- **Technologieaffinität und Prozessoptimierung**: Nutzung moderner Tools, CRM-Systeme und weiterer Software, um Arbeitsabläufe zu optimieren und einen klaren Überblick zu behalten.

**Deine Superpower**:

- Abgeschlossene **kaufmännische Ausbildung oder Studium** in einem relevanten Bereich wie Betriebswirtschaft, Hotelmanagement, Kommunikation oder Office Management
- Career Starter oder wenige Jahre **Berufserfahrung** als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise mit Fokus auf Kundenkontakt und Sales-Support
- ** „Hands-on“-Mentalität und Belastbarkeit, **um auch in turbulenten Zeiten einen kühlen Kopf zu behalten und mit Spass kreative und pragmatische Lösungen finden
- ** Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit - **wir suchen ein strukturiertes Organisationstalent, das flexibel und stets lösungsorientiert agiert und auch bereit ist das Unmögliche, möglich zu machen
- ** Kontaktfreude und Serviceorientierung**:Du bist eine kommunikative und vertrauensvolle Ansprechperson und haben Freude daran, mit Kunden und Partnern zu interagieren
- ** Sales-Affinität und Kundenfokus**:Ein gutes Gespür für Kundenbedürfnisse und Freude daran, die Kundenbindung aktiv zu unterstützen
- **Exzellente Ausdrucksweise mündlich und schriftlich in Deutsch und Englisch**:

- ** Technologieaffinität und Prozessverständnis**: Sicherer Umgang mit MS Office, CRM- und Projektmanagement-Tools; ein Plus sind Erfahrungen in der Optimierung von Prozessen

**Bist du **bereit für Innovation, Wachstum und Teamgeist?**

Xebia Switzerland bietet dir mehr als nur einen Job. Wir bieten dir die Chance, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, deine Fähigkeiten ständig weiterzuentwickeln und Teil eines leidenschaftlichen Teams von Technologie-Enthusiasten zu werden. Entdecke deine Vorteile bei Xebia:
**Innovation**: Bei uns liegt der Fokus auf Pioniergeist. Entfalte deine Kreativität, bringe deine Ideen ein und gestalte die Zukunft der Digitalisierung mit uns.

**Persönliches Wachstum**:Wir glauben an die Wichtigkeit der persönlichen Entwicklung. Erweitere deine Fähigkeiten, probiere Neues aus und erreiche deine Karriereziele mit unserer Unterstützung.

**Gemeinschaft und Netzwerken**: Lerne von den Besten und knüpf wertvolle, globale Kontakte. In unserer Gemeinschaft triffst du auf Gleichgesinnte, die deine Leidenschaft für Technologie teilen.
- **️** Flexibilität**: Wir schätzen die Work-Life-Balance. Gestalte deine Arbeitszeit flexibel, mit einem Büro in den Innenstädten Zürichs und Berns

**Tolle **Social-Events**: Ob Skitag, B2run, Afterwork-Aperos oder Weihnachtsfeier - bei uns wird der Teamgeist großgeschrieben.

Wenn du bereit bist, deine berufliche Reise zu erweitern, heissen wir dich bei Xebia Switzerland herzlich willkommen. Wir freuen uns auf dich

  • Executive Assistant to Managing Director Switzerland/assistant Administration

    vor 11 Stunden

    Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Switzerland GmbH Vollzeit

    Du bist stark in der Kommunikation und ein absolutes Organisationstalent? Dann suchen wir dich als Mutterschaftsvertretung für die derzeitige Stelleninhaberin! (80% Pensum, ab März 2025, befristet auf 6 Monate) Aufgaben Was du machst - Du koordinierst das Tagesgeschäft für unseren Managing Director - Du organisierst Meetings, Telefon - und...

  • Executive Assistant to Managing Director Switzerland/Assistant Administration

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Switzerland GmbH Vollzeit

    Du bist stark in der Kommunikation und ein absolutes Organisationstalent? Dann suchen wir dich als Mutterschaftsvertretung für die derzeitige Stelleninhaberin! (80% Pensum, ab März 2025, befristet auf 6 Monate) Aufgaben Was du machst Du koordinierst das Tagesgeschäft für unseren Managing Director Du organisierst Meetings, Telefon- und Videokonferenzen,...

  • Executive Assistant to Managing Director Switzerland/Assistant Administration

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Switzerland GmbH Vollzeit

    Executive Assistant to Managing Director Switzerland/Assistant Administration (m/w/d) – Zürich (80% Pensum, ab März 2025, befristet auf 6 Monate, Standort Zürich) Du bist stark in der Kommunikation und ein absolutes Organisationstalent? Dann suchen wir dich als Mutterschaftsvertretung für die derzeitige Stelleninhaberin! Was du machst - Du...

  • Assistenz im Managing Director-Bereich

    vor 19 Stunden

    Zürich, Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Switzerland GmbH Vollzeit

    Als Executive Assistant to Managing Director bei Sony Music Entertainment Switzerland GmbH bist du verantwortlich für die Koordination des Tagesgeschäfts unseres Managing Directors. Du organisierst Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie Vorbereitung von Briefings, Reportings und Präsentationen.QualifikationUm diese Herausforderung erfolgreich zu...

  • Executive Assistant to The Cio/cto

    Vor 7 Tagen

    Zürich, Schweiz KPMG AG Vollzeit

    Executive Assistant to the CIO/CTO This position plays a crucial management support role for DBT executive office, handling the administrative and coordination tasks essential to our CIO/CTO's. We are looking for a diligent, proactive professional with strong communication skills to take up this position. Zurich By agreement **Your contribution to...

  • Executive Assistant to The Cio/cto

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz KPMG Vollzeit

    **Executive Assistant to the CIO/CTO**: - This position plays a crucial management support role for DBT executive office, handling the administrative and coordination tasks essential to our CIO/CTO's. We are looking for a diligent, proactive professional with strong communication skills to take up this position. **Zurich** **By agreement** **80 % - 100...

  • Executive Assistant to the CIO/CTO

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz KPMG Vollzeit

    Your contribution to KPMGServe as the primary point of contact with the CIO/CTO, for internal and external stakeholders.Manage executive schedules & plans, meetings, appointments, travel, logistics and finance matters for executive office.Lead internal communications, creating memos, newsletters, and updates as needed.Organize our town hall meetings "DBT...

  • Executive Assistant to the CIO/CTO

    Vor 3 Tagen

    Zürich, Schweiz KPMG Vollzeit

    Your contribution to KPMGServe as the primary point of contact with the CIO/CTO, for internal and external stakeholders.Manage executive schedules & plans, meetings, appointments, travel, logistics and finance matters for executive office.Lead internal communications, creating memos, newsletters, and updates as needed.Organize our town hall meetings "DBT...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Zürich, ZH, Schweiz HarbourVest Partners, LLC Vollzeit

    Executive Assistant **Job Description Summary** For over forty years, HarbourVest has been home to a committed team of professionals with an entrepreneurial spirit and a desire to deliver impactful solutions to our clients and investing partners. As our global firm grows, we continue to add individuals who seek a collaborative, open-door culture that...

  • Executive Assistant to the CIO/CTO

    vor 21 Stunden

    Zürich, Schweiz KPMG AG Vollzeit

    This position plays a crucial management support role for DBT executive office, handling the administrative and coordination tasks essential to our CIO/CTO's. We are looking for a diligent, proactive professional with strong communication skills to take up this position.Your contribution to KPMGServe as the primary point of contact with the CIO/CTO, for...

  • Executive Assistant to Managing Director Switzerland/assistant Administration

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz Sony Music Entertainment Germany Vollzeit

    (80% Pensum, ab März 2025, befristet auf 6 Monate, Standort Zürich) - Du bist stark in der Kommunikation und ein absolutes Organisationstalent? _ - Dann suchen wir dich als Mutterschaftsvertretung für die derzeitige Stelleninhaberin!_ **Was du machst** - Du koordinierst das Tagesgeschäft für unseren Managing Director - Du organisierst Meetings,...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz EFG International AG Vollzeit

    Our CompanyEFG International is a global private banking group, offering private banking and asset management services. We serve clients in over 40 locations worldwide. EFG International offers a stimulating and dynamic work environment and strives to be an employer of choice.EFG is committed to providing an equitable and inclusive working environment that...

  • AI Lab Assistant to the CEO

    Vor 2 Tagen

    Zürich, Schweiz Mindfire Group Vollzeit

    AI Lab Assistant to the CEO & Team (30 - 60%)Lab42 is Switzerland’s youngest Artificial Intelligence Lab operated by Mindfire. We're committed to creating a vibrant AI research community that pushes the boundaries of AI research and technology. Just recently, Lab42 set a new AI world record, enabling new approaches to human-level AI. We have a job opening...

  • Investment Director

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz Page Executive Vollzeit

    Investment Director Role in European Infrastructure ManagerAbout Our ClientOur client is a European Infrastructure Manager with global expansion plans. For their newly created Value Creation team, we are looking for a Director to take care of new and existing portfolio companies. This role requires strong communication skills, with an ability to engage...

  • Investment Director

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz Page Executive Vollzeit

    Investment Director Role in European Infrastructure ManagerAbout Our ClientOur client is a European Infrastructure Manager with global expansion plans. For their newly created Value Creation team, we are looking for a Director to take care of new and existing portfolio companies. This role requires strong communication skills, with an ability to engage...

  • Junior Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Zürich, ZH, Schweiz EFG International Vollzeit

    **Our Company** EFG International is a global private banking group, offering private banking and asset management services. We serve clients in over 40 locations worldwide. EFG International offers a stimulating and dynamic work environment and strives to be an employer of choice. EFG is committed to providing an equitable and inclusive working...

  • Director Executive Compensation

    vor 27 Minuten

    Zürich, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Client: WTWLocation: Not specifiedJob Category: OtherJob Reference: 84d2c5b7286bJob Views: 9Posted: 21.01.2025Expiry Date: 07.03.2025Job Description:The Executive Compensation & Board Advisory (ECBA) practice is part of the Work & Rewards segment, focusing on aligning corporate strategy, mission, vision, and corporate values with executive compensation...

  • Executive Assistant 70-100%

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Schweiz Jobted CH C2 Vollzeit

    For our client in the heart of Zurich, we are looking for a motivated and dedicated individual for the position of Executive Assistant 70-100% (m/f/d), starting immediately or by arrangement. Responsibilities: - Schedule Management: Managing and coordinating the executive’s calendar, organizing and planning meetings, travel, and other important...

  • Assistant Director Of Finance

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Mandarin Oriental Savoy, Zurich Vollzeit

    THE ROLE Wir suchen einen Assistant Director of Finance für unser Mandarin Oriental Savoy, Zurich Team! Das Mandarin Oriental Savoy, Zürich befindet sich im Herzen der Altstadt, im Hauptgeschäftszentrum, in der Nähe der Freizeitattraktionen der Stadt und nur einen kurzen Spaziergang vom Ufer des Zürichsees entfernt. Das Mandarin Oriental Savoy, Zürich...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz Randstad Vollzeit

    Jobdescription Working at Randstad means much more than just being active in an organisation. In our working environment, people are at the centre of our attention. We combine our passionate commitment to individual fulfilment with the powerful use of cutting-edge technology. In this way, we help people and companies to realize their true potential. This is...