Office Manager

vor 4 Wochen


Zurich, Schweiz Onyx Circle AG Vollzeit

Über uns

Wir von Onyx Circle bringen Talente und Firmen zusammen, welche die Zukunft sinnvoll miteinander gestalten. Wir sind Recruiting Experten in den Bereichen Construction & Real Estate, Engineering & Manufacturing sowie Pflege & Medizin und IT/ Digitalization. Wir haben uns durch langjährige Erfahrung in ebendiesen Bereichen zum kompetenten Partner für unsere Kandidaten und Kunden entwickelt. Durch unser engagiertes Team garantieren wir einen hochstehenden Service, fortschrittliche Recruiting-Ansätze sowie absolute Diskretion.

Wir sind ein junges, aufstrebendes Unternehmen und befinden uns aktuell in einer sehr spannenden Wachstums
- und Ausbauphase, im Zuge derer wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt administrative Verstärkung suchen.

Gerne geben wir dir hiermit einen Überblick, was dich als Office Manager / Business Support Assistant (a) bei uns erwartet:
**\_\_Office Management**: \_\_
- Einrichten der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter
- IT
- Logins
- Telefon/Handy
- Infrastrukturverwaltung wie Über
- und Rückgabe der Badges, Bestellen neuer Geräte, Reparaturen aufgeben etc.
- Verantwortlich für die Bürobedarfsartikel im Office sowie für die Geräte wie Drucker, Kaffeemaschine etc.
- Erste Ansprechperson für interne und externe Lieferanten sowie für das Facility-Management im Büro
- Führen der Rezeption und Entgegennahme von Anrufen auf Deutsch und Englisch, Italienisch und Französisch von Vorteil
- Planung und Vorbereitung interner sowie externer Meetings
- Inventarverwaltung der Hardware
- Empfangen und Betreuen von persönlichen Besuchern
- Parkplatzverwaltung

**Allgemeiner Support**:

- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der Personalberater
- Interesse, sich in die Debitoren
- und Kreditoren-Buchhaltung einzulesen und die Geschäftsleitung zu unterstützen (von Vorteil hast du bereits Erfahrung darin sowie im Umgang mit Abacus
- Ablage und Kontrolle von Spesenabrechnungen und Krankmeldungen
- Erstellung standardisierter Verkaufsvorlagen und Optimierung bestehender Unterlagen (Broschüren, Verträge, etc.)
- Unterstützen bei der Erstellung von Reports wie Forecast, Revenue, KPIs, Potenzialanalysen etc. sowie visuelle Aufarbeitung in Absprache mit der Geschäftsleitung
- Gestalten und Organisieren von Teamevents und Incentive Reisen
- Support HR Management
- Vorbereitung des Onboardings neuer Mitarbeiter
- Betreuung der IT-Infrastruktur
- Vernetztes sowie dienstleistendes Denken und Handeln
- Betriebswirtschaftliches Verständnis
- Bereitschaft, neue Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen

**Pensum**: 80-100%

Um die oben aufgeführten Aufgaben erledigen zu können, bedarf es einer sehr guten Organisation, weshalb wir uns an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen richten, die im Idealfall bereits erste Erfahrungen in einem ähnlichen Bereich gesammelt haben und fliessend Deutsch und Englisch sprechen. Wenn du ausserdem noch eine hohe Affinität zu den gängigen MS Office Tools sowie Social-Media-Kanälen mitbringst, lass uns gerne ins Gespräch kommen
Du passt hervorragend in unser Team, wenn du Spass an der Arbeit hast und gerne neue Leute kennenlernst - denn dies sind genau die Punkte, welche uns ausmachen

Als Start-Up haben wir unser Team ganz bewusst aus einer Mischung von erfahrenen sowie jungen, motivierten Kollegen zusammengesetzt, welche sich sehr auf ein neues Teammitglied freuen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

Das ONYX CIRCLE TEAM


  • Translation Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Communications Office UZH Vollzeit

    Communications Office UZH_ **Translation Manager** **60-80 % **:The University of Zurich (UZH) is an internationally renowned higher education institution and one of Europe's leading research universities. The Communications Office of the university is seeking a translation manager to support its English-language communication channels and manage and...

  • Office Manager

    vor 2 Monaten


    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager** **Overview** We are looking for a German and English speaking Office Manager/ Assistant to ensure the smooth and efficient running of a busy office based in Central Zurich **Responsibilities**: - Assisting the busy office to run smoothly by helping to schedule appointments, meet & greet customers and ensure the working environment is...


  • Zurich, Schweiz Helvetica Partners Vollzeit

    We are currently looking on behalf of one of our important clients for an Office & Facilities Manager in Zurich Canton. This role is on a contracting basis for 12 months with the possibility of extension. Your Role: - Hold responsibility for the Management & Operations of an office environment (approx. 25 employees), ensuring it is clean, safe, productive,...

  • Office Manager/in

    vor 2 Wochen


    Zurich, Schweiz Volkswirtschaftsdirektion Vollzeit

    Generalsekretariat **Office Manager/in 80 - 100%**: Für unsere Abteilung Digitale Transformation und Organisation (DTO) suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Office Manager/in als tatkräftige Unterstützung! **Deine Aufgaben**: - Betreuung und Koordination der Eingangsfenster sämtlicher DTO Services - Triage von Aufträgen zuhanden der...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz Seervision Vollzeit

    **About Seervision**: We are currently seeking a proactive and highly organized Office Manager to join our team part time (40-60%) in Zurich. As the Office Manager at Seervision, you will play a crucial role in ensuring the smooth functioning of our offices in both Zurich and Athens. You will be responsible for overseeing various administrative tasks,...

  • Assistant Manager Itcs

    vor 2 Wochen


    Zurich, Schweiz Regional Office - EAME Vollzeit

    Summary **We open doors.** **At Hyatt, there’s a home for every stage of your career.** We nurture curiosity, helping you to learn new skills that support your personal and professional development. Chart your own journey by venturing into new roles, different brands and international opportunities. Here, doors are meant to be opened and horizons...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen


    Zurich, Schweiz Sygnum Vollzeit

    **About Us** Sygnum is the world’s first bank for digital assets, founded in Switzerland and Singapore, and operating globally. We make digital assets bankable, secure, and convenient, empowering our clients to invest in the digital asset economy with complete trust. Sygnum’s diverse and talented team of banking, investment and DLT (Distributed Ledger...


  • Zurich, Schweiz ESSENCE RELATIONS AG Vollzeit

    **Wir suchen per sofort "Communications - und Office Manager (80-100%)"** Als Communications - und Office Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung strategischer und kreativer Projekte. Sie entlasten den CEO und das Team von Strategieexperten gezielt. Sie managen die Kommunikation von uns und unseren Kunden und vermitteln dadurch...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit

    **FE fundinfo** is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. Our HR & Office Management function centralises around the safety, development and engagement of our People across all of our office locations. We define...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz Crypto Finance AG Vollzeit

    The Crypto Finance Group - comprising two FINMA-regulated financial institutions and part of Deutsche Börse Group - offers professional digital asset solutions. This includes one of the first FINMA-approved securities firms with 24/7 brokerage services, custody, infrastructure, and tokenisation solutions for financial institutions, as well as the first...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz Barry Callebaut Vollzeit

    Office Manager **Location**:Zurich, ZH, CH, 8005At Barry Callebaut, we are on a journey to transform the cocoa and chocolate industry. As the world’s leading manufacturer of high-quality chocolate and cocoa products, our actions truly shape the future of our industry. We are a business-to-business company, serving the entire food sector, from the cocoa...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz headcount AG Vollzeit

    Office Manager & Administrative AssistantLocation: ZurichStart: ASAPDuration: 3-6 months (a permanent position is very likely after this period).Workload: 100%Our client, a pioneering Biotech startup headquartered in Zurich, seeks an adept Office Manager & Administrative Assistant to provide support to the management team. This pivotal role encompasses HR,...

  • Office Manager, 100%

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz Yakoubi Associates Vollzeit

    Im Auftrag unseres Kunden, einem internationalem Asset Manager mit Büros in Zürich und Malta, suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunt eine/-n Office Manager. Aufgaben - Sie planen und organisieren internationale Geschäftsreisen und koordinieren Kundentreffen und Teamveranstaltungen - Zudem unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei administrativen...

  • Office Manager/in

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Mazars Vollzeit

    (80-100%) Über diese Stelle Deine Leidenschaft ist unser wertvollstes Gut! Dich erwartet ein dynamisches, stark wachsendes Team sowie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte und gestalte die Zukunft von Mazars mit. Wir suchen Dich als Office Manager. Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Deine Aufgabe - Teamleitung...

  • Office Manager in

    vor 3 Wochen


    Zurich, Schweiz MACH Architektur GmbH Vollzeit

    MACH ist ein international tätiges Büro für Architektur und Interior Design in Zürich. Seit der Gründung im Jahre 2000 hat MACH zahlreiche Projekte für Kunden wie Andermatt Swiss Alps, das Bundesamt für Bauten und Logistik, Raiffeisen, IWC Schaffhausen und private Kunden realisiert. Wir haben langjährige Erfahrung im Entwurf und in der Planung von...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Macquarie Group Limited Vollzeit

    We are a multicultural team providing general administrative support to executives in Shipping Finance, within Macquarie's Commodities and Global Markets desk. At Macquarie, we are working to create lasting value for our communities, our clients and our people. We are a global financial services group operating in 34 markets and with 54 years of unbroken...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Office Manager - EN / DE - 60-80%** **Overview** We are looking for an Office Manager to oversee the day to day running of the Zurich office of an international provider to the Technology industry. The role will be based in Zurich and has a workload of 60-80% **Main responsibilities** - Supporting the Management team with all Administrative tasks...

  • Front Office Manager

    vor 4 Wochen


    Zurich, Schweiz Radisson Hotel & Suites Zurich Vollzeit

    **_We are too ‘CYCAS’ to be grumpy..... our job isn’t over until we get a smile!_** Cycas Hospitality are a hotel management company that prides itself on making a difference by being different. Our vision is to be Europe’s leading hotel company and every member of our team plays their part in delivering exceptional service to our guests, our...


  • Zurich, Schweiz Hyatt Regency Vollzeit

    Summary Are you ready to be the role model for our colleagues and the face that welcomes our guests in Hyatt Regency Zurich Airport? We're looking for a an Assistant Front Office Manager who's supporting the Front Office Manager with the daily/weekly/monthly tasks and who is making sure our colleagues provide exceptional guest experiences. You'll be the...


  • Zurich, Schweiz Marriott International, Inc Vollzeit

    **Stellenangebotsnummer** 24094307 **Tätigkeitskategorie** Rooms & Guest Services Operations **Standort** Zurich Marriott Hotel, Neumuehlequai 42, Zurich, Curych, Switzerland AUF KARTE ANZEIGEN **Beschäftigungsart** Full-Time **Nicht vor Ort?** N **Umzug?** N **Stellenart** Management **JOB ZUSAMMENFASSUNG** Unterstützt den Front Office Manager bei...