Administrative Assistant

vor 1 Woche

Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment.


The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer lines and physics experiments throughout the CERN complex.


As a Group Administrative Assistant (GAO), you will be the main person of contact for the daily management of the group's administration with special emphasis on information, communication, and organizational services.


You will:

  • Act as a first line support concerning all kind of queries towards the group members according to Organization's rules and procedures;
  • Liaise with the relevant internal and external stakeholders at CERN to perform your duties;
  • Act as an Executive assistant to the group leader (management of agenda, support in administrative matters, data collection and preanalysis, minutes preparation, followup of actions, meetings organization and logistics);
  • Be responsible for the event management of the group: biyearly group events, workshops participants), technical meetings with suppliers;
  • Be responsible for organizing various duty travels;
  • Be involved in the management of the Survey contract (organization of meetings, minutes, follow up of the expenses and invoicing);
  • Followup on the financial matters related to orders, spendings of the budgets and payments of diverse nature;
  • Take care of the group website(s) content management;
  • Be involved in the recruitment and hiring process of new personnel, especially for the various selection committees;
  • Take care of the group's space management (optimize / manage space in the 926 building according to the departures/arrivals and other group's storage places; prepare the relocation of the offices in another building);
  • Be involved in the proofreading of scientific papers;
  • Act as a backup of the BE-ICS and BE-CSS GAO;
  • Train whenever necessary new administrative personnel;
  • Participate in necessary trainings to evolve in your position and beyond

The technical competencies required for this position:

  • Text editing and proof-reading;
  • Knowledge of administrative rules and procedures;
  • Use of office software packages: MS office;
  • Scientific information and document management.

The behavioral competencies required for this position:

  • Demonstrating accountability: working conscientiously and reliably, delivering on promises, maintaining confidentiality, presenting information accurately and objectively, taking responsibility for own actions and decisions, using openness and honesty to interact constructively with others;
  • Achieving results: having a structured and organized approach towards work; be able to set priorities and plan tasks with results in mind;
  • Communicating effectively: providing others with timely information; demonstrating proactive approach to resolve differences;
  • Working in teams: building and maintaining constructive and effective work relationships; contributing to promoting a positive atmosphere in the group;
  • Managing self: working well autonomously.
  • Proven experience as a personal and/or team assistant in an international or industrial environment;
  • Demonstrated experience in multitasking as first line administrative support;
Type d'emploi : 100%, CDD

Durée du contrat : 9 mois

Salaire :
Jusqu'à CHF26,73 par heure

Nombre d'heures : 40 par semaine

Avantages:
- Événements d'entreprise

  • Services d'assurance
  • Stationnement gratuit

Programmation:

  • Du Lundi au Vendredi
  • Heures supplémentaires
  • Période de travail de 8 Heures

Types de primes et de gratifications:

  • Dimanche ou jour férié majoré
  • Prime de Noël

Langue:

  • Français (Requis)
  • Anglais (Requis)

Lieu du poste :
En présentiel

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in outsourcing of services (outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz AEROCLIMAT Vollzeit

    AEROCLIMAT SA est à la recherche d'un ou d'une assistante administrative.Tâches:- Standard téléphonique- Editer les factures clients et traitement des factures fournisseurs- Relances clients- Mise à jour des bases de données- Classement, Archivage des bons de livraisons- Gestion des fournitures de bureau et consommables- Diverses tâches...

  • Executive Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Are you an Executive Personal Assistant, who enjoys working on a variety of tasks in a multicultural environment?Put in place your organizational expertise and provide a perfect service CERN, take partManaging the executive office of the Director for International Relations at CERN, your main functions will include:Filtering and answering queries proactively...

  • Assistant Bâtiment

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz SPONSOR JOB SUISSE SA Vollzeit

    Sponsor JOB Suisse est une société spécialisée dans le placement temporaire et fixe. Nous sommes indépendants et orientés à 100% vers la relation locale. Nous avons à cœur de construire une relation pérenne basée sur la confiance et l'exigence.C'est ainsi que les exigences de chacun sont respectées.Afin d'accompagner notre client dans son...

  • Office Manager Et Assistant Comptable

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz BOCCARD Vollzeit

    de l'entrepriseDepuis 1918, Boccard s'est imposé, en France et dans le monde, comme un acteur majeur dans la conception et la réalisation d'installations industrielles toujours plus performantes et innovantes.Boccard se positionne comme un Ensemblier Industriel de référence intégrant les expertises d'Engineering, de Manufacturing, de Construction et de...

  • Secr�taire m�dical

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Genf, Schweiz Hôpital de la Tour SA Vollzeit

    Secr�taire m�dical (-e) en P�diatrie - CDILe d�partement Femme M�re Enfant propose aux patients une prise en charge multidisciplinaire. Une �quipe de professionnels compos�e de m�decins, infirmi�res, secr�taires m�dicales et aides-soignantes prend en charge les enfants ainsi que leurs familles dans un espace d�di� � leur...

  • Assistant Projet Retail Construction

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Chopard Vollzeit

    Reconnue pour son savoir-faire en Haute Horlogerie et Haute Joaillerie, Chopard est célébrée pour son audace créative et sa conception d'un luxe éthique et responsable. Fière de ses valeurs et de ses traditions, notre Maison insuffle son esprit de famille dans ses relations avec ses employés comme avec ses clients, œuvrant à offrir une expérience...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Group Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Join the administrative team of two groups and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. As a Group Administrative Officer, you will: - Act as a first-line support concerning all kinds of queries towards the group members according to the Organisation’s rules and...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in **outsourcing of services **(outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in **outsourcing of services **(outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in **outsourcing of services **(outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    **Description du travail**: Provide support to the team and collaboration: - Welcome all members and visitors in the secretariat; - Assist collaborators with various requests; - Perform necessary updates using databases (registration of new members from different statuses, institute information, employment extensions, Team Leader and Deputy Team Leaders); -...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Vor 6 Tagen

    Meyrin, Schweiz AEROCLIMAT Vollzeit

    AEROCLIMAT SA est à la recherche d’un ou d’une assistante administrative. Tâches: - Standard téléphonique - Editer les factures clients et traitement des factures fournisseurs - Relances clients - Mise à jour des bases de données - Classement, Archivage des bons de livraisons - Gestion des fournitures de bureau et consommables - Diverses tâches...

  • Executive Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Are you an Executive Personal Assistant, who enjoys working on a variety of tasks in a multicultural environment? Put in place your organizational expertise and provide a perfect service! CERN, take part! Managing the executive office of the Director for International Relations at CERN, your main functions will include: - Filtering and answering queries...

  • Assistant Bâtiment

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz SPONSOR JOB SUISSE SA Vollzeit

    Sponsor JOB Suisse est une société spécialisée dans le placement temporaire et fixe. Nous sommes indépendants et orientés à 100% vers la relation locale. Nous avons à cœur de construire une relation pérenne basée sur la confiance et l’exigence. C’est ainsi que les exigences de chacun sont respectées. Afin d’accompagner notre client dans...

  • Assistante Technique Et Administrative

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz JobSelect Services Vollzeit

    **Jobselect Services agence de recrutement fixe et temporaire, est proche de ses salariés avec une permanence téléphonique 24h/24 et 7/7. Nous vous accompagnons dans vos démarches et dans votre administratif.** **Jobselect Services est présent pour ses clients, à tout instant, nous sommes là pour vous aider à recruter et à poursuivre votre...

  • Office Manager Et Assistant Comptable

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz BOCCARD Vollzeit

    Description de l'entreprise Depuis 1918, Boccard s'est imposé, en France et dans le monde, comme un acteur majeur dans la conception et la réalisation d'installations industrielles toujours plus performantes et innovantes. Boccard se positionne comme un Ensemblier Industriel de référence intégrant les expertises d’Engineering, de Manufacturing, de...

  • Assistant Administratif

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Adecco Vollzeit

    Rejoignez l'équipe administrative de deux groupes et fournissez un service sans faille aux nombreux scientifiques, ingénieurs, techniciens et étudiants travaillant dans un environnement international. **Assistant administratif (H/F/D)**: **Votre défi** En tant que Directeur Administratif Groupe, vous serez le principal interlocuteur pour la gestion...

  • Assistant(e) administratif(ve) Achats

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Adecco Human Resources AG Vollzeit

    Nous recherchons pour l'un de nos clients un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Achats pour rejoindre une équipe dynamique et contribuer à la gestion efficace des processus d'achats.Assistant(e) administratif(ve) AchatsVotre défiPréparation administrative, envoi, suivi et archivage électronique de toutes les procédures d'achats (demandes d'offres,...

  • Assistant Projet Retail Construction

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz Chopard Vollzeit

    Reconnue pour son savoir-faire en Haute Horlogerie et Haute Joaillerie, Chopard est célébrée pour son audace créative et sa conception d’un luxe éthique et responsable. Fière de ses valeurs et de ses traditions, notre Maison insuffle son esprit de famille dans ses relations avec ses employés comme avec ses clients, œuvrant à offrir une expérience...

  • Project Coordinator

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Georg Fischer Vollzeit

    **Your tasks****: - Support business transformation project management with their activities in accordance with the TranS/4mation framework, standards and processes - Ensure project and workstream level planning is in line with the planning principles and standards - Coordinate project administration requirements, including project working locations, hotel,...

  • Project Coordinator

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Georg Fischer Vollzeit

    **Your tasks****: - Support project management with their activities in accordance with the TranS/4mation framework, standards and processes - Ensure project and workstream level planning is in line with the planning principles and standards - Coordinate project administration requirements, including project working locations, hotel, meeting organization,...

  • Responsable du secteur social

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Association La Carte Blanche Vollzeit

    VOTRE MISSION Vous êtes responsable du Secteur social et vous gérez l’équipe des travailleurs sociaux ( 2 à 3p.), en étant en capacité d’accueillir des stagiaires HETS.Vous contribuez activement au suivi quotidien des stagiaires et/ou résidents des structures d’accueil de l’association...

  • Responsable du secteur social

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Association La Carte Blanche Vollzeit

    VOTRE MISSION Vous êtes responsable du Secteur social et vous gérez l’équipe des travailleurs sociaux ( 2 à 3p.), en étant en capacité d’accueillir des stagiaires HETS.Vous contribuez activement au suivi quotidien des stagiaires et/ou résidents des structures d’accueil de l’association...