Group Administrative Assistant

vor 3 Wochen

Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

Join the administrative team of two groups and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment.

As a Group Administrative Officer, you will:

- Act as a first-line support concerning all kinds of queries towards the group members according to the Organisation’s rules and procedures
- Liaise with the relevant internal and external stakeholders at CERN to perform your duties
- Act as Executive Assistant to both Group Leaders (management of agenda, support in administrative matters, data collection and pre-analysis, minutes preparation, follow-up of actions, meetings organisation and logistics)
- Be responsible for the event management for both groups: bi-yearly group events, workshops (20-130 participants), and technical meetings with suppliers
- Be responsible for organising various duty travels for both groups liaising with the CERN internal travel agency
- Follow-up on the financial matters related to orders, spending of the budgets and payments of diverse nature
- Ensure a replacement of your direct colleague during absences and act as backup of the BECSS GAO.
- When necessary, train new administrative personnel (new direct colleagues)
- Take care of the group website(s) content management for both groups and the CERN Crisis Management (Drupal websites, Sharepoint Online websites)
- Assist the recruitment and hiring process of new personnel for both
- Be part of the CERN Crisis Coordination Team working on administrative tasks, the yearly simulation exercise, reports, etc.

Compétences techniques:

- Text editing and proof-reading
- Knowledge of administrative rules and procedures
- Use of office software packages: MS Office - Secretarial work - Scientific information and document management
- Proven experience as a personal and/or team assistant in an international or industrial environment.
- Demonstrated experience in multi-tasking as first-line administrative support.

Compétences comportementales:

- Demonstrating accountability: Works conscientiously and reliably; delivers on promises; maintains confidentiality.
- Achieving results: Has a structured and organised approach towards work; is able to set priorities and plan tasks with results in mind, delivers high quality work on time and fulfils expectations.

*

**Job Types**: 100%, Fixed term
Contract length: 24 months

**Salary**: CHF25.90 - CHF28.90 per hour

Schedule:

- 8 Hour Shift
- Day shift
- Monday to Friday

**Experience**:

- administrative assistant: 4 years (required)

**Language**:

- French (required)
- English (required)

Work Location: In person

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment.The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    Vor 4 Tagen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in **outsourcing of services **(outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in outsourcing of services (outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Present in Geneva since 1973, Data Conversion Service SA is a Swiss company providing services in **outsourcing of services **(outsourcing). The mission of DCS is to support its customers in their development by taking in hand a number of tasks far from their core business ranging from IT maintenance, to document processing (scanning, data entry) up to the...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    **Description du travail**: Provide support to the team and collaboration: - Welcome all members and visitors in the secretariat; - Assist collaborators with various requests; - Perform necessary updates using databases (registration of new members from different statuses, institute information, employment extensions, Team Leader and Deputy Team Leaders); -...

  • Assistant Administratif

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Adecco Vollzeit

    Rejoignez l'équipe administrative de deux groupes et fournissez un service sans faille aux nombreux scientifiques, ingénieurs, techniciens et étudiants travaillant dans un environnement international. **Assistant administratif (H/F/D)**: **Votre défi** En tant que Directeur Administratif Groupe, vous serez le principal interlocuteur pour la gestion...

  • Assistant(E) Technique

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz VINCI Vollzeit

    ACTEMIUM est le réseau mondial du Groupe VINCI dédié à la performance industrielle. ACTEMIUM est une marque de réseau de 400 entreprises réparties dans 41 pays.ACTEMIUM GENEVE est spécialisée dans la maintenance, les transferts industriels, les travaux électriques et la sécurisation de sites industriels.Afin d'accompagner la croissance de notre...

  • Assistant(E) Technique

    Vor 4 Tagen

    Meyrin, Schweiz VINCI Vollzeit

    ACTEMIUM est le réseau mondial du Groupe VINCI dédié à la performance industrielle. ACTEMIUM est une marque de réseau de 400 entreprises réparties dans 41 pays. ACTEMIUM GENEVE est spécialisée dans la maintenance, les transferts industriels, les travaux électriques et la sécurisation de sites industriels. Afin d’accompagner la croissance de...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 1 Woche

    Meyrin, Schweiz AEROCLIMAT Vollzeit

    AEROCLIMAT SA est à la recherche d’un ou d’une assistante administrative. Tâches: - Standard téléphonique - Editer les factures clients et traitement des factures fournisseurs - Relances clients - Mise à jour des bases de données - Classement, Archivage des bons de livraisons - Gestion des fournitures de bureau et consommables - Diverses tâches...

  • Executive Personal Assistant

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Are you an Executive Personal Assistant, who enjoys working on a variety of tasks in a multicultural environment? Put in place your organizational expertise and provide a perfect service! CERN, take part! Managing the executive office of the Director for International Relations at CERN, your main functions will include: - Filtering and answering queries...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz AEROCLIMAT Vollzeit

    AEROCLIMAT SA est à la recherche d'un ou d'une assistante administrative.Tâches:- Standard téléphonique- Editer les factures clients et traitement des factures fournisseurs- Relances clients- Mise à jour des bases de données- Classement, Archivage des bons de livraisons- Gestion des fournitures de bureau et consommables- Diverses tâches...

  • Assistant Qhse

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz NEWREST RESTAURATION SA Vollzeit

    Acteur international dans le secteur de la restauration aérienne et de collectivité en Suisse romande, Newrest Suisse se caractérise par son esprit entrepreneurial au cœur d'un groupe multiculturel aux valeurs fortement ancrées. Humilité, simplicité, efficience et responsabilité sont les vecteurs d'une culture d'entreprise vouées au développement...

  • Executive Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Are you an Executive Personal Assistant, who enjoys working on a variety of tasks in a multicultural environment?Put in place your organizational expertise and provide a perfect service CERN, take partManaging the executive office of the Director for International Relations at CERN, your main functions will include:Filtering and answering queries proactively...

  • Assistant Bâtiment

    vor 1 Woche

    Meyrin, Genf, Schweiz SPONSOR JOB SUISSE SA Vollzeit

    Sponsor JOB Suisse est une société spécialisée dans le placement temporaire et fixe. Nous sommes indépendants et orientés à 100% vers la relation locale. Nous avons à cœur de construire une relation pérenne basée sur la confiance et l'exigence.C'est ainsi que les exigences de chacun sont respectées.Afin d'accompagner notre client dans son...

  • Assistant Qhse

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz NEWREST RESTAURATION SA Vollzeit

    Acteur international dans le secteur de la restauration aérienne et de collectivité en Suisse romande, Newrest Suisse se caractérise par son esprit entrepreneurial au cœur d’un groupe multiculturel aux valeurs fortement ancrées. Humilité, simplicité, efficience et responsabilité sont les vecteurs d’une culture d’entreprise vouées au...

  • Assistant Bâtiment

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz SPONSOR JOB SUISSE SA Vollzeit

    Sponsor JOB Suisse est une société spécialisée dans le placement temporaire et fixe. Nous sommes indépendants et orientés à 100% vers la relation locale. Nous avons à cœur de construire une relation pérenne basée sur la confiance et l’exigence. C’est ainsi que les exigences de chacun sont respectées. Afin d’accompagner notre client dans...

  • Assistante Technique Et Administrative

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz JobSelect Services Vollzeit

    **Jobselect Services agence de recrutement fixe et temporaire, est proche de ses salariés avec une permanence téléphonique 24h/24 et 7/7. Nous vous accompagnons dans vos démarches et dans votre administratif.** **Jobselect Services est présent pour ses clients, à tout instant, nous sommes là pour vous aider à recruter et à poursuivre votre...

  • Assistant Administratif

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Présente à Genève depuis 1973, Data Conversion Service SA est une société suisse prestataire dans l **‘externalisation de services**. La mission de DCS est de soutenir ses clients dans leur développement en prenant en main bon nombre de tâches éloignées de leur cœur de métier allant de la maintenance informatique, au traitement de documents...