Group Administrative Assistant

vor 6 Monaten

Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

Join the administrative team of two groups and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment.

As a Group Administrative Officer, you will:

- Act as a first-line support concerning all kinds of queries towards the group members according to the Organisation’s rules and procedures
- Liaise with the relevant internal and external stakeholders at CERN to perform your duties
- Act as Executive Assistant to both Group Leaders (management of agenda, support in administrative matters, data collection and pre-analysis, minutes preparation, follow-up of actions, meetings organisation and logistics)
- Be responsible for the event management for both groups: bi-yearly group events, workshops (20-130 participants), and technical meetings with suppliers
- Be responsible for organising various duty travels for both groups liaising with the CERN internal travel agency
- Follow-up on the financial matters related to orders, spending of the budgets and payments of diverse nature
- Ensure a replacement of your direct colleague during absences and act as backup of the BECSS GAO.
- When necessary, train new administrative personnel (new direct colleagues)
- Take care of the group website(s) content management for both groups and the CERN Crisis Management (Drupal websites, Sharepoint Online websites)
- Assist the recruitment and hiring process of new personnel for both
- Be part of the CERN Crisis Coordination Team working on administrative tasks, the yearly simulation exercise, reports, etc.

Compétences techniques:

- Text editing and proof-reading
- Knowledge of administrative rules and procedures
- Use of office software packages: MS Office - Secretarial work - Scientific information and document management
- Proven experience as a personal and/or team assistant in an international or industrial environment.
- Demonstrated experience in multi-tasking as first-line administrative support.

Compétences comportementales:

- Demonstrating accountability: Works conscientiously and reliably; delivers on promises; maintains confidentiality.
- Achieving results: Has a structured and organised approach towards work; is able to set priorities and plan tasks with results in mind, delivers high quality work on time and fulfils expectations.

*

**Job Types**: 100%, Fixed term
Contract length: 24 months

**Salary**: CHF25.90 - CHF28.90 per hour

Schedule:

- 8 Hour Shift
- Day shift
- Monday to Friday

**Experience**:

- administrative assistant: 4 years (required)

**Language**:

- French (required)
- English (required)

Work Location: In person

  • Administrative Assistant

    vor 5 Monaten

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Become the Administrative assistant of the BE-GM group and provide a smooth service to the many scientists, engineers, technicians, and students working in this international environment. The BE-GM group (Geodetic Metrology group in the Beams department) provides metrology and alignment on components installed in the CERN accelerators, their beam transfer...

  • Administrative Assistant

    vor 5 Monaten

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    **Description du travail**: Provide support to the team and collaboration: - Welcome all members and visitors in the secretariat; - Assist collaborators with various requests; - Perform necessary updates using databases (registration of new members from different statuses, institute information, employment extensions, Team Leader and Deputy Team Leaders); -...

  • Assistante Administrative

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz DG EXPERTISE SA Vollzeit

    Le poste est idéal pour une personne très organisée, proactive, impliquée, et dotée d'un excellent sens de la communication et du service. **Responsabilités**: - Gestion des agendas des experts : planification des rendez-vous et des interventions - Réponse aux appels téléphoniques et traitement des courriels - Création et gestion des dossiers...

  • Executive Personal Assistant

    vor 6 Monaten

    Meyrin, Schweiz Data Conversion Service SA Vollzeit

    Are you an Executive Personal Assistant, who enjoys working on a variety of tasks in a multicultural environment? Put in place your organizational expertise and provide a perfect service! CERN, take part! Managing the executive office of the Director for International Relations at CERN, your main functions will include: - Filtering and answering queries...

  • Event Group Coordinator

    vor 1 Monat

    Meyrin, Schweiz Mercure Hotel Geneva Airport Vollzeit

    **#be_a_triSTAR** Ton individualité est ce qu’on apprécie le plus. Ici, tu n’es pas juste un membre de l’équipe - TU es une partie essentielle de notre chemin vers l’avenir. On s’engage à soutenir ton développement et ton succès, car on sait que quand TU réussis, on réussit tous. Rejoins notre équipe à l'Hôtel Mercure Geneva Airport...

  • Assistant Qhse

    vor 6 Monaten

    Meyrin, Schweiz NEWREST RESTAURATION SA Vollzeit

    Acteur international dans le secteur de la restauration aérienne et de collectivité en Suisse romande, Newrest Suisse se caractérise par son esprit entrepreneurial au cœur d’un groupe multiculturel aux valeurs fortement ancrées. Humilité, simplicité, efficience et responsabilité sont les vecteurs d’une culture d’entreprise vouées au...

  • Assistant Scientist

    vor 1 Monat

    Meyrin, Schweiz DSM Vollzeit

    **Job title - Assistant Scientist (71764)** **Location - Geneva, Switzerland** **Job model -** **On site** We are looking for a highly driven and motivated: **Assistant Scientist - Strain Engineering, Automation and Screening** As innovators in nutrition, health, and beauty, dsm-firmenich reinvents, manufactures, and combines vital nutrients, flavors,...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 6 Monaten

    Meyrin, Schweiz Mercure Hotel Geneva Airport Vollzeit

    #be_a_triSTAR **Assistant Front Office Manager (STARS)** Vos tâches sont: - Vous veillez au bon déroulement du séjour des clients. - Vous organisez l'accueil et la prise en charge des clients par votre équipe. - Vous contribuez à la réalisation des objectifs quantitatifs et qualitatifs de votre service. - Vous faites vivre les projets et points...

  • Assistant administratif et comptable

    vor 14 Stunden

    Meyrin, Schweiz Manpower Vollzeit

    Les principales missions sont: - Gestion des appels téléphoniques et des emails entrants et sortants - Rédaction et mise en forme de courriers, rapports, présentations et autres documents administratifs - Classement, archivage et gestion de la documentation administrative - Saisie des pièces comptables (factures, note de frais, relevés bancaires) -...

  • Assistant de Cuisine

    vor 3 Wochen

    Meyrin, Genf, Schweiz tristar GmbH Vollzeit

    Travaillez avec noustristar GmbH est en plein essor, spécialisée dans l'hôtellerie de marque. Nous sommes actuellement partenaire franchisé d'Accor et d'InterContinental Hotels Group (IHG) en Suisse. Rôle et responsabilitésSouhaitez-vous rejoindre notre équipe comme Cuisine Stagiaire (STARS)*?Vous assisterez nos chefs dans la préparation de repas,...

  • Administrateur de bureau

    vor 1 Monat

    Meyrin, Genf, Schweiz Roth Echafaudages SA Vollzeit

    Rôle et responsabilitésL'assistant(e) administratif(ve) est le point de contact avec les clients internes et externes. Il/elle assiste l'équipe dans les démarches administratives et place le client et les services au centre de ses préoccupations.Compétences requisesRapidité de compréhensionEsprit d'entrepriseTravail...

  • Formateur de Français

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz Formations&Co Vollzeit

    **À propos de l’entreprise**: Fondée en 2010, Formations&Co offre des solutions de formation en langue innovante et de haute qualité à nos clients dans toute la Suisse. Notre équipe est dynamique et nous mettons l’accent sur l’innovation pédagogique, le sur-mesure et la flexibilité de nos formateurs. - Innovation :_ Nos équipes ont créé une...

  • Extra en Réception D'hôtel

    vor 6 Monaten

    Meyrin, Schweiz Topnet SA Vollzeit

    **Réceptionniste - hôtellerie** Critères impératifs: - Résident suisse - Pratique des langues étrangères (anglais minimum B2) - Avoir un diplôme dans l’hôtellerie restauration - Disponible rapidement - Bonne pratique de l'informatique - Flexible, horaires irréguliers, semaine et week end Type de poste: CDD de 20 à 100 % selon les besoins -...

  • Front Office Agent

    vor 3 Monaten

    Meyrin, Schweiz Mercure Hotel Geneva Airport Vollzeit

    **#be_a_triSTAR** tristar Suisse SA est une entreprise en pleine expansion, spécialisée dans l'hôtellerie de marque. Elle est actuellement partenaire franchisé d'Accor et d'InterContinental Hotels Group (IHG) en Suisse et collabore également avec Hilton Hotels & Resorts et Marriott International pour des projets à venir. tristar Suisse AG fait partie...

  • Directeur de Travaux en Bâtiment

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz IHL ROMANDIE SA Vollzeit

    Nous recherchons activement un Directeur de Travaux expérimenté pour rejoindre une entreprise de construction dynamique en Suisse. Ce poste est destiné à un candidat suisse ou résident possédant une expérience solide dans le domaine de la conduite de travaux. Si vous êtes passionné par la construction et que vous disposez d'une expertise confirmée...

  • Directeur de Travaux en Bâtiment

    vor 2 Monaten

    Meyrin, Schweiz IHL ROMANDIE SA Vollzeit

    Expérience : Minimum 10 ans d’expérience confirmée dans un poste de direction de travaux dans le secteur du bâtiment, idéalement en Suisse. Connaissance du terrain : Solide expérience en gestion de chantiers, à l’aise aussi bien avec le travail administratif qu’avec les réalités opérationnelles du terrain. Compétences en gestion :...

  • Responsable Qhse

    vor 5 Monaten

    Meyrin, Schweiz Newrest Vollzeit

    Directement rattaché au Responsable QHSE Suisse, vous avez la charge de la bonne mise en œuvre opérationnelle des différentes politiques de l'entreprise suivantes: **Qualité globale**: - suivi et actions sur les prestations de service fournies à nos clients - gestion et suivi des outils de mesure de la satisfaction - optimisation de l’expérience...

  • (H/F) Expert Export Et Douane

    vor 2 Wochen

    Meyrin, Schweiz Chopard Vollzeit

    Reconnue pour son savoir-faire en Haute Horlogerie et Haute Joaillerie, Chopard est célébrée pour son audace créative et sa conception d’un luxe éthique et responsable. Fière de ses valeurs et de ses traditions, notre Maison insuffle son esprit de famille dans ses relations avec ses employés comme avec ses clients, œuvrant à offrir une expérience...