Office Manager

vor 1 Woche

Basel, Basel-Stadt, Schweiz Axalta Coating Systems Gm Vollzeit

Role


As office manager you will ensure smooth operations at Axalta European Headquarters in Basel when it comes to travel, equipment, internal meetings and events and the support for the assigned Vice Presidents with all round problem solving.


This is a permanent on-site job, ideally for someone that can work full time, but suitable applicants able to work +30 hours/week can be considered.


Responsibilities

  • Provide general support to defined VPs in the HQ
  • Travel arrangements
  • Travel Expense Reports
  • Calendar Management
  • Provide general office services including the organization of office operations and procedures, the monitoring and ordering of office supplies, invoice handling, time management etc
  • Plan and organize ex
- and internal events and meetings (incl. catering)

  • Collaborate with facility and IT provider on office relevant topics
  • Act as receptionist for the office, welcoming onsite guests and handling mail and logistic delivery
  • Assist in the onboarding process for new hires (incl. administration of AMEX and Mobile phones)
  • First point of contact for any office related questions from employees (e. g. travel booking, travel expenses, time management, use of office equipment, procedures and standards at site)
  • Act as a backup of the other Executive Assistant on Site.

Requirements:

  • 3+ years of relevant work experience in office management/coordination and administrative support
  • Ability to multitask, work under pressure and adjust priorities on a regular basis
  • Strong service orientation and proactive problemsolving skills with hands on mentality
  • Excellent communication, interpersonal and organizational skills
  • Positive mindset, openminded and friendly character
  • Fluent English and German language skills
  • French would be a plus
  • Proficient in MS Office (Word, Outlook, Excel, & PowerPoint) experience in Ariba, Kronos would be a plus

Our Company:

Axalta has remained at the forefront of the coatings industry by continually investing in innovative solutions. We engineer technologies that protect customers' products - whether they are battling heat, light, corrosion, abrasion, moisture, or chemicals - and add dimension and beauty with colorful finishes. We have a vast and ever-evolving portfolio of brands primed to play an important part in everything from modernizing infrastructure around the world to enabling the next generation of electric and autonomous vehicles.
**Axalta operates its business in two segments: Performance Coatings and Mobility Coatings, which serve four end markets, including Refinish, Industrial, Light Vehicle and Commercial Vehicle, across North America, EMEA, Latin America and Asia-Pacific. Our diverse global footprint allows us to deliver solutions in over 140+ countries and coat 30 million vehicles per year. We've recently set an exciting 2040 carbon neutrality goal, in addition to 10 other sustainability initiatives, and we take pride in working with our customers to optimize their businesses and achieve their goals.

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz GIB Foundation Vollzeit

    **Global Infrastructure Basel**Elisabethenstrasse 22CH-4051 Basel, Switzerland**Stellenausschreibung - Office Manager (DE/EN) | Teilzeit (60%)**Sind Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit, den Übergang der Welt zu einer nachhaltigen und resilienten Infrastruktur voranzutreiben? Kommen Sie in unser Team**Über die Stiftung Global Infrastructure Basel...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Novotel Basel City Vollzeit

    Empfang / RezeptionDas Novotel Basel City ist ein 4-Sterne-Hotel mit 145 Zimmern. Das Hotel verfügt über 7 Tagungsräume, dem Restaurant "Gourmet Bar" mit 80 Sitzplätzen, der Bar sowie einem Fitnessraum. Es befindet sich in einem Gesamthotelkomplex von 525 Zimmern, welcher 3 Hotelmarken von Accor (Novotel, Ibis Budget & ibis Styles) vereinigt. Das...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Parkside Informationstechnologie Vollzeit

    **Office Manager (Front Office) - Teilzeit 70% (w/m/x)**Hi. Wir sind Parkside. Als Vorreiter in Software Development & Design entwickeln wir die digitalen Anwendungen von morgen - und freuen uns bereits auf dich**Deine Rolle**Als unser neuer (Front-)Office Manager (w/m/x) schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in dem sich unsere Teams sowie Kundinnen...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz beeworx GmbH Vollzeit

    Seit über 15 Jahren begleitet die beeworx GmbH Bewerber & Mitarbeiter auf dem Weg zum beruflichen Erfolg. Wir beraten Kunden und unterstützen Kandidaten bei Temporär- und Feststellenvermittlungen mit professionellem Fachwissen. Gemäss unserer Philosophie, eine Zusammenarbeit Gewinn bringend für beide Seiten zu gestalten, begleiten wir Sie gerne an Ihr...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Riverside Luxury Team Vollzeit

    We are looking for a dedicated and experienced Front Office Manager to lead our front office team onboard our 5-stars luxury river cruise ship.The Front Office Manager is a key figure in ensuring the seamless operation of the ship's front office, providing exceptional guest services, and supervising a team of receptionists Supervise daily front office...

  • Office Manager/in

    vor 2 Monaten

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager/in

    vor 3 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Hotz + Koch Informatik AG Vollzeit

    Für das weitere Wachstum unserer Firma suchen wir ein Office Manager:in**Deine Aufgaben**:Du bist verantwortlich für das interne Funktionieren unseres Unternehmens und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Als Teil des Office Management-Teams kümmerst du dich um eingehende Anrufe und bearbeitet die zentralen E-Mail-Postfächer. Du...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz innobit ag Vollzeit

    **Das suchen wir...**:Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team?Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d %**Das sind deine Aufgaben...**:-...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz innobit ag Vollzeit

    Das suchen wir...Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80%Das sind deine...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Apleona HSG AG Vollzeit

    BASEL- 100 %- OFFICE MANAGER- Aufgaben- Ausführung abwechslungsreicher Backoffice-Aufgaben- Verantwortlichkeit für Auftrags;- Offert- und Bestellwesen- Koordination mit internen Stellen- Durchführung des operativen Empfangsdienstes, einschliesslich Besucherbetreuung, Vergabe von Zutrittsberechtigungen für Handwerker:innen, Abwicklung von...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Grand Hotel Les Trois Rois Vollzeit

    Follow us on Instagram @grandhotellestroisrois #lestroisrois Willkommen im Grand Hotel Les Trois Rois Das Grand Hotel Les Trois Rois liegt im Herzen der Stadt Basel. Mit über drei Jahrhunderten Geschichte gehört unser Grand Hotel zu den traditionsreichsten Häusern Europas. Die historische Struktur des Hotelbaus von 1844 wurde mit grosser Liebe zum...

  • Office Manager, Teilzeit

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Parkside Interactive Vollzeit

    Hi. Wir sind Parkside. Als Vorreiter in Software Development & Design entwickeln wir die digitalen Anwendungen von morgen - und freuen uns bereits auf dichAufgabenAls unser Office Manager (w/m/x) schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in der sich unser Team sowie Kundinnen und Kunden wohlfühlen.- Als erste Ansprechperson für all unsere Kund: innen...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Beau-Rivage Hotel Vollzeit

    Front Office / Rooms DivisionEmpfang / RezeptionReservierungMembre des Relais & Châteaux et Swiss Deluxe Hotels, le 5 étoiles Supérieur Beau-Rivage Hotel à Neuchâtel est situé à un endroit paradisiaque, le long de la promenade du lac, appelée Esplanade du Mont-Blanc. Il propose 66 chambres et suites à une clientèle d'affaire ainsi qu'à des clients...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Santhera Pharmaceuticals (Schweiz) AG Vollzeit

    Santhera Pharmaceuticals (SIX: SANN) is a Swiss specialty pharmaceuticalcompany focused on the development and commercialization ofinnovative medicines for rare neuromuscular and pulmonary diseases withhigh unmet medical need.For further information, please visit the Company's website Come and join our team to contribute to providing treatment options for...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Santhera Pharmaceuticals (Schweiz) AG Vollzeit

    Santhera Pharmaceuticals (SIX: SANN) is a Swiss specialty pharmaceuticalcompany focused on the development and commercialization ofinnovative medicines for rare neuromuscular and pulmonary diseases withhigh unmet medical need.For further information, please visit the Company's website Come and join our team to contribute to providing treatment options for...

  • Stellvertretender Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz GAIA Hotel Basel Vollzeit

    Front Office / Rooms DivisionEmpfang / RezeptionDas **GAIA HOTEL** Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer **als Familienunternehmen in vierter Generation** geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der...

  • 2. Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz GAIA Hotel Basel Vollzeit

    Front Office / Rooms DivisionEmpfang / RezeptionDas **GAIA HOTEL** Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer **als Familienunternehmen in vierter Generation** geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unterstützen Sie dabei. Das Haus steht in der Gunst der Gäste sehr hoch. Auf der...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Hyatt Place Zurich AirportThe Circle Vollzeit

    SummaryDas Hyatt Place Zurich Airport The Circle liegt in der Nähe des Flughafens Zürich und ist Teil der brandneuen Destination The Circle. Gut angebunden an das Stadtzentrum mit allen öffentlichen Verkehrsmitteln sowie an die Hauptautobahn rund um Zürich, befinden wir uns im Herzen von The Circle, wo unsere Gäste den Komfort und die Bequemlichkeit...