Office Manager

vor 1 Woche

BaselPratteln, Basel-Land, Schweiz Santhera Pharmaceuticals (Schweiz) AG Vollzeit

Santhera Pharmaceuticals (SIX: SANN) is a Swiss specialty pharmaceutical
company focused on the development and commercialization of
innovative medicines for rare neuromuscular and pulmonary diseases with
high unmet medical need.

For further information, please visit the Company's website

Come and join our team to contribute to providing treatment options for patients with rare diseases that have a
severe impact on the lives of affected children and adults. You can make a difference as

Office Manager (50-60%)
Starting date: July or earlier 2024
Location: HQ Pratteln (CH)
Who you are

We are looking for outgoing Office Manager with exceptional organizational skills, a positive attitude and a strong
commitment to join our team.

Scope of Work

As an Office Manager you will maintaining smooth operations and aiming to optimize and ensure overall
effectiveness of our office and daily business activities.

This role reports to the CEO-Assistant/Head Management Support and will also collaborate with management and
the Santhera team across the organization.

The core responsibilities are:

  • Handles phone calls and office inbox, visitors/badges, setting up of meetings, conferencing and
    catering, courier/deliveries with external vendors, monitor office-supplies inventory, purchases,
    maintenance and basic vendor relationship management
  • Performs basic bookkeeping activities and update the accounting system
  • Acts as the central point of contact for maintenance, shipping, supplies, and errands
  • Supports company events planning and Annual Shareholder Meeting
  • Assists with employee onboarding
  • Provides support to the CEO Assistant
  • Serves as deputy to the Assistant Coordinator (100%) during vacation/sickness only

In a deputy role, responsibilities also include:

  • Provides support to senior management team as required
  • Provides administrative support to management, ensuring seamless day-to-day operations
  • Organizes and plans international business trips incl. sourcing and booking flights, arranging visas,
    booking hotels and transfers, handles reservations and provides on-site support, if required
  • Supports teams logistically in events and congress planning, internally, and, upon request by
    responsible manager, on-site

Required Background and Experience:

  • Proven experience as an Office Manager-Coordinator/Team Assistant (3-5 years) in a similar role and
    at ease with interactions with various stakeholders; preferably a background in Pharma industry and
    multi-cultural environment
  • Fluent verbal and written language skills in English and German are vital, any additional language is
    an advantage
  • Excellent knowledge of MS Office, "back-office" and accounting software's
  • Advantage: Concur, Continua, KABA, Visio, Vistrax, SAP – Employee Success Factors, Canva
  • Experience in customer service or stakeholder relations is a plus
  • Knowledge of basic bookkeeping principles and office management systems and procedures

Required Competencies:

  • Excellent communication and interpersonal skills
  • Organized with the ability to prioritize and multi-task
  • Reliable with patience and professionalism
  • Adaptability to multicultural environment

For this position, the relevant working/residency permit or Swiss/EU-Citizenship is required.

If you are interested in a multicultural, challenging, and innovative working environment and your profile
matches our requirements, we are looking forward to receiving your online application in English via email at

Strictly no agencies

Recruitment agencies are kindly invited to refrain from sending to Santhera unsolicited CVs.

  • Manager Front Office

    Vor 7 Tagen

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz SV Group Vollzeit

    Das bewegst du Verantwortung für die Führung, Training und Einteilung des Front Office Teams Aktive Mitarbeit im operativen Geschäft in Früh- und Spätschicht sowie am Wochenende Konsequente Umsetzung der SV- und Marriott Standards sowie Entgegennahme und Bearbeitung von Gästereklamationen Erstellung des Monatsabschlusses sowie einfache...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz GIB Foundation Vollzeit

    **Global Infrastructure Basel**Elisabethenstrasse 22CH-4051 Basel, Switzerland**Stellenausschreibung - Office Manager (DE/EN) | Teilzeit (60%)**Sind Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit, den Übergang der Welt zu einer nachhaltigen und resilienten Infrastruktur voranzutreiben? Kommen Sie in unser Team**Über die Stiftung Global Infrastructure Basel...

  • Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Novotel Basel City Vollzeit

    Empfang / RezeptionDas Novotel Basel City ist ein 4-Sterne-Hotel mit 145 Zimmern. Das Hotel verfügt über 7 Tagungsräume, dem Restaurant "Gourmet Bar" mit 80 Sitzplätzen, der Bar sowie einem Fitnessraum. Es befindet sich in einem Gesamthotelkomplex von 525 Zimmern, welcher 3 Hotelmarken von Accor (Novotel, Ibis Budget & ibis Styles) vereinigt. Das...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Parkside Informationstechnologie Vollzeit

    **Office Manager (Front Office) - Teilzeit 70% (w/m/x)**Hi. Wir sind Parkside. Als Vorreiter in Software Development & Design entwickeln wir die digitalen Anwendungen von morgen - und freuen uns bereits auf dich**Deine Rolle**Als unser neuer (Front-)Office Manager (w/m/x) schaffst du eine positive Arbeitsatmosphäre, in dem sich unsere Teams sowie Kundinnen...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz beeworx GmbH Vollzeit

    Seit über 15 Jahren begleitet die beeworx GmbH Bewerber & Mitarbeiter auf dem Weg zum beruflichen Erfolg. Wir beraten Kunden und unterstützen Kandidaten bei Temporär- und Feststellenvermittlungen mit professionellem Fachwissen. Gemäss unserer Philosophie, eine Zusammenarbeit Gewinn bringend für beide Seiten zu gestalten, begleiten wir Sie gerne an Ihr...

  • Front Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Riverside Luxury Team Vollzeit

    We are looking for a dedicated and experienced Front Office Manager to lead our front office team onboard our 5-stars luxury river cruise ship.The Front Office Manager is a key figure in ensuring the seamless operation of the ship's front office, providing exceptional guest services, and supervising a team of receptionists Supervise daily front office...

  • Office Manager/in

    vor 2 Monaten

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager/in

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Office Manager/in

    vor 3 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Innobit AG Vollzeit

    Das suchen wir... Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80% Das sind deine...

  • Operating Manager Gastronomy

    vor 1 Woche

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Autogrill Vollzeit

    **Willkommen bei Autogrill Schweiz** Bewirb dich neu via WhatsApp auf deine neue Traumstelle** -> Link zu WhatsApp**Die Autogrill Schweiz AG ist eines der führenden Systemgastronomie Unternehmen in der Schweiz mit über 20 Standorten und knapp 1'000 Mitarbeitern. International sind wir in 30 Ländern mit rund 31'000 Mitarbeitenden vertreten. Unser...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Hotz + Koch Informatik AG Vollzeit

    Für das weitere Wachstum unserer Firma suchen wir ein Office Manager:in**Deine Aufgaben**:Du bist verantwortlich für das interne Funktionieren unseres Unternehmens und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Als Teil des Office Management-Teams kümmerst du dich um eingehende Anrufe und bearbeitet die zentralen E-Mail-Postfächer. Du...

  • Key Account Manager

    vor 2 Monaten

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Buss-SMS-Canzler GmbH Vollzeit

    Key Account Manager / Sales Manager NAFTA (m/w/d)Standort: Butzbach, Düren oder Pratteln (CH) Beschäftigungsumfang: Vollzeit 40 Std. Eintrittsdatum: ab sofort Abteilung: Vertrieb/Marketing Berufserfahrung: Langjährige Berufserfahrung Das erwartet Sie:Verantwortlich für die Beratung und Betreuung unseres lokalen Partners (Key Account) sowie von Bestands-...

  • Key Account Manager

    vor 3 Wochen

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Buss-SMS-Canzler GmbH Vollzeit

    Key Account Manager / Sales Manager NAFTA (m/w/d)Standort: Butzbach, Düren oder Pratteln (CH) Beschäftigungsumfang: Vollzeit 40 Std. Eintrittsdatum: ab sofort Abteilung: Vertrieb/Marketing Berufserfahrung: Langjährige Berufserfahrung Das erwartet Sie:Verantwortlich für die Beratung und Betreuung unseres lokalen Partners (Key Account) sowie von Bestands-...

  • Office Manager/in

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz innobit ag Vollzeit

    **Das suchen wir...**:Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team?Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d %**Das sind deine Aufgaben...**:-...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz innobit ag Vollzeit

    Das suchen wir...Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? Dann bist du bei uns genau richtigWir suchen ab sofort eine/n Office Manager/in (w/m/d) 60 – 80%Das sind deine...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Axalta Coating Systems Gm Vollzeit

    RoleAs office manager you will ensure smooth operations at Axalta European Headquarters in Basel when it comes to travel, equipment, internal meetings and events and the support for the assigned Vice Presidents with all round problem solving.This is a permanent on-site job, ideally for someone that can work full time, but suitable applicants able to work +30...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Apleona HSG AG Vollzeit

    BASEL- 100 %- OFFICE MANAGER- Aufgaben- Ausführung abwechslungsreicher Backoffice-Aufgaben- Verantwortlichkeit für Auftrags;- Offert- und Bestellwesen- Koordination mit internen Stellen- Durchführung des operativen Empfangsdienstes, einschliesslich Besucherbetreuung, Vergabe von Zutrittsberechtigungen für Handwerker:innen, Abwicklung von...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Grand Hotel Les Trois Rois Vollzeit

    Follow us on Instagram @grandhotellestroisrois #lestroisrois Willkommen im Grand Hotel Les Trois Rois Das Grand Hotel Les Trois Rois liegt im Herzen der Stadt Basel. Mit über drei Jahrhunderten Geschichte gehört unser Grand Hotel zu den traditionsreichsten Häusern Europas. Die historische Struktur des Hotelbaus von 1844 wurde mit grosser Liebe zum...

  • Key Account Manager

    vor 3 Wochen

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Henkel & Cie. AG Vollzeit

    Sustainability Report 2023Henkel ist ein Unternehmen, das sowohl im Industrie- als auch Konsumentengeschäft durch Tradition und Pioniergeist geprägt ist. Hilf auch Du dabei, das Leben von Millionen Menschen jeden Tag neu zu gestalten und zu verbessern. Wenn Du es liebst, den Status quo in Frage zu stellen, dann werde Mitglied unserer Community von über...

  • Key Account Manager

    vor 1 Monat

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Henkel & Cie. AG Vollzeit

    Sustainability Report 2023Henkel ist ein Unternehmen, das sowohl im Industrie- als auch Konsumentengeschäft durch Tradition und Pioniergeist geprägt ist. Hilf auch Du dabei, das Leben von Millionen Menschen jeden Tag neu zu gestalten und zu verbessern. Wenn Du es liebst, den Status quo in Frage zu stellen, dann werde Mitglied unserer Community von über...