Operations & Team Coordinator (50-60 , Teilzeit)

NORM, ein dynamisches Software-Startup aus Zürich, spezialisiert sich auf die Erstellung von Energieausweisen und die Entwicklung massgeschneiderter Lösungen für energetische Sanierungen. Wir bieten Immobilienbesitzer:innen leicht verständliche Energieanalysen, die nicht nur die Betriebskosten senken, sondern auch zu einer signifikanten Reduzierung der CO₂-Emissionen beitragen. Wir sind von führenden Investoren (Founderful und Übermorgen) finanziert und zählen viele etablierte Banken, Versicherungen und Real Estate Asset Manager wie UBS, Helvetia und Swiss Life zu unseren Kunden.

Arbeite direkt mit dem Head Operations und einem erfahrenen Gründerteam an der Vision, die Energiewende im Gebäudepark zu beschleunigen und einen signifikanten Beitrag zur Erreichung des Netto-Null-Ziels zu leisten. Mehr Infos findest du unter

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Diese Rolle eignet sich ideal für ein Organisationstalent, das nach einer sinnvollen Teilzeitaufgabe sucht - beispielsweise als Wiedereinstieg ins Berufsleben oder zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Wir möchten die Rolle ab November 2025 mit einem Pensum von 40-80% besetzen.

Aufgabenbereich

Deine Aufgaben umfassen:

Prozessadministration und -koordination

• End-to-end Verantwortung für die fristgerechte Bearbeitung von Kundenaufträgen (von Auftragserfassung bis Abschluss)
• Planung & Koordination unserer Energiexperten
• Prüfung von Plänen und sonstigen Dokumenten
• Einreichen von Gesuchen für Fördergelder bei Bund, Kantonen und Gemeinden

Prozessentwicklung und -optimierung

• Mitarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung unserer Produkte und Prozesse basierend auf Feedback von Kunden und dem Team
• Proaktive Optimierung der eigenen Arbeitsabläufe zum Beispiel mittels Automatisierung, künstlicher Intelligenz, etc.

Sales und Office Support

• Unterstützung des Sales-Teams am Ende des Verkaufsprozesses und Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs zur Auftragsabwicklung
• Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mai
• Verantwortung für ein reibungslos funktionierendes und motivierendes Office-Setup in unserem neuen NORM HQ (inkl. Büroorganisation, Teamevents, Koordination von Dienstleistern)

Anforderungsprofil

Wir suchen jemanden, der gerne mit anpackt und proaktiv Lösungen sucht. Folgende Fähigkeiten und Qualifikationen sind ideal:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen, Umweltwissenschaften oder einem ähnlichen Fach
• 1-3 Jahre Erfahrung im Bereich Administration, Operations oder ähnlichen Funktionen
• Hohe Digitalkompetenz; Erfahrung mit Generativen KI-Modellen, Slack, Notion und der Google Arbeitsumgebung sind ein Plus
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Die Fähigkeit, für alltägliche Herausforderungen Verbesserungspotenzial zum Beispiel durch Einsatz von Automatisierung oder künstlicher Intelligenz zu identifizieren
• Strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch ist ein Plus

Wir bieten

Wir bieten dir die Chance, tiefgreifende Einblicke in die Energiewirtschaft zu gewinnen und als Teil eines schnell wachsenden Startups die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Freue dich auf:

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Head Operations und dem Gründerteam
• Verantwortungsvolle Aufgaben von Anfang an, die einen direkten Einfluss auf das Unternehmensergebnis haben
• Ein innovatives, dynamisches Umfeld in dem Eigeninitiative und proaktives Handeln geschätzt und gefördert werden
• Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum partiellen Home-Office
• 5 Wochen Ferien und faire Anstellungsbedingungen
• Ein modernes und inspirierendes Arbeitsumfeld in unserem neuen NORM HQ in Zürich