Executive Assistant to Chief Executive Officer

vor 2 Wochen

Basel, Basel-Stadt, Schweiz Univest Family Office Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

Innovation - Unabhängigkeit – Partnerschaft:
Das sind unsere Grundwerte. Wir sind ein unabhängiges Family Office in Basel, denken fortschrittlich, blicken über den Tellerrand hinaus und verbessern unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Wir sind authentisch und halten, was wir versprechen.

In dieser Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit unserem Geschäftsführer zusammen, dem Sie direkt unterstellt sind, und tragen Verantwortung für einen reibungslosen Büro- und Geschäftsalltag.

Möchten Sie in einem professionellen Umfeld Verantwortung übernehmen und unsere Werte mitgestalten? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen

Ihre Aufgaben

  • Direkte Unterstützung der Geschäftsführung bei Kalender- und Prioritätenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Erstellung von Unterlagen
  • Organisation und Koordination von Sitzungen, Reisen und Firmenanlässen inklusive Follow-ups
  • Erste Ansprechperson für Telefon, Empfang, Besucher und allgemeine Anfragen
  • Verantwortung für das Office Management und einen reibungslosen Büroalltag – Büromaterial, Mailings, Koordination externer Dienstleister
  • Planung und Durchführung wiederkehrender Tätigkeiten im Jahreslauf – Stiftungsrats- und Verwaltungsratssitzungen, Versand von Weihnachtskarten, Organisation von Geschenken etc.
  • Unterstützung bei Recherchen und Vorbereitungen für Kunden Besprechungen und Projekte, z. B. Marktanalysen, Datenaufbereitung und Reportings
  • Mitarbeit im Personalwesen – Ferien- und Zeiterfassung, Jubiläen, Geburtstage, Vorbereitung von Eintrittsprozessen
  • Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen in anderen Funktionen – Portfolio Management, Immobilien, Rechnungswesen, Kommunikation
  • Übernahme von Aufgaben und Stellvertretungen in den Bereichen Kommunikation, Personalwesen, Rechnungswesen oder Immobilien – je nach Erfahrung und Interessen

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer ähnlichen Funktion
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Dienstleistungsorientierung und professionelles Auftreten
  • Zahlenflair sowie Interesse an Finanzmärkten und wirtschaftlichen Themen
  • Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und ein hohes Mass an Diskretion
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse, Erfahrung mit digitalen Tools von Vorteil
  • Selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil
  • Flexibilität, Eigeninitiative und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit Verantwortung

Was Sie bekommen

  • Ein Umfeld, in dem Sie dienstleistungsorientiert und selbstständig arbeiten können
  • Offenheit für neue Ideen und eine direkte, unkomplizierte Kommunikation
  • Eine vertrauensvolle und wertschätzende Unternehmenskultur in einem motivierten Team
  • Moderne Infrastruktur und ein attraktives Arbeitsumfeld in einem historischen Altstadthaus in Basel
  • Umfassende Mitarbeitendenvorteile (Details im "Benefitsheet")

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bitte mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen via LinkedIn oder per Mail an Kevin Weber über Geplanter Arbeitsbeginn Juni 2026.

  • Executive Assistant to Chief Development Officer

    Vor 5 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Autolus Therapeutics Vollzeit CHF 100'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Role SummaryTo provide high level efficient Executive Assistance to support the Chief Development Officer and other Executives as assigned, within an international team based in CH, UK and US. Contribute to the success of the leadership team engaged in the development of global advanced therapeutics to treat cancer and other life-threatening disease.  Key...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit CHF 55'000 - CHF 85'000 pro Jahr

    Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) Administration / Office / Personnel Ihre Aufgaben: Executive Support: Sie übernehmen die professionelle Betreuung des Executive Managements, organisieren Meetings, Reisen und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf. Office Management: Sie verantworten die Organisation des Büros,...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz SoTalent Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Executive Assistant (m/w/d) 100%Basel| VollzeitSind Sie ein Organisationstalent und arbeiten gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen? Unser Kunde sucht eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten setzt und den reibungslosen Ablauf sicherstellt. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle...

  • Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Tours of Switzerland Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    We are a fast-growing tourism and hospitality company serving international clients traveling across Europe. We are looking for a highly organized and proactiveOffice & Executive Assistantto support the Managing Director and ensure smooth office operations. Basic bookkeeping knowledge is required to assist with simple financial tasks, butthis role is...

  • Legal Executive

    vor 1 Tag

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz ANTIC Vollzeit CHF 115'000 - CHF 145'000 pro Jahr

    Company DescriptionGlobal M&A Advisory.Role DescriptionThis is a contract hybrid role for a Legal Executive based in Basel with partial remote work flexibility. The Legal Executive will be responsible for preparing and drafting legal documents, providing legal advice, and managing cases related to property law and conveyancing. The role involves ensuring...

  • Executive Assistant m/w/d 80-100

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Adecco Vollzeit CHF 60'000 - CHF 90'000 pro Jahr

    About this job Zur Unterstützung des Teams suchen wir für unseren Kunden ab sofort einen Executive Assistant. AufgabenHauptverantwortung für die Betreuung des CEOs Agenda-Führung, Termin- und Reiseorganisation Selbständige Bearbeitung anspruchsvoller Korrespondenz und Schreiben Planung und Organisation von internen Events...

  • Executive Chef

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Crew Manning Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Crew Manning is the European leading independent recruiter of river and ocean passenger ships, yachts, ferries worldwide. We offer hundreds of career opportunities to some of the largest and most prestigious companies for those who seek to be a part of the industry. At Crew Manning we place a high value on service and professionalism, ensuring that our...

  • Team Assistant SGD

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Sandoz Vollzeit CHF 60'000 - CHF 90'000 pro Jahr

    Team Assistant SGD (d/f/m Job ID REQ /10/ Job Description Sandoz continues to go through an exciting and transformative period as a global leader and pioneering provider of sustainable Biosimilar and Generic medicines. As we continue down this new and ambitious path, unique opportunities will present themselves, both professionally and personally. Join us,...

  • Assistant Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Inari Medical Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Patients first. No small plans. Take care of each other. These are the guiding principles that form the ethos of Inari Medical.This is a temporary fixed-term assignment for a duration of 18 months.Summary Objective The Assistant Office Manager supports the Office Manager in overseeing daily administrative operations, ensuring smooth workflow, and assisting...

  • Team Assistant SGD

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Sandoz Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Job DescriptionSandoz continues to go through an exciting and transformative period as a global leader and pioneering provider of sustainable Biosimilar and Generic medicines. As we continue down this new and ambitious path, unique opportunities will present themselves, both professionally and personally. Join us, the future is ours to shapeJob Description...