Office Assistant

vor 2 Wochen

Basel, Basel-Stadt, Schweiz Tours of Switzerland Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

We are a fast-growing tourism and hospitality company serving international clients traveling across Europe. We are looking for a highly organized and proactive
Office & Executive Assistant
to support the Managing Director and ensure smooth office operations. Basic bookkeeping knowledge is required to assist with simple financial tasks, but
this role is primarily administrative and executive support focused
.

Key Responsibilities

  • Provide direct administrative support to the Managing Director
  • Manage calendars, scheduling, and travel arrangements
  • Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items
  • Handle confidential information with discretion
  • Coordinate communication between departments and external partners
  • Assist with business presentations, reports, and document preparation
  • Organize and maintain office systems, files, and supplies
  • Welcome guests and handle incoming communications
  • Coordinate with vendors, suppliers, and service providers
  • Assist with HR administrative tasks (contracts, onboarding, record keeping)
  • Support event planning and logistics when needed
  • Help collect and organize invoices, receipts, and payments
  • Assist with simple data entry for accounting records
  • Support monthly expense tracking and administrative finance tasks

Requirements

  • Experience as an office assistant or executive assistant
  • Strong communication and interpersonal skills
  • Excellent organizational and time-management abilities
  • Professional, reliable, and solution-oriented mindset
  • Good command of MS Office/Google Workspace
  • Basic bookkeeping / financial admin exposure
    (Excel, invoicing, expense tracking)
  • Ability to manage multiple priorities and work independently
  • Discretion and professionalism when handling sensitive information

Preferred Qualifications

  • Experience supporting a company director/CEO
  • Experience in tourism, hospitality, or service industry
  • Multilingual abilities (English required; other languages a plus)

  • Assistant Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Inari Medical Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Patients first. No small plans. Take care of each other. These are the guiding principles that form the ethos of Inari Medical.This is a temporary fixed-term assignment for a duration of 18 months.Summary Objective The Assistant Office Manager supports the Office Manager in overseeing daily administrative operations, ensuring smooth workflow, and assisting...

  • Executive Assistant to Chief Executive Officer

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Univest Family Office Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Innovation - Unabhängigkeit – Partnerschaft:Das sind unsere Grundwerte. Wir sind ein unabhängiges Family Office in Basel, denken fortschrittlich, blicken über den Tellerrand hinaus und verbessern unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Wir sind authentisch und halten, was wir versprechen.In dieser Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit unserem...

  • Executive Assistant to Chief Development Officer

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Autolus Therapeutics Vollzeit CHF 100'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Role SummaryTo provide high level efficient Executive Assistance to support the Chief Development Officer and other Executives as assigned, within an international team based in CH, UK and US. Contribute to the success of the leadership team engaged in the development of global advanced therapeutics to treat cancer and other life-threatening disease.  Key...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit CHF 55'000 - CHF 85'000 pro Jahr

    Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) Administration / Office / Personnel Ihre Aufgaben: Executive Support: Sie übernehmen die professionelle Betreuung des Executive Managements, organisieren Meetings, Reisen und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf. Office Management: Sie verantworten die Organisation des Büros,...

  • Office Assistant Teilzeit 35

    Vor 3 Tagen

    Basel-Pratteln, Basel-Land, Schweiz Frenus AG Vollzeit CHF 150'000 - CHF 250'000 pro Jahr

    About this job Über uns Im Bereich Büromanagement sind wir die zentrale Schlüsselstelle, um die reibungslosen Abläufe an unseren Standorten für unsere Teams sicherzustellen. Als Office Assistant in Teilzeit verantwortest du alle Angelegenheiten der Büroorganisation und bist für die Teams vor Ort eine wichtige Stütze in ihrer täglichen Arbeit....

  • Local Office

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz VISIONAPARTMENTS Vollzeit CHF 80'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Zur Verstärkung unseres professionellen Teams in Basel suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n:Local Office & Bistro Manager - 100%Sie haben bereits Führungserfahrung gesammelt und möchten den nächsten Schritt in Richtung mehr Verantwortung gehen.Gesamtverantwortung eines Gebäudes mit insgesamt 126 Zimmer und LaLup BistroFührung der ca. 20...

  • Senior Assistant

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Flexsis Schweiz Vollzeit CHF 60'000 - CHF 120'000 pro Jahr

    Flexsis is part of the Interiman Group, one of the leading providers of personnel services in Switzerland. Thanks to our solid expertise and the competences within the Interiman Group, we offer tailor-made solutions in personnel consulting.For our clientRocheinBasel, we are looking for a motivated and reliable (m/f/d)Senior Assistant/Office AdministrationThe...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz SoTalent Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    Executive Assistant (m/w/d) 100%Basel| VollzeitSind Sie ein Organisationstalent und arbeiten gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen? Unser Kunde sucht eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten setzt und den reibungslosen Ablauf sicherstellt. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle...

  • Assistant Front Office Manager:in

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz BâleHotels Vollzeit CHF 45'000 - CHF 60'000 pro Jahr

    Aufgaben * Unterstützung des Abteilungsleiters und Vertretung in dessen Abwesenheit * Herzlicher Check-In, Check-Out sowie Betreuung unserer internationalen Gäste * Koordination des Front Office-Teams während der Schichten und Optimierung der Arbeitsabläufe an der Rezeption * Reservierungsannahme und Telefondienst * Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und...

  • Assistant Engineering Administration

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz AMAC Aerospace Switzerland AG Vollzeit CHF 60'000 - CHF 90'000 pro Jahr

    Your daily tasks & responsibilities:Various positions – the role provides enhanced administrative support to various engineering departments, ensuring smooth and efficient operations.The position offers a flexible workload, ranging from 80% to 100%. Please confirm your preferred and maximum availability.Assistant to the Engineering Department: Provide...