Executive Assistant 70%

Vor 2 Tagen

Zurich, Schweiz Barnickel & Fellows GmbH Vollzeit

**Bei unserem Klienten handelt es sich um eine europaweit tätige, familiengeführte Unternehmensgruppe im Bereich Consumer Goods. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Teams.**
**Executive Assistant 70% - 100%**
Die Position ist facettenreich und nicht alltäglich. Im Mittelpunkt der Aufgabe steht die vertrauensvolle Unterstützung Ihrer Vorgesetzten - zwei Geschäftsleitungsmitglieder und der Principal - wobei Sie sich auf die Erfordernisse und Prioritäten der Herren flexibel einstellen können. Sie unterstützen diese bei der Planung ihres vielfältigen Tagesgeschäfts. Darüber hinaus entfällt ein substanzieller Anteil auf unternehmensspezifische Aktivitäten der Gesellschaft. Es ist vorgesehen, dass sich das Aufgabengebiet sukzessive entlang ihrer Fähigkeiten erweitert. Das Office-Management wird im Assistenzteam fair aufgeteilt. Summa summarum suchen wir eine Persönlichkeit, die unkompliziert dort Hand bietet, wo Unterstützung erforderlich ist - vorausschauend, zielgerichtet und mit Freude daran, ein Backoffice zu managen.
**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Unterstützung im Rahmen aller geschäftlichen Aktivitäten wie Koordination und Vorbereitung von Terminen wie Aufsichtsrats
- und Vorstandssitzungen auf nationaler sowie internationaler Ebene; Reiseplanung, -buchung und -abrechnung; Organisation von Meetings inklusive Logistik sowie Planung von Privat
- und Linienflügen.
- Korrespondenz (D/E) sowie Sichtung, Priorisierung und Ablage von E-Mails und Dokumenten.
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Koordination und Verarbeitung eingehender Informationen und damit verbundene Kanalisierung und Auswertung von Informations
- und Kommunikationsströmen. Anfragen und Themen werden vorausschauend koordiniert.
- Interaktion mit den Mitgliedern der Inhaberfamilie, externen Stakeholdern und Business Partnern.
- Kontrolle von Terminen sowie Projektaufgaben, die sich aus Verantwortungsbereichen der beiden GL-Mitglieder und des Principals ergeben.
- Umsetzung einer effizienten, transparenten Struktur für die Ablage und Nachhaltung von Terminen und Aufgaben.
- Office Management - dies beinhaltet u.a. Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Parkplatzverwaltung, Büroeinrichtung, Versicherungen, First-Level IT Support.
- Gegenseitige Stellvertretung im Assistenzteam.

I**hre Einstiegsvoraussetzungen**
- Ein kaufmännischer Abschluss, ggf. mit einer Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
- Mehrjährige Assistenzerfahrung (ideal: Privatsekretariat, Family-Office oder Anwaltskanzlei; Finanzbranche).
- Stilsicheres Deutsch; Interpunktion und Orthografie sitzen bei Ihnen und Sie finden immer den richtigen Ton. Sehr gute Englischkenntnisse.
- Versierte MS-Office Kenntnisse; Umgang mit modernen Kollaborationstools, generelle IT-Affinität.
- Entrepreneurial mindset - Sie handeln stets lösungsorientiert und immer im Sinne des Unternehmens.
- Hohe Eigenmotivation, ausgeprägte Serviceorientierung und viel Engagement.
- Sie gehen mit freundlicher Art auf Ihr Gegenüber ein, und Ihre organisatorischen Talente gehen Hand in Hand mit absoluter Zuverlässigkeit.
- Positive Ausstrahlung mit Teamgeist. Im Team wird sich bei Engpässen untereinander ausgeholfen.
- Belastbarkeit gepaart mit gesundem Pragmatismus sowie der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein einwandfreies Leumundszeugnis.

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Demolytic Vollzeit

    **Zürich**: **Schweiz**: Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Personal Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz Bruker Vollzeit

    Ãberblick: As one of the world’s leading analytical instrumentation companies, Bruker covers a broad spectrum of advanced solutions in all fields of research and development. All our systems and instruments are designed to improve safety of products, accelerate time-to-market and support industries in successfully enhancing quality of life. We’ve been...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Zurich Gruppe Deutschland Vollzeit

    Zurich Global Ventures is a collection of companies within Zurich Insurance Group that is focused on providing global services and product offerings that go beyond traditional insurance. We aim to get closer to our customers by offering customized, proactive and digital experiences that empower individuals and businesses to be better prepared for the future....

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz SIX Vollzeit

    Wir gestalten schon heute die Zukunft der Finanzmärkte. Deshalb investieren wir in kluge Köpfe, in ihre Ideen, ihr Wissen und ihre Entwicklung. Dafür kombinieren wir unsere besten Seiten. Wenn du wissen möchtest, warum Stabilität uns so beweglich, Erfahrung uns so offen für Neues und Empathie uns so erfolgreich macht, bewirb dich auf die...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zurich, Schweiz ABB Vollzeit

    **Executive Assistant**: **Take your next career step at ABB with a global team that is energizing the transformation of society and industry to achieve a more productive, sustainable future. At ABB, we have the clear goal of driving diversity and inclusion across all dimensions: gender, LGBTQ+, abilities, ethnicity and generations. Together, we are...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Zurich, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **executive Assistant (w/m/d) 100% **gesucht** - Für unseren Kunden, ein internationales Unternehmen mit Sitz im Kanton Zürich, suchen wir ab sofort einen executive Assistant (w/m/d). Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    **Executive Assistant to SVP Takeda Business Solutions** Are you looking for a patient-focused, innovation-driven company that will inspire you and support your career? If so, be empowered to take charge of your future at Takeda. Join us as an Executive Assistant - to the SVP Head of Takeda Business Solutions based in our Zurich office. Takeda is an...

  • Executive Assistant Private Banking

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Executive Assistant Private Banking** **Overview** On behalf of our client, a renowned global banking institution, we are looking for a experienced Executive Assistant to support the Private Wealth Management team. The role will be based in Zurich and has initial period of three months. ***Main responsibilities** - General administrative support...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Robert Half Vollzeit

    **Vacancy**: Executive Assistant (f/m/x) - We are looking for a Executive Assistant (f/m/x) to start immediately for our client, a bank based in Zürich. For this position, the employee in question will work directly for our client. The support, placement and all of our additional services are free of charge for you as the applicant. Your Responsibilities...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Zurich, Schweiz Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    Are you looking for a patient-focused, innovation-driven company that will inspire you and empower you to shine?Join us as an **Executive Assistant **to be based in Zurich, Switzerland. **Here, you will be a vital contributor to our inspiring, bold mission.** **OBJECTIVES**: The Executive Assistant will support the Vice President of International Regulatory...