Executive Assistant

**Das ist deine Rolle**:
Als Software-Engineering-Unternehmen nimmt es Adnovum mit den kniffligsten Herausforderungen in puncto Software und Security auf. Renommierte Finanzdienstleister und Versicherungen sowie Behörden und Unternehmen zahlreicher anderer Branchen nutzen unsere neuartigen Lösungen. Mit mehr als 600 Mitarbeitenden an unserem Hauptsitz in Zürich und in den Büros in Bern, Budapest, Ho-Chi-Minh-Stadt, Lausanne, Lissabon und Singapur zählen wir in der Schweiz zu den Anbietern erster Wahl für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Wünschst du dir eine spannende und vielseitige Drehscheibenfunktion in einem Umfeld, in dem du dich voll entfalten und aktiv mitwirken kannst? Wenn du das Dienstleister-Gen besitzt und auch in hektischen Zeiten den Überblick behältst, bist du bei uns richtig Du wirst unseren CEO am Hauptsitz in Zürich organisatorisch und administrativ unterstützen sowie die folgenden Aufgaben übernehmen:

- Durchgängige Koordination der Termine, der Korrespondenz, Meetings, Reisen und der Kommunikation sowie anderer geschäftlicher Belange des CEO
- Führen des Protokolls bei Verwaltungsrats-, Leadership-Team
- und anderen für den CEO relevanten Sitzungen
- Vorbereiten und/oder Prüfen von anspruchsvoller, komplexer Korrespondenz
- Sicherstellen, dass der CEO Zugang den für die geplanten Sitzungen notwendigen Unterlagen, Briefings, Schlüssel
- und sonstigen Informationen hat
- Verwalten und stetes Optimieren der elektronischen Dateiablage des CEO (E-Mails und sonstige elektronischen Dokumente)
- Unterstützen des Leadership Team bei Anfragen, Dokumenten, der Verfügbarkeit des CEO und in anderen zentralen Belangen
- Empfangen und Betreuen von Gästen des CEO und von Teilnehmern der Verwaltungsrats-/Geschäftsleitungssitzungen
- Mittels Beratung und Fachwissen gewährleisten, dass im CEO Office alles reibungslos funktioniert; Einbringen von Vorschlägen für andere Funktionsbereiche

**Das bringst du mit**:

- Kaufmännische Lehre mit Weiterbildung zum Executive Assistant mit eidg. Fachausweis und/oder Weiterbildung in Betriebswirtschaft
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Management Assistant, Erfahrung im Kontakt mit C-Levels und Verwaltungsratsmitgliedern ist ein Muss
- Proaktive, engagierte, belastbare und selbständige Persönlichkeit
- Hervorragendes Zeitmanagement und Fähigkeit, Aufgaben gleichzeitig auszuführen und/oder zu priorisieren
- Organisatorisches Geschick und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen und Daten
- Ansprechender Schreibstil in deutscher Korrespondenz sowie ausgezeichnete mündliche und schriftliche Englischkenntnisse

**Sharp minds, good vibes**:
Als grossartiges Team befähigen wir einander, Wissen und Erfahrungen auszutauschen, gemeinsam zu wachsen und erfolgreich zu sein. Der einzigartige Adnovum-Spirit steht dafür, dass wir einander helfen, stets eine offene Tür haben und eine von Wertschätzung und Vertrauen geprägte Atmosphäre leben. Für einen gemeinsamen Spass, Kaffee oder Feierabenddrink sind wir immer zu haben

Neben unserem einzigartigen «one Adnovum»-Spirit zeichnen wir uns durch eine lösungsorientierte Engineering-Kultur mit flachen Hierarchien aus, in der du mit deinen Ideen etwas bewirken kannst. Wir setzen auf flexibles Arbeiten wie die Möglichkeit Teilzeit zu arbeiten und ein hybrides Arbeitsmodell. Deine Weiterbildung und Weiterentwicklung liegen uns am Herzen. Deshalb fördern und unterstützen wir individuelle Entwicklungspfade und Weiterbildungen.

Aus Datenschutzgründen akzeptieren wir ausschliesslich Bewerbungen über unser Onlineportal. Bewerbungen, die wir per E-Mail erhalten, werden nicht bearbeitet. Wir bitten um dein Verständnis.

**Adnovum Informatik AG akzeptiert nur Direktbewerbungen. Bewerbungen, die von Personalvermittlern ohne vertragliche Vereinbarung eingehen, werden als Direktbewerbung behandelt.