Administrative Services Director

vor 3 Wochen


Pully, Waadt, Schweiz ELCA Informatique Vollzeit

We are ELCA, a leading Swiss IT tribe with over 2,200 experts. Our multicultural team operates across Switzerland, Spain, France, Vietnam, and Mauritius.

Back Office Team Leader

Your Role: Ensure seamless operations within our organization by overseeing mail center management, coordinating a team of assistants and receptionists, and facilitating essential events and services.

This role is based in Pully, Switzerland.

You will be responsible for:

  • Mail Center Management (20%): Lead daily operations in our mail center and different receptions, coordinating a team of 6 assistants and receptionists across Switzerland.
  • Receptionist Duties (20%): Manage a planning for our reception in Pully and act as a receptionist for visitors and incoming calls. Greet all visitors professionally and warmly, ensuring each person feels welcome in our Pully office.
  • Event Organization (30%): Manage logistics and details for both internal and external events, from client visits to larger conferences. Coordinate event setup and provide hands-on support to the team on the day of each event, ensuring they run successfully.
  • Mail Center Support (30%): Handle diverse tasks to support the mail center's daily activities, including travel arrangements, document preparation, delivery, and drafting professional correspondence.

Your commitment to high-quality service, organizational skills, and proactive approach will enhance our workplace environment and ensure that operations run smoothly, consistently supporting our teams and external visitors.

Our Offer:

  • A dynamic work environment with a highly motivated multi-cultural and international team
  • Friendly and available colleagues working collaboratively
  • Continuous training opportunities
  • Regular after-work gatherings

Your Profile:

We seek an organized, reliable, and customer-focused Back Office team leader with experience in similar roles, such as administrative assistant or team leader. Key qualifications include:

  • Between 10-15 years of experience in administration or back-office settings
  • Prior experience in a team leadership role is essential, with a natural ability to guide and motivate a team, fostering a collaborative and productive work environment
  • Experience with reception duties and event organization
  • Excellent verbal and written communication skills in English and French (German is an asset)
  • Highly organized with strong prioritization and multitasking abilities
  • Friendly, professional, and trustworthy, you bring a welcoming presence to the front office and exercise discretion when handling sensitive information
  • Proficiency in Microsoft Office, Outlook, and Teams

Salary Range: CHF 80,000 - CHF 100,000 per year, depending on experience.



  • Pully, Waadt, Schweiz ELCA Informatique Vollzeit

    About ELCA InformatiqueWe are a dynamic company based in Pully, committed to delivering exceptional administrative services. Our team is dedicated to ensuring seamless operations, and we're looking for an experienced leader to join our back office team.Job DescriptionAs an Administrative Services Manager, you will play a crucial role in managing our mail...


  • Pully, Waadt, Schweiz ELCA Informatique Vollzeit

    We are a leading Swiss IT tribe with a diverse team of experts from various cultures and locations. With over 2,200 professionals in Switzerland, Spain, France, Vietnam, and Mauritius, we provide cutting-edge solutions for digital transformation.Our Mission:We strive to deliver innovative and tailored services to major public administrations and private...


  • Pully, Waadt, Schweiz ELCA Informatique Vollzeit

    Our organization is seeking a skilled Back Office Operations Manager to oversee daily operations in our mail center and reception, coordinate a team of assistants and receptionists, and facilitate essential events and services.This role is based in Pully, Switzerland.The successful candidate will have:10-15 years of experience in similar roles such as...


  • Pully, Schweiz Batgroup Vollzeit

    At Batgroup, we're not just aiming high - we're reaching for the stars! Our mission? To become the unrivaled global leader in "home well-being" by revolutionizing the cleaning industry. With a workforce of over 4,000 dedicated cleaning staff and 200 skilled office-based colleagues, we're already dominating the Swiss housecleaning segment with our innovative...


  • Pully, Schweiz Schweizer Lunch-Check Vollzeit

    Êtes-vous disposé(e) à mettre un sourire sur le visage de nos clients selon la devise « Le chemin vers le cœur passe par l’estomac » ? Alors rejoignez-nous rapidement et renforcez notre équipe !Ces défis passionnants vous attendent :Vous êtes le premier point de contact pour les employeurs, les titulaires de cartes et les établissements de...


  • Pully, Schweiz Schweizer Lunch-Check Vollzeit

    Êtes-vous disposé(e) à mettre un sourire sur le visage de nos clients selon la devise « Le chemin vers le cœur passe par l’estomac » ? Alors rejoignez-nous rapidement et renforcez notre équipe!Ces défis passionnants vous attendent :Vous êtes le premier point de contact pour les employeurs, les titulaires de cartes et les établissements de...


  • Pully, Schweiz Assura SA Vollzeit

    Nous sommes un acteur majeur de l’assurance-maladie en Suisse, engagé et responsable. Nos convictions et valeurs nous portent chaque jour et fondent notre singularité. Nous rejoindre, c’est découvrir un domaine d’activité et des missions utiles. Et avec près de 100 métiers représentés, notre quotidien est stimulant et nos échanges très...


  • Pully, Schweiz Medbase AG Vollzeit

    70% - 100% Medbase Apotheke Pully La nouvelle pharmacie Medbase de Pully, avec robot, se situe dans le centre commercial Migros. Nous proposons un large assortiment de produits de médecine traditionnelle, médecine naturelle ainsi que de la cosmétique. Nous proposons également des services tels que des vaccinations, des bilans de santé ou des conseils....


  • Pully, Schweiz Ville de Pully Vollzeit

    Mission :Concevoir des projets de construction et de réhabilitation des espaces publics communaux et assurer leur réalisation.Activités principales :Conception des projets communaux d'architecture du paysage (dessin, chiffrage, présentation) ;Préparation et supervision de l'exécution des projets ;Participation aux activités administratives du service...


  • Pully, Schweiz Les Toises Vollzeit

    Lieu de travail : Pully Taux d’activité : 80 à 100% Entrée en fonction : à convenir **Votre mission**: - Suivi des débiteurs - Traitement des demandes de remboursement - Gestion de retours de factures en collaboration avec la responsable du service - Divers contacts avec les assurances, patients et thérapeutes - Gestion de tâches administratives...


  • Pully, Schweiz Ville de Pully Vollzeit

    Mission :Concevoir des projets de construction et de réhabilitation des espaces publics communaux et assurer leur réalisation.Activités principales :Conception des projets communaux d'architecture du paysage (dessin, chiffrage, présentation) ;Préparation et supervision de l'exécution des projets ;Participation aux activités administratives du service...


  • Pully, Schweiz AXA Versicherungen Vollzeit

    Tu as chez nous l'opportunité de développer tes compétences et de démontrer tes capacités ! Notre agence de Pully souhaite compléter son équipe et, si tu te reconnais dans ce profil, nous serions ravis de recevoir ton dossier ! - Ta contribution à l'entreprise - Conseil orienté et personnalisé de solutions d'assurances auprès des clients que tu...

  • Assistant Administratif

    vor 7 Monaten


    Pully, Schweiz Assura SA Vollzeit

    Nous sommes un acteur majeur de l’assurance-maladie en Suisse, engagé et responsable. Nos convictions et valeurs nous portent chaque jour et fondent notre singularité. Nous rejoindre, c’est découvrir un domaine d’activité et des missions utiles. Et avec près de 100 métiers représentés, notre quotidien est stimulant et nos échanges très...

  • HR Recruitment Intern

    vor 2 Wochen


    Pully, Schweiz Batgroup Vollzeit

    Here at Batmaid our objective is to become the global leader provider of the “well-being at home” with high-quality cleaning services. And with 150 employees and more than 4.000 Trusted Professional Cleaning Agents with headquarters based in Switzerland and expanding across Europe, we are making that a reality. Batgroup was created in order to reinforce...


  • Pully, Schweiz AXA Versicherungen Vollzeit

    Tu as déjà pu mettre en pratique tes compétences de vente, de négociation et de réseautage ? Tu es une personne orientée client, objectifs et tu as un fort engagement dans ton travail ? Tu as chez nous l'opportunité de développer tes compétences et démontrer tes capacités, notre agence de Pully souhaite renforcer son équipe et nous serions ravis...


  • Pully, Schweiz Academic Work Vollzeit

    Tu es disponible de suite ? Tu possèdes un CFC d'employé.e de commerce ou titre équivalent ? Tu as un niveau B2 minimum en Anglais ? Tu es une personne polyvalente et patiente ? N'attends plus et postules rapidement ! - Postuler favorite_borderSauvegarder cette offre **Localisation**: Région Lausannoise **Catégorie du poste**: RH / Office /...


  • Pully, Schweiz Ville de Pully Vollzeit

    Pully, 7e ville du Canton avec ses 19'300 habitants, se profile comme un acteur majeur dans le développement régional de l'Est lausannois. Son administration communale est, à son instar, une entité dynamique de 230 employés, encourageant notamment la formation continue, les actions préventives en matière de santé et la mobilité douce.Afin de...


  • Pully, Schweiz AXA Versicherungen Vollzeit

    Tu habites la région et tu as déjà pu mettre en pratique tes compétences de vente, de négociation et de réseautage ? Tu es une personne orientée client et objectifs ? Tu fais preuve de sérieux dans ton travail ? Tu as chez nous l'opportunité de développer tes compétences et de démontrer tes capacités ! Notre agence de Pully s'agrandit et...


  • Pully, Schweiz Hotelpartner GmbH Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: **Tes tâches**: **Tu...** - effectues des tâches administratives de bureau - apportes ton soutien dans la comptabilité financière (gestion des débiteurs et des créanciers, rappels de paiement, etc. - établis des offres et des contrats ; - es responsable, avec le reste de l'équipe Content Management & Support, de la présentation...


  • Pully, Schweiz Pouly Tradition Vollzeit

    Votre talent nous intéresse !Vous êtes motivé-e par une formation de qualité auprès du plus grand employeur du canton, vous avez de l’intérêt pour le service public, les chiffres et une forte envie d’apprendre ainsi qu’une aisance dans les contacts avec les usagers ? Alors rejoignez-nous pour accompagner le canton dans ses développements futurs...


  • Pully, Schweiz Ardentis Vollzeit

    **Description de l'entreprise** Un Groupe où l'excellence, l'innovation, le développement personnel, le travail d'équipe et la pérennité ne sont pas seulement des valeurs, mais un mode de vie. Chez Ardentis, nous ne nous contentons pas de fournir des soins dentaires. Nous contribuons à l'avenir en repoussant les limites de la dentisterie moderne à...

  • Back Office Team Leader

    vor 6 Stunden


    Pully, Schweiz ELCA Informatique SA Vollzeit

    **Your Role** As a Back Office Team Leader, you will play a role in ensuring operations within our organization by managing our mail center and reception, coordinating a team of assistants and receptionists, and facilitating essential events and services. This role is based in Pully. Your responsibilities include: Mail center and reception management...


  • Pully, Schweiz Ecom Agroindustrial Corp. Ltd. Vollzeit

    RESPONSIBILITIESAssist the senior traders in managing exotic option market risk by executing swaps, futures, and options hedgesWork closely with the Sales team give market quotes and fill customer ordersMonitor the market and maintain an appropriate market risk exposure across the trading booksSupport all administrative tasks related to our trading business...