Executive Assistant

Vor 2 Tagen

Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.

Stell dir vor, du bist Teil eines dynamischen Teams, das für Innovation und Kreativität steht. Bei VAC SYSTEMS AG glauben wir daran, dass grossartige Ideen nur dann Wirklichkeit werden, wenn sie von Menschen mit Leidenschaft umgesetzt werden. Wenn du als Executive Assistant talentiert und bereits erfahren bist, in einem inspirierenden Umfeld arbeiten möchtest, wo deine Fähigkeiten geschätzt werden und deine Ideen Gehör finden sollen, dann bist du bei uns genau richtig. Du arbeitest Hand-in-Hand mit dem Geschäftsleiter/Unternehmer und kannst dir je nach Eignung vorstellen, mittel- oder langfristig in die Rolle als Koordinationsstelle in der erweiterten Geschäftsleitung hineinzuwachsen und die zentralen Dienste zu vertreten (z.B. die Bereiche HR / Rechnungswesen / Legal/Compliance).

Bei dieser neu geschaffenen Position im Zuge des Firmenausbaus suchen wir dich als Executive Assistant (w/m/d) 80-100% per sofort oder nach Vereinbarung.

Aufgaben

Kernaufgaben:

  • Persönliche Assistenz des Geschäftsleiters und Koordinationsstelle der Geschäftsleitungsbereiche in einer breiten Aufgabenpalette sowie Übernahme von Teilaufgaben in selbständiger Verantwortung
  • Durchführung von Rekrutierungsprozessen, Mithilfe bei der HR-Administration (ggf. Betreuung der Social-Media-Kanäle) sowie Ausbau einer internen HR-Abteilung (Ressourcenstrategie)
  • Ansprechpartner für die Unternehmensleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden und externe Partner, insbesondere Abwicklung von vertraulichen Themen und Unterstützung in organisatorischen und administrativen Belangen
  • Proaktiver Sparringspartner der Geschäftsleitung und Leitung von Meetings mit Sicherstellung der Protokollführung und Pendenzennachverfolgung
  • Vertretung des Geschäftsleiters in definierten Kompetenzbereichen / Stellvertretung bei Abwesenheit

Nebenaufgaben:

  • Projektmanagement (interne/externe P), Projektcontrolling, Vertragsprüfungen nach SIA für die Geschäftsleitung
  • Organisation von Events und Messeauftritten, Kundenterminen und interne Schulungen
  • Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
  • Stellvertretung der Assistentin Backoffice (Telefondienst, Korrespondenz, Verrechnung von Serviceleistungen, Spesen und Kreditorenverarbeitung, etc.)
  • Organisation und Bewirtschaftung von vereinzelten Immobilien / Wasserversorgung in der ganzen Breite (Mieter, Mietobjekte, Administration, Kreditorenverarbeitung)
  • Organisation, Verwaltung und Weiterentwicklung der Kommunikationskultur (definieren und durchsetzen von Kommunikationsrichtlinien, Erarbeitung neuer Grundlagen entlang der Expansionspläne).
Qualifikation

Das bringst du mit:

  • Ausbildung/Studium im kaufmännischen/betriebswirtschaftlichen Bereich, mit Interesse und/oder Weiterbildung in HR und Technik (HR-Fachperson / Technischer Kaufmann) oder ähnlichem
  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion (vorzugsweise im B2B Umfeld von Industrie / Gebäudetechnik / Baubranche / Service-Dienstleister)
  • HR-Erfahrung mit Fokus Recruiting und ausgezeichnete MS Office 365, Excel und PowerPoint Kenntnisse, idealerweise Kenntnisse in ERP Abacus, CRM HubSpot
  • Aussergewöhnliche nachgewiesene Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
  • Profunde Kenntnisse der Kommunikation in digitalen Kanälen / Social Media von Vorteil
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Kenntnisse in Vertragsmanagement und Vertragsprüfung
  • Deutsch und Französisch verhandlungssicher, Englisch gut in Wort und Schrift
  • Hohe Diskretion und Vertraulichkeit
  • Rasche Auffassungsgabe, Organisationstalent und Planungskompetenz
Benefits

Das bieten wir dir:

  • Eine moderne, hoch dynamische Unternehmenskultur mit vielen Team-Events und die Möglichkeit der Mitgestaltung des Unternehmens
  • Optional: Karrieremöglichkeit in der erweiterten Geschäftsleitung die zentralen Dienste kompetenz- und prozessbasiert zu steuern
  • Gelegenheit, als Drehscheibenfunktion die Schaltzentrale der Firma (das Backoffice) mit deiner Berufserfahrung zu beflügeln und zu professionalisieren
  • Ausgesprochen vielseitiges Aufgabengebiet in einem kleinen, internationalen Umfeld
  • Herausforderndes Arbeitsumfeld in einer erfolgreichen, wachsenden Unternehmung mit ausserordentlichem Teamspirit
  • Zeitgemässe Arbeitsbedingungen und Entlöhnung
  • Top modernes Arbeitsumfeld, voll digitalisiert mit zeitgemässer Infrastruktur, Parkplatz vorhanden
  • Offene Unternehmenskultur, kurze Entscheidungswege und Raum für deine Ideen und Initiativen
  • Möglichkeit und Unterstützung zur Weiterbildung und persönlichen Weiterentwicklung
  • Arbeitsort Bern

Mit deiner Wesensart als kommunikative, proaktive und begeisterungsfähige Persönlichkeit leistest du einen grossen Beitrag zur Schonung des Wassers und der Umwelt.

Lässt das deinen Puls höherschlagen? Melde dich unverbindlich mit Vollständigen Unterlagen. Wir freuen uns auf dich

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    EinleitungDie VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum...

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    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die **VAC SYSTEMS AG** aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs - Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In - und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs - Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In - und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst. Stell...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Einleitung Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum...

  • Executive Assistant 80-100%

    vor 1 Woche

    Kanton Bern, Schweiz Impirio Vollzeit

    Unser Kunde ist international tätig und führend im Anbieten von Systemen für die Blechbearbeitung. Für ihn suchen wir einen engagierten, zuverlässigen und initiativen Executive Assistant 80-100% **Executive Assistant 80-100%**: **Referenz** 103282-493-1 **Beruf** Executive Assistant 80-100% / Fest **Eintritt** sofort oder nach...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern BE, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    EinleitungDie VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.Stell...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst.Stell...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz VAC SYSTEMS AG Vollzeit

    Die VAC SYSTEMS AG aus Bern entwickelt seit über 20 Jahren als Pionier Vakuumentwässerungs- Entsorgungssysteme für GU / Betreiber von Gewerbehäuser, Laboratorien, Spitäler sowie für die Umnutzung von Gebäuden, im In- und Ausland. Unser Tätigkeitsbereich erstreckt sich von der Planung, dem Anlagenbau, Installation bis hin zum Unterhaltsdienst. Stell...

  • Executive Assistant Fr/eng/ger

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz LHH Vollzeit

    For one of our clients in the watch industry located in Bienne, we are looking for a multilingual Executive Assistant FR/ENG/GER (F/H) for a permanent contract at 100%. Your responsabilities: - Coordinate meetings, draft correspondence in French, German and English - Manage the agenda and organise travels for the dedicated team - Prepare presentations and...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Bern, Schweiz CSL Behring Vollzeit

    CSL Behring ist ein weltweit führendes Biotech-Unternehmen, das sich seinem Versprechen verpflichtet hat, Leben zu retten. In Bern entwickeln und vertreiben wir mit über 1’800 Mitarbeitenden lebensrettende Therapien für Menschen mit schweren und seltenen Krankheiten weltweit. Für unseren Standort Bern, suchen wir ein/e **Executive Assistant** Als...

  • Executive and Project Assistant

    Vor 7 Tagen

    Bern, Schweiz Bedag Informatik Vollzeit

    Standort Bern, Gutenbergstrasse Sprachen Deutsch (Verhandlungssicher) Stellen ID 635 Was du hier tust, macht Sinn. Wir entwickeln keine «Fancy Apps», sondern clevere ICT, die den Menschen nützt. Du passt perfekt zu uns, wenn du Kontinuität als Ansporn nimmst, um zu Höchstform aufzulaufen und dich weder in einem Grosskonzern noch in einem Start-up...

  • Office Manager:in

    Vor 7 Tagen

    Bern, Schweiz COI Partners AG Vollzeit

    Willkommen bei COI Partners AG, einer Boutique Private Equity-Gesellschaft Standorten in Deutschland und der Schweiz.Wir suchen ab Februar 2025 eine motivierte Persönlichkeit, die unsere Leidenschaft für Qualität, Innovation und Unternehmertum teilt.Office Manager:in / Executive Assistant 40-60% (m/w/d), Zürich, Schweiz (Hybrid)Sie sind Teil des...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Bern, Schweiz CSL Behring Vollzeit

    Your responsibilities: - Provides project support, meeting organization, minutes and general secretarial and administrative support for one or more executives - Manages appointments, schedules and travel arrangements to make best use of time - Gathers and compiles information for use in documents such as memos/letters, reports, presentations and news...

  • Team Assistant 60

    Vor 5 Tagen

    Bern, Schweiz LHH Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der Pharmabranche suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung einen Team Assistant** 60 - 70 % (w/m/d)** aus dem Grossraum Bern Deine Aufgaben - Gemeinsam mit deinem Team bist du eine der ersten Anlaufstellen für diverse interne und externe Anliegen, die per Telefon, E-Mail oder direkt am Empfang eingehen. - Gelegentlich übernimmst...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 6 Tagen

    Bern, Schweiz Bellevue Palace Vollzeit

    Das BELLEVUE PALACE bietet spannende Entwicklungsmöglichkeiten in einem traditionsbewussten Ambiente mit einem jungen, dynamischen und innovativen Team. Mögen Sie es, Verantwortung zu übernehmen, den Gästen die Wünsche von den Augen abzulesen und sind Sie ein Sprachtalent? Dann haben wir die passenden Stellen für Sie! Datum der Veröffentlichung:...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 5 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace AG Vollzeit

    Das BELLEVUE PALACE bietet spannende Entwicklungsmöglichkeiten in einem traditionsbewussten Ambiente mit einem jungen, dynamischen und innovativen Team. Mögen Sie es, Verantwortung zu übernehmen, den Gästen die Wünsche von den Augen abzulesen und sind Sie ein Sprachtalent? Dann haben wir die passenden Stellen für Sie!Datum der Veröffentlichung:...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Muri bei Bern, Schweiz TN Switzerland Vollzeit

    Executive Assistant (m/w/d) 80-100% – Vielseitige Herausforderung in einem dynamischen Umfeld, MuriUnser Kunde bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Schlüsselrolle in einem innovativen und wachstumsorientierten Unternehmen zu übernehmen. Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie das Management-Team in einer vielseitigen und verantwortungsvollen...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 7 Tagen

    Bern, Schweiz Hotel Bellevue Palace Vollzeit

    Als Gästehaus der Eidgenossenschaft gehören wir seit einhundert Jahren zu den besten Adressen der Luxushotellerie. Heute pflegen wir unsere Traditionen, echte Gastfreundschaft und das permanente Streben nach Perfektion in der Collection mit vier führenden Häusern in der Schweiz. Erfahren Sie mehr über den Alltag unserer Mitarbeitenden auf Instagram:...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Woche

    Bern, Schweiz CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    For our client, a leading Pharmaceutical company based in the Berne are, we are looking for a dynamic **Administrative Assistant 80% (5749)** in a hybrid contracting role 12 months initially, Swiss/EU work permit required. Role - The respective client team provides **proactive, professional, and high quality administrative support to several executives...