Assistant-e Administratif-ve

Vor 2 Tagen


Lausanne, Schweiz EPFL Vollzeit

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6'000 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 16'000 personnes, dont près de 12'000 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

**Assistant-e administratif-ve (80-100%)**:
**Mission**:

- Au sein du secrétariat de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de l’EPFL, vous fournissez un service administratif de qualité aux équipes de la DSI (140 collaborateurs.trices). Vous rejoignez une équipe dynamique et polyvalente et travaillez en étroite collaboration avec les différents.es acteurs.trices de la DSI pour gérer l’ensemble des activités administratives du service.

**Principales tâches et responsabilités**:
**Achats IT**
Soutien aux équipes de la DSI dans les procédures d’achats
- Gestion et suivi des commandes de matériel IT, de logiciels et de prestations IT
- Tenue de correspondance générale, classement et archivage de documents en relation avec les achats

**Finances**
- Traitement et suivi des factures fournisseurs et des ordres de paiement
- Facturation de prestations pour des entités internes et externes
- Correction d'écritures et extraction de rapports dans le système SAP

**Voyages**
- Organisation de voyages en Suisse et à l'étranger
- Création et suivi des demandes de déplacements ainsi que des décomptes de frais

**Evènements**
- Organisation et coordination d’évènements
- Réservation de salles, mobilier et audio-visuel pour des réunions

**Secrétariat/ Intendance**
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Appui pour la préparation de dossiers de présentation, envoi d’ordre du jour et prise de PV
- Coordination de la gestion des locaux et des nettoyages et gestion de l’économat

**Profil recherché**:

- CFC d’employée de commerce, Maturité commerciale ou titre jugé équivalent
- 3+ années d'expérience dans le domaine de la gestion administrative
- Langues : Français C2 et Anglais B2. Une connaissance de l'allemand serait un plus
- Excellente maîtrise de la suite MS Office ainsi que des outils bureautiques courants
- Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
- Bonnes connaissances du fonctionnement d'une administration publique serait un plus

**Compétences personnelles et sociales**:

- Autonomie, esprit d'initiative, rigueur, sens de l'organisation
- Aptitude à travailler en équipe, bonnes compétences relationnelle
- Sens des priorités, proactivité, bonne gestion du stress
- Dynamique, positif.ve, sens du service

**Nous offrons**:

- La possibilité d’intégrer une équipe dynamique et stimulante
- Un environnement de travail multiculturel et académique de qualité
- Des possibilités de formation continue
- Une implication au cœur du Système d’Information de l’EPFL

**Date d'entrée en fonction**:
**Dès que possible**

**Seuls les dossiers complets seront étudiés**
- Une lettre de motivation
- Un CV
- Les copies des diplômes, des certificats de travail et des certifications (le cas échéant)

**Type de contrat**:
Durée déterminée (CDD)

**Taux d'occupation**:
80-100%%

**Durée**:
1 an

**Remarque**:
**Référence**:
Poste No 2542



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    Tu es à la recherche d'un job à temps partiel ? Tu as un bon niveau d'anglais (B2) et tu es disponible à 50% réparti sur la semaine ? Tu es curieux(se) et dynamique ? Nous avons le job qu'il te faut ! **À propos du rôle**: Notre client, une société proposant des produits et services informatiques, est à la recherche de leur nouvel(le) assistant(e)...


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  • Lausanne, Schweiz PropTech Partners SA (NEHO) Vollzeit

    **Première Agence immobilière sans commission de Suisse, nous nous attelons chaque jour à repenser et redéfinir les codes du courtage immobilier. Fort de principes fondateurs que sont la remise en question, le respect et la solidarité, nous sommes devenus en moins de 3 ans un acteur incontournable de l’immobilier et le leader sur le secteur du...


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    Nous sommes une fiduciaire composée d'une équipe dynamique, dédiée à ses clients et qui cumule plus de 40 ans d'expérience. Les formations, continues ou ponctuelles, nous permettent d'être au fait des évolutions règlementaires et technologiques. Nous sommes situés au centre de Lausanne, à deux pas de la Cathédrale et dans un quartier en plein...