Office Manager

vor 1 Monat

Baar, Schweiz Lexius Search Vollzeit

Dynamic, multi-jurisdictional trust and corporate services firm is looking for a Senior Office Manager to join their diverse, international, and fast paced team in Baar, Switzerland.

Senior Office Manager / PA for 80 - 100% (w/m)

Tasks
- Responsible for office management and reception (within a team of 3).
- Personal assistant to senior partners.
- Responsible for friendly and service-oriented welcome and support of clients, staff and visitors.
- Ensure smooth flow of communication, including telephone calls.
- Overseeing post organization of all incoming and outgoing mail (incl. stamping, ordering couriers and forwarding mail to customers).
- Responsible for office organization, maintenance office / kitchen and managing supplies.
- Maintenance of office appliances (printers, coffee machine, shredder, etc.)
- Time registration as well as agenda coordination of partners and staff.
- Responsible for preparation and organization of meetings and meeting rooms.
- Copying, scanning, printing, and filing documents.
- Support with IT.
- Handling correspondence in German and English.
- Assist with administration and payments.
- Expense reporting, book travel expenses, petty cash.
- Scheduling and planning appointments and travel arrangements.
- Support (private) clients and partners with administration and personal matters.
- Organize Legalizations / Apostilles.
- Organize company events, planning of on-site and off-site meetings.
- Coordinate client and staff requests and provide support where needed.
- General administrative assistance to the management and staff.
- Preparing presentations and general marketing support.
- Back-up receptionist / maintain agenda and book flights

**Requirements**:

- Service minded and commercial / administrative / or para legal education.
- Minimum of 3-5 years’ experience in a similar position in a corporate environment.
- Strong knowledge of computer programs (Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Nitro, Google).

Our client is s a highly respected boutique provider of trust and corporate services serving ultra-wealthy families from all over the world. Our has several offices in key locations worldwide while the head office is based in Baar (Zug), Switzerland.

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office Manager (w/m/d) 60-80%Category: Office Management/Administration/ Location: Baar, Switzerland/ Ihr Aufgabengebiet:Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb:Erste Anlaufstelle für sämtliche Belange unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten Organisation, Einrichten, Inbetriebnahme und Unterhalt der Arbeitsplätze (inkl. IT,...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office Manager (w/m/d) 60-80%Category: Office Management/Administration/ Location: Baar, Switzerland/ Ihr Aufgabengebiet:Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb:Erste Anlaufstelle für sämtliche Belange unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten Organisation, Einrichten, Inbetriebnahme und Unterhalt der Arbeitsplätze (inkl. IT,...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Baar, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) in Teilzeit** Kennziffer: 895-9991 **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben - Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) in Vollzeit** Kennziffer: 895-10263 **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben - Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) in Teilzeit** Kennziffer: 895-10053 **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben - Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) in Vollzeit** Kennziffer: 895-10263 **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben - Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von...

  • Assistant Office Manager 50%

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz Sodexo (Suisse) SA Vollzeit

    Sodexo steht für massgeschneiderte Dienstleistungen, welche die tägliche Lebensqualität unserer Kunden, Gäste und Mitarbeitenden im Alltag verbessern. Dafür sorgen unsere Mitarbeiter rund um den Globus mit ihrer Leidenschaft für perfekten Service und ihrer Dienstleistungsmentalität. Hast du Lust, bei einem der grössten Arbeitgeber der Welt zu...

  • Office Manager 50-80%

    vor 2 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office ManagerCategory: Finance/Administration/ Location: Baar/Zug, Switzerland/ Hauptaufgaben:Organisation und KoordinationVerantwortung Post Ein-/ und Ausgang und Organisation Kurierdienste und Beglaubigungen Verantwortung elektronische Dokumentenablage und Archivierung sowie Datenpflege im Betriebssystem Organisation der Besprechungsräume wie Termine,...

  • Office Manager 50-80%

    vor 2 Monaten

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office ManagerCategory: Finance/Administration/ Location: Baar/Zug, Switzerland/ Hauptaufgaben:Organisation und KoordinationVerantwortung Post Ein-/ und Ausgang und Organisation Kurierdienste und Beglaubigungen Verantwortung elektronische Dokumentenablage und Archivierung sowie Datenpflege im Betriebssystem Organisation der Besprechungsräume wie Termine,...

  • Office Manager/in

    vor 2 Monaten

    Baar, Schweiz Amazing Views Photo & Adventure Tours GmbH Vollzeit

    Teilzeit im Stundenlohn., ca. 20 - 40 % Wir sind ein dynamisches und schnell wachsendes junges Unternehmen und bieten spannende Fotoreisen und Fotoworkshops an. Wir suchen so rasch als möglich Unterstützung für die reibungsloste Organisation unseres Offices und in der Administration. Du kümmerst Dich um organisatorische und administrative Aufgaben, die...

  • Front Office Manager

    vor 2 Monaten

    Baar, Schweiz Konen & Lorenzen Recruitment Consultants Vollzeit

    Werden Sie als Front Office Manager (m/w) Teil einer Schweizer Hotelgruppe mit Ferienhotels an verschiedenen Standorten. Es erwartet Sie ein motiviertes Team, ein Arbeitsplatz mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten und Raum für Kreativität/eigene Ideen! Verantwortlich für den Empfang und das Backoffice Gewährleistung eines reibungslosen...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz Konen & Lorenzen Recruitment Consultants Vollzeit

    Werden Sie als Front Office Manager (m/w) Teil einer Schweizer Hotelgruppe mit Ferienhotels an verschiedenen Standorten. Es erwartet Sie ein motiviertes Team, ein Arbeitsplatz mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten und Raum für Kreativität/eigene Ideen! Verantwortlich für den Empfang und das Backoffice Gewährleistung eines reibungslosen...

  • Receptionist / Office Support

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz Capri Sun AG Vollzeit

    At our location in Baar, we are looking for you as Receptionist / Office Support Scope of the role In this role you will be the main person to manage the office reception and be directly responsible for various administrative office support as well as ad hoc office tasks. In parallel, you will share responsibilities with the Management Assistant to ensure...

  • Receptionist / Office Support

    vor 1 Monat

    Baar, Schweiz Capri Sun AG Vollzeit

    At our location in Baar, we are looking for you as Receptionist / Office Support Scope of the role In this role you will be the main person to manage the office reception and be directly responsible for various administrative office support as well as ad hoc office tasks. In parallel, you will share responsibilities with the Management Assistant to ensure...

  • Office Manager

    Vor 3 Tagen

    Baar, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz) **suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen **Office Manager (m/w/d) in Teilzeit** Kennziffer: 895-9864 **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben - Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Baar, Schweiz Promethiem Vollzeit

    **Overview** Promethiem is a global investment and technology commercialisation firm. For over a decade, we’ve been at the forefront of cutting-edge technology, working with startups across a range of sectors, including property, publishing, information, storage and security. We enable new opportunities through investment, IP and further business...

  • Corporate Office Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Baar, Schweiz Aman Group Sarl Vollzeit

    Corporate Office Coordinator - Baar, Switzerland - Operations - Europe - 2540 - Corporate Office - Switzerland **Job Description**: **POSITION OVERVIEW** **RESPONSIBILITIES** - Be the first point of contact in welcoming visitors to the corporate office, representing the brand. - Support the senior Corporate Office team with calendar management, arranging...

  • Corporate Office Coordinator

    Vor 3 Tagen

    Baar, Schweiz Aman Vollzeit

    **Location**: This position is located at our corporate office in Baar, Switzerland. Overview: **Responsibilities**: - Be the first point of contact in welcoming visitors to the corporate office, representing the brand. - Support the senior Corporate Office team with calendar management, arranging travel itineraries including flights and hotels, expenses,...

  • Intern - Regional President's Office

    vor 1 Monat

    Baar, Schweiz Biogen Vollzeit

    **Job Description**: For our offices in Baar we are recruiting for an **Intern, Regional President´s Office - 12months contract** **About this role** The Intern in the Europe, Canada & Partner Markets (ECP), Regional President’s office in the international HQ in Baar, will work with, and support the Regional President, Chief of Staff and ECP Leadership...

  • Intern - Regional President's Office

    vor 2 Wochen

    Baar, Schweiz Biogen Vollzeit

    **Job Description**: For our offices in Baar we are recruiting for an **Intern, Regional President´s Office - 12months contract** **About this role** The Intern in the Europe, Canada & Partner Markets (ECP), Regional President’s office in the international HQ in Baar, will work with, and support the Regional President, Chief of Staff and ECP Leadership...