Office Administrator

Vor 7 Tagen

Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

**The position encompasses the following tasks**:
**Office Assistance**:

- Answering and redirecting calls.
- Sorting, distributing mail and arranging courier services.
- Monitoring office inventories and ordering office consumables.
- Ensure the smooth running of the office and general facilities requests-including, but not limited to: reporting faults on printers, photocopies, PCs, lighting, paper deliveries.
- Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc.

**Relationship Assistance**:

- Communicating with key suppliers, customers, both Swiss and globally, to schedule meetings and trips in conjunction as and when required.
- Interaction with potential customers of the Firm - meeting schedules, printing marketing packs/materials, greeting in reception and escorting professionally.
- Organizing Events including team events and client entertainment.
- Assisting her superior in Flight, Hotel, Restaurant and Transfer bookings and Conference arrangements.

**Travel**:

- Assisting her superior in Flight, Hotel, Restaurant and Transfer bookings and Conference arrangements.
- Complex travel itineraries requiring good knowledge of travel networks.
- Flights, hotels, accommodation, currency, visas.
- Liaising with Executive Assistants in other locations to arrange meetings, hotel desk, etc.

**Other administrative duties**:

- Processing expenses and invoices (adhoc) whilst adhering to Employer’s policies.
- Meeting and catering bookings, including conference calls and video conferences.
- Couriering documents and Mail distribution.
- Holiday and absence monitoring using tracking spreadsheet for management review.
- Archiving documents.

**Personal Requirements**:

- Excellent interpersonal and communication skills in German and English, both written & verbal. Swiss German is a plus.
- 1-3 years similar professional experience.
- Team player.
- Keen to learn new area of practice.
- Proactive and enthusiastic, with a motivated approach.
- The ability to operate with urgency and prioritize work accordingly.
- A structured and logical approach to work.
- Strong problem-solving skills.
- The ability to manage large workloads and tight deadlines.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- A diverse and inclusive cultural vision.

**About ArrowResources AG**:
ArrowResources is a global commodity trading group active in sourcing, storing, transporting, financing and trading metals, minerals, concentrates, ores, natural gas, LNG, power, crude oil and oil products. Guided by a strong commitment to ESG our business is at the forefront of the global energy transition to a low carbon economy. Arrow Metals and Trading is strategically embedded into the supply chain fostering access to critical raw materials. We provide a wide range of financial, logístical and risk management infrastructure allowing our mining and processing partners to focus on what they do best. AOT Energy is a global leader in energy trading, covering crude oil and derivatives, renewables, petrochemicals, natural gas, and LNG. Our global business activity is conducted out of trading hubs located in Asia, Europe, Africa and North America, with industry experts covering all aspects of the business ranging from origination, transport, storage, blending, finance to marketing.

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Unser Kunde ist ein globales Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung innovativer Lösungen in verschiedenen Branchen spezialisiert. Für ihren Hauptsitz in Zug, suchen wir eine/n engagierte/n Office Manager & HR Administrator 60%.StellenbeschreibungSie werden direkt an den Business HR Director berichten und die folgenden Verantwortungen haben: Office...

  • Payroll Administrator

    vor 12 Stunden

    Zug, Schweiz Johnson & Johnson Vollzeit

    **Payroll Administrator** **Location: Zug** **Full-time, fixed term contract** Für die Welt sorgen... beim Einzelnen beginnen. Dieser Leitsatz inspiriert und eint die Menschen bei Johnson & Johnson. Die Kultur der Fürsorge steht im Mittelpunkt unserer Unternehmensphilosophie, welche im Credo verankert ist. Cilag GmbH International gehört zur Johnson &...

  • Finance and Contract Administrator

    vor 1 Woche

    Zug, Schweiz Monarchy Enterprises Vollzeit

    Monarchy Enterprises, Zug, Switzerland, a global distribution and servicing company for New Regency-produced feature films. The Regency/Monarchy group is a major Hollywood producer of Academy Award-winning, globally released theatrical feature films with a catalog of 130+ films and several new releases a year. The film slate includes worldwide box office...

  • Office / Payroll Administrator (m/w/d) D/E 40%

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz Adecco Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden, ein internationales Personaldienstleistungsunternehmen im Bereich Luftfahrt im Kanton Zug, per sofort oder nach Vereinbarung einenOffice / Payroll Administrator (m/w/d) D/E 40%Ihre HerausforderungLohnbuchhaltung/SozialversicherungenWöchentliche und monatliche Lohnzahlungen von bis zu 200 temporären MitarbeiternErstellung von...

  • IT System Administrator

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz DELIGO AG Vollzeit

    Unser Kunde aus der Region Zug, ist ein führendes international tätiges Industrieunternehmen welches hochwertige Produkte mit einer hohen Wertschöpfung herstellt. Um den Betrieb der internen IT sicherzustellen und die Digitalisierung voranzutreiben sind wir auf der Suche nach einem innovativen und selbständigen: IT System Administrator (a) Aufgaben Sie...

  • IT System Administrator

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz DELIGO AG Vollzeit

    Unser Kunde aus der Region Zug, ist ein führendes international tätiges Industrieunternehmen welches hochwertige Produkte mit einer hohen Wertschöpfung herstellt. Um den Betrieb der internen IT sicherzustellen und die Digitalisierung voranzutreiben sind wir auf der Suche nach einem innovativen und selbständigen: IT System Administrator (a) Aufgaben Sie...

  • Office Assistant

    Vor 5 Tagen

    Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    **Team Assistant** 60-80%** **Overview** We have an excellent opportunity for a driven and experienced Office Administrator to join the Operations team of an Investment company as their Team Assistant. The role will be based in Zug and is available on a 60 or 80% part time basis and will provide support to a team of investment professionals. **Main...

  • Contract Administrator Europe

    vor 11 Stunden

    Zug, Schweiz Rusal Marketing GmbH Vollzeit

    **Company background** RUSAL is a leading company in the global aluminium industry, producing metal with a low carbon footprint. 90% of the Company's aluminium is produced from renewable electricity. We are looking for a Contract Administrator, who will actively support our sales in EMEA and join one of the best commercial team in base metals. **The...

  • Sales Administrator D/E/F 100%

    Vor 7 Tagen

    Zug, Schweiz Adecco Vollzeit

    Sie arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld und schätzen den Kundenkontakt? Dann haben wir genau das richtige für Sie! Bewerben Sie sich jetzt alsSales Administrator D/E/F 100%Ihre HerausforderungKundenkontaktBearbeitung von Anfragen bzgl. Service / Reparaturen / GarantieAuftragsabwicklung von A - ZFührung von StatistikenInterne Kontaktperson für...

  • Office Manager

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    **Responsibilities**: **Office Management** - Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables. - Ensure the smooth running of the office and general facilities requests - Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc. - Purchasing office supplies and equipment and...

  • Human Resources Administrator

    vor 12 Stunden

    Zug, Schweiz Interactive Brokers Vollzeit

    Do you like to be the contact person for our employees' concerns, and do you enjoy taking on the administrative tasks in the HR live cycle? Then you've come to the right place! We seek a Human Resources Administrator to join our HR team in Zug, Switzerland. In this role, you will be part of a team building one of the world's strongest brokerage brands. A...

  • Treasury Administrator

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    For a leading commodity trading company headquartered in Baar/Zug, you will assist in managing Treasury and Trade Finance systems in an efficient, control-minded, and forward-thinking manner in accordance with internal standards and procedures. A close cooperation with local as well as worldwide user groups in Treasury and Finance Operations Center will be a...

  • Treasury Administrator

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    For a leading commodity trading company headquartered in Baar/Zug. You will assist in managing Treasury and Trade Finance systems in an efficient, control minded and forward thinking manner in accordance with internal standards and procedures. A close cooperation with local as well as worldwide user groups in Treasury as well as Finance Operations Center...

  • Assistentin / Assistent (M/w/d) Der

    vor 1 Tag

    Zug, Schweiz Invision AG Vollzeit

    **Ihre Aufgaben**: - Unterstützung der Geschäftsleitung und des Investmentteams bei diversen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten - Zusammenarbeit mit den Fund-Administratoren in Jersey und Luxemburg bezüglich Investorenanfragen und verschiedenen fundspezifischen Belangen - Allgemeine Buchhaltungsarbeiten (inkl. Spesenabrechnungen) -...

  • Assistentin / Assistent Der GeschÄftsleitung D/e

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz INVISION Vollzeit

    **IHRE ROLLE**: - Unterstützung der Geschäftsleitung und des Investmentteams bei diversen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten - Zusammenarbeit mit den Fund-Administratoren in Jersey und Luxemburg bezüglich Investorenanfragen und verschiedenen fundspezifischen Belangen - Mitarbeit bei Projekten in verschiedenen Bereichen - Allgemeine...

  • Hochschulabsolvent(in) für das Büromanagement

    vor 9 Stunden

    Zug, Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Wir sind ein Unternehmen, das großes Gewicht auf Vielfalt legt. Wir suchen einen engagierten Büro- und HR-Administrator, der sich für das Thema Office Management begeistert und gleichzeitig großen Wert auf HR-Themen legt. BeschreibungIhre Hauptaufgabe besteht darin, direkt an unseren Business-HR-Direktor zu berichten und folgende Verantwortung...

  • Fund Operations Manager

    Vor 3 Tagen

    Zug, Schweiz Blue Earth Capital Vollzeit

    About BlueEarth Capital BlueEarth Capital AG is a Switzerland-based global impact investment firm with offices in New York and London. We aim to address critical social and environmental challenges while achieving market-rate returns. Investing globally across all impact sectors, our integrated strategy focuses on social impact in emerging markets and...

  • Büromanagerin/Büromanager

    vor 9 Stunden

    Zug, Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Unser Unternehmen ist ein globales Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung innovativer Lösungen in verschiedenen Branchen spezialisiert. Wir suchen eine/n engagierte/n Büro- und HR-Administrator 60%. BeschreibungSie berichten direkt an den Business-HR-Director und haben folgende Verantwortung: Office Management-Aufgaben (40%)Die Organisation und...

  • Application Administrator

    vor 1 Woche

    Zug, Schweiz Rocken® Vollzeit

    Lohn - CHF85'000 - 100'000Deine Verantwortung:Fachapplikationen: Verantwortung und BetreuungReleaseprozesse: Organisation und WeiterentwicklungIT-Beratung: Fachberatung und Unterstützung bei ProjektenDatenmanagement: Archivierung, Stammdatenpflege, Reports, Statistiken und ExporteSchnittstelle: Zusammenarbeit mit IT und HerstellernEDV-Support:...

  • Application Administrator

    Vor 2 Tagen

    Zug, Schweiz Rocken® Vollzeit

    Lohn - CHF85'000 - 100'000Deine Verantwortung:Fachapplikationen: Verantwortung und BetreuungReleaseprozesse: Organisation und WeiterentwicklungIT-Beratung: Fachberatung und Unterstützung bei ProjektenDatenmanagement: Archivierung, Stammdatenpflege, Reports, Statistiken und ExporteSchnittstelle: Zusammenarbeit mit IT und HerstellernEDV-Support:...