Administrative Assistant

vor 6 Monaten

Luzern, Schweiz Merck Vollzeit

**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities**

Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and organization of meetings, preparation and proper filing of documents, support with suppliers and budget management, collection and dissemination of information necessary for the proper functioning of the team by means of the applicable communication channels,).

The administrative assistant supports the department with with professionalism and flexibility in his/her assigned scope and collaborates with other team members across the organization and within the region, which may include the coordination of specific projects within the division/region.

**MAIN ACTIVITIES**:
**Is responsible for the overall administrative management of the Medical Department**
- Assists the Medical Affairs Team in its daily activities.
- Plans all internal team meetings and ensures the logístical organization of internal team meetings and/or seminars (invitation, logistics, preparation of documents e.g., agenda)
- Travel arrangements (transport, accomodation & related activities) for the team’s external meetings and communicating all relevant details to participants.
- Manages new arrivals and new members: reception, administrative management of material orders (integration of digital tools and computer equipment), creation of tool accounts, training follow-up (training in tools/processes).
- Responsible for archiving in a format accessible to the department (is a procedure referent, organizes and guarantees archiving) according to the directives of the Medical Lead and his/her direct reports.
- May provide support as a back-up for assistants in other departments (in case of holidays, sick leave,)
- May be required to contribute to and/or lead projects specific to his/her division/department or across the company on processes for which he/she is responsible in compliance with the group's regulations and procedures, and to make proposals on procedures or working methods to be simplified/improved.
- Facilitates interactions within the Medical Department:

- Ensures good communication of information to all services/departments.
- Serves as a reference point for the team and as a contact point for other divisions.
- Collects and disseminates information necessary for the proper functioning of the team.
- Drafts internal communication materials (reports, minutes, memos, newsletters, slides, etc.)
- Develops and monitors the team's holiday schedule.
- Proposes and implements solutions and measures for the team to promote efficiency, well-being at work and conviviality within the Medical Department.
- Follows-up and supports where needed the team’s expense management

**Monitoring of department’s budget**

Within the internal budget management tool Athena:

- Enter all information related to the creation (and update) of suppliers and make changes if necessary
- Issues purchase orders (and PPR’s for honorarium payments) and receives quotes orders from suppliers
- Follow-up of service providers on contracts and invoices
- Ensures that invoices are paid and monitors their correct payment
- Processes and monitors any provisions
- Is in contact with the financial service platform hosted in Europe
- Rereads and monitors contracts and alerts in the event of non-compliance, in coordination with the purchasing department
- Monitors the budget of the Medical Affairs Department

**Meetings organization**
- Logistics support for medical-affairs owned events (scientific/non-promo events/meetings, AdBoards/EIF’s etc.) with external health

care experts
- Event organization in coordination with the AmEx meetings management group
- Creation and maintenance of these events in the internal system (Veeva CRM) from start till event closure
- Follow-up communications with participating health care experts (speakers and/or consultants)
- Follow-up with health care experts on contract signatures, invoice and payment
- Ensure archiving of contracts and invoices

**Activities related to Medical Review/Medical Information Services**:
Supervision of the submission periods for promotional materials:

- Defines with the Medical Review Specialists, the retroplanning for the revision/approval of promotional documents for each submission period.
- Communicates the retroplanning of the submission periods to all internal stakeholders and is responsible for its follow-up to ensure an optimal medical review activity.
- Is the point of contact for the medical review service provider: steering meetings, organization of the certification schedule, carrying out quality controls on subcontracted activities.
- Records the follow-up of visas in the document tracking tool.
- Manages the documentation published on the in

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 7 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich...

  • HR-assistant

    vor 4 Monaten

    Luzern, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: - Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». - Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.Wir suchen wir per November oder nach Vereinbarung...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 7 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Restaurant Manager (m/w/d) (Full time #539663) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 1 Monat

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen für...

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 1 Monat

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen für...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 6 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 2 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 4 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant In-Room Dining Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 2 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant In-Room Dining Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...

  • Assistant to Head of Food

    vor 1 Monat

    Luzern, Schweiz Art Deco Hotel Montana Vollzeit

    Festanstellung | per 01.01.2025 **Assistant to Head of Food & Beverage - Duty Manager (a), Mitglied des Kaderteams, **100%** **Art Deco Hotel Montana,** **Luzern** Du bist ein echter Troubleshooter und liebst es, wenn kein Tag ist wie der andere? Die Gestaltung des Bereichs Food & Beverage in einem Hotel fasziniert Dich und Du bist mit Leidenschaft als...

  • Personal Assistant Chefmedizinerin/Personalsassistant des Klinikleiters

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz Luzerner Kantonsspital Vollzeit

    Wir suchen eine/n erfahrene/n und engagierte/n Personal Assistant, um im Bereich Medizinsteuerung und -koordination zu unterstützen. Diese Aufgabe ist Teil unseres Teams der administrativen Unterstützung für unsere Führungskräfte.Ihre HauptaufgabenSicherstellen von reibungslosen Abläufen im Bereich Medizinsteuerung und -koordinationUnterstützung der...

  • Assistant to Head of Food

    vor 4 Wochen

    Luzern, Schweiz Art Deco Hotel Montana Vollzeit

    Du bist ein echter Troubleshooter und liebst es, wenn kein Tag ist wie der andere? Die Gestaltung des Bereichs Food & Beverage in einem Hotel fasziniert Dich und Du bist mit Leidenschaft als Gastgeber an der Front mit dabei? Dann schaffe gemeinsam mit uns einen Wohlfühlort, wo Menschen glücklich sind und bewirb Dich für diese Kaderposition...

  • Assistant to VP Supply Chain

    vor 2 Monaten

    Luzern LU, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    Assistant to VP Supply Chain (a) Fliegen Sie mit uns in die Zukunft und werden Sie Teil des Teams bei einem der innovativsten Flugzeughersteller der Welt. SUPPLY CHAIN & PROCUREMENT UNIT SUPPORT Ihr Arbeitsort: Stans, Switzerland Ihre Aufgaben Verantwortlich für das anspruchsvolle Termin- und Pendenzenmanagements des VPs und des Managements der...

  • Research Assistant and PhD Student in “Marketing Analytics/Quantitative Marketing”

    vor 1 Monat

    Luzern, Schweiz ETH get hired Vollzeit

    Research Assistant and PhD Student in “Marketing Analytics/Quantitative Marketing”The University of Lucerne is a modern, personal and dynamic human sciences university at the heart of Switzerland and Europe. In keeping with our guiding principle 'Moving Human Sciences', we focus on people and their institutions with our six faculties, two academies and...

  • Restaurantleiter mit Zukunftsvision

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Willkommen im Mandarin Oriental Palace Luzern!Beschreibung des JobsWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich als Assistant Restaurant Manager für unser Team einsetzen möchte. In dieser wichtigen Funktion sind Sie verantwortlich für die direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant-Managers.Aufgaben und Verantwortlichkeiten:Führung Ihres...

  • Schauplatzleitung In-Raum Essensdienst

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Beschreibung der PositionAls Assistant In-Room Dining Manager werden Sie Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern. Wir suchen nach einer erfahrenen Persönlichkeit, die sich in der gehobenen Hotellerie und Gastronomie auskennt.AufgabenDie Vertretung und Unterstützung des Room Service Managers sind Ihre Hauptaufgaben.Zusammen mit den Abteilungen...

  • Restaurantleiter-Assistent

    vor 2 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant Restaurant ManagerAls wir suchten nach einer erfahrenen Führungskraft für unser Restaurant, fanden wir die perfekte Person. Unsere Rolle ist es, die Gäste zufriedenzustellen und sicherzustellen, dass alles wie erwartet läuft.Die wichtigste Herausforderung ist es, ein Team aus unterschiedlichen Fachrichtungen zusammenzubringen, um...

  • Housekeeping Floor Supervisor

    vor 8 Stunden

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Housekeeping / Reinigung / Hauswirtschaft Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n **Housekeeping Floor Supervisor** für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich im Herzen der Stadt Luzern, am Ufer des...

  • Assistant HR

    vor 3 Monaten

    Luzern, Schweiz ROCKEN Vollzeit

    Unser Rocken Partner ist einer der Technologie-Partner des Bundes und ein essenzieller Bestandteil der Schweiz. In einem eingespielten und dynamischen Team geht unser Partner Herausforderungen in faszinierenden Aufgabenbereichen an und bieten dir dabei vielfältige Möglichkeiten zu deiner professionellen Weiterentwicklung. **Deine Verantwortung**: -...

  • Research Assistant and PhD Student in “Marketing Analytics/Quantitative Marketing"

    vor 2 Monaten

    Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Faculty of Economics and Management The University of Lucerne is a modern, personal and dynamic human sciences university at the heart of Switzerland and Europe. In keeping with our guiding principle 'Moving Human Sciences', we focus on people and their institutions with our six faculties and two academies, soon to be joined by two university research...