Administrative Assistant

vor 5 Monaten

Luzern, Schweiz Merck Vollzeit

**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities**

Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and organization of meetings, preparation and proper filing of documents, support with suppliers and budget management, collection and dissemination of information necessary for the proper functioning of the team by means of the applicable communication channels,).

The administrative assistant supports the department with with professionalism and flexibility in his/her assigned scope and collaborates with other team members across the organization and within the region, which may include the coordination of specific projects within the division/region.

**MAIN ACTIVITIES**:
**Is responsible for the overall administrative management of the Medical Department**
- Assists the Medical Affairs Team in its daily activities.
- Plans all internal team meetings and ensures the logístical organization of internal team meetings and/or seminars (invitation, logistics, preparation of documents e.g., agenda)
- Travel arrangements (transport, accomodation & related activities) for the team’s external meetings and communicating all relevant details to participants.
- Manages new arrivals and new members: reception, administrative management of material orders (integration of digital tools and computer equipment), creation of tool accounts, training follow-up (training in tools/processes).
- Responsible for archiving in a format accessible to the department (is a procedure referent, organizes and guarantees archiving) according to the directives of the Medical Lead and his/her direct reports.
- May provide support as a back-up for assistants in other departments (in case of holidays, sick leave,)
- May be required to contribute to and/or lead projects specific to his/her division/department or across the company on processes for which he/she is responsible in compliance with the group's regulations and procedures, and to make proposals on procedures or working methods to be simplified/improved.
- Facilitates interactions within the Medical Department:

- Ensures good communication of information to all services/departments.
- Serves as a reference point for the team and as a contact point for other divisions.
- Collects and disseminates information necessary for the proper functioning of the team.
- Drafts internal communication materials (reports, minutes, memos, newsletters, slides, etc.)
- Develops and monitors the team's holiday schedule.
- Proposes and implements solutions and measures for the team to promote efficiency, well-being at work and conviviality within the Medical Department.
- Follows-up and supports where needed the team’s expense management

**Monitoring of department’s budget**

Within the internal budget management tool Athena:

- Enter all information related to the creation (and update) of suppliers and make changes if necessary
- Issues purchase orders (and PPR’s for honorarium payments) and receives quotes orders from suppliers
- Follow-up of service providers on contracts and invoices
- Ensures that invoices are paid and monitors their correct payment
- Processes and monitors any provisions
- Is in contact with the financial service platform hosted in Europe
- Rereads and monitors contracts and alerts in the event of non-compliance, in coordination with the purchasing department
- Monitors the budget of the Medical Affairs Department

**Meetings organization**
- Logistics support for medical-affairs owned events (scientific/non-promo events/meetings, AdBoards/EIF’s etc.) with external health

care experts
- Event organization in coordination with the AmEx meetings management group
- Creation and maintenance of these events in the internal system (Veeva CRM) from start till event closure
- Follow-up communications with participating health care experts (speakers and/or consultants)
- Follow-up with health care experts on contract signatures, invoice and payment
- Ensure archiving of contracts and invoices

**Activities related to Medical Review/Medical Information Services**:
Supervision of the submission periods for promotional materials:

- Defines with the Medical Review Specialists, the retroplanning for the revision/approval of promotional documents for each submission period.
- Communicates the retroplanning of the submission periods to all internal stakeholders and is responsible for its follow-up to ensure an optimal medical review activity.
- Is the point of contact for the medical review service provider: steering meetings, organization of the certification schedule, carrying out quality controls on subcontracted activities.
- Records the follow-up of visas in the document tracking tool.
- Manages the documentation published on the in

  • Junior Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH Vollzeit

    Job Title: Junior Administrative Assistant (60 – 100%) Company: Salona Consulting GmbH Location: Lucerne, Lucerne, Switzerland About Us: There are more than 4 million people of Croatian ancestry around the world. Salona Consulting is the first agency specializing in assisting these descendants to reconnect to their Croatian heritage by claiming Croatian...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Jobbeschreibung: Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine Assistant In-Room Dining Manager für unser Team im Mandarin Oriental Palace Luzern.Kernverantwortlichkeiten:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersKoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 1 Woche

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant Restaurant Manager**Unterstützung bei der Leitung unseres Restaurants**Wir suchen für unser Restaurant eine erfahrene und motivierte Person, die unsere Gäste und Mitarbeiter unterstützt. Als Assistant Restaurant Manager werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen unseren Restaurant Manager bei der Leitung unseres Restaurants.**Deine...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen einen motivierten und erfahrenen Assistant In-Room Dining Manager für unser Team im Mandarin Oriental Palace Luzern.Aufgaben und Verantwortungen:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich auf die Koordination der In-Room Dining-Operationen spezialisiert hat. Als Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für die Vertretung und Unterstützung des Room Service Managers verantwortlich. Sie werden die tägliche Arbeit koordinieren und sicherstellen, dass der...

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 6 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant-ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...

  • HR-assistant

    vor 3 Monaten

    Luzern, Schweiz FLEXSIS Vollzeit

    **EINFÜHRUNG**: - Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». - Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.Wir suchen wir per November oder nach Vereinbarung...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich für die Herausforderung als Assistant In-Room Dining Manager begeistern kann. In dieser Rolle werden Sie Teil unseres Teams im Mandarin Oriental Palace Luzern und werden sich um die tägliche Arbeit im In-Room Dining Bereich kümmern.Aufgaben und...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 6 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Position**: Assistant Restaurant Manager (m/w/d) (Full time #539663) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre AufgabenAls Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesPünktliche Lieferung der...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern Vollzeit

    Die Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine motivierte und organisierte Person, um unsere Weiterbildungsangebote zu unterstützen.AufgabenbereichUnterstützung bei der Planung und Durchführung von WeiterbildungsangebotenKoordination der Zusammenarbeit mit dem Sekretariat der Universität NeuchâtelKontaktperson für Interessierte,...

  • Assistant In-Room Dining Manager

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Ihre HerausforderungWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant In-Room Dining Manager, der unsere Gäste mit höchster Qualität bedient.Ihre AufgabenAls Assistant In-Room Dining Manager sind Sie verantwortlich für die tägliche Arbeit und die Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs. Ihre Aufgaben...

  • Assistant Restaurant Manager

    Vor 2 Tagen

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Wir suchen einen/eine Assistant Restaurant Manager für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen für...

  • Restaurant Manager Assistant

    vor 1 Monat

    Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Assistant Restaurant ManagerWir suchen einen erfahrenen und motivierten Assistant Restaurant Manager, der unsere Gäste mit erstklassigem Service begeistern kann.Aufgaben und VerantwortlichkeitenDie direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersDie Führung des eigenen Teams und die Sicherstellung von reibungslosen Arbeitsabläufen im...

  • Supply Chain Assistant

    vor 4 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    Supply Chain AssistantWir suchen einen motivierten und engagierten Supply Chain Assistant, der sich in unserer dynamischen und internationalen Organisation einbringen möchte. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt er den VP Supply Chain bei der Verwaltung von Terminen und Pendenzen sowie bei der Bearbeitung von Supply...

  • Supply Chain Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    Supply Chain AssistantWir suchen einen motivierten und engagierten Supply Chain Assistant, der Teil unseres Teams bei Pilatus Aircraft Ltd wird.AufgabenVerantwortlich für das anspruchsvolle Termin- und Pendenzenmanagements des VPs und des Managements der Supply ChainBearbeitung und Erstellung von Adressaten gerechten Präsentationen, Dokumenten, Protokollen...

  • Assistant In-room Dining Manager

    vor 1 Tag

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen für...

  • Assistant Restaurant Manager

    vor 4 Monaten

    Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Wir suchen ab sofort eine:n Assistant Restaurant Manager für unser Mandarin Oriental Palace, Luzern Team! Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin...

  • Supply Chain Assistant

    vor 3 Wochen

    Luzern, Luzern, Schweiz Pilatus Aircraft Ltd Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Fachkraft für unsere Supply Chain- und Beschaffungseinheit. Als Assistant to VP Supply Chain sind Sie verantwortlich für das anspruchsvolle Termin- und Pendenzenmanagements des VPs und des Managements der Supply Chain. Ihre Aufgaben umfassen die Bearbeitung und Erstellung von Adressaten gerechten Präsentationen,...