Junior Administrative Assistant
vor 3 Wochen
Job Title: Junior Administrative Assistant (60 – 100%)
Company: Salona Consulting GmbH
Location: Lucerne, Lucerne, Switzerland
About Us: There are more than 4 million people of Croatian ancestry around the world. Salona Consulting is the first agency specializing in assisting these descendants to reconnect to their Croatian heritage by claiming Croatian citizenship by descent. We are a small but growing team based in the city of Lucerne, and we are seeking a dedicated and detail-oriented Junior Administrative Assistant to join our team and contribute to our continued success.
Position Overview: As a Junior Administrative Assistant at Salona Consulting, you will play a crucial role in ensuring the smooth and efficient operation of our office and daily administrative tasks. You will work closely with our team to provide administrative support, coordinate office activities, and assist in managing daily tasks.
TasksKey Responsibilities:
1. General Office Support:
Manage office operations, including organizing office supplies and maintaining an orderly workspace.
Handle incoming and outgoing correspondence (emails, mail, phone calls) and direct inquiries to the appropriate team members.
Assist in scheduling meetings, booking appointments, and managing team calendars.
2. Document Preparation and Filing:
Prepare and format documents, reports, and presentations as needed.
Organize and maintain both physical and digital filing systems, ensuring that all documentation is properly categorized and up to date.
Assist in maintaining legal paperwork and contracts related to client services.
3. Client Support:
Provide administrative support in responding to client inquiries, helping gather required documents, and sending routine communications.
Assist with onboarding new clients by preparing introductory documentation and client welcome packets.
Track and log client interactions in the company’s CRM system.
4. Data Entry and Record Keeping:
Input client information, project details, and other relevant data into the company’s database or project management system.
Ensure accuracy and consistency in records, updating and correcting information as necessary.
5. Team Support:
Assist other team members with administrative tasks, including preparing documents for meetings, printing materials, and organizing resources.
Help prepare and distribute internal communication, including team meeting agendas, newsletters, and other announcements.
7. Basic Financial and Billing Tasks:
Assist with simple invoicing, billing, and expense tracking.
Help maintain records of transactions and receipts for the accounting team.
This role is ideal for someone who is organized, proactive, and eager to support daily administrative functions while learning more about business operations at Salona Consulting.
Requirements1. Education & Experience:
High school diploma or equivalent (required).
Administrative or office experience (preferred, but entry-level candidates are welcome).
2. Skills:
Strong written and verbal communication in English.
Knowledge of Croatian, Spanish and/or Portuguese (a plus but not required).
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, Outlook).
Familiarity with online collaboration tools (Zoom, Microsoft Teams, Slack).
Knowledge of CRM software (HubSpot) and project management tools (Scoro, Trello) (preferred but not required).
Excellent organizational and multitasking skills.
Ability to learn quickly and adapt to new tasks in a fast-paced environment.
3. Mindset for a Growing Company:
Comfortable working in a small, evolving company where responsibilities may shift.
A proactive, hands-on approach with a willingness to tackle a variety of tasks.
4. Teamwork & Flexibility:
Strong team player with a positive attitude.
Ability to work independently and propose solutions.
5. Client-Focused:
Excellent customer service skills with attention to detail.
Professionalism and discretion in handling sensitive information.
This role suits someone ready to grow with a small, dynamic company and take on varied responsibilities as needed.
Benefits- Office location in the heart of Lucerne.
- Competitive salary.
- Flexible work schedule (60-100%).
- Collaborative and inclusive team culture.
- Opportunity to work on diverse projects with international clients.
How to Apply: If you are a motivated and detail-oriented individual looking to join a growing SME, we encourage you to apply. Please send your resume and a cover letter outlining your qualifications and explaining why you would be a great fit for Salona Consulting.
For this position, we can only consider Swiss nationals or professionals holding an existing Swiss permit.
Application Deadline: 20.10.2024.
We thank all applicants for their interest in Salona Consulting, but only those selected for an interview will be contacted.
- We consider all qualified applicants for employment regardless of race, ethnicity, religious beliefs, gender, sexual orientation, gender identity, national origin, age or disability, in accordance with applicable law.
We do not accept applications from recruitment agencies for this position.
#J-18808-Ljbffr-
Administrative Assistant
vor 4 Wochen
Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH VollzeitJob Title: Junior Administrative AssistantCompany: Salona Consulting GmbHLocation: Lucerne, SwitzerlandAbout Us: Salona Consulting GmbH is a pioneering agency specializing in assisting individuals of Croatian ancestry to reconnect with their heritage by claiming Croatian citizenship by descent. Our team is dedicated to providing exceptional support to our...
-
Administrative Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Salona Consulting GmbH VollzeitAbout Salona Consulting GmbHWe are a dynamic and growing company specializing in assisting individuals of Croatian ancestry to reconnect with their heritage by claiming Croatian citizenship by descent.Job Title: Junior Administrative AssistantWe are seeking a detail-oriented and organized Junior Administrative Assistant to join our team in Lucerne,...
-
Administrative Assistant
vor 4 Wochen
Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern VollzeitWeiterbildungsakademie - Administrative AssistantDie Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine motivierte und organisierte Person als Administrative Assistantin. In dieser Position werden Sie Teil eines dynamischen Teams und unterstützen die Weiterbildungsvorhaben an der Universität Luzern.AufgabenbereichAnsprechpartnerin für die...
-
Administrative Assistant
vor 5 Monaten
Luzern, Schweiz Merck Vollzeit**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities** Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and...
-
Administrative Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern VollzeitDie Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership»Kontaktperson für Interessierte, Dozierende und...
-
Administrative Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern VollzeitDie Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership»Kontaktperson für Interessierte, Dozierende und...
-
Healthcare Administrative Specialist
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna VollzeitPosition: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to enhance our operations at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities and assist in patient care within our Nuclear Medicine department.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and maintain...
-
Administrative Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern VollzeitDie Weiterbildungsakademie der Universität Luzern sucht eine erfahrene Administrative Assistentin/-en, um die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten zu übernehmen.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership» (inkl. zugehöriger CAS) innerhalb der...
-
Administrative Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Universität Luzern VollzeitWir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich für die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten an der Universität Luzern begeistert.AufgabenbereichAnsprechpartner/in für die administrativen Belange des Vereins «Schweizerische Richterakademie» und dessen Weiterbildungsangebot «CAS Judikative» innerhalb der...
-
Healthcare Practice Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna VollzeitPosition: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to contribute to our operations at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities alongside patient support within our Nuclear Medicine division.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and...
-
Healthcare Practice Assistant
vor 1 Monat
Luzern, Luzern, Schweiz Klinik St. Anna VollzeitPosition: Medical Practice AssistantWe are seeking a committed professional to become a part of our esteemed team at Klinik St. Anna. In the role of Medical Practice Assistant, you will undertake a variety of administrative responsibilities alongside patient care within our Nuclear Medicine department.Key Responsibilities:Coordinate patient scheduling and...
-
Assistant In-Room Dining Manager
vor 1 Stunde
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitJobbeschreibung: Assistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine Assistant In-Room Dining Manager für unser Team im Mandarin Oriental Palace Luzern.Kernverantwortlichkeiten:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersKoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten Arbeitsablaufs in enger...
-
Restaurant Manager Assistant
vor 1 Stunde
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitAssistant Restaurant Manager**Unterstützung bei der Leitung unseres Restaurants**Wir suchen für unser Restaurant eine erfahrene und motivierte Person, die unsere Gäste und Mitarbeiter unterstützt. Als Assistant Restaurant Manager werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen unseren Restaurant Manager bei der Leitung unseres Restaurants.**Deine...
-
Assistant In-Room Dining Manager
vor 2 Wochen
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitAssistant In-Room Dining ManagerWir suchen einen motivierten und erfahrenen Assistant In-Room Dining Manager für unser Team im Mandarin Oriental Palace Luzern.Aufgaben und Verantwortungen:Vertretung und Unterstützung des Room Service ManagersCoordination der täglichen Arbeit und Gewährleistung eines reibungslosen und gästeorientierten...
-
Assistant In-Room Dining Manager
vor 3 Wochen
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitAssistant In-Room Dining ManagerWir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die sich auf die Koordination der In-Room Dining-Operationen spezialisiert hat. Als Assistant In-Room Dining Manager sind Sie für die Vertretung und Unterstützung des Room Service Managers verantwortlich. Sie werden die tägliche Arbeit koordinieren und sicherstellen, dass der...
-
Assistant In-room Dining Manager
vor 5 Monaten
Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit**Position**: Assistant In-Room Dining Manager (Full time #538984) **Property / Office**: Mandarin Oriental Palace, Luzern **Location**: Luzern, Switzerland **Wir suchen einen/eine Assistant In-Room Dining Manager/in für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!** Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich...
-
Restaurant Manager Assistant
vor 2 Monaten
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitAufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...
-
Restaurant Manager Assistant
vor 2 Monaten
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitIhre AufgabenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und Training Ihres...
-
Restaurant Manager Assistant
vor 2 Wochen
Luzern, Luzern, Schweiz Mandarin Oriental Palace Luzern VollzeitAufgaben und VerantwortlichkeitenAls Assistant Restaurant Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:Direkte Vertretung und Unterstützung des Restaurant-ManagersFührung Ihres eigenen Teams sowie von reibungslosen und gastorientierten Arbeitsabläufen im Restaurant sowie in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des HausesFeedback und...
-
HR-assistant
vor 2 Monaten
Luzern, Schweiz FLEXSIS Vollzeit**EINFÜHRUNG**: - Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management». - Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.Wir suchen wir per November oder nach Vereinbarung...