Junior Executive Assistant

vor 4 Wochen

Zürich, Zürich, Schweiz Alvarez and Marsal Vollzeit

Description

Junior Executive Assistant Alvarez and Marsal Zurich - Hybrid

Alvarez & Marsal (A&M) is a global professional services firm specializing in turnaround and interim management, performance improvement and business advisory services. A&M delivers specialist operational, consulting and industry expertise to management and investors seeking to accelerate performance, overcome challenges and maximize value across the corporate and investment lifecycles. Founded in 1983, the firm is known for its distinctive restructuring heritage, hands-on approach and relentless focus on execution and results.

Our Zurich office is looking for an outstanding Junior Executive Assistant to look after our Managing Directors across business unites and support with office management duties. The candidate will be reporting into the Office Manager and will be part of the wider EMEA team of administrative professionals. This is an exciting time to join our growing team and a real opportunity to boost your career.

Overview of the Role

The role requires someone who remains calm, on top of their workload, and always has a sense of humour. The right candidate will have some prior experience of dealing with busy professionals, working with tight deadlines and being one step ahead of their teams needs. The role also offers variety and the chance to get involved in office management duties.

The ideal candidate is someone who is versatile, willing to be flexible, as well as friendly and confident. You must have excellent communications and organisation skills and attention to detail.

Responsibilities include but not limited to:

  • Scheduling and organising meetings, breakfast, lunches and dinners
  • Copy, proofread, collate, bind and distribute materials as required
  • Maintain quality control by proofing work for errors, consistency and format in accordance with A&M guidelines
  • Maintaining and coordinating calendars and contact databases
  • Organizing and scheduling internal and external meetings
  • Monitor MD inbox and respond as required
  • Coordinating local and international travel schedules (including visas)
  • Update and maintain CRM system, if requested
  • Managing timesheets and expense reports compliance
  • Supporting & Coordinating various internal and external offsite events
  • Handling confidential information/emails from C-suite level
  • Using Word, Excel and PowerPoint to amend or to create documents, if and when requested
  • Order office supplies/groceries and ensure pantry is always fully stocked
  • Ensure communal areas are kept tidy and clean
  • Greet and welcome guests at reception; answer, screen and forward incoming phone calls
  • Provide support to office colleagues and back up assistance if needed

Requirements:

  • Some prior experience in an admin function or hospitality
  • Must be able to interact and communicate with all levels of the organisation
  • Ability to multi-task
  • Excellent oral and written communication skills
  • Must be organised and detail oriented
  • Ability to work independently and within a team
  • Pro-active nature
  • Must be proficient with Microsoft Office Suite
  • Fluent in German and English is a must, additional languages like French is a plus

  • Junior Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Zürich, Zürich, Schweiz Alvarez and Marsal Vollzeit

    Description Junior Executive Assistant – Alvarez and Marsal – Zurich - Hybrid Alvarez & Marsal (A&M) is a global professional services firm specializing in turnaround and interim management, performance improvement and business advisory services. A&M delivers specialist operational, consulting and industry expertise to management and investors seeking...

  • Senior Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz EFG Bank AG Vollzeit

    We are looking for a maternity cover a Senior Executive Assistant in charge of assisting our top executive manager in daily activities. Position in Zürich.

  • Administration Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Administration Assistant - 12 Month contractWe are searching for a highly motivated Administraion Assistant with 3 - 5 years' experience to support all levels (including MD) within Asset Management with in a leading Financial institute in Zurich.Previous experience in supporting senior executives and managing complex calendars is preferred as well as the...

  • Junior FX Sales Swiss German Desk

    vor 4 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Ebury Partners Switzerland AG Vollzeit

    Ebury is a hyper-growth FinTech firm, named in 2021 as one of the top FinTechs to work for by Glassdoor and AltFi. We offer a range of products including FX risk management, trade finance, currency accounts, international payments and API integration.Junior FX Sales Swiss German Desk - Zurich We're looking for Europe's next generation of salespeople who will...

  • Executive Assistant to the co-CEO

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Climeworks AG Vollzeit

    Your mission is to empower the CEO: You will be at the helm of managing our CEO's calendar, inbox, and contacts, enabling him to stay focused on strategic priorities and key engagements. This includes coordinating complex meetings with internal and external stakeholders across different time zones. Your meticulous planning ensures that every interaction is...

  • Junior Content Creator

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz KIMI Krippen AG Vollzeit

    Hallo, wir sind KiMi. Wir führen mehr als 30 Kitas, Horte und Mittagstische in sechs Kantonen. Das verpflichtet: Wir kommunizieren klar, haben hohe Ansprüche und zeigen Haltung. Und davon profitiert das ganze KiMi Team. Denn: Wir sind familiär, denken visionär und handeln professionell. Damit Kinder gemeinsam und unbeschwert die Welt entdecken können.Am...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz Hexagon Geosystems Services AG Vollzeit

    Committed and with passion for precision we create digital reality solutions combining sensor, software, and autonomous technologies to empower a sustainable future.As an Office Manager, at "Hexagon" you will be a strong and reliable support to company operations, maintaining procedures and communications. Not only will your effects allow us to achieve...

  • Systems Engineer

    vor 3 Wochen

    Zürich, Zürich, Schweiz SecureCell AG Vollzeit

    Open PositionSYSTEMS ENGINEERWe are looking for a talented Systems Engineer for our Biotech business.Read more about the eventDATE:March 19-21, 2024LOCATION:InterContinental BarcelonaAvenida de Rius I Taulet, 1-3-Barcelona, 08004, SpainFill out this form to meet our team< Back to job openings INNOVATION IS OUR PASSIONSecurecell is the trusted partner for...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Für unseren erfolgreichen Kunden in Zürich suchen wir eine* erfahrene*n Executive Assistant 100%AufgabenAgendaführung, Reiseplanung, Gästeempfang, Organisation von AnlässenAdministrative TätigkeitenVertragsmanagement, SitzungsunterlagenMithilfe Personal- und RechnungswesenAnforderungenAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung und absolvierte...

  • Senior Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz EFG International Vollzeit

    Job Description The Senior Executive Assistant is the person responsible for assisting a member of the Executive Committee, in day-to-day activities and on a variety of tasks. This key role ensures that the needs of the Executive and the wider scope are met and that all necessary activities and interactions are handled and carried out with the required...

  • Executive Assistant to CEO

    vor 1 Tag

    Zürich, Schweiz Swisslinx Vollzeit

    On behalf of our client, an Asset Management Boutique specialized on digital assets, Swisslinx is looking for a dedicated and highly organized Executive Assistant for the CEO in Zurich. You will be responsible for a wide range of administrative, organizational, and communication tasks, providing essential support to our CEO in managing daily operations and...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz iCapital Vollzeit

    Responsibilities : Liaison with Internal Stakeholders: Collaborate with internal teams such as compliance, legal, and finance to facilitate seamless operations. Calendar Management: Efficiently manage the calendars, scheduling meetings, appointments, and events to optimize their time. Administrative Tasks: Provide general administrative support,...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Baur au Lac Vollzeit

    Seit 1844 steht das Baur au Lac in Zürich für Tradition durch Innovation. Im Herzen Zürichs inmitten eines eigenen Parks gelegen, werden Sie mit herrlichem Blick auf den Zürichsee und die Alpen empfangen. Als 5-Sterne-Hotel und Arbeitgeberin ist es unser Ziel, einen unvergesslichen Aufenthalt für unsere Gäste und unsere Mitarbeitenden zu kreieren. Wir...

  • Assistant Executive Housekeeper 60-80%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Baur au Lac Vollzeit

    Seit 1844 steht das Baur au Lac in Zürich für Tradition durch Innovation. Im Herzen Zürichs inmitten eines eigenen Parks gelegen, werden Sie mit herrlichem Blick auf den Zürichsee und die Alpen empfangen. Als 5-Sterne-Hotel und Arbeitgeberin ist es unser Ziel, einen unvergesslichen Aufenthalt für unsere Gäste und unsere Mitarbeitenden zu kreieren. ...

  • Personal Assistant Head BLIS

    Vor 5 Tagen

    Zürich, Schweiz 0877 Deutsche Bank (Suisse) SA Vollzeit

    Description : Executive Personal Assistant We are looking for a capable, proactive, dynamic and very flexible individual to join us as a Personal Assistant. In this role you will support the Head IPB Lending, Advisory & Sales, a member of the Private Bank’s Executive Committee. The role requires strong organizational skills as well as experience...

  • Assistant D/E

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden in Zürich eine/nAufgabenSie betreuen mit einem Executive Assistant zwei verschiedene AbteilungenSie protokollieren, organisieren und bereiten Meetings und Telefonkonfernezen vorSie Planen und Buchen Reisen sowie erfassen Spesen und AbsenzenSie sind für das Bestellen der Büromaterialien zuständigSie pflegen die Datenbank,...

  • Executive Assistant 50-80%

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz LSC Brandschutz GmbH Vollzeit

    Als ein aufstrebendes und dynamisches Unternehmen erbringt LSC Brandschutz, innovative und wirtschaftliche Konzeptlösungen in der Schweiz. Zudem bieten wir unseren Kunden entsprechend Ihren Bedürfnissen zugeschnittene Dienstleistungen in den Bereichen Brandschutz, Bau- und Gebäudeplanung, sowie in der Qualitätssicherung. Wir wollen weiterwachsen und...

  • Executive Assistant 50-80%

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz LSC Brandschutz GmbH Vollzeit

    Als ein aufstrebendes und dynamisches Unternehmen erbringt LSC Brandschutz, innovative und wirtschaftliche Konzeptlösungen in der Schweiz. Zudem bieten wir unseren Kunden entsprechend Ihren Bedürfnissen zugeschnittene Dienstleistungen in den Bereichen Brandschutz, Bau- und Gebäudeplanung, sowie in der Qualitätssicherung. Wir wollen weiterwachsen und...

  • Executive Assistant 50-80%

    vor 1 Woche

    Zürich, Schweiz LSC Brandschutz GmbH Vollzeit

    Als ein aufstrebendes und dynamisches Unternehmen erbringt LSC Brandschutz,innovative und wirtschaftliche Konzeptlösungen in der Schweiz. Zudem bieten wirunseren Kunden entsprechend Ihren Bedürfnissen zugeschnittene Dienstleistungenin den Bereichen Brandschutz, Bau- und Gebäudeplanung, sowie in derQualitätssicherung.Wir wollen weiterwachsen und suchen...

  • Werden Sie Teil unseres Talentpools für Assistenzrollen

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir haben viele spannende Positionen im Angebot, darunter:EmpfangOffice ManagementTeam AssistantExecutive AsssistantPersonal Assistantund viele weitere administrative Support-Positionen!Um unserem Talent Pool im Office und Management Support Bereich beizutreten, sollten Sie...

  • Executive Assistant befristet

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden in Herzen der Stadt ZürichAufgabenStellvertretung im Direktions-Sekretariat in Sachen Agenda Führung und Reiseplanung, Gästeempfang, Mitorganisation von AnlässenAdministrative Unterstützung für ein IT-Software Projekt, das heisst Protokollführung, Terminkoordination, Mitorganisation von Schulungen und...

  • Executive Assistant Temporär

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Job Impuls Vollzeit

    Für ein grosses Unternehmen in Zürich suchen wir eine*nAufgabenSelbständige Führung des SekretariatesAdministrative Unterstützung der Direktionsleiterin und des Teams1st-Level Support ITSie erledigen die gesamte Administration und Ablage Sie unterstützen bei anspruchsvoller Korrespondenz mit Behörden und Anwälten und erledigen einfachere...

  • Junior Account Manager

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz FE fundinfo Vollzeit

    FE fundinfo is a global leader in investment fund data and technology. We are proud of our vast, diverse, and highly skilled team, who help to make our industry Better Connected and Better Informed. We are currently recruiting for a Junior Account Manager to join our team in a flexible hybrid capacity working from Zürich.Join our dynamic commercial team...

  • Junior Machine Learning Engineer

    vor 3 Wochen

    Zürich, Schweiz Visium SA Vollzeit

    Title: Junior Machine Learning Engineer Type: InternshipDuration: 6 monthsStart date: August 2024Location: ZurichAbout usAt Visium, we enable enterprise executives in defining their AI & Data strategy, execute large scale transformations and implement AI across operations, ensuring their organization becomes future-proof.With expertise in strategy,...

  • Researcher & Junior Consultant (100%)

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Arkadium AG - Executive Search & Consulting Vollzeit

    Wir, die Arkadium AG, sind eine hochspezialisierte Headhunting Boutique mit Fokus auf die Immobilien- und Baubranche. Wir haben uns dem Zusammenbringen von Menschen, Missionen und Visionen verschrieben und sind Dreh- und Angelpunkt in der Rekrutierung von Führungspersönlichkeiten. Wir unterstützen unsere Kunden in wegweisenden Personalentscheidungen und...

  • Researcher & Junior Consultant (100%)

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Arkadium AG - Executive Search & Consulting Vollzeit

    Wir, die Arkadium AG, sind eine hochspezialisierte Headhunting Boutique mit Fokus auf die Immobilien- und Baubranche. Wir haben uns dem Zusammenbringen von Menschen, Missionen und Visionen verschrieben und sind Dreh- und Angelpunkt in der Rekrutierung von Führungspersönlichkeiten. Wir unterstützen unsere Kunden in wegweisenden Personalentscheidungen und...

  • Researcher & Junior Consultant (100%)

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Arkadium AG - Executive Search & Consulting Vollzeit

    Wir, die Arkadium AG, sind eine hochspezialisierte Headhunting Boutique mit Fokus auf die Immobilien- und Baubranche. Wir haben uns dem Zusammenbringen von Menschen, Missionen und Visionen verschrieben und sind Dreh- und Angelpunkt in der Rekrutierung von Führungspersönlichkeiten. Wir unterstützen unsere Kunden in wegweisenden Personalentscheidungen und...

  • Assistant Director Conference

    vor 2 Wochen

    Zürich, Schweiz Crowne Plaza Zürich Vollzeit

    Mitten im trendigen Kreis 4 in Zürich liegt das in 2018 neu renovierte 4-Sterne Hotel Crowne Plaza Zürich. Es ist ausgerichtet auf den Business Gast mit 365 Zimmern und den neu konzipierten Restaurants: das Crowne Plaza Restaurant sowie dem frischen Frühstücks- und Büffetrestaurant Restaurant West mit seiner idyllischen Sommerterrasse. Keine Wünsche...