Board Office Manager

vor 1 Woche

Baar, Zug, Schweiz MET Group Vollzeit
Company Description

Job Description:

Responsibilities/ Duties

  • Coordinating and attending as a secretary to the Board of Directors of MET Sales and Trading Holding AG (STS Board), the Executive Board and the Board of Directors of MET Holding AG, Audit and Risk Committee and other requested meetings.
  • Ensuring the effective delivery of these meetings including:
  • Scheduling and preparing invitations for meetings.
  • Preparing meeting agendas.
  • Collaborating with all Divisions and Group Functions to ensure timely and qualitative materials for meetings, reviewing drafts, ensuring the necessary requirement are met and advising on how to increase the quality of the materials.
  • Drafting materials for meetings.
  • Recording accurate minutes and ensuring the timely approval process of the meetings. Updating and providing support to the internal stakeholders for the Digital Board portal.
  • Keeping track of action items arising from meetings and ensuring followup.
  • Act as a key liaison between the board, senior management, and shareholders, fostering effective communication and collaboration. Maintaining the archive of meeting materials and minutes and responding to requests for documentation.
  • Working in the Group CEO office closely with the GCEO and Group Chief of Staff, on assigned corporate projects and other adhoc tasks (such as participating in the organization of the annual employee shareholder (MET ManCo) event)

Qualifications:

  • A degree in Business Administration, Law and/or Finance is considered a plus
  • Proficiency in English
  • Proficient in MS Office (Word, Excel, PPT)
  • Excellent organisational skills and ability to effectively prioritise work and balance competing demands
  • Good interpersonal and negotiation skills, tact and diplomacy
  • Detailoriented, proactive, and able to handle confidential information with integrity
  • Strong strategic and analytical thinking skills Ability to work in a dynamic international environment
  • Ability to work without direct supervision and to prioritise own workload and multitask
  • Ability to build and maintain effective working relationships with colleagues across the organisation in all seniority levels and with external partners
  • Experience of having successfully serviced corporate boards and committees including minute taking and working with Board and committee members is a plus
  • Experience of maintaining systems and records
Additional Information

  • Board Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz MET International AG Vollzeit

    We are seeking a proactive Board Secretary to support our executive management team. This role is crucial for ensuring effective corporate governance, compliance with regulatory requirements, and facilitating communication between the Board and internal stakeholders. The ideal candidate will be a strategic thinker with a keen eye for detail and a passion for...

  • Board Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz MET Group Vollzeit

    Job Description We are seeking a proactive Board Secretary to support our executive management team. This role is crucial for ensuring effective corporate governance, compliance with regulatory requirements, and facilitating communication between the Board and internal stakeholders. The ideal candidate will be a strategic thinker with a keen eye for...

  • Board Office Manager

    vor 2 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz MET International AG Vollzeit

    We are seeking a proactive Board Secretary to support our executive management team. This role is crucial for ensuring effective corporate governance, compliance with regulatory requirements, and facilitating communication between the Board and internal stakeholders. The ideal candidate will be a strategic thinker with a keen eye for detail and a passion for...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen**Office Manager (m/w/d) in Teilzeit**Kennziffer: **Ihre Aufgaben**:- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben- Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von Schulungen und...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz)** suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen**Office Manager (m/w/d) in Vollzeit**Kennziffer: **Ihre Aufgaben**:- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben- Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von Schulungen und...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office Manager (w/m/d) 60-80%Category: Office Management/Administration/ Location: Baar, Switzerland/ Ihr Aufgabengebiet:Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb:Erste Anlaufstelle für sämtliche Belange unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten Organisation, Einrichten, Inbetriebnahme und Unterhalt der Arbeitsplätze (inkl. IT,...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office Manager (w/m/d) 60-80%Category: Office Management/Administration/ Location: Baar, Switzerland/ Ihr Aufgabengebiet:Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb:Erste Anlaufstelle für sämtliche Belange unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten Organisation, Einrichten, Inbetriebnahme und Unterhalt der Arbeitsplätze (inkl. IT,...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office Manager (w/m/d) 60-80%Category: Office Management/Administration/ Location: Baar, Switzerland/ Ihr Aufgabengebiet:Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb:Erste Anlaufstelle für sämtliche Belange unserer Kunden, Dienstleister und Lieferanten Organisation, Einrichten, Inbetriebnahme und Unterhalt der Arbeitsplätze (inkl. IT,...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz persOrange Vollzeit

    Für unseren Kunden aus der **IT-Dienstleistungsbranche** in **Baar (Schweiz) **suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen**Office Manager (m/w/d) in Teilzeit**Kennziffer: **Ihre Aufgaben**:- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben- Terminüberwachung und Planung, sowie Koordination von Schulungen und...

  • Office Manager 50-80%

    vor 4 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office ManagerCategory: Finance/Administration/ Location: Baar/Zug, Switzerland/ Hauptaufgaben:Organisation und KoordinationVerantwortung Post Ein-/ und Ausgang und Organisation Kurierdienste und Beglaubigungen Verantwortung elektronische Dokumentenablage und Archivierung sowie Datenpflege im Betriebssystem Organisation der Besprechungsräume wie Termine,...

  • Office Manager 50-80%

    vor 2 Monaten

    Baar, Zug, Schweiz CSF Management AG Vollzeit

    Office ManagerCategory: Finance/Administration/ Location: Baar/Zug, Switzerland/ Hauptaufgaben:Organisation und KoordinationVerantwortung Post Ein-/ und Ausgang und Organisation Kurierdienste und Beglaubigungen Verantwortung elektronische Dokumentenablage und Archivierung sowie Datenpflege im Betriebssystem Organisation der Besprechungsräume wie Termine,...

  • Assistant Office Manager 50%

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz Sodexo (Suisse) SA Vollzeit

    Sodexo steht für massgeschneiderte Dienstleistungen, welche die tägliche Lebensqualität unserer Kunden, Gäste und Mitarbeitenden im Alltag verbessern. Dafür sorgen unsere Mitarbeiter rund um den Globus mit ihrer Leidenschaft für perfekten Service und ihrer Dienstleistungsmentalität.Hast du Lust, bei einem der grössten Arbeitgeber der Welt zu...

  • Office Manager/in

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz Amazing Views Photo & Adventure Tours GmbH Vollzeit

    Teilzeit im Stundenlohn., ca %Wir sind ein dynamisches und schnell wachsendes junges Unternehmen und bieten spannende Fotoreisen und Fotoworkshops an. Wir suchen so rasch als möglich Unterstützung für die reibungsloste Organisation unseres Offices und in der Administration.Du kümmerst Dich um organisatorische und administrative Aufgaben, die oft geplant...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz hochstrasser personal consulting Vollzeit

    For a successful and innovative commodity trading company based in Baar/Zug, Switzerland.Responsibilities Handling of all incoming mail and coordination of secretarial activities with the local management and cross department managers Setting up Office Management Interacts with local suppliers Organization and coordination of meetings and travel arrangements...

  • Head CEO Office Region EMEA

    vor 4 Wochen

    Baar, Zug, Schweiz Chain IQ Group AG Vollzeit

    Title: Head CEO Office Region EMEALocation: Zürich, CHDate: Apr 24, 2024 The Head CEO Office Region EMEA is the right-hand person to our CEO Region EMEA, working closely with leadership to execute our strategic initiatives and drive operational excellence across the organization. In addition to being organized, analytical and a proactive problem solver, the...

  • Head CEO Office Region EMEA

    vor 1 Monat

    Baar, Zug, Schweiz Chain IQ Group AG Vollzeit

    Title: Head CEO Office Region EMEALocation: Zürich, CHDate: Apr 24, 2024 The Head CEO Office Region EMEA is the right-hand person to our CEO Region EMEA, working closely with leadership to execute our strategic initiatives and drive operational excellence across the organization. In addition to being organized, analytical and a proactive problem solver, the...

  • Treasury Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Manage daily treasury operations, including cash flow management, forecasting, and liquidity planning.Develop and implement effective cash management strategies to optimize cash flow and ensure sufficient liquidity.Monitor and manage financial risks, including foreign exchange, interest rate, and commodity price risks.Conduct financial analysis and develop...

  • Treasury Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz Michael Page Vollzeit

    Manage daily treasury operations, including cash flow management, forecasting, and liquidity planning.Develop and implement effective cash management strategies to optimize cash flow and ensure sufficient liquidity.Monitor and manage financial risks, including foreign exchange, interest rate, and commodity price risks.Conduct financial analysis and develop...

  • Medical Affairs Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz AstraZeneca Vollzeit

    Medical Affairs Manager - Hematology/Gynecology**Location: Baar, SwitzerlandIntroduction to role:Join us in our mission to redefine cancer treatment and improve the patient experience. As a Medical Affairs Manager, you will demonstrate scientific value by partnering with internal and external stakeholders, understanding and anticipating their needs, and...

  • Finance Transformation Manager

    vor 1 Woche

    Baar, Zug, Schweiz Chain IQ Group Vollzeit

    Location: Baar, CH- Date: Feb 16, 2024Join our TeamIt is an exciting time at Chain IQ and we are looking for a Finance Transformation Manager to join our Strategic Finance & Group Controlling team in Baar, Switzerland. Our ambition is to further grow our existing highly experienced team in order to provide the organization with data-driven insights and drive...