Office Manager

Vor 7 Tagen

Zug, Zug, Schweiz nChain Vollzeit
Overview

For our shared service office at Zug (Switzerland) we are looking for an Office Manager (100%) with an energetic and engaged personality who doesn't mind wearing multiple hats and likes to support diverse and international teams with the following tasks:

RESPONSIBILITIES
We expect you to
Point of contact for maintenance, mailing, shipping, supplies, equipment, bills and errands.
Provide general first-class support to staff and visitors.

Responsible for managing office services by ensuring office operations and procedures are organized, correspondences are controlled, filing systems are designed, supply requisitions are reviewed and approved.

Administrative support all entities including HR.
Responsible for a smooth on
- and offboarding process of staff.

Travel coordination and booking while keeping track of budget as well as supporting in office and travel budget planning and expenses tracking.

Manage relationships with vendors, service providers and landlord, ensuring that all items are invoiced and paid on time.

Ensure office efficiency is maintained by carrying out planning and execution of equipment, procurement, layouts and office systems in a cost-conscious way.

Responsible for ensuring office financial objectives are met by preparing annual budget for the office, planning the expenditures, analysing variances and carrying out necessary corrections that may arise.

Being responsible for the organization of company and team events.
Calendar Management and coordination of meetings.
Taking charge of various ad-hoc administrative requests, tasks, etc.
Experience & REQUIREMENTS
We are looking for

Experience

Completed education, preferably in business, hotel or service industry
Experience as a team or office assistant is an advantage
Proven office management, administrative or assistant experience.
Tech start-up/ scale-up experience is a plus.

Skills:

Knowledge of office management responsibilities, systems and procedures.
Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.
Attention to detail and problem-solving skills.
Able to work independently, with limited guidance, always looking for ways of improving processes.

Able to liaise professionally and fluently in English as the business language, as well as German (written and spoken), any other language is a plus.

Proficient in MS Office, other IT programs are an advantage.
Team player with a friendly, open and helpful personality.
A willingness to provide a first-class service to all employees, with a can-do attitude. Hands-on, flexible and reliable person who is able to work under pressure, handle multiple tasks and meet deadlines.

BENEFITS:

What we offer

We are offering a competitive salary including excellent benefits on top:
Benefits at nChain
Accident Assurance
Sickness Benefits
Pension Plan
25 days of annual leave with holiday roll over max 5 days, plus any canton bank Holidays
Flexible working
Great office location
Food and drink at the company updates
Annual company parties

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Canada Goose Inc. Vollzeit

    Company DescriptionCanada Goose isn't like anything else. We've built something great, something special - an iconic lifestyle brand with an inspirational and authentic story. At the heart of it is our promise to inspire and enable all people to thrive in the world outside. To Live in the Open. At Canada Goose, you're part of a movement that belongs to...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Zug, Zug, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Tiger Recruitment is delighted to support an international Gas & Power Trading Company in their search for an exceptional Office Manager for their newly established office in Zug, Switzerland. As an Office Manager, you will report directly to the Country Director and be responsible for ensuring the efficient functioning of the office. This position offers...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Zug, Zug, Schweiz Tiger Recruitment Vollzeit

    Tiger Recruitment is delighted to support an international Gas & Power Trading Company in their search for an exceptional Office Manager for their newly established office in Zug, Switzerland. As an Office Manager, you will report directly to the Country Director and be responsible for ensuring the efficient functioning of the office. This position offers...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Tiger Recruitment is delighted to support an international Gas & Power Trading Company in their search for an exceptional Office Manager for their newly established office in Zug, Switzerland. As an Office Manager, you will report directly to the Country Director and be responsible for ensuring the efficient functioning of the office. This position offers...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Tiger Recruitment Ltd Vollzeit

    Tiger Recruitment freut sich, ein internationales Gas- und Stromhandelsunternehmen bei der Suche nach einem/einer herausragenden Office Manager/in für ihr neu gegründetes Büro in Zug, Schweiz, zu unterstützen. Als Office Manager/in berichten Sie direkt an den Country Director und sind verantwortlich für die effiziente Funktionsweise des Büros. Diese...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Randstad Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zug suchen wir per sofort eine aufgestellte Persönlichkeit zur Unterstützung als:Office Manager (m/w/d) 100%Aufgabe:Du bist zuständig für ein professionelles Besucher-Managementund das gesamte Office ManagementAuch trägst Du die Verantwortung für die Koordination und Sicherstellung einer funktionstüchtigen BüroinfrastrukturDu...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Zug, Zug, Schweiz Randstad Vollzeit

    Für unseren Kunden in Zug suchen wir per sofort eine aufgestellte Persönlichkeit zur Unterstützung als:Office Manager (m/w/d) 100%Aufgabe:Du bist zuständig für ein professionelles Besucher-Managementund das gesamte Office ManagementAuch trägst Du die Verantwortung für die Koordination und Sicherstellung einer funktionstüchtigen BüroinfrastrukturDu...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Trisolaris Vollzeit

    TRISOLARIS is a Swiss-based commodity trading company with a strong focus on sustainable energy markets. Our competitive edge lies in our ability to combine exceptional talent and cutting-edge technology with our deep understanding of the energy market.Together, we innovate and create groundbreaking mathematical models that elevate our trading strategies to...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Randstad - Medium prio Vollzeit

    StellenbeschreibungFür unseren Kunden in Zug suchen wir per sofort eine aufgestellte Persönlichkeit zur Unterstützung als:Office Manager (m/w/d) 100%Aufgabe:Du bist zuständig für ein professionelles Besucher-Managementund das gesamte Office ManagementAuch trägst Du die Verantwortung für die Koordination und Sicherstellung einer funktionstüchtigen...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    For a young, successfully operating commodity trading company headquartered in the City of Zug. They are expanding their activities and are looking for a hands-on Office Manager to support the team internally and to take care of all organisational and administrative tasks.TasksResponsibilitiesYou will provide administrative support to the team and guarantee...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    For a young, successfully operating commodity trading company headquartered in the City of Zug. They are expanding their activities and are looking for a hands-on Office Manager to support the team internally and to take care of all organisational and administrative tasks.TasksResponsibilitiesYou will provide administrative support to the team and guarantee...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz ArrowResources AG Vollzeit

    Responsibilities:Office Management Monitoring office supplies inventories and ordering office consumables. Ensure the smooth running of the office and general facilities requests Organizing office needs for an ongoing and expanding business: space/facilities, new joiner packs and arrangements etc. Purchasing office supplies and equipment and maintaining...

  • Office Manager

    vor 14 Stunden

    Zug, Zug, Schweiz Randstad Vollzeit

    Flexibel, Hands-On, motiviert und selbstständig sind Begriffe, die Dich und Deine Arbeitsweise beschreiben? Bist Du zudem ein/e Allrounder/in im kaufmännischen Bereich und konntest bereits fundierte Berufserfahrung in diesem Bereich sammeln? Dann habe ich eine spannende Möglichkeit für Dich alsOffice Manager 80-100% (m/w/d)In dieser spannenden Funktion...

  • Office Manager

    vor 14 Stunden

    Zug, Zug, Schweiz Randstad Vollzeit

    Flexibel, Hands-On, motiviert und selbstständig sind Begriffe, die Dich und Deine Arbeitsweise beschreiben? Bist Du zudem ein/e Allrounder/in im kaufmännischen Bereich und konntest bereits fundierte Berufserfahrung in diesem Bereich sammeln? Dann habe ich eine spannende Möglichkeit für Dich alsOffice Manager 80-100% (m/w/d)In dieser spannenden Funktion...

  • Team Organisation Officer Hotel Operations

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz sea chefs Office Vollzeit

    sea chefs ist als international erfahrener Dienstleister in den Bereichen Hotel-, Restaurant- und Crew-Management einer der weltweit führenden Partner von Reedereien und Reiseveranstaltern der Kreuzfahrtbranche. Die Unternehmensgruppe beschäftigt rund Mitarbeiter an Bord der betreuten Schiffe und rund 200 Mitarbeitende an den Standorten Basel und Zug...

  • Assistant Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    for at least 6 months. For a leading US based commodity trading company with its trading division in the City of Zug.TasksResponsibilities:You are providing administrative support to the Office Manager and secure a smooth workflow on a day-to-day basis.Handling of incoming mailsReception / Guest welcomingOrganization and coordination of regional...

  • Assistant Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Hochstrasser Personal Vollzeit

    for at least 6 months. For a leading US based commodity trading company with its trading division in the City of Zug.TasksResponsibilities:You are providing administrative support to the Office Manager and secure a smooth workflow on a day-to-day basis.Handling of incoming mailsReception / Guest welcomingOrganization and coordination of regional...

  • Office Manager/in 80-100%

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Manpower Suisse Vollzeit

    MANPOWER AG ist spezialisiert auf Temporär- und Dauerstellen und bietet umfassende Personaldienstleistungen an. Für unseren Kunden in der Region suchen wir eine/n:**Office Manager/in 80-100% (m/w/d) in Zug**Deine Aufgaben:- Verantwortung und Umsetzung für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung- Selbständige Abwicklung vom Zahlungsverkehr und Mahnwesen-...

  • Team-assistenz/office Manager

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Industrial Application Software GmbH Vollzeit

    Als Team Assistenz und Office Manager (m/w/d) bei der IASSwitzerland AG sind Sie in unserem Team und Ihrem Verantwortungsbereich ein Allrounder in allen administrativen Fragen. Durch Ihre Arbeit und Ihr Können stellen Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf in unserem Büro am Schweizer Standort sicher und tragen als Schnittstelle wesentlich zu einer guten...

  • Allein-sekretär/in / Office Manager/in D/e 100%

    Vor 7 Tagen

    Zug, Zug, Schweiz Impuls Personal AG Vollzeit

    **Abwechslung und Selbstständigkeit sind Ihnen wichtig **Für das kleine Zuger Team der Tochtergesellschaft eines amerikanischen Konzerns mit Büros im Zentrum der Stadt Zug suchen wir per 1. Oktober oder nach Vereinbarung einen guten Teamplayer als**Allein-Sekretär/in / Office Manager/in D/E 100%**Direkt dem Geschäftsführer unterstellt und gelegentlich...