Office Management

vor 1 Woche

Basel, Basel-Stadt, Schweiz Pantex AG Vollzeit

Wir sind Pantex. Wir sichern. Unsere Sicherheitsexpert:innen sind in der ganzen Deutschschweiz im Einsatz. Wir sind ein starkes Team. Und Du kannst Teil davon werden.

Du hälst an unserem Hauptsitz dem gesamten Team den Rücken frei. Dank Dir können wir uns auf unsere Kernaufgaben konzentrieren. Du bist wichtig für unseren Betrieb. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams.

Aufgaben

Leiterin Logistik

  • Du übernimmst die Verantwortung für die Lagerverwaltung, die Bewirtschaftung sowie die Materialbeschaffung und die Dokumentation der Materialbewegungen.
  • Du koordinierst die Uniformausgaben und -rücknahmen und gibst die hinterlegten Materialdepots frei.
  • Du erledigst sämtliche administrativen Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Rechnungskontrolle.

Officemanagement

  • Du bist zuständig für das Bestellwesen von Büromobiliar, Büromaterial und Lebensmitteln (für den Bürogebrauch, Ausbildungsanlässe und Veranstaltungen).
  • Du koordinierst Termine, erledigst Korrespondenz, führst Ablagen und kontrollierst Rechnungen.
  • Du stimmst Aufträge mit Drittanbietern ab, z. B. für Recycling, Pflanzenpflege und Aktenvernichtung.
  • Du betreust die Telefonie.

Als Verantwortliche für das Fuhrparkmanagement

  • Du managst die gesamte Fahrzeugflotte mit sieben Fahrzeugen sowie das Parkplatzmanagement.
  • Du kommunizierst mit allen Nutzern des Fuhrparks und übernimmst bei Bedarf Transporte.
  • Du kümmerst dich um das Schadenmanagement und die Korrespondenz mit Versicherungen.
  • Du koordinierst Termine für Service, Radwechsel, Reparaturen, MFK und TCS und erledigst die dazugehörige Administration.

Als Assistentin der Geschäftsführung

  • Du übernimmst administrative Aufgaben wie Terminkoordination, Korrespondenz, E-Mail-Bearbeitung, Ablage und Rechnungskontrolle.
  • Du beschaffst Dokumente im Zusammenhang mit Ausschreibungen (z. B. Handelsregisterauszug, Betreibungsregisterauszug).
  • Du empfängst unsere Kundinnen und Kunden freundlich und professionell.
Qualifikation
  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation.
  • Du bist ein echtes Organisationstalent mit einem strukturierten und selbstständigen Arbeitsstil.
  • Du gehst sicher mit MS Office um und arbeitest routiniert mit digitalen Tools.
  • Du bist dienstleistungsorientiert und es macht Dir Freude, andere Menschen zu unterstützen.
  • Du bist selbständiges Arbeiten gewohnt und handelst stets lösungsorientiert.
  • Du bist engagiert, hast Ausdauer und bist inhaltlich und zeitlich flexibel.
  • Du bist klar, das heisst, Du bist ehrlich und transparent. Andere können sich auf Dich verlassen, Du bist zuverlässig und pünktlich.
Benefits

Wir funktionieren wie eine grosse junge Familie und bieten als Arbeitgeberin ein starkes Gemeinschaftsgefühl in einem dynamischen und zukunftsträchtigen Umfeld. Bei uns übernimmst Du Verantwortung und gestaltest Deine Arbeit selbstständig.

Wir sind ein starkes Team. Werde ein unverzichtbarer Teil davon.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

  • Project Management Officer

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Coopers Group AG Vollzeit CHF 60'000 - CHF 80'000 pro Jahr

    * IT - Project Management * Basel-Stadt * Contracting * Teilzeit, 40-50% * per sofort mit Option auf Verlängerung) * PMO, Project Management, Jira, MS Office **Ihre Aufgaben:** * Verantwortung für die interne und externe Projektkommunikation, einschließlich der Erstellung von Projektberichten, Präsentationen und Dokumentationen * Koordination und...

  • Executive Assistant to Chief Executive Officer

    Vor 2 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Univest Family Office Vollzeit

    Innovation - Unabhängigkeit – Partnerschaft:Das sind unsere Grundwerte. Wir sind ein unabhängiges Family Office in Basel, denken fortschrittlich, blicken über den Tellerrand hinaus und verbessern unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Wir sind authentisch und halten, was wir versprechen.In dieser Schlüsselrolle arbeiten Sie eng mit unserem...

  • Administrative Officer

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Bank for International Settlements – BIS Vollzeit

    The Bank for International Settlements (BIS) is hiring an Administrative Officer.Please note that the deadline for application is 20 November 2025 end of day.Please note that this is a 3 years fixed term contract.This role is based in Basel, Switzerland however, thanks to our status as an international organization, we can hire globally and welcome...

  • Risk Operations Officer

    Vor 2 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Bank for International Settlements – BIS Vollzeit

    The Bank for International Settlements (BIS) is hiring aRisk Operations Officerwithin the Risk Assessment and Operations unit.Application Deadline:Please note that the deadline for applications is 15 December 2025 at the end of day.This role is based in Basel, Switzerland however, thanks to our status as an international organization, we can hire globally...

  • Trade Compliance Officer

    vor 1 Woche

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Axepta Vollzeit

    We are looking, on behalf of one of our prestigious clients, for a skilled Digital Trade Compliance Officer to join their team at their headquarters in Basel.This is a fantastic opportunity to contribute to a global leader in the agricultural sector while working in a dynamic, multicultural environment.This is a 2-year temporary assignment.Your...

  • Office Assistant

    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Tours of Switzerland Vollzeit

    We are a fast-growing tourism and hospitality company serving international clients traveling across Europe. We are looking for a highly organized and proactiveOffice & Executive Assistantto support the Managing Director and ensure smooth office operations. Basic bookkeeping knowledge is required to assist with simple financial tasks, butthis role is...

  • IT Security Officer

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Sympany Vollzeit

    Als IT Security Officer sorgen Sie dafür, dass Informationssicherheit nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch gelebt wird. Sie fördern mit Ihrem Weitblick das Informationssicherheitsbewusstseins in der gesamten Organisation und tragen aktiv dazu bei, dass Innovation und Sicherheit Hand in Hand gehen. Ob Cloud, Automatisierung oder neue...

  • Office Manager:in 30 – 40

    vor 2 Wochen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz SUAN Conceptual Design GmbH Vollzeit

    #Jobs Du bist ein Organisationstalent mit einem Flair für Zahlen? Dann bist du genau richtig bei uns Wir suchen per 1. Februar oder nach Vereinbarung eine:n Office Manager:in 30 – 40%. Deine Mission: Als Office Manager:in bei Suan bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt, der dafür sorgt, dass die Administration in unserem kreativen Agenturalltag...

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    Vor 3 Tagen

    Basel, Basel-Stadt, Schweiz Exyte GmbH Vollzeit

    Discover your exciting role As a Senior Assistant Construction Management (m/f/d), you will provide essential support to our construction management team. You will handle complex organizational and administrative tasks, ensuring smooth processes on-site and within the project team. Explore your tasks and responsibilitiesSupport the construction management...

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