HR Coordinator, CDM de 12 mois à 100

Vos responsabilités:

Cycle de vie des collaborateurs et support administratif pour les 3 entités (200 collaborateurs):

• Entrée : rédaction et envoi des contrats de travail (FR/ALL), recensement documents (selon check liste entrée), création des dossiers RH (physique et numérique), et scan des différents documents pour transmission des infos au payroll. Envoi fiche entrée aux différents départements. Compléter fichier central.
• Mutation : rédaction des avenants, mise à jour des données dans les dossiers (physique et numérique), envoi fiche modification aux différents départements. Scan des documents pour transmission au payroll. Compléter fichier central.
• Sortie : rédaction des différents documents (lettre licenciement, confirmation fin de contrat). Envoi fiche sortie aux différents départements, envoi du formulaire pour le certificat de travail au N+1 puis établissement du certificat de travail (FR/ALL). Scan et transmission de documents au payroll. Compléter fichier central

Administratifs RH :

• Etablissement d'attestations diverses (FR/ALL)
• Gestion des mises à jour de données sur le site intranet de l'entreprise (annonces entrées, sorties, naissances, mises à jour des documents internes, évènements divers)
• Traitement des courriers/gestion de la boîte email RH
• Participation à l'organisation des divers évènements de l'entreprise (soirée Noël/Noël enfants, team building, sondages, etc)
• Assister les collaborateurs pour les différentes plateformes/applications : EBC de Trianon, ExpertLine/Tipee, C4U, connexion adresse mail et questions diverses RH.

Assurances sociales/permis:

• En support au Payroll & HR Op Specialist, récolter les documents auprès des collaborateurs pour : renouvellement de permis, allocations familiales, allocations maternité et paternité. Suivi des décisions, transmission des informations au payroll.

Gestion des absences

• En collaboration avec le Payroll & HR Op. Specialist, vérification de la saisie des absences dans le système dédié (Expertline/Tipee) et s'assurer du respect des différents règlements (solde vacances, heures supplémentaires, travail jours fériés/dimanche). Suivi des absences maladie et accident (conformité certificats, prolongation, etc.).
• Mise à jour à chaque changement des informations sur le fichier envoyé de manière mensuelle à ExpertLine/Tipee (calculs du droit aux vacances, données personnelles, changement de manager, etc.)

Jubilaires

• Préparation des listes par année (rapport Finance/Compta avec splitting par département/cost center)
• Saisie des PO sur le logiciel de comptabilité Workday
• Commande des cadeaux
• Suivi des factures avec les fournisseurs et validation PO
• Préparation des courriers, envoi des e-mails aux collaborateurs pour le jour J et organisation de la remise des cadeaux en fin d'année.

Anniversaires

• Mise à jour du listing des anniversaires
• Envoi du listing mensuel à la Retail Manager et Sales Operations Manager pour le personnel terrain
• Gestion de l'envoi des cadeaux pour le terrain
• Envoi des emails anniversaire le jour même
• Remise des cadeaux aux collaborateurs de Plan-les-Ouates

Organisation journée onboarding

• Préparation du dossier du nouveau collaborateur pour le Onboarding (contrat et annexes)
• Préparation du bureau et du kit d'accueil (vérification du matériel avec IT, Services Généraux, etc)
• Envoi des invitations pour le 1er jour (mail au nouveau collaborateur, invitations aux différents départements, accueillir le collaborateur le 1er jour, etc.)
• En collaboration avec le HRBP/HRD présenter la partie « systèmes » au nouveau collaborateur lors de l'onboarding.

Recrutement

• Poster les postes ouverts sur notre plateforme interne et activer les liens pour le posting en externe (Linkedin, OCE, etc)
• Présélectionner les CVs et les proposer au Manager
• Pour le terrain (vendeuse et esthéticienne), organiser les entretiens et y participer avec le line Manager.
• Faire des feedbacks suite aux entretiens et aider à la prise de décision d'engagement.

Votre profil:

• 3-5 ans d'expérience dans un département RH/admin du personnel
• Excellent niveau en français (rédactionnel/oral). Allemand niveau intermédiaire souhaité.
• Excellente maitrise des outils MS Office (Word avancé et bon niveau d'Excel)
• Connaissance de SAP/Workday
• Certificat de gestionnaire RH ou équivalent
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
• Autonome, flexible, et excellente organisation
• Positive, pragmatique, problem solving et analytique