Executive Assistant 80

Bei unserem Klienten handelt es sich um eine familiengeführte, international tätige Firmengruppe, zu der weltweit bekannte Marken gehören. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Backoffice Teams.
**Executive Assistant 80 - 100 % für eine i**nternational tätige Unternehmensgruppe**
Die Position ist facettenreich und nicht alltäglich. Im Mittelpunkt der Aufgabe steht die vertrauensvolle Unterstützung Ihres Vorgesetzten. Sie unterstützen diesen bei der Planung und Koordination seines vielfältigen geschäftlichen und privaten Tagesgeschäfts. Darüber hinaus entfällt ein substanzieller Anteil auf unternehmensspezifische Aktivitäten der Gesellschaft. Nicht zuletzt wird das Office-Management gemeinsam mit den Kolleginnen im Assistenzteam geteilt. Es handelt sich um eine Vertrauensstellung, und es wird ein langfristiges Engagement erwartet. Wir suchen eine Persönlichkeit, die unkompliziert dort Hand bietet, wo Unterstützung erforderlich ist. «Gärtlidenken» gibt es nicht - Vorausschauend, zielgerichtet und mit Freude daran, ein eher klassisches Büro zu managen.
**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Unterstützung im Rahmen aller geschäftlichen Aktivitäten wie Koordination und Vorbereitung von Terminen für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung; Reiseplanung, -buchung und -abrechnung; Organisation von Meetings, Dinner, Lunches, Logistik, Privat
- und Linienflügen.
- Korrespondenz (D/E) sowie Sichtung, Priorisierung und Ablage von E-Mails und Dokumenten.
- Unterstützung bei unternehmensspezifischen Aktivitäten der Gesellschaft wie Koordination und Verarbeitung eingehender Informationen.
- Support anderer Mitglieder der Gesellschaft und damit verbundene Kanalisierung und Auswertung komplexer Informations
- und Kommunikationsströme. Interaktion mit Familienmitgliedern: Anfragen und Themen werden vorausschauend koordiniert.
- Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen sowie Projektaufgaben, die sich aus den beschriebenen Verantwortlichkeiten ergeben.
- Umsetzung einer effizienten, transparenten Struktur für die Ablage und Nachhaltung von Terminen und Aufgaben.
- Allgemeines Office Management - dies beinhaltet u.a. Einrichtung von Arbeitsplätzen, Kontakt zu externen Dienstleistern, Parkplatzverwaltung, Büroeinrichtung, Versicherungen, First-Level IT Support.
- Stellvertretung der Assistentin des Senior Principals.

Insgesamt kümmern Sie sich um alle Dinge, die im Laufe des Tages gelöst werden müssen und sehen Ihre Erfüllung darin, allen Stakeholdern eine erstklassige Dienstleistung zu bieten.
I**hre Einstiegsvoraussetzungen**
- Ein kaufmännischer Abschluss, ggf. mit einer Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
- 10+ Jahre Assistenzerfahrung (ideal: Privatsekretariat, Family-Office oder Anwaltskanzlei).
- Sie gehen mit freundlicher Art auf Ihr Gegenüber ein, und Ihre organisatorischen Talente gehen Hand in Hand mit absoluter Zuverlässigkeit.
- Vorausschauendes Agieren mit dem notwendigen Gespür für Zurückhaltung.
- Stilsicheres Deutsch; Interpunktion und Orthografie sitzen bei Ihnen. Sehr gute Englischkenntnisse. Flair für schriftlichen Ausdruck - Sie finden immer den richtigen Ton.
- Versierte MS-Office Kenntnisse; Umgang mit modernen Kollaborationstools, generelle IT-Affinität.
- «Entrepreneuerial mindset»; lösungsorientiertes Handeln - immer einen Schritt voraus.
- Viel Eigeninitiative und Engagement - das Erbringen einer top Dienstleistung ist Ihre Passion.
- Positive Ausstrahlung mit viel Teamgeist. Selbstverständlich hilft man sich im Team bei Engpässen aus.
- Belastbarkeit gepaart mit gesundem Pragmatismus sowie der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein einwandfreies Leumundszeugnis.

Es erwartet Sie eine Position mit Freiraum zur Entfaltung und der Möglichkeit, Ihr Aufgabenspektrum eigenständig zu bearbeiten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in der Stadt Zürich, ist bestens angebunden und ab HB Zürich in 20 Minuten erreichbar. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Ref. **«EA-Unternehmensgruppe»** senden.

Art der Stelle: Vollzeit